Agile Arbeitsweisen in Teams einführen: Wieso jetzt der beste Zeitpunkt ist

Die aktuellen Ereignisse sind ein Paradebeispiel für die volatile, unsichere, komplexe und ambige (VUKA) Geschäftswelt, in der wir leben. Führungskräfte stehen dabei vor besonders grossen Herausforderungen. Einerseits müssen sie ihre Unternehmen durch den Sturm navigieren und die Geschäftskontinuität aufrechterhalten. Und andererseits sind die Teams, die sie führen, mit neuen Realitäten konfrontiert. Plötzlich remote zu arbeiten, kann diese wichtigen Faktoren von Team-Produktivität einschränken: die effektive Zusammenarbeit, das Engagement der Mitarbeiter und die Eigenverantwortung. Als wäre es nicht schon genug, erleben viele Führungskräfte auch noch einen Kontrollverlust. Sie können die Arbeitszeit und Anwesenheit - der wichtigste Messwert für den Erfolg eines Mitarbeiters in traditionellen Unternehmen - nicht vollständig überprüfen. Angesichts all dieser neuen Umstände wird der traditionelle Führungsstil heute mehr denn je in Frage gestellt.

Diese Krise zeigt, wie wichtig agile Arbeitsweisen sind. Praktisch über Nacht sind einige Grundbausteine agiler Arbeitsweisen - wie Vertrauen, Eigenverantwortung und Transparenz - wichtiger denn je geworden. In einer sich ständig verändernden Welt sind agile Teams besser in der Lage, schnell auf neue Herausforderungen zu reagieren. Die aktuelle Krise hat das Gefühl der Dringlichkeit geschaffen, das für einen erfolgreichen Wandel erforderlich ist. Dieser Artikel zeigt, wie Führungskräfte eine agile Mentalität annehmen und ihre Teams dank agiler Arbeitsweisen transformieren.

Was ist der Unterschied zwischen flexiblen und agilen Arbeitsweisen?

Flexible und agile Arbeitsweisen werden häufig synonym verwendet. Sie bedeuten jedoch nicht das Gleiche. Flexibles Arbeiten verbessert die Art und Weise, wie wir in Bezug auf Ort und Zeit individuell arbeiten. Dies erhöht unsere Work-Life-Balance, indem wir beispielsweise lange Arbeitswege vermeiden oder die Kinderbetreuung besser organisieren können. Die aktuelle Krise wird das flexible Arbeiten vollständig salonfähig machen: Viele Menschen, die noch nie von zu Hause aus gearbeitet haben, werden positive Erfahrungen in Bezug auf die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie Produktivität machen. Dies wiederum wird die Unternehmen unter Druck setzen, flexibles Arbeiten anzubieten, um künftig Talente anzuziehen und langfristig in der Organisation zu halten.

Agile Arbeitsweisen umfassen andererseits nicht nur diese Flexibilität, an anderen Zeiten und Orten zu arbeiten, sondern auch die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten und was sie erreichen. Bei Agilität geht es darum, die Denkweise zu ändern, sich anders zu verhalten. Agilität bringt Menschen, Prozesse und Technologien zusammen, um den am besten geeigneten und produktivsten Weg zur Zielerreichung zu finden. Um Ihnen ein besseres Verständnis der Grundlagen der agilen Arbeitsweise zu geben, haben wir hier eine Liste zusammengestellt, wie agile Teams denken:

• Arbeit als eine Tätigkeit ansehen, nicht einen Ort
• Wissen, was die Kunden wirklich wollen, nicht einfach Annahmen treffen
• Schnelle Entscheidungen treffen, ohne Angst vor Fehlern
• Beziehungen auf der Basis von Vertrauen und Respekt aufbauen, nicht Hierarchien
• Feedback geben und sich ständig verbessern, nicht selbstgefällig sein
• Innovation vorantreiben, nicht Bürokratie
• Stolz Verantwortung übernehmen, nicht abwarten
• Menschen durch Mitsprache befähigen, statt sie zu kontrollieren
• Auf Leistung fokussieren, nicht auf physische Präsenz

Was sind die Vorteile agiler Arbeitsweisen?

