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Tipps fürs Homeoffice: So führen Sie Videokonferenzen erfolgreich durch

Homeoffice ist das Thema der Stunde. Viele Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter ins Homeoffice. Dies verändert die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, vehement. Technische und organisatorische Aspekte stellen Unternehmen vor grosse Herausforderungen. In manchen Fällen ist gar ein radikales Umdenken in der Firmenkultur nötig. Eine zentrale Frage ist es, wie virtuelle Teams erfolgreich zusammenarbeiten, zum Beispiel wenn es um die Durchführung von Videokonferenzen geht.

Da die Umstellung auf Homeoffice angesichts der aktuellen Ereignisse schnell erfolgt ist, gibt es viele Unternehmen und Mitarbeiter, denen die erforderliche Erfahrung für die optimale Organisation von virtuellen Teams fehlt. Laut der OECD hatten 60% der Europäer im Jahr 2018 keinen einzigen Tag vom Homeoffice aus gearbeitet.

Bei Sherpany helfen wir Führungskräften seit Jahren, durch mobiles Meeting Management agiler zu werden. Wir konnten daher ein grosses Know-How aufbauen. Und für Sherpany zu arbeiten bedeutet für uns auch, dass wir alle die Möglichkeit haben, mindestens einen Tag pro Woche vom Homeoffice aus zu arbeiten. Homeoffice und Online-Meetings liegen sozusagen in unserer DNA. Jetzt, in diesen unsicheren Zeiten, möchten wir unser Fachwissen mit Ihnen teilen. Dieser Artikel zeigt Tipps auf, wie Videokonferenzen in Zeiten von Homeoffice erfolgreich durchgeführt werden können. Denn effektive Online-Meetings sind jetzt wichtiger denn je.

Videokonferenzen: Die grössten Herausforderungen im Vergleich zu traditionellen Sitzungen

Eine Videokonferenz hat eindeutig ihre besonderen Herausforderungen im Vergleich zu einem traditionellen Büro-Meeting. Hier sind drei dieser Herausforderungen:

  • Das richtige Tool für Ihr Online-Meeting wählen

Zoom, Hangouts, GoToMeeting und Cisco WebEx sind nur einige Beispiele für geeignete Videokonferenz-Softwares. Stellen Sie bei der Auswahl potenzieller Videokonferenz-Tools sicher, dass das Tool Ihrer Wahl Video und Audio, Bildschirmfreigabe und möglicherweise Video-Aufzeichnung bietet, damit Sie Ihre Videokonferenzen bei Bedarf allen zur Verfügung stellen können.

  • Offene Zusammenarbeit und Kommunikation sicherstellen

Physisch im selben Raum zusammen zu sein, kann eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtern. Smalltalk zu Beginn einer Sitzung dient als Eisbrecher, und nonverbale Hinweise lassen Missverständnisse verhindern. Wie können Sie also in einem Webmeeting sicherstellen, dass eine Gruppe effektiv kommuniziert? Ein Schlüssel zu erfolgreichen Online-Meetings ist es, offene Zusammenarbeit und die psychologische Sicherheit aller Teilnehmer zu gewährleisten. Die Menschen müssen sich psychologisch sicher fühlen, um ihre Meinung offen zu teilen. Dies begünstigt gleichzeitig die Qualität Ihrer Team-Entscheidungen.

  • Den Fokus behalten und Ergebnisse erzielen

Menschen fühlen sich in Videokonferenzen weniger verantwortlich für das erfolgreiche Gelingen eines Meetings. Multitasking bleibt eher unbeachtet und die Teilnehmer fühlen sich in Online-Meetings weniger involviert. Aus diesem Grund ermutigen wir die Menschen, in Online-Meetings ihre Webcam zu aktivieren, damit sie sich eher engagieren und zu positiver Zusammenarbeit beitragen. Ebenso zentral ist eine gut ausgearbeitete Meeting-Agenda mit klaren Zielen, damit alle Teilnehmer wissen, was im Webmeeting erreicht werden soll. Dies stärkt den Fokus während des Meetings.

Sowohl Büro- als auch Online-Meetings müssen besser werden

Trotz einiger besonderer Herausforderungen von Online-Meetings sind wir der Meinung, dass die Standortfrage für den Erfolg eines Meetings nicht zentral ist. Wenn Sie also am Wert Ihrer Online-Meetings zweifeln, ist das eigentliche Problem höchstwahrscheinlich, wie Sie Ihre Sitzungen insgesamt durchführen - egal ob im Büro oder virtuell. In der Tat sind unproduktive Meetings in der heutigen Unternehmenswelt ein grosses Problem. Zu viel Zeit wird in schlechten Meetings verschwendet. Dies hat schwerwiegende Konsequenzen: Eine unproduktive Sitzungskultur verlangsamt die Entscheidungsfindung, wirkt sich negativ auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter aus und verursacht letztendlich enorme Kosten. 

