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Sherpany

Agiles Meeting Management: So ermöglichen Sie effektive Meetings in Ihrem Unternehmen

Sie kennen dieses Gefühl wahrscheinlich nur zu gut: Sie sitzen in einem ineffektiven Meeting fest und ärgern sich über die verschwendete Zeit. Genau so geht es täglich Tausenden von Personen. Ineffektive Sitzungen sind in der Unternehmenswelt tatsächlich ein weit verbreitetes Problem. Professor Steven Rogelberg, der führende Experte für Meeting-Wissenschaft, schätzt, dass 50 Prozent der Zeit, die für die Organisation und die Durchführung von Sitzungen aufgewendet wird, unproduktiv ist. Er nennt Meetings deshalb einen "blinden Fleck in Organisationen".1

Obwohl Manager heute erstaunliche 23 Stunden pro Woche in Meetings verbringen, sind unproduktive Sitzungen zu einem akzeptierten Status Quo geworden.2 Dieser Meetingwahn – eine Mischung aus unproduktiven und exzessiven Sitzungen – hat schwerwiegende Konsequenzen. Die verschwendeten Lohnkosten werden in Deutschland auf 65 Milliarden Euro geschätzt.3 Und Führungskräfte, die unter Überlastung und Frustration leiden, sind gestresster, werden bei der Arbeit weniger produktiv und häufiger krank und neigen eher dazu, das Unternehmen zu verlassen.

Warum Sie sich um effektive Meetings kümmern sollten

Trotz dieser negativen Aspekte sind Sitzungen nach wie vor ein wichtiges Instrument, um den Erfolg eines Unternehmens sicherzustellen. Als Menschen brauchen wir fruchtbare Zusammenarbeit und ein Gefühl der Gemeinschaft, um unser beste Leistung abrufen zu können. In guten Meetings wächst das Vertrauen und die Teamdynamik wird effektiv verwaltet, um gemeinsam positive Ergebnisse zu erzielen. Sie sorgen auch dafür, dass alle Menschen das Gesamtbild verstehen, auf das sich ihre Arbeit bezieht. Der Austausch von Informationen und Meinungen hilft Einzelpersonen, Teams und Organisationen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
 

Wir bei Sherpany möchten eine Welt schaffen, in der jede Sitzung zählt. Aus diesem Grund haben wir ein innovatives Framework entwickelt, um effektive Meetings zu ermöglichen.

Wie haben wir das gemacht? Einerseits haben wir mit den neuesten Studien von Spitzen-Wissenschaftlern gearbeitet. In den letzten Jahren haben Forscher aus der Organisationspsychologie und der Verhaltenswissenschaft Meetings als Hauptinstrument des Organisations-Lebens identifiziert und grosse Anstrengungen unternommen, um qualitativ hochwertige Studien zu erstellen. Andererseits haben wir unsere jahrelange Erfahrung einfliessen lassen. Seit 2011 unterstützen wir Führungskräfte bei der Steigerung ihrer Sitzungs-Produktivität. In unzähligen Interviews haben wir nicht nur die drängendsten Meeting-Probleme ermittelt, sondern auch wirksame Methoden ermittelt, die innovative Führungskräfte für das Management von Meetings anwenden.

Warum Sie Agilität in Ihre formellen Meeting-Prozesse einbeziehen sollten

Aus unserer Sicht hat Agilität das enorme Potenzial, die Komplexität der heutigen Sitzungs-Prozesse zu entwirren und den Meetingwahn zu überwinden. Agile Praktiken haben ihren Ursprung in der Softwareentwickler-Community: Klassische Planungsansätze für das Management – die sogenannte Wasserfallmethode – stellten sich für eine sich immer komplexer und schnell verändernde Umgebung als zu langsam heraus. Heutzutage wenden ganze Unternehmen agile Ansätze an, um mit kurzen Entscheidungs- und Lernzyklen, die unterstützt werden von Technologie, schneller auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren zu können.

Wir haben nun einige der Kernideen der Agilität auf formelle Meeting-Prozesse angewendet. Das Ergebnis ist ein Framework für ein innovatives und effektiveres Management formaler Führungssitzungen, das wir Agiles Meeting Management nennen. Eine Grundüberzeugung von Agilem Meeting Management ist, dass alle Teilnehmer Verantwortung übernehmen, um Sitzungen erfolgreicher zu machen. Sie alle verpflichten sich, klare Agenda-Ziele zu definieren, andere Teilnehmer und ihre Zeit zu respektieren, sich ausreichend vorzubereiten und prägnante Aktionselemente zuzuweisen.

