Leitfaden: Effektives Team-Meeting in 10 Schritten | Sherpany
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Der Leitfaden für effektive Team-Meetings: So machen Sie Ihre Sitzungen zum Erfolg

Es ist kein Geheimnis, dass der Erfolg eines Unternehmens von erfolgreichen Team-Meetings abhängt. Ein produktives Meeting Management ist daher möglicherweise die grundlegendste Fähigkeit, die Führungskräfte benötigen, um den zukünftigen Erfolg ihrer Organisationen zu gewährleisten. Da viele Unternehmen vermehrt Webkonferenzen nutzen, rückt die Notwendigkeit eines effektiven Meeting Managements noch weiter in den Vordergrund. Meetings sind ein zentraler Faktor für die erfolgreiche Zusammenarbeit sowie für die schnelle und wirkungsvolle Entscheidungsfindung in Unternehmen. 

In Anbetracht dessen ist es beunruhigend, dass viele Unternehmen mit einem erfolgreichen Meeting Management zu kämpfen haben. Nur 17 % der Führungskräfte geben an, dass ihre Sitzungen produktiv sind.1 Um dies zu beheben, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines erfolgreichen Team-Meetings zusammengestellt. Dieser Leitfaden wurde erstellt mit: 

  • einer Liste häufig gestellter Fragen von Kunden, denen wir bereits helfen
  • Sherpanys jahrelanger Erfahrung im produktiven Meeting Management
  • akademischer Forschung aus dem Bereich der Meeting-Wissenschaft

Bevor wir mit der wirklichen Anleitung loslegen, klären wir zunächst einige wichtige Fragen, um ein gemeinsames Verständnis rund um Team-Meetings zu entwickeln. Mit diesen Themen werden wir im Umgang mit unseren Kunden, die Sitzungen erfolgreicher gestalten wollen, häufig konfrontiert.

Was ist der Meetingwahn?

Der “Meetingwahn” ist in vielen Organisationen ein ernstes und heimtückisches Phänomen. Diese giftige Mischung aus zu vielen und erst noch oft unproduktiven Geschäftsmeetings untergräbt den Wert, den Sitzungen schaffen könnten, und zerstört Möglichkeiten für eine sinnvolle Zusammenarbeit. Unternehmen, die sich nicht mit dem Problem des Meetingwahns befassen und den Teufelskreis schlechter Sitzungen eskalieren lassen, verschwenden grosse Mengen an Ressourcen. Dies betrifft sowohl finanzielle Direktkosten als auch Humankapital. Alleine in Deutschland werden die Kosten unproduktiver Team-Meetings auf satte 65 Milliarden Euro geschätzt.2 Es liegt also auch in Ihrer Verantwortung als Führungskraft, diesen Meetingwahn zu beenden. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen dabei, das nötige Wissen und die entsprechenden Fähigkeiten zu erwerben. 

Warum sind effektive Team-Meetings so wichtig?

Meetings sind wohl das mächtigste Managementinstrument, das Ihnen als Führungskraft zur Verfügung steht. Team-Meetings ermöglichen eine schnelle Entscheidungsfindung, effektive Zusammenarbeit und ertragreiche Diskussionen. Sie vereinen das Fachwissen und die Erfahrung der Teilnehmer in einem Elixier aus Strategie, Planung und Aktion. Obwohl sich die Art und Weise, wie wir Geschäfte abwickeln, fortlaufend ändert, gibt es keine Anzeichen dafür, dass die Bedeutung von Meetings im Geschäftsalltag abnehmen wird.

Team-Meetings sind wichtig, weil sie: 

  1. Die Entscheidungsfindung erleichtern
  2. Die Organisationskultur und gute Führung bekräftigen
  3. Innovation und Agilität vorantreiben
  4. Engagement und Teamwork steigern
  5. Die Markteinführung beschleunigen

Was ist das Azend®-Framework für Meeting Management?

Angesichts dieser wichtigen Rolle von Meetings und als Antwort auf den Meetingwahn haben wir das Azend®-Framework entwickelt, um Führungskräfte und Organisationen bei der Optimierung ihrer Teamsitzungen zu unterstützen. Azend® ist ein simples und ganzheitliches Framework für formelles Meeting Management. Es umfasst die drei Dimensionen der Organisationsproduktivität - Mensch, Prozess, Technologie - im Kontext des Meeting Managements. 