Meetings sind jedoch wichtig: Sie haben das Potenzial, das Engagement, die Koordination, die Innovation, die Produktivität und die Teamarbeit der Mitarbeiter zu steigern. Dies alles trägt zur Agilität eines Unternehmens bei, die in unserer unvorhersehbaren Geschäftswelt erforderlich ist. Bestimmte Faktoren von Sitzungen sind besonders wichtig für virtuelle Teams: Da sich ihre Mitglieder nicht persönlich sehen, sind sie noch mehr auf gute Team-Meetings angewiesen, um ein Zugehörigkeitsgefühl zu schaffen und die Koordination zu verbessern. Ohne guten Meetings fühlen sich Mitarbeiter, die wenig Erfahrung mit Homeoffice haben, möglicherweise persönlich und beruflich isoliert und demotiviert.

Die gute Nachricht ist, dass Meetings verbessert werden können. Während die meisten der folgenden Tipps sowohl für Büro- als auch Online-Meetings gelten, haben wir auch spezifische Tipps für Videokonferenzen beachtet. Dieser Artikel konzentriert sich auf formelle Sitzungen, die sich durch ihren strukturierten Ansatz und ihren zielgerichteten Fokus (z. B. auf die Entscheidungsfindung) auszeichnen. Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, um erfolgreiche Videokonferenzen durchzuführen. Es folgt den drei Hauptphasen des Meeting Managements: Vor, während und nach dem Meeting.

Vor dem Meeting: Der Grundstein für eine erfolgreiche Videokonferenz

Fragen Sie sich: Meeting oder kein Meeting?

Stellen Sie sich ein paar Fragen, bevor Sie das nächste Meeting planen. Eine zentrale Frage ist, ob eine Sitzung tatsächlich notwendig ist. Insbesondere Online-Meetings werden ganz einfach mit einem Klick geplant und verursachen auf den ersten Blick keine direkten Kosten. Das sogenannte “Meeting by default” - die Tatsache, dass viele Meetings ohne weitere Überlegungen anberaumt werden - trägt aber leider zu einer unproduktiven Meeting-Kultur bei. 

Aus diesem Grund sollten Sie strategisch vorgehen und die nächsten notwendigen Schritte identifizieren, um mit Ihrem Projekt fortzufahren. Bedenken Sie, dass Meetings nicht das einzige verfügbare Instrument sind, um ein Thema voranzubringen. Dank Technologie können wir heute dynamischer und agiler zusammenarbeiten, was unsere Mitarbeiter weniger Zeit in Anspruch nimmt.

Erstellen Sie eine Agenda für Ihr Online-Meeting

Eine klare Agenda ist der wichtigste Faktor für die Effektivität eines Meetings. Teilen Sie Ihre Agenda in eigenständige Punkte mit jeweils klaren Ziele auf. Wenn Sie konkrete Agendapunkte definieren und diesen eine Zeit zuweisen, können Sie die Sitzung bewusst planen. Klare Ziele legen eine genaue Richtung für den gesamten Sitzungsprozess fest und fördern somit den Fokus auf das Erreichen dieser Ziele. Bei Videokonferenzen ist es besonders schwierig, den Fokus zu behalten. Stellen Sie daher sicher, dass Sie für jedes Online-Meeting eine strukturierte Agenda haben.

Bestimmen Sie die Sitzungsteilnehmer und ihre Rollen

Bestimmen Sie für jeden Agendapunkt eine verantwortliche Person. Diese Person identifiziert die relevantesten Teilnehmer und Entscheidungsträger. Die Idee ist, dass die Teilnehmer nur an jenen Agendapunkten beteiligt sind, zu denen sie einen sinnvollen Beitrag leisten können. Infolgedessen verschwenden Mitarbeiter weniger Zeit in Sitzungen und das Online-Meeting selbst wird fruchtbarer und dynamischer. Die Meeting-Wissenschaft zeigt, dass Sitzungen mit weniger Teilnehmern tendenziell produktiver sind.

Diese spezifischen Meeting-Rollen können oder sollten - abhängig von der Art der Sitzung - zugewiesen werden:

  • Meeting-LeiterIn: organisiert die gesamte Sitzung
  • Item OwnerIn: verantwortlich für die Vorbereitung eines bestimmten Agendapunktes
  • ModeratorIn: Führt durch die Videokonferenz
  • ZeitnehmerIn: hat die Zeit im Griff
  • ProtokollantIn: führt das Protokoll

Vereinbaren Sie Videokonferenz-Regeln

Um eine produktive Sitzung zu haben, müssen die Teilnehmer bestimmte Regeln befolgen. Obwohl einige davon einfach nur logisch scheinen, ist es sinnvoll, sie vor der Sitzung zu definieren und mit allen zu teilen. Die Regeln legen den Grundstein dafür, wie sich Ihr Team im virtuellen Meeting-Raum verhält und zusammenarbeitet.