In diesem Artikel stellen wir die 10 Grundprinzipien von Agilem Meeting Management vor. Sie bieten ganzheitliche und umsetzbare Empfehlungen, die Licht in den "blinden Fleck in Organisationen" bringen und letztendlich zu einer echten Veränderung der Meeting-Kultur führen.

Die 10 agilen Prinzipien, die zu einer echten Veränderung Ihrer Meeting-Kultur führen

 

  1. Wir sehen Meetings als Schlüsselinstrument für effektive Führung.

Welche Schritte hat Ihre Organisation kürzlich unternommen, um Meetings erfolgreicher zu machen? Trotz des beeindruckenden Zeitaufwands für Sitzungen gibt es nur sehr wenige Organisationen, die ihre Meeting-Kultur aktiv gestalten. Viele Führungskräfte sehen ihre Sitzungen als notwendiges Übel des Arbeitsalltags an. Meetingwahn ist zur Norm im Arbeitsleben einer Führungskraft geworden.

Um die Probleme des heutigen Meeting Managements zu beheben, müssen wir die Art und Weise, wie wir unsere Sitzungen wahrnehmen, überdenken. Agile Führungskräfte sehen Sitzungen als Schlüsselinstrument für effektive Führung, welches mehr Aufmerksamkeit verdient. Ein Vorbild zu sein bedeutet, nach und nach effektivere Meeting-Methoden zu implementieren und jeweils eine Sitzung nach der anderen zu verbessern. Gleichzeitig erhöht die gesamte Organisation die Verantwortlichkeit für erfolgreiche Sitzungen, indem beispielsweise eine Person zum Chief Meeting Officer ernannt wird, die für Sitzungen zuständig ist. Diese Person erstellt eine langfristige Strategie zur Messung und Verbesserung der Meeting-Kultur.

  1. Wir gründen unsere Zusammenarbeit auf gegenseitiges Vertrauen und Respekt.

Während des gesamten Meeting-Prozesses mangelt es den Teilnehmern häufig an Vertrauen und Respekt gegenüber anderen Teilnehmern und ihrer Zeit. Dies beinhaltet die Verschwendung von Gruppenzeit für Themen, die auf andere Weise gelöst werden könnten – oder unvorbereitet und verspätet zu einer Sitzung zu erscheinen. Immer mehr Studien zeigen, dass das spezifische Verhalten und die Interaktionen während der Sitzung über den Erfolg oder Misserfolg der Sitzung entscheiden.

Führungskräfte ermutigen alle Einzelpersonen und Teams, ein gemeinsames Verständnis dafür zu entwickeln, wie eine positive Gruppeninteraktion sichergestellt werden kann. Besprechungsregeln tragen dazu bei, dass die psychologische Sicherheit aller Teilnehmer respektiert wird. Wenn sich alle Teilnehmer zum Sprechen ermutigt fühlen und alle Meinungen gehört werden, können kognitive Verzerrungen in der Entscheidungsfindung erheblich reduziert werden.

  1. Wir unterteilen die Agenden in eigenständige Punkte mit klaren Zielen.

In der Meeting-Forschung wird eine klare Agenda als der wohl wichtigste Faktor für die Wirksamkeit einer Sitzung genannt. Obwohl sich viele Führungskräfte dieser Tatsache bewusst sind, wird sie in der Praxis kaum angewendet: Eine Umfrage unter 180 Schweizer Führungskräften ergab, dass weniger als die Hälfte für jeden Agendapunkt ihrer letzten Sitzung ein Ziel definiert hatte.4

Die Agenda ist das Kernstück im Agilen Meeting Management. Die Führungskräfte unterteilen die Agenden in genau festgelegte, eigenständige Punkte und definieren dazu klare Ziele. Durch die Festlegung konkreter Agendapunkte wird die Sitzung gezielt geplant. Auf diese Weise identifizieren wir diejenigen Themen, die vor der Sitzung besondere Aufmerksamkeit erfordern oder sogar per E-Mail oder über andere Kanäle gelöst werden können. 
 

