#3 Wie Sie Ihre Mitglieder über Updates informieren
Nutzen Sie die Benachrichtigung im Boardroom
Nachdem Sie die letzten Dokumente hochgeladen und Einstellungen vorgenommen haben, folgt die Publikation der Sitzung für Ihre Mitglieder. Um diese darüber in Kenntnis zu setzen, dass neue Inhalte publiziert wurden, steht Ihnen die Benachrichtigungs-Funktion zur Verfügung (Umschlag-Icon unten rechts). Prüfen Sie sodann den Empfänger-Kreis (Standardmässig werden alle eingeladenen Mitglieder aufgeführt) und erfassen Sie im Feld 'Mitteilung' Ihre persönliche Nachricht. Diese Nachricht wird sowohl als E-Mail als auch als Push-Nachricht auf die Tablets Ihrer Benutzer gesandt, sowie auf der Titelseite des Boardbooks angezeigt. Sowohl Anrede wie auch Grussformel werden vom System automatisch ergänzt. Bitte beachten Sie, dass allfällige Assistenz-Personen nicht automatisch benachrichtigt werden, da diese häufig Zugriff auf die Mailbox ihres Vorgesetzten haben. Sollte es zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen im Sitzungsinhalt geben, wenden Sie die Benachrichtigungs-Funktion einfach erneut an, um die Mitglieder über die jüngsten Anpassungen zu informieren.
Wie sehen die Mitglieder innerhalb der App, was neu ist?
Zusätzlich zur Benachrichtigung per E-Mail sowie Push-Nachricht auf die Tablets werden Updates innerhalb des Apps gut sichtbar hervorgehoben. Neue oder aktualisierte Sitzungen und Dokumente der Bibliothek werden in einem eigenen Ordner "Updates" angezeigt, welcher sich neben den bestehenden Ordnern "Archiv" und "Bevorstehend" befindet. Überdies ist neuer und aktualisierter Inhalt farblich markiert und die Anzahl in Klammern aufgeführt. Greift ein Mitglied auf die App zu während neue Inhalte verfügbar wären, wird dies oben rechts durch einen Hinweis angezeigt.
Wer hilft Ihren Mitgliedern bei Fragen?
Sollten Fragen zu den Sitzungsinhalten des Boardrooms auftreten, werden Mitglieder vermutlich direkt ihren Admin kontaktieren. Die Kontaktdaten des Admins werden daher in der Web-Umgebung durch Klick auf das "?" Symbol entsprechend angezeigt. Falls Fragen zum Boardroom auftreten, steht das Sherpany-Team gerne 24/7 via Hotline +41 44 515 89 60 oder E-Mail support@board.sherpany.com (wird im Sperrbildschirm des Apps unten rechts angezeigt) zur Verfügung. Um unnötige Weiterleitungen zu vermeiden und Ihren Mitgliedern einen optimalen Service zu liefern, zögern Sie nicht Ihren Mitgliedern zu empfehlen uns während der Bürozeiten direkt zu kontaktieren.
Für weitere Informationen und Best Practice Empfehlungen, besuchen Sie unsere Admin Academy.