Hier sind die zehn Grundregeln für Videokonferenzen, anhand derer Sie die Richtlinien Ihres Teams erstellen können:

  • Wir starten unsere Online-Meetings pünktlich
  • Wir stellen vor der Videokonferenz sicher, dass unsere Technologie (Video / Audio / Wi-Fi) funktioniert
  • Wir schalten Video ein, um einander zu sehen und das allgemeine Engagement zu erhöhen
  • Wir stellen alle Geräte, die wir nicht wirklich brauchen, aus oder auf stumm
  • Wir folgen der Agenda und haben die Zeit stets im Griff
  • Wir betreiben kein Multitasking
  • Wir ermutigen alle Teilnehmer, sich aktiv zu beteiligen, damit alle Meinungen gehört werden
  • Wir sorgen dafür, dass jeweils nur eine Person spricht
  • Wir drücken Positivität aus und vermeiden destruktive Kommentare
  • Wir greifen ein, wenn eine Diskussion vom Thema abkommt

Bereiten Sie sich vor

Sammeln Sie alle relevanten Sitzungsinformationen im Voraus und teilen Sie sie mit allen Teilnehmern. Kommunizieren Sie, wie sich die Teilnehmer vorbereiten sollen, und weisen Sie Aufgaben mit klaren Fristen zu. Stellen Sie sicher, dass Sie gut vorbereitet zur Sitzung kommen und persönliche, digitale Anmerkungen auf den Sitzungsdokumenten machen. Eine gründliche Vorbereitung erhöht die Chancen auf eine erfolgreiche Videokonferenz.

Treiben Sie Themen schon vor dem Meeting voran

Verwenden Sie Technologie, um sich asynchron mit Ihren Kollegen über Agendapunkte auszutauschen. Bitten Sie um Klärung der Agenda und besprechen Sie kontroverse Themen mit den entsprechenden Teilnehmern. Indem Sie Themen bereits vor Beginn der Videokonferenz vorantreiben, erreicht Ihr Team ein gemeinsames Verständnis der Agenda-Themen und der wichtigsten zu bewältigenden Herausforderungen. Auf diese Weise können Sie sich während des Online-Meetings besser konzentrieren.

Während dem Meeting: effektive Führung im Homeoffice-Zeitalter

Eisbrecher in Videokonferenzen: Sorgen Sie dafür, dass sich die Teilnehmer wohl fühlen

Wenn Teammitglieder im selben Büro arbeiten, führen sie informelle Gespräche untereinander und erhöhen so das gegenseitige Vertrauen und Offenheit. Meeting-Teilnehmer fühlen sich daher eher wohl und teilen ihre Meinungen mit - auch zu kontroversen Themen. Bei virtuellen Teams ist diese Möglichkeit beschränkt. Was können diese Teams also tun?

Seien Sie proaktiv und schaffen Sie Möglichkeiten, damit sich die Menschen wohl fühlen,  offen miteinander zu kommunizieren. Nehmen Sie sich zu Beginn Ihres Online-Meetings ein paar Minuten Zeit (und reservieren Sie diese Zeit in der Agenda), um das Team näher zu bringen. Jedes Teammitglied spricht zum Beispiel kurz über etwas Erlebtes in seinem beruflichen oder persönlichen Umfeld, Sie führen offenen Smalltalk oder jemand stellt eine lustige Frage an alle. Sie werden bald ein Gefühl dafür bekommen, was für Ihr Team am besten funktioniert.

Erinnern Sie die Teilnehmer auch an zuvor vereinbarte Videokonferenz-Regeln.

Steigern Sie das Engagement der Teilnehmer und stellen Sie eine fruchtbare Zusammenarbeit sicher

Engagierte Meeting-Teilnehmer sind das A und O eines erfolgreichen Meetings. Die Teilnehmer zu motivieren ist aber eine besonders schwierige Herausforderung in Online-Meetings. Wie können Sie also virtuelle Sitzungsteilnehmer zur aktiven Teilnahme motivieren? Stellen Sie einer bestimmten Person aktiv eine bestimmte Frage und fordern Sie die Menschen proaktiv dazu auf, ihre Meinung mitzuteilen. Diese aktive und adressierte Kommunikation hat drei Hauptvorteile in Videokonferenzen:

  1. Teilnehmer folgen dem Meeting aufmerksamer, damit sie nicht unvorbereitet erwischt werden
  2. Auch Introvertierte beteiligen sich am Gespräch und teilen aktiv ihre Meinung
  3. Sie vermeiden, dass mehrere Personen gleichzeitig antworten (bei unadressierten Fragen herrscht of Stille, und kurz darauf antworten viele gleichzeitig)

Damit eine fruchtbare Zusammenarbeit stattfinden kann, sollten alle Teilnehmer mit der Hand oder den Wörtern "Frage"/"Kommentar" auf sich aufmerksam machen, bevor sie zu sprechen beginnen. Machen Sie auch genügend Pausen und sprechen Sie nicht zu schnell. Sie können auch den Chat der Videokonferenz benutzen, um sich zu Wort zu melden oder offene Fragen zu sammeln.