Klare Ziele für jeden Agendapunkt geben eine genaue Richtung für den gesamten Sitzungs-Prozess vor. Das fördert den Fokus auf die Erreichung dieser Ziele.

Vor der Sitzung wird die Agenda je nach Fortschritt und wechselnden Prioritäten ständig angepasst.

Dieses Beispiel zeigt, was für jeden Agendapunkt definiert wird:

  • Typ - Entscheidung
  • Ziel - Festlegung der strategischen Marketingprioritäten
  • Verantwortliche/r - CMO
  • Teilnehmer - komplettes Führungsteam
  • Zeit - 7 Minuten
  • Vorbereitung - Strategischer Marketingbericht lesen, kontroverse Themen antizipieren und asynchron diskutieren
  1. Wir beteiligen uns nur an Agendapunkten, zu denen wir einen sinnvollen Beitrag leisten können.

Haben Sie jemals das Gefühl gehabt, dass Ihre Anwesenheit in einer Sitzung unnötig war? Es ist frustrierend, wenn Sie nur “Zuschauer” einer Sitzung sind ohne echten Anteil an den behandelten Agendapunkten. Sie könnten Ihre Zeit viel besser für wirklich wertschöpfende Arbeit nutzen. Gleichzeitig wird es schwieriger, mit solchen "Zuschauern" eine fruchtbare Meeting-Zusammenarbeit zu ermöglichen und die festgelegten Ziele zu erreichen.

Die beitragsorientierte Teilnahme ist ein Konzept, welches Zeitverschwendung in Meetings reduziert und Sitzungen produktiver macht. Die Idee ist, dass die Teilnehmer nur an jenen Agendapunkten beteiligt sind, zu denen sie einen sinnvollen Beitrag leisten können. Während der Agenda-Erstellung werden die relevantesten Entscheidungsträger und Mitwirkenden für jeden Agendapunkt identifiziert. Dies kann zu dynamischen Sitzungen führen, bei denen einige Teilnehmer die Sitzung früher verlassen, während andere später dazustossen. Obwohl es zunächst ungewöhnlich erscheinen kann, ist die beitragsorientierte Teilnahme ein wirksames Konzept, wenn es im Voraus geplant wird.

  1. Wir bereiten uns ausführlich auf alle unsere Agendapunkte vor.

Sitzungsteilnehmer überschätzen entweder, wie gut vorbereitet sie sind, oder unterschätzen die Zeit, die für eine adäquate Vorbereitung erforderlich ist. Eine Studie zeigt, dass sich ein Drittel aller Teilnehmer überhaupt nicht auf ihre Sitzungen vorbereitet.5 Die Vorbereitung wird zusätzlich dadurch erschwert, dass der Umgang mit Sitzungsunterlagen oft kompliziert und zeitaufwendig ist.

Agile Führungskräfte verstehen, dass eine gründliche Vorbereitung der Schlüssel zu effektiven Sitzungen ist. Alle Teilnehmer erhalten vorab die relevanten Sitzungsinformationen und Hintergrundmaterialien und bereiten sich angemessen auf alle Agendapunkte vor, zu denen sie beitragen. Dies bedeutet auch, dass sie bei Unklarheiten um Klärung bitten, Anmerkungen machen und Diskussionen antizipieren. Auf diese Weise erreichen die Führungskräfte ein gemeinsames Verständnis der Agendapunkte und der wichtigsten Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt.

  1. Wir arbeiten mit dem Fokus zusammen, Ziele effizient zu erreichen.

Wann ist das letzte Mal eine Ihrer Gruppendiskussionen vom Thema abgekommen? Selbst die durchdachteste Meeting-Agenda ist nutzlos, wenn die Teilnehmer sie nicht befolgen und zuvor festgelegte Ziele und Zeiten aus den Augen verlieren.  ‘Vom Thema abkommen’ ist tatsächlich das am häufigsten genannte Sitzungs-Problem. Vor der Sitzung interagieren die Teilnehmer zudem sehr selten miteinander.

