Der Leitfaden für effektive Team-Meetings: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Es ist kein Geheimnis, dass der Erfolg eines Unternehmens von erfolgreichen Team-Meetings abhängt. Ein effektives Meeting Management ist daher möglicherweise die grundlegendste Fähigkeit, die Führungskräfte benötigen, um den zukünftigen Erfolg ihrer jeweiligen Organisation zu gewährleisten. Da viele Unternehmen vermehrt Videokonferenzen nutzen, rückt die Notwendigkeit eines effektiven Meeting Managements weiter in den Vordergrund. Meetings sind ein zentraler Faktor für die erfolgreiche Zusammenarbeit sowie für die schnelle und wirkungsvolle Entscheidungsfindung in Unternehmen. 

In Anbetracht dessen ist es beunruhigend, dass viele Unternehmen mit ihrem Meeting Management zu kämpfen haben. Nur 17 % der Führungskräfte geben an, dass ihre Sitzungen produktiv sind.¹ Um Abhilfe zu schaffen, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines erfolgreichen Team-Meetings zusammengestellt.

Ausblick: Wissenschaftlich fundierter Leitfaden für Team-Meetings

Dieser Leitfaden wurde erstellt mit: 

• einer Liste häufig gestellter Fragen von Kunden, denen wir bereits helfen
• Sherpanys jahrelanger Erfahrung im produktiven Meeting Management
• akademischer Forschung aus dem Bereich der Meeting-Wissenschaft 

Bevor wir mit der wirklichen Anleitung loslegen, klären wir zunächst einige wichtige Fragen, um ein gemeinsames Verständnis rund um Team-Meetings zu entwickeln. Mit diesen Themen werden wir im Umgang mit unseren Kunden, die Sitzungen erfolgreicher gestalten wollen, häufig konfrontiert.

 

Was ist ein Team-Meeting?

Bei Team-Meetings handelt es sich um – in der Regel regelmäßige – Sitzungen, welche innerhalb eines bestimmten Teams stattfinden. Es sind geplante Gespräche, die ein Thema oder gleich mehrere Themen gleichzeitig behandeln. Somit ist auch eine Agenda, die üblicherweise die Team-Leitung erstellt und im Idealfall aus Fragen besteht, obligatorisch.

Die Ziele können ganz unterschiedlicher Natur sein: Wichtig sind Informationen (Updates), die Entscheidungsfindung oder auch die Problemlösung. Im Fokus stehen dabei zielführende Diskussionen und eine produktive Zusammenarbeit, so dass die Teilnehmenden gegenseitig von ihrem Know-how und ihren Erfahrungen profitieren.

 

Was ist der Meeting-Wahn?

Der "Meeting-Wahn" ist für viele Organisationen ein ernstes und heimtückisches Phänomen. Diese heimtückische Mischung aus zu vielen und oft unproduktiven Geschäftsmeetings untergräbt den Wert, den Sitzungen schaffen könnten, und zerstört Möglichkeiten für eine sinnvolle Zusammenarbeit. 

Unternehmen, die sich nicht mit dem Problem des Meeting-Wahns befassen und den Teufelskreis schlechter Sitzungen eskalieren lassen, verschwenden große Mengen an Ressourcen. Dies betrifft sowohl finanzielle Direktkosten als auch Humankapital. Alleine in Deutschland werden die Kosten unproduktiver Team-Meetings auf satte 65 Milliarden Euro geschätzt.² Es liegt also vor allem in der Verantwortung von Führungskräften, den Meeting-Wahn zu beenden – oder zumindest einzudämmen. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen dabei, das nötige Wissen und die entsprechenden Fähigkeiten zu erwerben.

 

Warum sind effektive Team-Meetings so wichtig?

Meetings sind wohl das mächtigste Management-Instrument, das Führungskräften zur Verfügung steht. Team-Meetings ermöglichen eine schnelle Entscheidungsfindung, effektive Zusammenarbeit und ertragreiche Diskussionen. Sie vereinen das Fachwissen und die Erfahrung der Teilnehmenden in einem Elixier aus Strategie, Planung und Aktion. 

Obwohl sich die Art und Weise, wie wir Geschäfte abwickeln, fortlaufend ändert, gibt es keine Anzeichen dafür, dass die Bedeutung von Meetings im Geschäftsalltag abnehmen wird – ganz im Gegenteil. So hat eine Befragung des Marktforschungsinstituts Kantar ergeben, dass Angestellte in Deutschland 5,1 Stunden pro Woche in Meetings verbringen.³ Für Führungskräfte liegt dieser Wert naturgemäß deutlich höher.