Eine andere Taktik, um Leute zu motivieren, besteht darin, ihnen verschiedene Aufgaben zu geben und diese von Meeting zu Meeting zu wechseln: ProtokollantIn, ZeitnehmerIn, OrganisatorIn der Einführungsrunde oder HüterIn der Grundregeln (diese Person greift ein,  wenn die Regeln missachtet werden). Seien Sie kreativ. Je mehr Teilnehmer miteinander interagieren, desto besser wird Ihre Meeting-Produktivität. Sie möchten passive Zuhörer in Ihrer virtuellen Teambesprechung vermeiden.

Konzentrieren Sie sich auf das Erreichen Ihrer Meeting-Ziele

Halten Sie sich an die Agenda und konzentrieren Sie sich stets auf zuvor festgelegte Meeting-Ziele. Sie müssen das richtige Gleichgewicht zwischen der Erfüllung der Agenda und der flexiblen Berücksichtigung von Fragen, Bedenken und Randnotizen finden. Intervenieren Sie, wenn zu viel Zeit für irrelevante Themen aufgewendet wird, und stoppen Sie destruktive Kommentare.

Definieren Sie Aktionselemente und führen Sie Protokoll

Schliessen Sie jeden Agendapunkt mit der Definition und Zuordnung klarer Aktionselemente ab.

 Wie Sie klare Aktionselemente definieren und zuordnen
Was?Wir definieren ein spezifisches Aktionselement.
Wer?Wir beauftragen eine Person, die die Verantwortung dafür übernimmt.
Wann?Wir legen fest, bis wann die Aktion ausgeführt werden soll.

Erstellen Sie ein effektives Sitzungsprotokoll – und vergessen Sie nicht die definierten Aktionselemente miteinzubeziehen. 

Nach dem Meeting: Nachbereitung für rasche Folgemassnahmen und eine konstante Verbesserung der Meeting-Kultur

Verteilen Sie das Sitzungsprotokoll sofort

Veröffentlichen Sie das Sitzungsprotokoll und die Aktionselemente unmittelbar nach der Sitzung (und genehmigen Sie es bei Bedarf). Stellen Sie das Protokoll allen Beteiligten zur Verfügung. Protokolle erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmer Entscheidungen und Vereinbarungen, die während des Online-Meetings getroffen wurden, einhalten. Das Protokoll ist daher ein wichtiges Instrument, um zeitnahe und erfolgreiche Folgemassnahmen sicherzustellen. 

Geben Sie Feedback zum Meeting

Sammeln und geben Sie Feedback zum Online-Meeting, um eine Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Videokonferenzen zu schaffen. Was ist gut gelaufen? Was hätte besser sein können? Die Informationen fliessen in regelmässige Retrospektiven ein, in denen Teams Fokuspunkte definieren, um ihre Meetings bis zum nächsten Rückblick zu verbessern. Bewerten Sie regelmässig Ihre Online-Meetings, mit Blick auf die drei Dimensionen der Team-Produktivität:

  • Menschen

Wie können wir das gegenseitige Vertrauen und den Respekt in unserem Team erhöhen? 
Benötigen wir Schulungen zur besseren Durchführung von Online-Meetings?

  • Prozesse

Befolgen wir die Best Practices für Videokonferenzen?
Wie können wir unsere Meetings konstant besser machen?

  • Technologie

Wie setzen wir Technologie in unseren Sitzungsprozessen ein?
Wie können wir das volle Potenzial der Technologie ausschöpfen?

Führen Sie in Zeiten von Homeoffice erfolgreiche Videokonferenzen durch

Virtuelle Arbeitsteams stehen vor besonderen Herausforderungen, wenn es darum geht, eine effektive Zusammenarbeit sicherzustellen. Die Lösung sind erfolgreiche Meetings. Sie verbessern nicht nur die Teamkommunikation, sondern steigern auch das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Angesichts der Tatsache, dass immer mehr Teams remote arbeiten, ist mehr Wissen darüber erforderlich, wie effektive Online-Meetings durchgeführt werden können. Zum Glück ist dafür keine Zauberei notwendig. Befolgen Sie die Tipps in diesem Artikel und machen Sie Ihre Online-Meetings zum Erfolg.

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  • Board Portalen und Meeting-Management-Softwares
  • Digitalisierung und digitale Sitzungen
  • Verwaltung & Compliance
  • Effiziente Leitung

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