Ziel agiler Arbeitsweisen ist es, Organisationen, Teams, Führungskräfte und Einzelpersonen reaktionsschneller, innovativer und produktiver zu machen. Und ihnen damit zu ermöglichen, zukünftige Herausforderungen besser zu meistern. Laut McKinsey, treffen agile Teams Entscheidungen dreimal schneller und schaffen fünfmal schneller Mehrwert als herkömmliche Teams.¹ 

Agile Teams sind selbstorganisiert und übernehmen Verantwortung, um schnell Mehrwert zu liefern. Dies macht sie widerstandsfähiger, was ihre Fähigkeit zur Veränderung erhöht. In der heutigen VUKA-Welt erfordern sich ändernde Kundenbedürfnisse, wirtschaftliche und regulatorische Umstände sowie Technologie ständige Anpassungen. Und agile Teams reagieren auch in Krisenzeiten schnell - wie die aktuelle Krise gut aufzeigt. In agilen Organisationen wird jedes Team wie ein eigenes Unternehmen betrachtet. Agile Teams geben Mitarbeitern mehr Freiheit, ihre eigenen Entscheidungen zu treffen und gemeinsam Prioritäten zu setzen. Sie übernehmen daher mehr Verantwortung und denken unternehmerisch. Sie konzentrieren sich vielmehr auf Leistung und Ergebnisse als auf Präsenzzeit.

Infolgedessen sind ihre Mitglieder motivierter und engagierter als in traditionellen Teams und bleiben tendenziell länger im Unternehmen. Momentan tritt eine neue Generation von ArbeitnehmerInnen in die Arbeitswelt ein, für die der Zweck ihrer Arbeit viel wichtiger ist als in früheren Generationen. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, ihnen eine Stimme bei der Entscheidungsfindung zu geben.

Was hält Teams also davon ab, agile Arbeitsweisen anzuwenden?

Was ist die größte Herausforderung bei der Einführung agiler Arbeitsmethoden?

Nach unserer Erfahrung ist die Einführung agiler Arbeitsweisen in erster Linie eine kulturelle Herausforderung. Es reicht nicht aus, nur neue Technologien zu kaufen oder Prozesse zu ändern. Wir müssen unsere Unternehmenskultur ändern, Menschen befähigen und unsere Beziehungen auf gegenseitigem Vertrauen und Respekt aufbauen. Wir argumentieren, dass jetzt der beste Zeitpunkt ist, um diesen kulturellen Wandel einzuleiten. Warum?

Erstens hat die gegenwärtige Krise ein Gefühl der Dringlichkeit für die Einführung agiler Arbeitsweisen geschaffen. Praktisch über Nacht ist die Grundlage agiler Arbeitsweisen – wie Vertrauen, Eigenverantwortung und Transparenz - zentral geworden, um die Teamproduktivität auch aus dem Homeoffice aufrechtzuerhalten. Die Notwendigkeit von Veränderungen wie beim New Work ist jetzt ziemlich offensichtlich und logisch – Teams müssen produktiver, belastbarer und anpassungsfähiger sein, um für künftige Krisen gerüstet zu sein. Diese Dringlichkeit wird es leichter machen, die freiwillige Zustimmung der Menschen für den Wandel zu erhalten.

Der zweite Grund hängt mit der Führung zusammen. Untersuchungen zeigen, dass Führung der wichtigste Faktor für eine erfolgreiche agile Transformation ist. Daher müssen Führungskräfte ihre Konzepte radikal ändern und eine agile Denkweise entwickeln. Und das Timing könnte nicht besser sein: Der traditionelle Führungsstil wird durch die jüngsten Ereignisse in Frage gestellt – transformationale Führung hält Einzug. Wenn die meisten Mitarbeiter plötzlich remote arbeiten, wird es für Führungskräfte schwieriger, Zeit und Anwesenheit vollständig zu überprüfen. Mikromanagement und Kontrolle sind schwieriger aufrechtzuerhalten. Den eigenen Führungsstil zu ändern ist fundamental.