Team-Meetings sind aus folgenden Gründen wichtig: 

1. Sie erleichtern die Entscheidungsfindung.

2. Sie bekräftigen die Organisationskultur und gute Führung.

3. Sie treiben Innovationen voran.

4. Sie steigern Engagement und Teamwork.

5. Sie beschleunigen die Markteinführung.

Welche Arten von Team-Meetings gibt es?  

Team-Meetings können informeller, halbformeller oder formeller Natur sein. Führungskräfte-Meetings sind jedoch in ihrer Struktur formal, weshalb wir uns in diesem Leitfaden auf formelle Team-Meetings konzentrieren. Diese können in sechs verschiedene Meeting-Arten unterteilt werden.

Die einzelnen Team-Meeting-Arten im Überblick

• Entscheidungsfindung: Diese Team-Meetings sind von entscheidender Bedeutung, um Projekte voranzutreiben und die Abstimmung zwischen wichtigen Stakeholdern sicherzustellen. Sitzungen zur Entscheidungsfindung sind – so gesehen – die wahrste Form von Team-Meetings. 
• Problemlösung: Probleme in der Gruppe zu lösen, kann ein extrem wirksames Mittel sein. So finden sich leichter Lösungen oder Kompromisse für Herausforderungen. Zunächst werden alle Möglichkeiten vorgestellt und anschließend diskutiert, danach skizzieren Sie gemeinsam einen Aktionsplan.
• Planung: Das Vereinbaren von Zielen und das Festlegen einer Roadmap kann eine wichtige Funktion von Team-Meetings sein. Die Diskussion und der Austausch von Handlungsoptionen und die konkrete Festlegung von Strategien und Projekten mitsamt Zielen sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung.
• Retrospektiven (reflektieren und verbessern): In der Software-Community werden diese Meetings häufig als "Retrospektiven" bezeichnet und können auf team-, abteilungs- oder unternehmensweiter Ebene durchgeführt werden. Um zu wissen, was verbessert oder geändert werden sollte, müssen sich alle Beteiligten die Zeit nehmen, um gemeinsam und offen Meinungen auszutauschen sowie zu reflektieren, was bisher (nicht) funktioniert hat.
• Hybride Sitzungen: Einige Team-Meetings können eine Kombination der Nummern 1 bis 4 sein. In einer einzelnen Sitzung können Sie sich beispielsweise sowohl der Entscheidungsfindung als auch der Problemlösung hingeben – oder eine Retrospektive kann als Teil einer Planungsbesprechung stattfinden. Diese Sitzungen sind nicht mit hybriden Meetings – als Kombination aus einer Videokonferenz und einem physischen Meeting – zu verwechseln.
• Einzelgespräche: Der Fokus dieser Art von Meeting liegt nicht unbedingt auf einem greifbaren Ergebnis, sondern vielmehr auf dem Aufbau und Ausbau von Beziehungen. Führungskräfte und Mitarbeitende können so sicherstellen, dass sie eine Vision teilen und das organisatorische Gesamtbild sehen können.

 

Lassen Sie uns nun in den konkreten Leitfaden für effektive Team-Meetings einsteigen.

 

Der Weg zum effektiven Team-Meeting: die wichtigsten Schritte des Meeting Managements  

Obwohl es vielen nicht bewusst ist, handelt es sich bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines effektiven Team-Meetings um eine Herausforderung, an der viele Führungskräfte und Unternehmen scheitern. Basierend auf unserer jahrelangen Erfahrung und den neuesten Forschungsergebnissen auf dem Gebiet der Meeting-Wissenschaft – beispielsweise der Arbeit von Professor Steven Rogelberg – haben wir einen Leitfaden erstellt. Dieser soll Führungskräften dabei helfen, alle notwendigen Schritte auf dem Weg zu effektiven Meetings zu meistern. 

Genau genommen, besteht ein Team-Meeting aus drei Phasen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. In diesem Leitfaden werden wir jede dieser Phasen im Detail untersuchen.