Vor der Sitzung arbeiten die Teilnehmer bereits zusammen, indem sie sich über Technologie an Diskussionen zu Agendapunkten beteiligen. Agenda-Themen werden vorangebracht, teilweise werden die gesetzten Agenda-Ziele sogar erreicht. Wenn sich alle Teilnehmer gut vorbereiten und kontroverse Aspekte klären, die für eine Entscheidung erforderlich sind, würde das Warten auf die Sitzung nur die Ausführung verzögern. 
 

Durch die Vorbereitung und Zusammenarbeit vor der Sitzung kann vermieden werden, dass der Austausch grundlegender Informationen und Fragen sowie nicht kontroverse Diskussionen in der Sitzung selbst stattfinden

Während der Sitzung konzentrieren sich die Teilnehmer darauf, die Meeting-Ziele effizient zu erreichen. Alle Teilnehmer übernehmen dafür gemeinsam die Verantwortung. Es ist von entscheidender Bedeutung, das richtige Gleichgewicht zwischen dem Erreichen der Agenda-Ziele und dem flexiblen Eingehen auf Fragen, Bedenken und Randbemerkungen zu finden. Wenn zu viel Zeit für irrelevante Themen aufgewendet wird, intervenieren die Teilnehmer und alle Interaktionen beruhen auf gegenseitigem Vertrauen und Respekt.

  1. Wir führen Protokoll und ordnen klare und prägnante Aktionselemente zu.

Eine formelle Sitzung ist nur so gut wie die daraus resultierenden Aktionen. Leider haben viele Führungsteams Mühe, klare Folgeaktionen effektiv zu definieren, zuzuordnen und zu protokollieren. Wenn nach dem Meeting keine Schritte unternommen werden, wird derselbe Punkt bei der nächsten Besprechung erneut besprochen, wodurch der Meetingwahn weiter zunimmt. Gleichzeitig ist das Erstellen, Verteilen, Genehmigen und Archivieren von Sitzungsprotokollen oft umständlich und zeitaufwendig.

Die Teilnehmer schliessen jeden Agendapunkt mit der Definition und Zuordnung klarer Aktionselemente ab:

 Wie Sie klare Aktionselemente definieren und zuordnen
Was?Wir definieren ein spezifisches Aktionselement.
Wer?Wir beauftragen eine Person, die die Verantwortung dafür übernimmt.
Wann?Wir legen fest, bis wann die Aktion ausgeführt werden soll.

 

Es wird immer ein Sitzungsprotokoll - einschliesslich dieser Aktionselemente - geschrieben. Die Teilnehmer sehen dies als das wichtigste Instrument an, um rechtzeitige und erfolgreiche Folgemassnahmen sicherzustellen. Das Protokoll wird unmittelbar nach der Sitzung veröffentlicht und genehmigt und allen beteiligten Personen auf einfache Art und Weise zugänglich gemacht.

  1. Wir geben Feedback, um unser Meeting Management kontinuierlich zu verbessern

Sammelt Ihre Organisation Feedback zur Effektivität von Sitzungen? Die Wahrscheinlichkeit ist gering. Die Meeting-Leiter selbst geben und sammeln oft kein Feedback, weil sie davon ausgehen, dass ihre Sitzungen erfolgreich sind. Die Forschung zeigt, dass Führungskräfte die von ihnen organisierten Sitzungen sehr positiv bewerten, während die anderen Teilnehmer sie viel weniger positiv einschätzen.6 Ohne Feedback suchen sie aber nicht aktiv nach Verbesserungsmöglichkeiten.
 

Führungskräfte basieren ihr Meeting Management auf konstante Feedbackschleifen, um alle Phasen des Meeting-Prozesses kontinuierlich zu verbessern.

Dies steht im Einklang mit agilen Prozessen, die einen Schwerpunkt auf schnelle Lernzyklen sowie Leistung und Verantwortung legen. Die Teilnehmer geben nicht nur nach jeder Sitzung ein kurzes Feedback, sondern führen auch regelmässig Retrospektiven durch, um das grosse Bild des Meeting Managements zu sehen. Dabei wird Verbesserungspotenzial gemeinsam ermittelt.

  1. Wir trainieren Agile Meeting Management-Prinzipien und -Prozesse.

Nur rund 20% der Menschen haben eine formelle Schulung erhalten, wie man Meetings erfolgreich durchführt.7 Und diese Schulung ist in den meisten Fällen sehr banal und beinhaltet nur simple Vorschläge. Daher verstehen die Menschen nicht, wie wichtig Meetings sind und wie sie gemanagt werden sollten, um die Ziele von Einzelpersonen und Gruppen produktiv zu erreichen.

