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Samuel Kamm

Sitzungsmaterial von Mitwirkenden anfragen

Die Funktion


Neu kann ein Sitzungseditor zu einem beliebigen Agendapunkt Dokumente von internen oder externen Personen ("Mitwirkende") anfragen. Dabei ist nicht zwingend, dass ein Mitwirkender einen Sherpany-Zugang hat oder ob dieser im gleichen Unternehmen arbeitet. Sprich, Sie können direkt aus der Agenda heraus jemanden auffordern, Dokumente zu einem spezifischen Agendapunkt bereitzustellen. Da die Dokumente direkt beim gewünschten Agendapunkt platziert werden, entfällt der Schritt der Platzierung für den Sitzungseditor. Selbstverständlich sind Aktionen wie verschieben, umbenennen, löschen, etc. für Sitzungseditoren weiterhin möglich. Nachfolgend die Vorgehensweise. 
Auf jedem Agendapunkt können Mitwirkende definiert werden und einzeln oder mittels Multi-Management zur Mitwirkung aufgefordert werden.
 

Wenn Sie Sitzungsunterlagen von Mitwirkenden (intern und extern) anfragen, wird ein sicherer Link per E-Mail an alle Mitwirkenden gesendet. Dieser Link ermöglicht es den Mitwirkenden, Sitzungsunterlagen direkt zu einem Agendapunkt hochzuladen. Dokumente, welche von Mitwirkenden hochgeladen wurden, erkennen Sie dank dem dazugehörigen Symbol. Zudem erhalten Sie als Sitzungseditor eine Information per E-Mail, wenn ein Mitwirkender ein Dokument hochgeladen hat.

Diese neue Funktion ist in allen Räumen als kostenfreie Weiterentwicklung verfügbar. Sie können sich selber als Mitwirkende/r bei einem Agendapunkt hinzufügen, um selber in die Rolle eines Mitwirkenden zu schlüpfen. Ihr Customer Success Manager sowie auch unser Support steht bei Fragen gerne zur Verfügung.

Jetzt Mitwirkende zu Agendapunkte hinzufügen
 

Die Anwendungsmöglichkeiten


Mit dieser Erweiterung in der Sitzungsagenda können Sie Ihre Sitzungen noch effizienter aufbereiten und planen. Folgende Anwendungsmöglichkeiten bestehen zum Beispiel.

Dokument-Upload von externen Mitwirkenden
Ein externer Geschäftspartner kann sein(e) Dokument(e) direkt über den sicheren Link auf Sherpany hochladen. Dies gibt allen beteiligten Zeit zurück und ist zudem sicherer als ein Austausch via E-Mail.

Dokument-Upload von internen Mitwirkenden
Interne Stellen, welche regelmässig Unterlagen bereitstellen für Sitzungen, können dies als Mitwirkende einfacher und schneller tun. Mitwirkende, welche registrierte Sherpany-Benutzer sind, können auch direkt im iOS oder Windows App Dokumente hochladen, wenn sie dazu aufgefordert werden.

Multi-Management
Als Sitzungseditor können Sie mit einem Klick sämtliche Mitwirkenden für die jeweiligen Agendapunkte anfragen, die Dokumente bereitzustellen (siehe Screenshot unten). Dies erlaubt Ihnen eine bessere und effizientere Planung der Sitzung. Auch ein Follow-Up bei den Mitwirkenden ist einfach möglich.
 
Dank Multi-Management können sämtliche Mitwirkende aller Agendapunkte aufgefordert werden.
 
Die Möglichkeit, Sitzungsmaterial bei Mitwirkenden anzufragen steht ab sofort in Ihrem Raum zur Verfügung. Bereiten Sie jetzt Ihre nächste Sitzung vor und nutzen dabei die vielen Vorteile, welche diese neue Funktion Ihnen sowie den Mitwirkenden bietet.
 
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