 

Vorbereitung: So planen Sie ein effektives Team-Meeting 

Die Meeting-Vorbereitung macht circa 80 % des Sitzungserfolgs aus.⁴ Sicherzustellen, dass eine Meeting-Agenda im Voraus erstellt und verteilt wird und die richtigen Teilnehmenden involviert sind, gehört zu den wichtigsten Schritten im Meeting-Prozess.

 

Team-Meetings richtig in die Wege leiten

Um Ihr Team-Meeting effektiv in die Wege zu leiten, müssen Sie zunächst dessen Zweck identifizieren. Fragen Sie sich in dieser Phase, ob ein Meeting überhaupt erforderlich ist oder ob es andere Wege gibt, ein gewisses Thema oder Problem anzugehen. Da viele Team-Meetings wiederkehrender Natur sind, sollten Sie diese regelmäßig bewerten und infrage stellen. 

Wenn sich herausstellt, dass Ihre wiederkehrenden Meetings nicht effektiv genug sind, sollten Sie sie neu ausrichten, um mit ihnen eine größere Wirkung zu entfalten. Eine wichtige Frage, die Sie sich in dieser Phase stellen sollten, lautet: "Können die gewünschten Ziele effizienter erreicht werden?" Demgemäß sollte ein Meeting nur dann stattfinden, wenn es notwendig ist beziehungsweise ein probates Mittel zur Zielerreichung darstellt.

Die Anfangsphase eines effektiven Meetings beinhaltet zwei Punkte: 

1. Die Ziele Ihres Team-Meetings festlegen

Verschiedene Arten von Team-Meetings haben unterschiedliche Ziele – und diese sollten zu Beginn des Planungsprozesses klar sein. Eine gute Frage lautet: "Wie lässt sich am Ende über den Erfolg des jeweiligen Meetings urteilen?” Wenn Sie dagegen keine klaren Anforderungen an ein Meeting stellen, besteht eine erhebliche Gefahr, dass es eine Zeitverschwendung wird.

2. Das Meeting ansetzen

Sobald Sie sich über die übergeordneten Ziele Ihres Meetings im Klaren sind, können Sie mit der konkreten Planung Ihrer Sitzung beginnen. In dieser Phase ist es wichtig zu berücksichtigen, wie viel Zeit wirklich benötigt wird, anstatt schlichtweg die Standard-Einstellung Ihres Kalenders-Systems zu akzeptieren. Das Ziel sollte es sein, in möglichst kurzer Zeit so viel wie möglich zu erreichen: Genau dies ist die Definition eines effizienten Meetings.

 

Was gehört in ein Team-Meeting?

In erster Linie benötigt ein Team-Meeting klare Ziele und eine effektive Agenda. Es geht um die Ansprüche des Teams, so dass es dazu beitragen sollte, dessen Arbeit erfolgreicher zu gestalten. Dies gelingt weniger durch gegenseitige Updates, sondern durch die gegenseitige Verständigung auf Ziele und die Identifizierung von Ansprüchen. Somit sollte ein Team-Meeting gezielt Fragen klären, anstatt – im Gegenteil – noch mehr Fragen aufzuwerfen.

Eine effektive Meeting-Agenda erstellen

Berücksichtigen Sie bei der Erstellung einer Meeting-Agenda, was Sie erreichen möchten, wessen Fachwissen nötig ist und wie sich die Zeit der Teilnehmenden am besten nutzen lässt. Verwenden Sie dazu eine Agenda-Vorlage: Auf diese Weise können Sie Ihre Agenda schnell und einfach erstellen und rasch zum nächsten Schritt übergehen: die Auswahl Ihrer Teilnehmenden. Es ist wichtig, Personen nur in diejenige Bereiche des Meetings einzubeziehen, zu denen sie einen sinnvollen Beitrag leisten können. So lässt sich die Zeit aller Beteiligten optimal nutzen –  und der Meeting-Wahn bekämpfen. 

Eine effektive Agenda gibt dem Meeting die nötige Struktur und stellt sicher, dass die Teilnehmenden vorab gründlich über die Ziele und Inhalte des Meetings informiert werden. Dieser Prozess sollte es den Teilnehmenden auch ermöglichen, sich auf die jeweilige Sitzung vorzubereiten und sich auszutauschen. Somit können sogar bestimmte Agenda-Ziele vorzeitig erreicht werden. Die Erstellung einer effektiven Agenda umfasst folgende Schritte:

1. Agendapunkte mit klaren Zielen definieren

Unterteilen Sie die Agenda in klare, eigenständige Punkte. Dies ist ein wichtiger Schritt, den viele Führungskräfte und Teams nicht machen. Indem Sie Ihre Agenda in einzelne Punkte unterteilen, können Sie Folgendes genau festlegen:

• Ziele 

• Verantwortlichkeiten

• Teilnehmende 

• Zeiten für jeden Punkt

Mit dieser Granularität können Sie Ihre Team-Meetings gezielt planen und so Themen identifizieren, die vor dem Meeting besondere Aufmerksamkeit erfordern. Andererseits lassen sich Themen, die auch per E-Mail oder über andere Kanäle gelöst werden können, aussortieren.