Sherpany-Azend®-Meeting-Management-Framework

Bei erfolgreicher Anwendung beschleunigt das Azend®-Framework die Entscheidungsfindung, fördert die Verantwortung für und die Umsetzung von Meeting-Ergebnissen und macht Führungskräfte produktiver. Dieser Leitfaden für effektive Team-Meetings basiert vollständig auf den im Azend®-Framework definierten Best Practices für Meetings.

Welche Meeting-Arten gibt es?

Team-Meetings können informeller, halbformeller oder formeller Natur sein. Führungssitzungen sind jedoch in ihrer Struktur formal, weshalb wir uns in diesem Leitfaden auf formelle Sitzungen konzentrieren.

Diese können in sechs verschiedene Meeting-Arten unterteilt werden:

  1. Entscheidungsfindung - Diese Team-Meetings sind von entscheidender Bedeutung, um Projekte voranzutreiben und die Abstimmung zwischen wichtigen Stakeholdern sicherzustellen. Sitzungen zur Entscheidungsfindung sind vielleicht die wahrste Form von Team-Meetings.
  2. Problemlösung - Probleme im Kollektiv zu lösen kann ein extrem wirksames Mittel sein. So finden Sie Lösungen oder Kompromisse für schwierige Herausforderungen. Zunächst werden alle Möglichkeiten vorgestellt und anschliessend diskutiert, danach skizzieren Sie gemeinsam den Weg nach vorne.
  3. Planung - Das Vereinbaren von Zielen und das Festlegen einer Roadmap kann eine wichtige Funktion von Team-Meetings sein. Die Diskussion und der Austausch von Handlungsoptionen und die konkrete Festlegung von Strategien und Projekten mitsamt Zielen sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. 
  4. Retrospektiven (reflektieren und verbessern) - In der Software-Community werden diese Meetings häufig als "Retrospektiven" bezeichnet und können auf team-, abteilungs- oder unternehmensweiter Ebene durchgeführt werden. Um zu wissen, was verbessert oder geändert werden muss, müssen sich alle Beteiligten die Zeit nehmen, um als Kollektiv und auf offene Weise Meinungen auszutauschen und zu reflektieren, was bisher funktioniert hat und was schief läuft. 
  5. Hybride Sitzungen - Einige Team-Meetings können eine Kombination der Nummern 1 bis 4 sein. In einer einzelnen Sitzung können Sie sich beispielsweise sowohl der Entscheidungsfindung als auch der Problemlösung hingeben, oder eine Retrospektive kann als Teil einer Planungsbesprechung stattfinden. 
  6. One-to-One Meetings - Der Fokus dieser Sitzungen liegt nicht unbedingt auf einem greifbaren Ergebnis, sondern auf dem Aufbau und Ausbau von Beziehungen. Manager und direkte Mitarbeiter können so sicherstellen, dass sie eine gemeinsame Vision teilen und das organisatorische Gesamtbild sehen können. 

Wir haben nun das Problem des Meetingwahns aufgezeigt, die Bedeutung von Sitzungen erkannt, das Azend®-Framework kennen gelernt und die verschiedenen Meeting-Arten untersucht. Dank dieses Hintergrundwissens sind wir jetzt bereit, in den Leitfaden für effektive Team-Meetings zu tauchen. 

Der Weg zum effektiven Team-Meeting: die wichtigsten Schritte des Sitzungsmanagements

Obwohl es sich durchaus nach einer rudimentären Aufgabe anhören könnte, ist die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines effektiven Team-Meetings eine riesige Herausforderung, an der viele Führungskräfte und Unternehmen scheitern. Basierend auf unserer jahrelangen Erfahrung und den neuesten Forschungsergebnissen auf dem Gebiet der Meeting-Wissenschaft - beispielsweise der Arbeit von Professor Steven Rogelberg - haben wir einen Leitfaden erstellt, der Führungskräften dabei hilft, alle notwendigen Schritte auf dem Weg zum effektiven Meeting zu befolgen. 