Führungskräfte organisieren Trainings rund ums Meeting Management und nehmen selber daran teil. Agiles Meeting Management bietet ein praktikables Framework, um Menschen effektiv zu schulen. Es ist wichtig, alle vier Dimensionen effektiver Meetings zu berücksichtigen:

  • Strategie: Wir sehen Meetings als Schlüsselinstrument
  • Menschen: Wir schulen Menschen und arbeiten vertrauensvoll und respektvoll zusammen
  • Prozesse: Wir organisieren Meetings effektiv von der agilen Agenda bis zur Feedback-Schleife
  • Technologie: Wir verwenden Technologie zur Unterstützung unserer Meeting-Prozesse
  1. Wir verwenden Technologie zur Unterstützung unserer Meeting-Prozesse.

Führungskräfte verlassen sich bei ihrem Meeting Management zunehmend auf Technologie. Sie verwenden jedoch häufig ein Flickenteppich aus mehreren Lösungen, die nicht für Führungssitzungen entwickelt wurden. Dies erfordert ein hohes Mass an manueller Arbeit, stellt ein Sicherheitsrisiko dar und verstärkt auch einige der zuvor in diesem Artikel beschriebenen dysfunktionalen Sitzungs-Prozesse.

Agile Führungskräfte schöpfen das volle Potenzial der Technologie aus, um ihre agilen Meeting Management-Prozesse zu unterstützen. Sie automatisieren sich wiederholende Aufgaben und verwenden Vorlagen. Big Data gibt spannende Einblicke, zum Beispiel wie viel Zeit normalerweise für einen bestimmten Agendapunkt eingeplant wird. Künstliche Intelligenz integriert das Feedback von Meetings direkt in die Planung der nächsten Sitzung. Spezifische Meeting-Technologie erleichtert agiles Meeting Management, indem beispielsweise die Agenda in eigenständige Punkte mit klaren Zielen unterteilt werden muss oder indem die beitragsorientierte Teilnahme automatisch geplant wird.

Möchten Sie mehr über Agiles Meeting Management erfahren?

Welche Auswirkungen hat Agiles Meeting Management

Die Implementierung von Agilem Meeting Management bietet drei Hauptvorteile.

  1. Sparen Sie Zeit, indem Sie Meeting-Ziele effizienter erreichen

Agiles Meeting Management hat das enorme Potenzial, die Produktivität unserer Führungssitzungen zu steigern und unzählige Stunden zuvor unproduktiver Zeit freizusetzen. 

Wir zeigen Ihnen einige Beispiele, wie Agiles Meeting Management Zeitverschwendung in verschiedenen Meeting-Phasen reduziert: Die beitragsorientierte Teilnahme befreit uns von jenen Sitzungen, zu denen wir keinen sinnvollen Beitrag leisten können. Themen schon vor dem Meeting voranzutreiben und nicht kontroverse Agendapunkte gar zu lösen, spart uns wertvolle Gruppenzeit. Vertrauen und Respekt sowie der Fokus auf klar definierte Ziele machen uns als Gruppe effizienter. Und indem wir klare und präzise Aktionselemente zuweisen und aufzeichnen, legen wir den Grundstein für die rechtzeitige und erfolgreiche Ausführung von Folgemassnahmen.

Erste Erfahrungen mit innovativen Organisationen, die gewisse Prinzipien des Agilen Meeting Managements bereits implementiert haben, zeigen, dass Führungskräfte mehrere Stunden pro Woche beim Meeting Management einsparen können. Der CEO eines grossen Unternehmens schätzte die Optimierung der Sitzungs-Effektivität und -Effizienz auf 20%.

  1. Schnellere Entscheidungsfindung

Schnelligkeit ist von entscheidender Bedeutung, um Chancen im sich schnell entwickelnden Geschäftsumfeld zu nutzen und schlussendlich erfolgreich zu sein. Starre Meeting-Prozesse erlauben jedoch keine schnelle Entscheidungsfindung.