2. Beitragende Teilnehmende festlegen und Rollen zuteilen

Das Zuweisen von Meeting-Teilnehmenden und Rollen ist für produktive Team-Meetings zentral. Anhand des Prinzips der beitragsorientierten Teilnahme wählen Sie diejenigen Personen aus, die am ehesten einen sinnvollen Beitrag zu bestimmten Agendapunkten leisten können. Dies bedeutet, dass Teilnehmende nur für die Zeit anwesend sind, während der sie einen sinnvollen Beitrag leisten können. Damit verringern Sie die Wahrscheinlichkeit von “Zuschauern” und reduzieren Zeitverschwendung. 

Die Meeting-Wissenschaft zeigt auch auf, dass Team-Meetings ab mehr als neun Teilnehmenden einer höheren Gefahr von Unproduktivität ausgesetzt sind.⁴ Amazon-Chef Jeff Bezos hat sich dafür die sogenannte Zwei-Pizza-Regel ausgedacht: Es dürfen nur so viele Personen an Team-Meetings teilnehmen, wie von zwei Pizzen satt werden (acht bis zwölf Personen). Im Idealfall sollten es sogar noch weniger Teilnehmende sein – zum Beispiel können sechs Personen produktiv miteinander diskutieren. 

3. Relevante Informationen sammeln und verteilen

Sammeln Sie alle relevanten Informationen für jeden Agendapunkt und stellen Sie diese Informationen allen Teilnehmenden zur Verfügung. Dies umfasst Hintergrund-Informationen zu jedem Agendapunkt sowie alle Daten und Berichte, die zur Erreichung der Meeting-Ziele beitragen können. Indem Sie Ihre Agenda im Voraus durchgehen und alle erforderlichen Informationen zusammenstellen, erhöhen Sie die Chance, dass Ihr Meeting auf Kurs bleibt und zum Erfolg wird. Zudem wird die Rolle von Daten in der Entscheidungsfindung immer wichtiger und Sie sollten sich genügend Zeit für ihre Bereitstellung reservieren.

 

Sich auf das Team-Meeting vorbereiten

Eine gründliche Vorbearbeitung der Agenda-Themen ist von grundlegender Bedeutung. Um ein produktives Meeting zu ermöglichen, sollten sich die Teilnehmenden detailliert auf die jeweiligen Agendapunkte vorbereiten. Dabei arbeiten sie im Idealfall vor Beginn des Meetings asynchron zusammen, indem sie klärende Fragen stellen und somit zur Erreichung von Agenda-Zielen beitragen.

Die Vorbearbeitung wird in zwei Schritte unterteilt: 

1. Individuelle Vorbereitung

Um ein erfolgreiches Team-Meeting durchzuführen, müssen sich die Teilnehmenden zunächst individuell vorbereiten. Diese stellt sicher, dass der Fokus auf die Erreichung der Ziele geschärft wird und die Agenda dann im Meeting problemlos durchgezogen werden kann. Sobald sich die Teilnehmenden ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten in der Sitzung bewusst sind, können sie sich individuell vorbereiten. So stellen sie sicher, dass bei jedem Agendapunkt das maximale Resultat erzielt wird. Teilnehmende lesen die Sitzungsunterlagen durch, machen sich persönliche Notizen und fokussieren sich bereits auf den Meeting-Ablauf.

2. Asynchrone Zusammenarbeit 

Bei der asynchronen Zusammenarbeit arbeiten zwei oder mehr Personen zusammen, jedoch ortsunabhängig und nicht zwingend zur gleichen Zeit. Asynchrone Zusammenarbeit ist eine extrem produktive Kommunikationsart, um sich stets gezielt auf dem Laufenden zu halten. Bei Sherpany tauschen wir uns via Meeting Management Software über spezifische Agendapunkte asynchron aus. Wir bitten um Klarstellung und diskutieren kontroverse Themen mit den entsprechenden Teilnehmenden bereits im Voraus. Dies führt zu fokussierten, effektiven und kürzeren Team-Meetings.

