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Sherpany

Sherpany’s Meeting Minutes-ABC

Eine unbeliebte Aufgabe

Das Erstellen von Protokollen zählt zu den aufwendigsten Aufgaben in der Geschäftswelt – dennoch gilt diese Arbeit als Königsdisziplin in der Administration. Denn die Abschriften der Sitzungen bieten die Möglichkeit, das Gesprochene jederzeit wieder einzusehen. Sie sind wichtige Erinnerungshilfen und manchmal auch wertvolle Beweisstücke. Allerdings nur wenn sie gut umgesetzt werden. Deshalb stellen wir uns hier die Frage: Wie sieht eine gelungene Protokoll-Vorlage aus?

Klarer Aufbau spart Nerven

Wichtig ist die Übersichtlichkeit. Oft dauern Meetings mehrere Stunden, das Protokoll wird länger und länger und die Gefahr der Unübersichtlichkeit im Dokument steigt mit der Dauer des Meetings. Wer es ohne Gliederung runterschreibt, wird das später bereuen. Für den Protokollführer bietet sich an, chronologisch der Traktandenliste zu folgen und pro Thema einen Titel zu setzen. Diese können natürlich durch weitere Untertitel ergänzt werden. Weiter sollte immer klar sein, wer spricht. Dazu kann man einfach den Namen vor das jeweilige Besprechungsthema schreiben. Optisch kann man auch für jeden Teilnehmer eine Farbe wählen und die Schrift entsprechend einfärben. Auch dies vereinfacht später die Arbeit mit dem Protokoll.

Damit sich die Mühe lohnt

Mit ein wenig Arbeit wird das Protokoll nicht eine willkürliche Wiedergabe von Stichworten, sondern zudem was ein Protokoll eigentlich ist: Eine Erinnerungshilfe. Die wichtigsten Punkte sind Übersichtlichkeit, Zusammenhänge und die Aufgabenverteilung. Wer diese beachtet, hält nach der Sitzung ein Dokument in der Hand, welches das Meeting optimal wiederspiegelt. Damit auch in Zukunft jederzeit verlässlich rekonstruiert werden kann, was gesagt wurde – und was nicht. Schliesslich soll die aufwendige Arbeit des Protokollführers nicht umsonst gewesen sein.

Von uns für Sie

Um Ihnen die Erfassung von Meeting Minutes zukünftig zu erleichtern, stellen wir Ihnen daher gerne das Resultat unserer Überlegungen und Erfahrungen als Vorlage zur Verfügung. Dies ist jedoch lediglich ein Beispiel dafür, wie wir im Stande sind, Ihnen die tägliche Arbeit zu erleichtern. Mit SHERPANY als Partner können Sie Ihre Geschäftsleitungs- und Verwaltungsrats-Sitzungen effektiver gestalten, im Wissen zusätzlich noch die Umwelt zu schonen. Für weitere Informationen werden Sie unsere Boardroom Berater gerne kontaktieren.

Anm. der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich von Michael Trommer erstellt. Wir bedanken uns für seinen Input und das Engagement für diesen Beitrag.

    Einblicke und Ressourcen

    Einblicke und Ressourcen

    Sherpany bietet Unternehmensnews, Fachartikel, exklusive Interviews, Fallstudien und Best Practices zur Digitalisierung und Transformation der Meeting-Kultur von Verwaltungsräten, Führungskräften, Generalsekretären und Generaldirektionen.

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    • Board Portalen und Meeting-Management-Softwares
    • Digitalisierung und digitale Sitzungen
    • Verwaltung & Compliance
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