Grundsätzlich kann ein Team-Meeting in drei Phasen unterteilt werden: Sitzungsvorbereitung, Sitzungsdurchführung und Sitzungsnachbereitung. 

Wie Sie erfolgreiche Team-Meetings organisieren

 

In diesem Leitfaden werden wir jede dieser Phasen im Detail untersuchen.

Sitzungsvorbereitung: So planen Sie ein effektives Team-Meeting

Die Sitzungsvorbereitung macht circa 80 % des Sitzungserfolgs aus.3 Sicherzustellen, dass eine Sitzungsagenda im Voraus erstellt und verteilt wird und dass nur Teilnehmer, die wirklich einen wichtigen Beitrag leisten können, involviert werden, gehört zu den wichtigsten Schritten im Meeting-Prozess überhaupt. 

1. Team-Meetings richtig in die Wege leiten

Um Ihr Team-Meeting effektiv in die Wege zu leiten, müssen Sie zunächst den Zweck identifizieren. Fragen Sie sich in dieser Phase, ob ein Meeting überhaupt erforderlich ist oder ob es andere Wege gibt, ein gewisses Thema oder Problem anzugehen. Da viele Team-Meetings wiederkehrender Natur sind, sollten Sie diese regelmässig bewerten und hinterfragen. Wenn sich herausstellt, dass Ihre wiederkehrende Sitzungen nicht effektiv genug sind, sollten Sie sie neu kalibrieren, damit sich eine grössere Wirkung entfalten kann. Eine wichtige Frage, die Sie sich in der Go / No-Go-Phase stellen sollten, lautet: "Können die gewünschten Ziele effizienter erreicht werden?" In unserem Azend®-Framework für Meeting Management steht dazu: "Ein Meeting findet nur statt, wenn es notwendig ist." 

Die Anfangsphase eines effektiven Meetings beinhaltet zwei Punkte: 

  1. Die Ziele Ihres Team-Meetings festlegen

Verschiedene Arten von Team-Meetings haben unterschiedliche Ziele, und diese müssen zu Beginn des Planungsprozesses sehr klar sein. Eine gute Frage ist hier: "Wenn die Sitzung vorbei ist, wie soll ich beurteilen, ob sie ein Erfolg oder ein Misserfolg war?" Wenn Sie keine sehr klaren Anforderungen an das Meeting haben, besteht eine erhebliche Gefahr, dass es eine Zeitverschwendung wird.

  1. Das Meeting ansetzen

Sobald Sie sich über die übergeordneten Ziele Ihrer Sitzung im Klaren sind, können Sie mit dem Aufsetzen Ihrer Sitzung beginnen. In dieser Phase ist es wichtig zu berücksichtigen, wie viel Zeit wirklich benötigt wird, anstatt die Standardeinstellung Ihres Kalendersystems zu akzeptieren. Ziel ist es, in möglichst kurzer Zeit so viel Wert wie möglich herauszuholen.

2. Eine effektive Agenda erstellen

Berücksichtigen Sie bei der Erstellung der Agenda - die in Deutschland auch Tagesordnung und in der Schweiz Traktandenliste genannt wird - was Sie erreichen möchten, wessen Fachwissen nötig ist und wie Sie die Zeit am besten steuern und optimieren können, die Sie von anderen Personen verlangen. Verwenden Sie dazu eine Agenda-Vorlage. Durch die Verwendung einer robusten Vorlage können Sie Ihre Agenda schnell und einfach erstellen und schnell mit dem nächsten Schritt fortfahren: die Auswahl Ihrer Teilnehmer. Es ist wichtig, Personen nur in diejenige Bereiche des Meetings einzubeziehen, zu denen sie einen sinnvollen Beitrag leisten können. Somit wird die Zeit aller Mitarbeitenden optimal genutzt und der Meetingwahn bekämpft. 