 

Durchführung: Wie Sie ein effektives Team-Meeting leiten

Die zweite Phase des Managements effektiver Meetings umfasst die eigentliche Durchführung des Team-Meetings.

Nachdem Sie alle Schritte vor dem Meeting sorgfältig befolgt haben, sind Sie jetzt in der bestmöglichen Position, um Ihr Team-Meeting erfolgreich durchzuführen und zu leiten. Dank vordefinierter Rollen und Agendapunkte sowie gründlicher Vorbereitung verstehen die Teilnehmenden die jeweiligen Meeting-Ziele klar und deutlich.

Jedes Meeting benötigt einen Moderierenden: eine Person, die das Meeting in Bewegung hält, Diskussionen leitet und alle Teilnehmenden einbezieht. Der Moderierende sollte auch Probleme identifizieren und deren Lösung leiten. Bei einer Entscheidungsfindung sind auch kognitive Verzerrungen wie das Survivor Bias zu beachten. 

Eine der Hauptaufgaben bei der Meeting-Moderation besteht darin, die Grundregeln der Sitzung durchzusetzen.

Grundregeln festlegen und einfordern

Das Festlegen von Meeting-Regeln ist wichtig, um den Prozess klarer und produktiver zu gestalten. Da Organisationen heute vermehrt auf Webmeetings setzen, haben diese Grundregeln weiter an Bedeutung gewonnen. Bei den Grundregeln geht es sowohl um Etiketten als auch um Ergebnisse.

Hier haben wir für Sie ein paar der wichtigsten Grundregeln für ein gut geleitetes Meeting zusammengestellt:

• Ansichten darlegen und echte Fragen stellen: Dadurch werden Argumente und Monologe in Gespräche verschoben, um sicherzustellen, dass die Teilnehmenden die Sichtweise aller verstehen können.
• Alle relevanten Informationen teilen: Auf diese Weise erhalten die Teilnehmenden umfassende Fakten, die eine produktivere Problemlösung und Entscheidungsfindung ermöglichen.
• Verwendung konkreter Beispiele und Einigung darüber, was wichtige Wörter bedeuten: Dies garantiert ein gemeinsames Verständnis in Bezug auf Begriffe und Definitionen.
• Begründungen und Absichten erklären: Dies gibt Klarheit darüber, wie Schlussfolgerungen gezogen werden, und hilft den Teilnehmenden zu erkennen, wo sich verschiedene Argumentationen herleiten.
• Konzentration auf Interessen, nicht auf Positionen. Dieser Schritt verlagert die Diskussion über Lösungen zur Ermittlung von Anforderungen, die erfüllt werden müssen, um ein Problem zu lösen. Dies reduziert Konflikte und demokratisiert die Problemlösung. 
• Testen von Annahmen und Schlussfolgerungen: Dies bedeutet, dass das Team Entscheidungen nur aufgrund geprüfter Informationen trifft.
• Gemeinsam die nächsten Schritte gestalten: Dies stellt sicher, dass sich alle Teilnehmenden dazu verpflichten, gemeinsam als Team voranzukommen.
• Diskutieren Sie mögliche Hindernisse: Dies stellt sicher, dass alle "Elefanten im Raum", welche die Ergebnisse beeinträchtigen könnten, besprochen werden. Diese Punkte können nur in einem Team-Meeting gelöst werden.

Sobald die Grundregeln festgelegt sind, sollte der Moderierende verschiedene Techniken einsetzen, um das Engagement aufrechtzuerhalten, die Zusammenarbeit zu verbessern und sicherzustellen, dass das Meeting effektiv ist.

Wie beginne ich ein Team-Meeting? 

