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Prof. Dr. Bernd Schichold
Managing Director Safe Services and Board Services, Kienbaum Executive Consultants

Standardisierung der Board-Prozesse

Sherpany:  Herr Schichold, wir verbinden Ihren Namen in erster Linie mit der DIN Spec 33456. Können Sie für das nicht-Deutsche Publikum kurz erläutern worum es dabei geht? 

Bernd Schichold:  Die DIN SPEC 33456 enthält Leitlinien für die Geschäftsprozesse in Aufsichtsgremien. Das Referenzmodell ist die börsenkotierte Aktiengesellschaft in Deutschland. Dargestellt wird, wie bestimmte Geschäftsvorfälle im Aufsichtsrat unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen und den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex ausgestaltet werden können. Dabei wird von acht standardisierten Prozessen ausgegangen: 

1. Nominierungs- und Besetzungsprozess von Aufsichtsratsmitgliedern, insbesondere unabhängigen Finanzexperten (inklusive Weiterqualifikation des Aufsichtsrats)
2. Effizienzprüfung des Aufsichtsrats
3. Besetzung, Zielfindung, Vergütungsfragen und Incentivierung des Vorstands 
4. Überwachung interner Kontroll- und Risikomanagementsysteme durch den Aufsichtsrat, insbesondere durch den Prüfungsausschuss 
5. Prüfung der Rechnungslegung und des Jahresabschlusses durch den Aufsichtsrat bzw. den Prüfungsausschuss 
6. Überwachung der Arbeit des Abschlussprüfers durch den Aufsichtsrat bzw. den Prüfungsausschuss 
7. Prüfung der Planungen und Berichte des Vorstands, insbesondere der Berichte nach § 90 AktG 
8. Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung 

Mit den steigenden Anforderungen an ihre Arbeit sind viele Aufsichtsräte verunsichert. Die Standardiserung der Aufsichtsratsprozesse in Form einer DIN Norm soll in erster Linie Wissenslücken schliessen und dem Aufsichtsrat eine Hilfestellung geben. Ferner können Aufsichtsräte den Prozessbeschrieb nutzen, um die eigene Arbeit zu hinterfragen.  

 

Sherpany:  Die DIN Spec 33456 ist seit Dezember 2015 veröffentlicht; wie steht es mit deren Implementierung auf der Ebene des Aufsichtsrates? Wie sind die Reaktionen darauf?

Bernd Schichold: ​Die Reaktionen sind bisher sehr positiv ausgefallen. Die Implementierung wird mittels “Planned Learning”, also mittels zielgerichtetem Lernen umgesetzt. Dabei werden im Vorfeld sowohl Lernziele als auch die angestrebten Lernergebnisse spezifiziert. Ein massgeblicher Faktor in der Verbreitung der DIN Spec 33456 sind Verbände, die ihren Aufsichtsrat auf den neuen Standard trainieren wollen und dabei als Katalysatoren wirken. 

 

Sherpany:  ​Welche Rolle spielt Digitalisierung, im Zusammenang mit der DIN Spec 33456 im Speziellen und in der Aufsichtsratsarbeit im Allgemeinen?

Bernd Schichold: Ein wichtiger Faktor in der Verbreitung der DIN Spec 33456 sind Digital Boardrooms, digitale Platformen also, die von Aufsichtsräten als hochsichere Datenspeicher für Unternehmensinformationen und Sitzungsunterlagen genutzt werden. Wir erwarten, dass Digital Boardrooms in 5 Jahren bis zu 80% Marktanteil haben werden. 

Die Din Spec 33456 besteht aus einer Prozesslandkarte, welche im digitalen Boardportalen hinterlegt werden kann und so dem Aufsichtsrat jederzeit zugänglich gemacht werden kann. Am Ende eines jeden Prozesses dieser Prozesslandkarte steht ein Beschluss, resp. eine Entscheidung, die wirksam sein muss. Werden Entscheidungen im Sinne eines Workflows gefällt und durchgeführt, kann sicher gestellt werden, dass nichts vergessen geht. Eine gute Software, die den Entscheidungsprozess unterstützt, macht die Sache noch sicherer, standardisierter, effektiver und effizienter, weil sie das Abmodelieren von Routinen ermöglicht und im Aufsichtsrat Zeit für die wirkich wichtigen Sachverhalte freisetzt.

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Sherpany​Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Implementierung Digitaler Tools im AR, ich denke dabei virtuelle GVs, Online Votings, Boardportale und/oder andere Applikationen?

Bernd Schichold:  ​Das bei weitem wichtigste Thema für den Aufsichtsrat ist die Benutzerfreundlichkeit. Dies deswegen, weil viele Aufsichtsräte aber auch das Personal, das diese unterstützt über eine relative bescheidene digitale Kompetenz verfügen. Ich mache ein Bespiel: Wenn wir unsere Onboardings über Skype machen und einen Termin mit dem Aufsichtsrat aufsetzen, dann fangen wir häufig mit Verspätung an, weil es zunächst eine halbe Stunde dauert, bis der Aufsichtsrat auf Skype ist. Sie verstehen, was ich meine? Assistenzpersonen, die den Aufsichtsrat online führen, kennen häufig den Umgang mit Hardware und Software nicht. Folglich steht ist eine ausgezeichnete Benutzerfreundlichkeit für jede Software an erster Stelle.

