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Von Papier zu Digital: Was hält Verwaltungsräte von einem Wechsel ab?

Online-Portale für den Verwaltungsrat versprechen mehr Sicherheit, Einfachheit und Schnelligkeit. Doch die interne Akzeptanz hängt stark von einem sehr menschlichen Faktor ab - dem Generalsekretär. Im folgenden Beitrag finden Sie Vorschläge, wie man die Akzeptanz eines digitalen Tools im Verwaltungsrat fördern kann.

Die Notwendigkeit, vertrauliche Unterlagen des Verwaltungsrates auf ein Online-Portal zu übertragen, ist heute zunehmend weniger ein Problem. Sowohl die Leiter der Rechtsabteilung, als auch die Generalsekretäre haben mittlerweile realisiert, dass die digitale Welt in puncto Sicherheit ein akzeptables Niveau erreicht hat. Fragen und Zweifel im Bezug auf Sicherheitsbestimmungen, Archivierung, Zugang und technischer Unterstützung wurden erfolgreich beantwortet und überwunden. Trotz allem benötigen einige Mitglieder des Verwaltungsrates noch Unterstützung und Beratung beim Überschreiten der Schwelle ins digitale Universum. Folgendes können Sie tun, um die Nutzung eines digitalen Tools im Verwaltungsrat zu fördern:

Vorarbeit Leisten 

Auf den Punkt gebracht: Fragen stellen. Wer sind die Verwaltungsräte? Wie funktioniert ihr Arbeitsablauf? Welche Rolle spielt Mobilität?

Eine gute Vorarbeit soll mögliche Lösungen aufzeigen, Optionen eingrenzen und die Bedürfnisse des Unternehmens priorisieren. Geht es nur um die Verwaltung von Dokumenten? Oder geht es vor allem um Meetings? Würde das Unternehmen am ehesten von einer Lösung profitieren, welche sich auf die Qualität der Entscheidungsfindung spezialisiert? Die Skeptiker im Verwaltungsrat sollten in den Prozess involviert werden, denn die Zielsetzung ist es, ihre Interessen zu erfassen und zu berücksichtigen.

Erst nach einer vollumfänglichen Einschätzung, sollte der Gesamtverwaltungsrat befragt werden. Wenn man die Nutzer von Anfang an miteinbezieht, ist die Akzeptanz neuer Technologien mit grosser Wahrscheinlichkeit gewährleistet.

Die Checkliste Abarbeiten 

Es steht eine beachtliche Anzahl von Online-Portalen zur Auswahl, doch im Endeffekt entscheidet die Erfahrung des Generalsekretärs darüber, welches die beste Lösung für das jeweilige Unternehmen und seine Verwaltungsräte ist. Im Folgenden ein paar Beispiele dafür, welche Hauptunsicherheiten die Führungsmitglieder davon abhalten, von Papier auf Digital umzustellen und welche Eigenschaften das neue Tool haben sollte um diese Unsicherheiten auszuräumen: 

a) Sicherheit // Die Sicherheit ist unantastbar. E-banking Standards sind das Minimum.

b) Einfache Anwendung // Die Funktionen sollten nach Qualität und nicht nach Quantität ausgewählt werden. Einer der Hauptvorteile von Online-Portalen ist die Fähigkeit, sehr einfach an archivierte Informationen zu gelangen.

c) Benutzerfreudlichkeit // Nutzerorientiertes Design, intuitive Darstellung von Informationen, und einfache Anmerkungsmöglichkeiten erhöhen die Benutzerfreundlichkeit.

d) Zusammenarbeit // Effiziente Zusammenarbeit gelingt mit getrennten Arbeitsbereichen für Gremien. So kommen Dokumente zielgerichtet beim richtigen Verwaltungsrat an und Informationsüberlastungen können vermieden werden.

e) Flexibilität // Flexibilität entsteht durch Beachtung unterschiedlicher Nutzungsbedingungen wie z.B. Plattformen - Desktop, Laptop, Tablet, etc.- und online/offline Zugang.

f) Unterstützung // Ein Rund-um-die-Uhr Service ist insbesondere dann wertvoll, wenn Verwaltungsräte in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Hier empfiehlt es sich, einen bewährten 24-Stunden Service auswählen.

Interne Abläufe Erleichtern 

Wichtig für alle Assistenten: Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung von Kundenbetreuern und Support-Teams des Anbieters. Wählen Sie ein Unternehmen welches einen qualitativ hochwertigen Einführungsprozess, sowie einen gewissenhaften und personalisierten Support anbietet.

Wenn man in iPads und drahtloses Zubehör investiert, kann das ein zusätzlicher Anstoss in Richtung Akzeptanz sein. Dass sich die meisten Führungskräfte eher fürs Equipment als für das Portal selbst interessieren, kann auch als Türoffner für neue digitale Lösungen fungieren. Ein anderer Vorteil kann auch sein, die IT-Abteilung bei der Beschaffung der Geräte miteinzubeziehen.

Fest steht, Generalsekretäre sind das entscheidende Element bei der erfolgreichen Einführung  eines sicheren Online-Portals. Nur mit ihrer Unterstützung findet eine solche Lösung breite Akzeptanz bei den Verwaltungsratsmitgliedern. Und so nehmen die Mitglieder entsprechende Unternehmensunterlagen tatsächlich in Anspruch, kommunizieren miteinander, machen Notizen und arbeiten zusammen. Letztlich gewinnen sie dadurch nicht nur Sicherheit, sondern auch wertvolle Zeit, die sie in ihre Verwaltungsratsarbeit investieren können.

Einblicke und Ressourcen

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  • Digitalisierung und digitale Sitzungen
  • Verwaltung & Compliance
  • Effiziente Leitung

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