Der Start ins Meeting ist für dessen weiteren Verlauf entscheidend. Vermeiden Sie deshalb generische Einführungen wie zum Beispiel "Wie geht es allen?". Für eine effektive Sitzung sollten Sie das "Buy-in" aller Teilnehmenden erreichen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Hier haben wir einige Moderationstechniken zusammengestellt: 

• Eisbrecher: Vermeiden Sie Unternehmens-Jargon und alles, was zu ernst ist – entscheiden Sie sich stattdessen für etwas Unbeschwertes. Kreative Einstiege wie spannende Fragen oder kurze Spiele holen die Teilnehmenden aus dem Alltagstrott und stärken die Bindung zwischen den Anwesenden.
• Aufmerksamkeit herstellen: Stellen Sie während der Sitzung Fragen, welche die Teilnehmenden aus ihrer Komfortzone holen. Damit gewinnen Sie Aufmerksamkeit, erhöhen die Motivation und regen zur aktiven Teilnahme an. Fragen wie "Was ist der größte Zweifel an einem der Projekte, an dem Sie gerade arbeiten?" sind ein guter Ausgangspunkt dafür. 
• Fragen und Antworten effektiv nutzen: Mit Frage-Antwort-Runden können Sie das Engagement erhöhen und sämtliche Auffassungen offenlegen. Haben Sie hier keine Angst vor Stille: Lassen Sie genügend Zeit, bis die Leute antworten, auch wenn es sich möglicherweise etwas unangenehm anfühlt.
• Aktive Teilnahme fördern: Stellen Sie unbedingt sicher, dass alle Teilnehmenden sich aktiv einbringen. Wenn alle Meinungen gehört werden, Positivität zum Ausdruck gebracht wird und sich Beschwerde-Zyklen schnell beenden lassen, engagieren sich die Teilnehmenden eher und das Meeting wird für das Team ertragreicher.

Sich auf die effiziente Zielerreichung konzentrieren

Um effektive Meetings zu führen, müssen Sie sich auf konkrete Ziele konzentrieren. Es kann sich als schwierig erweisen, Ihr Team-Meeting auf Kurs zu halten. Orientieren Sie sich deshalb an einer gut geplanten Agenda, erfassen und verfolgen Sie Zeiten und halten Sie bestimmte Konversationen anderweitig, wenn diese von der Zielerreichung ablenken. 

Um den Kurs zu halten, sollten Sie diesen – im Idealfall –  in- und auswendig kennen. Machen Sie sich deshalb vorab mit den Elementen und dem Ablauf des Meetings vertraut. Stellen Sie auch sicher, dass alle Teilnehmenden die Ziele des Team-Meetings kennen und im Vorfeld eine gegenseitige Verständigung stattgefunden hat. So ermöglichen Sie ein fokussiertes Team-Meeting und erreichen Ihre Ziele effizient. 

Aktionselemente definieren und Meeting-Protokoll schreiben

Resultate eines erfolgreichen Team-Meetings sind umsetzbare Folgemaßnahmen und ein klares Meeting-Protokoll. Aktionselemente, die einzelnen Personen zugewiesen werden, erhöhen die Rechenschaftspflicht und die Eigenverantwortung: Das Meeting liefert greifbare Ergebnisse.

Was sind Aktionselemente?

Gut geschriebene Aktionselemente sollten folgende Punkte enthalten: 

• eine klare Beschreibung der jeweiligen Maßnahme

• ein Überblick darüber, warum diese wichtig ist 

• eine klare Definition der jeweils Verantwortlichkeiten 

• ein Hinweis auf die jeweilige Prioritätsstufe

• ein zeitlicher Rahmen und eine klare Deadline

 

Das Sitzungsprotokoll sollte eine klare Übersicht über die besprochenen Themen, die getroffenen Entscheidungen, die vereinbarten Folgemaßnahmen und die Personen enthalten, denen sie zugewiesen wurden. Achten Sie beim Protokoll darauf, dass es einen klaren, nachvollziehbaren Überblick über den Ablauf des Meetings gibt.

 

Nachbereitung: Wie Sie Ihr Team-Meeting nachbereiten

Die dritte Phase des erfolgreichen Meeting Managements erfolgt nach dem Meeting selbst: In der Nachbereitung stellen Sie sicher, dass es auch wirklich den maximalen Mehrwert hervorbringt.

Warum ist die Nachbereitung eines Meetings wichtig?

Nach Abschluss Ihres Team-Meetings müssen Sie sicherstellen, dass alle notwendigen Materialien verteilt, die Ergebnisse kommuniziert und die nächsten Schritte definiert werden. Nur so resultieren Ihre Diskussionen und Entscheidungen auch in konkreten Maßnahmen. Mit einer dedizierten Meeting Management Lösung wie der von Sherpany können Sie alle Teilnehmenden über Aktualisierungen auf dem Laufenden halten, ohne einen Finger rühren zu müssen. 