Wie können Sie eine wirklich agile Führungskraft werden

Die Rolle einer Führungskraft in agilen Teams unterscheidet sich erheblich von der in traditionellen Teams. Daher müssen Führungskräfte, die diese neuen Arbeitsmethoden in ihren Teams implementieren möchten, zunächst ein wirklich agiles Mindset entwickeln. Dieses Mindset ermöglicht es ihnen, sich in das Team zu integrieren und die bevorstehenden Veränderungen effektiv voranzutreiben.

Auf der Suche nach Agilität verwandeln Führungskräfte ihre eigene Rolle im Team grundlegend von einem Planer und Manager zu einem Coach und Visionär. Auf den ersten Blick könnte dies auf einen Verlust von Einfluss hindeuten. Traditionelle Führungskräfte erhalten ihr Selbstwertgefühl oft aus ihrer hierarchischen Position. Als Führungskraft müssen Sie jedoch keine Angst haben, an Einfluss zu verlieren. Im Gegenteil, Sie können Ihren Einfluss sogar erhöhen, indem Sie allen Ihren Teammitgliedern den Rücken stärken und gemeinsam Ziele erreichen.

Wie können Sie agile Arbeitsweisen in Ihrem Team erfolgreich einführen?

Die Essenz agiler Führung besteht darin, das richtige Umfeld für selbstverwaltete, leistungsstarke Teams zu schaffen. Während des Transformationsprozesses ist Ihre Rolle als Führungskraft von grundlegender Bedeutung für den Erfolg des Wandels. Dies kann zunächst überwältigend sein. Aus diesem Grund haben wir eine schrittweise Anleitung zur Einführung agiler Arbeitsweisen in Ihrem Team erstellt:

1. Legen Sie den Sinn und Zweck dar

Warum sollten wir agile Arbeitsmethoden anwenden? Dies ist die Schlüsselfrage, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie mit der Transformation beginnen. Geben Sie Ihren Teammitgliedern einen klaren Sinn und Zweck. Andernfalls sind agile Arbeitsweisen von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Stellen Sie mit Ihrem Team ein gemeinsames Verständnis dafür auf, was agiles Arbeiten im Kontext Ihres Teams bedeutet. Dieser Artikel soll Ihnen helfen. Versuchen Sie, mögliche Hindernisse zu identifizieren, die auf dem Weg auftauchen könnten, und spüren Sie die Stimmung des Teams. 

2. Holen Sie sich das freiwillige Buy-In Ihrer Mitarbeiter

Es ist von grösster Bedeutung, Ihre Mitarbeiter an Bord zu bringen. Der Buy-In muss jedoch freiwillig erfolgen. Agile Arbeitsweisen basieren voll und ganz auf Freiwilligkeit, was wiederum die Voraussetzung für späteres Engagement und Eigenverantwortung ist. Teammitglieder, die mit agilen Arbeitsweisen nicht einverstanden sind, hindern das Team daran, seine Ziele zu erreichen. Um das Buy-in Ihrer Mitarbeiter zu erhalten, sollten Sie die Vorteile von Agilität hervorheben, ohne aufdringlich zu sein.

3. Geben Sie Ihrem Team die Autonomie zur Selbstorganisation

Agile Arbeit beruht auf autonomen und selbstorganisierten Teams. Befähigen Sie Ihr Team, alle wichtigen Entscheidungen unabhängig zu treffen, wobei ein zuvor vereinbartes Leitbild als Richtlinie dient. Diese Form der Selbstorganisation bedeutet jedoch auch, dass ein Team die Verantwortung für die Erreichung seiner Ziele vollständig übernimmt. Jedes Teammitglied sollte jetzt wissen, welche Rolle es im Team spielt.

4. Schaffen Sie ein Gefühl psychologischer Sicherheit

Kultur ist ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche agile Transformation. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team in der Lage ist, eine agile Teamkultur aufzubauen. Schaffen Sie ein Gefühl der psychologischen Sicherheit, in dem sich die Menschen wohl fühlen, offen zu sprechen, Ideen vorzuschlagen und sogar zuzugeben, wenn sie etwas nicht wissen. Tatsächlich ist eine auf psychologischer Sicherheit basierende Teamkultur eines der Hauptmerkmale von agilen, leistungsstarken Teams. Agile Führungskräfte können zur Schaffung dieses Umfelds beitragen, indem sie alle dazu ermutigen, offen zu kommunizieren und zur gemeinsamen Problemlösung beizutragen.