Was man auch bedenken muss, ist dass der personalisierte Zugang zu Applikationen (login mittels privater IDs, e-Mail Adressen, Mobilnummern, etc.) oftmals eine Hürde darstellt, weil der Login nicht oder nur mittels Weitergabe sensibler Daten von Dritten, wie Assistentpersonen durchgeführt werden kann. Das sind sich die Aufsichtsräte häufig nicht gewohnt - aber das wird allmählich besser, da hier ein Generationwechsel statt findet. Allerdings stellen wir auch fest, dass der Stab der Aufisichtsrats (Assistenten, IT Berater) zunehmend kleiner wird. Dies vor allem bei mittelgrossen und kleinen Unternehmen, wo der Aufsichtsrat kein Budget und keine Infrastruktur besitzt. Umso wichtiger ist auch hier wieder die Benutzerfreundlichkeit einer Software, vor allem auch beim Login.

Zu guter Letzt ist und bleibt Datensicherheit ein grosses und wichtiges Thema. Der Zugang zum Aufsichtsratsmaterial muss geregelt und vor Unbefugten geschützt sein. Das Rechtekonzept muss sehr genau definiert werden und es braucht eine hieb- und stichfeste Geheimhaltungsvereinbarung. Zudem müssen Überlegungen angestellt werden, wie die Sicherheit von Prozessen gewährleistet werden kann (z.B. mit Blockchain). Nicht zu unterschätzen ist auch die Wichtigkeit der internen Trainings zum Thema Information Security mit dem Ziel die Mitarbeiter auf das Thema zu sensibilisieren.

 

SherpanyUnd wo sehen Sie die Chancen, die sich aus der Nutzung von, z.B. Artificial Intelligence, Deep Learning, BIG Data u.ä. für die Aufsichtsratsarbeit ergeben? Wir denken dabei etwa an Vital, den Roboter, der bei Deep Knowledge Ventures im Aufsichtsrat Investitionsentscheide mit-fällt.

Bernd Schichold: ​Nun ja, was wird denn robotisiert? Robotisiert werden vor allem Prozesse, die im hohen Grade formalisierbar sind. Nicht anders ist es mit einer Software, welche die Entscheidfindung unterstützt: Wenn ich die Software mit Daten füttere, dann sichert diese die systematische Verarbeitung der Information und damit meine Entscheidung ab. Am Ende trifft der Mensch die Entscheidung (Maschinen sind zwar rational, haben aber kein Gewissen), das persönliche Risiko des Aufsichtsrats wird jedoch minimiert und das Unternehmen geschützt.

Zweifelsohne entstehen durch die zunehmende Robotisierung auch neue Profile derweil alte ersetzt oder wegrationalisiert werden. Ein Prüfungsroboter etwa, kann 90% der Arbeit abnehmen. Somit sind die Ängste der Leute teilweise bereichtigt. Jedoch liegt die Endverantwortung rein rechtlich immer noch beim Entscheider. Somit muss der Aufsichtsrat lernen, sich die neuen Technologien zu Nutze zu machen. Dies bedingt insbesondere dass er durchdringt, wie der Roboter die Entscheidung fällt.

"Mit ihrer zunehmenden Digitalisierung die Aufsichtsräte effizienter werden, was sich positiv auf die Unternehmensperformanz auswirkt"

 

SherpanyZu guter Letzt, wie beeinflusst die Digitalisierung die Corporate Governance von Unternemen? Stichwort: Compliance; Risk Management; Monitoring / Kontroll; Informations-Asymmetry zwischen den Gremien, etc.

Bernd Schichold:  ​Ich persönlich beobachte, dass mit ihrer zunehmenden Digitalisierung - etwa mit Hilfe des Einsatzes von spezialisierter Software - die Aufsichtsräte effizienter werden, was sich positiv auf die Unternehmensperformanz auswirkt. Durch ihren direkten und sichtbaren Beitrag zum Geschäftserfolg werden Aufsichtsräte für die Unternehmen wertvoller. Entsprechend macht es durchaus Sinn wenn Investoren Druck machen und Fragen bezüglich der Organisation des Aufsichtsrates und des Einsatzes von online Zugängen und online Tools stellen. Man muss das auch so sehen: das was wir heute als Pionierarbeit sehen, wird in 20 Jahren normal sein. Ein wirksamer Aufsichtsrat rüstet jedoch heute auf, um für die digitale Zukunft gewappnet zu sein.

Sherpany: Herr Prof. Dr. Schichold: besten Dank für dieses Interview.

Prof. Dr. Bernd Schichold
Managing Director Safe Services and Board Services, Kienbaum Executive Consultants
Prof. Dr. Bernd Schichold ist promovierter Diplom-Kaufmann und für die fachliche Leitung des Team Board Services am Standort Hamburg zuständig. Er ist geschäftsführender Gesellschafter der SAFE - Services für Aufsichtsgremien & Finanzexperten GmbH, ein Tochterunternehmen der Kienbaumgruppe, die webbasierte Softwareapplikationen für Aufsichtsräte entwickelt, tätig. Herr Schichold hat über zwanzig Jahre Berufserfahrung in der prüfungsnahen Beratung und ist seit über zehn Jahren Lehrbeauftragter an verschiedenen Hochschulen. Bernd Schichold ist in diversen Beiräten engagiert, Gründungsmitglied der Financial Experts Association e.V., ein Berufsverband für Finanzexperten und Initiator der DIN SPEC 33456 – Leitlinien für Geschäftsprozesse in Aufsichtsgremien, die im Dezember 2015 veröffentlicht wurde. Seine Kernkompetenzen: Digitalisierung, Corporate Governance, Risikomanagement, IKS, Accounting und prüfungsnahe Beratung im Bereich Audit & Tax Bevor Herr Schichold 2015 zu Kienbaum gewechselt hat, war er u.a. für Graf Lambsdorff & Compagnie, sowie PWC und BDO tätig. An der Universität Hamburg promovierte Herr Schichold am Lehrstuhl für Revisions- und Treuhandwesen zur Redepflicht des Abschlussprüfers gegenüber dem Aufsichtsrat.

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