Was sollte die Meeting-Nachbereitung enthalten?

Ihre Meeting-Nachbereitung sollte Folgendes umfassen: 

• das fertig gestellte und genehmigte Sitzungsprotokoll

• eine Übersicht über die wichtigsten Entscheidungen

• vereinbarte Maßnahmen sowie Verantwortlichkeiten

• nächste Schritte

Meeting-Protokoll fertigstellen und verteilen

Sorgen Sie dafür, dass das Protokoll möglichst schnell fertiggestellt und verteilt wird. Denn je eher die Beteiligten es erhalten, desto frühzeitiger sehen sich die jeweiligen Folgemaßnahmen ausgeführt. Es kann sein, dass einige Bereiche des Protokolls später noch verfeinert oder detaillierter ausgearbeitet werden müssen. Es gilt: Sein Vorliegen ist wichtiger als eine perfekte Ausgestaltung.

Meeting-Feedback geben

Ein wesentlicher und häufig übersehener Schritt im Management von Team-Meetings ist das Einholen und Geben von Meeting-Feedback. Machen Sie nicht denselben Fehler und holen Sie unbedingt Feedback ein. Diese Informationen unterstützen den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung. Das Feedback fließt in regelmäßige Retrospektiven ein, in denen Teams Fokuspunkte definieren, um ihre Meetings bis zum nächsten Rückblick zu verbessern.

Aktionen in die Tat umsetzen

Man könnte postulieren, dass dieser Schritt nicht mehr zum Meeting-Prozess, sondern schlicht zum organisationalen Arbeitsalltag gehört. Doch er ist so wesentlich und klar mit der Nachbereitung von Meetings verknüpft, dass er hier schlichtweg Berücksichtigung finden muss. Denn ein formelles Meeting ist im Rückblick nur dann effektiv, wenn es zu greifbaren Ergebnissen führt. Daher ist die zeitnahe und erfolgreiche Ausführung der Aktionselemente das Lebenselixier für den Erfolg von Meetings.

Nun sind wir fast am Ende dieses Leitfadens. Doch einen wichtigen Punkt müssen wir noch ansprechen: Meeting-Tools.

 

Meeting-Technologie sinnvoll einsetzen

Nutzen Sie das Potenzial der Technologie. Denn diese spielt eine entscheidende Rolle in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Team-Meetings. Zwar leben Menschen eine produktive Meeting-Kultur und fördern diese entsprechend, doch Technologie unterstützt sie dabei.

Eine dedizierte Meeting Management Software hilft Führungskräften und Unternehmen dabei, die drei Phasen des Meeting-Prozesses reibungslos zu durchlaufen und dabei die Zusammenarbeit zu verbessern. Immer mehr Unternehmen – wie zum Beispiel führende Banken oder Versicherungsunternehmen – verwenden solche Softwares in ihren Führungsetagen und berichten von beachtenswerten Produktivitätssteigerungen im Meeting-Prozess.  

Insbesondere Administratoren wie zum Beispiel Executive Assistants oder Corporate Secretaries sehen sich in der Organisation von Gremiensitzungen mit großen Herausforderungen konfrontiert. Meeting Management Software kann hier die Belastung der Mitarbeitenden des administrativen Supports durch die Verbesserung und Automatisierung von Prozessen und Arbeitsschritten erheblich verringern. Dies setzt wertvolle Zeit frei, die für wertschöpfende Arbeit genutzt werden kann.

 

Effektive Team-Meetings: Wert schaffen, anstatt ihn zu untergraben

Dies schließt unseren Leitfaden zur Organisation eines effektiven Team-Meetings ab. Wenn Sie diese Schritte vor, während und nach Ihren Team-Meetings befolgen, können Sie den Teufelskreis des Meeting-Wahns beenden und eine Meeting-Kultur fördern, die Mehrwert schafft, anstatt ihn zu untergraben.

 

¹ ‘Decision making in the age of urgency’, von Iskandar Aminov et al., McKinsey, 2019.

² 'Meeting Status 2019 ', Doodle, 2019.

² 'Digital Work Index ', Kantar, 2021.

³ 'Tipps für eine effektive Vorbereitung und Durchführung eines Meetings', by Isabelle Odermatt, University of Zürich, 2011.

⁴ 'The Most Productive Meetings Have Fewer Than 8 People', by Paul Axtell, HBR, 2018.