#5 Neue Funktion: Digitaler Zirkularbeschluss

Wir freuen uns, Sie über die jüngste Erweiterung des Sherpany Boardrooms zu informieren: Den digitalen Zirkularbeschluss (dCR). Der dCR auf Sherpany eignet sich optimal um bereits gefasste Beschlüsse formell zu bestätigen, zeitlich ungebunden bspw. zwischen zwei Sitzungen, wobei die Benutzer remote und zeitlich asynchron abstimmen resp. bei Bedarf erneut Diskussion verlangen können. Typischerweise wird ein dCR verwendet, um Zeichnungsberechtigte zu nominieren, formell über Ernennungen/Beförderungen zu befinden (Vertragsdetails wurden zuvor in einer physischen Sitzung besprochen) oder eine Investition abzusegnen, deren Kennzahlen bekannt sind und wofür keine weitere Diskussion nötig ist.

Dank dieser Funktion können Entscheide nun vollständig digital getroffen werden, unter Berücksichtigung der rechtlichen Voraussetzungen gemäss Art. 713 OR der Schweiz, Art. 2475 "Amministrazione delle società" aus dem italienischen Zivilgesetzbuch sowie §107 und §108 im deutschen Aktiengesetz. Um die Einhaltung Ihrer internen Richtlinien sicherzustellen laden wir Sie ein, sowohl Statuten als auch Organisationsreglement betreffend den Abstimmungs-Modalitäten im Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung zu überprüfen. Wichtige Hinweise sind bspw. das benötigte Quorum oder Voraussetzungen für ein Nicht-Zustandekommen eines Beschlusses.

Einen Zirkularbeschluss erstellen

Einen digitalen Zirkularbeschluss zu erstellen ist denkbar einfach. Denken Sie daran, dass der dCR rein deklaratorischer Natur ist, weshalb er sich für Beschlüsse eignet, die keiner weiteren Diskussion bedürfen. Wie bei sämtlichen Sitzungsarten liegt die vollständige Kontrolle über alle Prozessschritte beim Admin, welcher bei Bedarf auch in Vertretung das Stimmrecht eines Mitglieds wahrnehmen kann, welches keinen Systemzugriff hat und dessen Stimme dennoch dringend benötigt wird. Im Falle der stellvertretenden Stimmabgabe muss der Admin einen Grund für die Stellvertretung eingeben. Anstelle von Sitzungsdatum und -zeit muss bei dCR eine Deadline erfasst werden, welche einen Zeitrahmen für die Stimmabgabe definiert. Diese Deadline ist jedoch nicht bindend - es obliegt dem Admin die Abstimmung früher zu schliessen oder Stimmabgaben nach Ablauf der Deadline zuzulassen. Der Standard-Typ für Traktanden innerhalb eines dCR lautet "Beschluss", wobei diese Bezeichnung nur in dCR Sitzungen vorzufinden ist. Die zur Verfügung stehenden Optionen für die Stimmabgabe sind pro Beschluss variabel - konkret können die Optionen "Enthaltung" und "Diskussion verlangen" nach Wunsch deaktiviert werden. Sobald ein dCR publiziert worden ist, sind keine inhaltlichen Änderungen mehr möglich.

Online abstimmen

Nach der Publikation des dCR können die Mitglieder wie gewohnt via Benachrichtung-Funktion informiert werden. Den Mitgliedern steht es frei auf jedem beliebigen Gerät, entweder in der App oder via Web-Zugang abzustimmen. Nach der einmaligen Erfassung der Unterschrift kann die Stimmabgabe erfolgen, worauf das Mitglied auf eine Übersichts-Seite zum Status der Abstimmung weitergeleitet wird. Zeitgleich erfolgt eine E-Mail-Benachrichtigung an das Mitglied sowie den Admin, welche im Übrigen auch erfolgt, wenn der Admin in Vertretung eines Mitglieds abstimmt. Die Stimmabgabe kann jederzeit geändert werden bis hin zum Zeitpunkt in welchem der Admin die Abstimmung schliesst und den Beschluss bestätigt resp. ablehnt. Bitte überprüfen Sie Ihr internes Organisationsreglement, welches definiert, ob für die Ablehnung eines Beschlusses das Verlangen nach Diskussion durch ein Mitglied genügt. Idealerweise wird der dCR geschlossen, wenn die Deadline erreicht ist, wobei der Admin wie erwähnt davon abweichen kann. Der rechtlich verbindliche Abschluss des Prozess erfolgt durch den Admin indem er den Beschluss entweder bestätigt oder ablehnt.

Das Resultat berichten

Die Bestätigung oder Ablehnung eines Beschlusses stellt eine der Pflichten des Admins dar. Dies erfolgt in den Details des Beschluss-Traktandums durch Drücken der entsprechenden Schaltfläche. Da das Verlangen nach Diskussion oder Anpassungen des Stimmverhaltens durchaus erst im letzten Moment kundgetan werden können, empfehlen wir, die definierte Deadline abzuwarten. Um stellvertretend für ein Mitglied abzustimmen, kann der Admin den Bereich "Status des Ergebnis" öffnen, welcher ebenso zulässt, bei Bedarf eine bereits erfolgte Stimmabgabe zu überschreiben. Auch in diesen Fällen erfolgt eine E-Mail-Benachrichtigung an das betroffene Mitglied sowie an alle Admins des Boardrooms. Der dCR-Prozess wird durch den Export des PDF-Berichts für die Revisionsstelle abgeschlossen, welcher sämtliche Details zum Abstimmungsprozess, die Unterschriften sowie das Abstimmungsresultat enthält.

Für weitere Informationen und Best Practice Empfehlungen, besuchen Sie unsere Admin Academy.