Agiles Meeting Management verringert die Komplexität des heutigen Meeting Managements. Es hilft uns, die notwendigen Personen zu identifizieren, um effektive Entscheidungen zu treffen und stellt eine gezieltere Zusammenarbeit vor und während der Sitzung sicher. Der Einsatz von Technologie ermöglicht uns den kontinuierlichen Zugriff auf Business Intelligence und Sitzungsdokumente. Wir müssen eine Entscheidung nicht aufgrund mangelnder Vorbereitung oder mangelnden Zugangs zu Informationen verschieben. Manchmal treffen wir Entscheidungen bereits vor der Sitzung und fördern die Ausführung von Folgemassnahmen. Infolgedessen werden Entscheidungen und Aufgaben viel schneller umgesetzt. Dies verschafft uns einen Wettbewerbsvorteil.

  1. Erhöhter Einsatz und Eigenverantwortung für bessere Meeting-Ergebnisse

Die Implementierung von Agilem Meeting Management bedeutet, Sitzungen als Schlüsselinstrument für effektive Führung und den Erfolg von Organisationen zu betrachten. Wir sind uns einig, wie wir unsere Meeting-Kultur positiv gestalten können. Wir schulen alle unsere Mitarbeiter in effektivem Meeting Management, damit letztendlich jedes Meeting erfolgreich ist.

Wir alle übernehmen Verantwortung, um die Effektivität von Sitzungen zu verbessern. Wir alle verpflichten uns, die Ziele der Agenda klar zu formulieren, die anderen Teilnehmer und ihre Zeit zu respektieren, uns ausreichend vorzubereiten und präzise Aktionselemente zuzuordnen. 
 

Meeting Management ist kein Top-down-Prozess mehr, sondern ein kollaborativer Prozess, der auf gegenseitigem Vertrauen und Respekt beruht. 

Indem wir Feedback zu Sitzungen geben und ständig voneinander lernen, steigern wir die Effektivität der Sitzungen fortlaufend. 

Gleichzeitig erhöhen wir den Einsatz und die Eigenverantwortung für die Ausführung von Aktionselementen nach der Sitzung. Wenn wir prägnante Aktionselemente gemeinsam definieren und transparent zuordnen, ist es viel einfacher, das Buy-In von den verantwortlichen Personen zu erhalten. Folgeaktionen werden also tatsächlich erledigt, was uns als Team und als Einzelpersonen weiterbringt.

 

Definition: Agiles Meeting Management

Agiles Meeting Management (AMM) ist ein ganzheitliches Framework, um formelle Meetings von Führungskräften zu organisieren. Es stellt die heutige Meeting-Kultur infrage unter der Prämisse, dass übermässige und schlecht gemanagte Meetings enorme Kosten verursachen und Führungskräfte frustrieren. Das Kernstück von Agilem Meeting Management ist die Unterteilung der Agenden in genau festgelegte, eigenständige Agendapunkte mit klaren Zielen. Während des gesamten Sitzungs-Prozesses beteiligen sich Teilnehmer nur dann, wenn sie einen sinnvollen Beitrag dazu leisten können. Die Zusammenarbeit zielt darauf ab, die Ziele effizient zu erreichen und klare Folgeaufgaben zu definieren. Agiles Meeting Management spart Führungskräften Zeit, beschleunigt die Entscheidungsfindung und erhöht den Einsatz und die Eigenverantwortung für den Erfolg von Meetings.

 

 


1 ‘Half Of All Meetings Are A Waste Of Time - Here’s How To Improve Them’, Forbes, 2019.
2 ‘Stop the Meeting Madness’, by Leslie A. Perlow et al., HBR, 2017.
3 ‘The state of meetings report: Consequences of poorly organised meetings’, Doodle, 2019.
4 ‘Erfolgreiche Meetingvorbereitung - Worauf kommt es an?’, by Isabelle Odermatt et al.,  Report Psychologie, 2013.
5 ‘Meeting Analysis: Findings from Research and Practice’, by Nicholas C. Romano and Jay F. Nunamaker, International Conference on System Sciences, 2001.
6  'Perceived Meeting Effectiveness: The Role of Design Characteristics’, by D. J. Leach et al., Journal of Business and Psychology 24(1):65-76, 2009.
7 ‘Half Of All Meetings Are A Waste Of Time - Here’s How To Improve Them’, Forbes, 2019.

 

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  • Verwaltung & Compliance
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