5. Ermutigen Sie Ihr Team, sich auf die Kundenbedürfnisse zu konzentrieren

Die Fokussierung auf die Kundenbedürfnisse ist eine der Säulen agiler Arbeitsweisen. Sorgen Sie dafür, dass der Fokus Ihres agilen Teams auf den externen oder internen Kunden gerichtet ist und schaffen Sie Wert für ihn. Dies bedeutet, dass Ihr Team Kundenbedürfnisse analysieren, verstehen und antizipieren muss. Um Kundenbedürfnisse zu erfassen, zu klassifizieren und zu verarbeiten, verwenden agile Teams kundenorientierte Methoden wie Customer Journey Mapping oder Design Thinking.²

6. Definieren Sie gemeinsam Ihre agilen Prozesse

Um als Team flexibler und reaktionsfähiger zu werden, erfordern agile Arbeitsweisen viel Disziplin in Bezug auf Prozesse. Als Führungskraft können Sie dabei helfen, diese Prozesse zu definieren. Ermutigen Sie Ihr Team, schnelle Entscheidungen zu treffen und Aufgaben rücksichtslos zu priorisieren. Definieren Sie Ziele und organisieren Sie einen robusten Prozess, um Leistung und Ergebnisse zu überprüfen. Verbesserungs- und Lernzyklen sind auch Teil agiler Prozesse, in denen die Teams darüber nachdenken, was besser gemacht werden kann. Sie können dazu auch mal Hilfe von aussen beanspruchen, zum Beispiel von einem “Agile Coach”. Überlegen Sie auch, wie innovative Technologien Ihr Team bei seiner agilen Arbeitsweise unterstützen kann.

7. Fördern Sie mentale Agilität - seien Sie ein Vorbild

Das grösste Hindernis auf dem Weg zu erfolgreichen agilen Teams ist nicht der Prozess, sondern die Denkweise der Teammitglieder. Daher sollten Sie ein Vorbild sein und Ihre „innere Agilität“ aufbauen und ausbauen. Wenn Sie agile Werte vorleben und den Weg weisen, folgen Ihre Teammitglieder höchstwahrscheinlich Ihrem Weg. Und seien Sie geduldig: Viele Menschen haben sich während ihrer beruflichen Sozialisation an traditionelle Arbeitsweisen gewöhnt. Daher wird es einige Zeit dauern, bis Ihr Team sich selbst organisiert, ohne den Vorgesetzten zu fragen Entscheidungen trifft, Eigenverantwortung vorlebt und aufgrund anderer Prioritäten auch einfach mal Nein sagt.

Den Weg für agile Teams weisen

Die Einführung agiler Arbeitsweisen ist schwierig und erfordert agile Führungskräfte und ein Team, das Veränderungen akzeptiert. Wir sind der Meinung, dass jetzt der beste Zeitpunkt ist, um mit Agilität zu starten. Die aktuelle Krise hat das Gefühl der Dringlichkeit geschaffen, das notwendig ist, um das Change Management erfolgreicher zu gestalten. Ändern Sie als Führungskraft zunächst Ihre eigene Denkweise und zeigen Sie dann als Vorbild Ihrem Team den Weg auf. Wenn Sie diese sieben Schritte befolgen, ermöglichen Sie Ihrem Team, die Herausforderungen unserer VUKA-Welt zu meistern und als agile Teams zu gedeihen.

¹ 'Leading agile transformation: The new capabilities leaders need to build 21st-century organizations', McKinsey, 2019.

² '6 Ways to Build a Customer-Centric Culture', Harvard Business Review, 2018.

Simon Städeli

Über den Autor

Sein Hintergrund als Journalist und Unternehmer dient Simon als Grundlage für seinen erstklassigen Content rund um die Themen digitale Transformation, Meeting Manegement und agile Führung.