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Genève Aéroport
Fallstudie

Eine echte Geschäftslösung für den Verwaltungsrat des Flughafens Genf

Sicherheit ist Teil des Kerngeschäfts eines Flughafens, und mit der Ausweitung neuer Technologien und Digitalisierungsprozesse ist es wichtig, in jedem einzelnen Prozess die höchste Sicherheit in der gesamten Unternehmensstruktur zu gewährleisten. Wie viele Unternehmen, wollte auch der Flughafen Genf die Ausrichtung der Prozesse der digitalen Transformation und Sicherheit sicherstellen und fand in seinen Vorstandssitzungen den Ausgangspunkt.

"Viel Papier und viele E-Mails", so definierte der CIO des Genfer Flughafens Massimo Gentile den bisherigen Sitzungsverlauf des Verwaltungsrates, der etwa 10 Mal im Jahr stattfand. Der Überschuss an Papier behinderte die Verwaltung und Übermittlung von Informationen - insbesondere vertraulicher Informationen - und die E-Mails gingen das Risiko ein, nicht gelesen zu werden. In allen Fällen war das Ergebnis immer viel Arbeit für den Verantwortlichen dieses Organisationsprozesses.

Es war notwendig, den Prozess zu überprüfen, um einen reibungslosen Ablauf und gleichzeitig die maximale Sicherheit zu gewährleisten. Kurz gesagt, der Flughafen Genf benötigte ein sicheres System, das in der Lage ist, wichtige Informationen zu zentralisieren und einen sicheren Austausch der gleichen zu gewährleisten. Auf Wunsch des Vorstandsvorsitzenden begann Massimo Gentile mit der Suche nach möglichen Lösungen für das Meeting-Management.

Sicherheit: ein hochrangiges Risikokonzept

Heutzutage sind Organisationen mit digitaler Transformation, hohen Vorschriften und der Notwendigkeit konfrontiert, diesen Anforderungen auf allen Ebenen und Dimensionen des Unternehmens einschließlich der Datensicherheit zu erfüllen. Für den CIO Massimo Gentile ist es "nicht möglich, ein starkes Sicherheitssystem im gesamten Unternehmen zu implementieren, ohne die Vorstandsebene zu berücksichtigen."

Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung hatte Herr Gentile drei Optionen zur Auswahl: eine interne und zwei externe, darunter die Meeting-Management-Software von Sherpany.

Um den Meeting-Verwaltungsprozess des Verwaltungsrates zu verbessern, war es wichtig, eine Software zu verwenden, die alle Informationen auf äußerst sichere Weise zentralisiert und verwaltet, sowie eine benutzerfreundliche und intuitive Benutzeroberfläche bietet. Die einfache Handhabung, war einer der Hauptgründe, um Herrn Gentile zu überzeugen: „Ich habe mit Ihrem Kollegen zusammengearbeitet und er hat mir die Software gezeigt, nach 15 Minuten hatte ich es verstanden. Es war sehr einfach zu bedienen.” Während dieser Zeit, als wir die Software kennen lernten, teilte uns der CIO mit, dass das Wasserzeichen besonders interessant für das Team sei, beispielsweise für die Verwaltung von vertraulichem Material, und verwies auch auf die Vorteile, die die Möglichkeit der Verfolgung von Informationen mit sich bringt. Abgesehen davon musste die Lösung in jedem Schritt des Prozesses für Sicherheit sorgen - Sherpany wurde ausgewählt. Der Implementierungsprozess war "wirklich erstaunlich", die Worte des CIO, um erneut die Benutzerfreundlichkeit der Meeting-Management-Software hervorzuheben. "In wenigen Minuten oder Stunden können Sie beginnen die Software zu nutzen."

Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Software von allen Nutzern verwendet wird. "Wir möchten nicht das nur die Hälfte der Vorstandsmitglieder die Software verwendet, denn in diesem Fall müssten zwei verschiedene Prozesse eingehalten werden: der digitale und der Papierprozess. Und so ziehen Sie nicht den größten Nutzen aus der Software. Deshalb mussten wir Zeit in das Training investieren, und wurden von Ihren Kollegen dabei sehr unterstützt", erklärte Massimo Gentile.

Eine Software für Sicherheit und Vertraulichkeit, Effizienz und Aufgabentrennung

Die Anpassung an die Software ist von Person zu Person unterschiedlich. Für einige neue Benutzer war die Einführung blitzschnell und dauerte nur einige Tage oder sogar nur Stunden, in einigen Fällen. Andere Benutzer wurden vom Customer Success Team von Sherpany nach ihren Bedürfnissen geführt. Am Ende war dieser Ansatz erfolgreich und das Sitzungsmanagement-Instrument wurde von allen 20 Mitgliedern des Vorstands übernommen.

 

Massimo-Gentile-quote

 

Für den CIO des Genfer Flughafens liegen die Vorteile der Implementierung der Meeting-Management-Software von Sherpany auf der Hand: eine vollständige Garantie in Bezug auf Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten für alle Benutzer, eine deutlich verbesserte Effizienz der internen Prozesse und eine einfache Anwendung des Prinzips der Aufgabentrennung innerhalb des Tools - was besonders wichtig ist, wenn es um Vorstandssitzungen geht. “Objektiv funktioniert es", sagt Massimo Gentile.

 


 

Über den Flughafen Genf

Der Flughafen Genf, in der Schweiz, wurde im Jahr 1920 gebaut und zwei Jahre später starteten die ersten kommerziellen Flüge. Heute beschäftigt der Flughafen über 12.000 Menschen und verzeichnet jährlich mehr als 17 Millionen Passagiere. Wir hatten die Ehre, mit Massimo Gentile, der seit 2007 im Unternehmen ist und derzeit CIO für die Technologieleitung ist, über die Erfahrungen des Unternehmens mit der Meeting-Management-Software Sherpany zu sprechen. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie die Website.

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