Eine effektive Sitzungsagenda gibt der Sitzung die nötige Struktur und stellt sicher, dass die Teilnehmer vorab gründlich über die Ziele und Inhalte der Sitzung informiert werden. Dieser Prozess sollte es den Teilnehmern auch ermöglichen, sich bereits vor dem Meeting vorzubereiten und auszutauschen. Somit können sogar bestimmte Agendaziele vorzeitig erreicht werden. Die Erstellung einer effektiven Agenda umfasst folgende Schritte: 

  1. Agendapunkte mit klaren Zielen definieren

Unterteilen Sie die Agenda in klare, eigenständige Punkte. Dies ist ein wichtiger Schritt, den viele Führungskräfte und Teams nicht machen. Indem Sie Ihre Agenda in einzelne Punkte unterteilen, können Sie genaue Ziele, Verantwortlichkeiten, Teilnehmer und Zeitschätzungen für jeden Punkt festlegen. Mit dieser Granularität können Sie Ihre Team-Meetings gezielt planen und so Themen identifizieren, die vor dem Meeting besondere Aufmerksamkeit erfordern, sowie Themen, die auch per E-Mail oder über andere Kanäle gelöst werden könnten.

  1. Beitragende Teilnehmer festlegen und Rollen zuteilen

Das Zuweisen von Sitzungsteilnehmern und Rollen ist ein für produktive Team-Meetings zentral. Anhand des Prinzips der beitragsorientierten Teilnahme wählen Sie diejenigen Personen aus, die am ehesten einen sinnvollen Beitrag zu bestimmten Agendapunkten leisten können. Dies bedeutet, dass Teilnehmer nur für die Zeit anwesend sind, während der sie einen wichtigen Beitrag leisten können. Somit verringern Sie Wahrscheinlichkeit von “Zuschauern” und reduzieren Zeitverschwendung. 

Die Meeting-Wissenschaft zeigt auch auf, dass Team-Meetings ab mehr als neun Teilnehmern einer höheren Gefahr von Unproduktivität ausgesetzt sind.4 Amazon-Chef Jeff Bezos hat sich dafür die sogenannte Zwei-Pizza-Regel ausgedacht: Es dürfen nur so viele Personen an Team-Meetings teilnehmen, damit zwei Pizzen ausreichen, um alle zu füttern.

  1. Relevante Informationen sammeln und verteilen

Sammeln Sie alle relevanten Informationen für jeden Agendapunkt und stellen sie diese Informationen allen Teilnehmern zur Verfügung. Dies umfasst Hintergrundinformationen zu jedem Agendapunkt sowie alle Daten und Berichte, die die Fähigkeit der Teilnehmer verbessern, die Sitzungsziele zu erreichen. Indem Sie Ihre Agenda im Voraus durchgehen und alle erforderlichen Informationen zusammenstellen, erhöhen Sie die Chance, dass Ihr Meeting auf Kurs bleibt und zum Erfolg wird. Zudem wird die Rolle von Daten in der Entscheidungsfindung immer wichtiger und Sie sollten sich genügend Zeit für ihre Bereitstellung reservieren.

3. Sich auf das Team-Meeting vorbereiten

Eine gründliche Vorbearbeitung der Agenda-Themen ist von grundlegender Bedeutung. In unserem Azend® -Framework für Meeting-Management heisst es: “Um ein produktives Meeting zu ermöglichen, bereiten sich die Teilnehmer detailliert auf ihre Agendapunkte vor. Sie arbeiten bereits asynchron zusammen, indem sie klärende Fragen stellen und zur Erreichung von Agenda-Zielen beitragen. Es ist dadurch möglich, dass Agendaziele bereits erreicht werden und die Ausführung der resultierenden Aktionselemente beginnen kann.”

Die Vorbearbeitung wird in zwei Schritte unterteilt:

  1. Individuelle Vorbereitung

Um ein erfolgreiches Team-Meeting durchzuführen, müssen sich die Teilnehmer zunächst individuell vorbereiten. Die individuelle Vorbereitung stellt sicher, dass der Fokus auf die Erreichung der Ziele geschärft wird und die Agenda dann in der Sitzung problemlos durchgezogen werden kann. Sobald sich die TeilnehmerInnen ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten in der Sitzung bewusst sind, können sie sich individuell vorbereiten. So stellen sie sicher, dass bei jedem Agendapunkt das maximale Resultat erzielt wird. TeilnehmerInnen lesen die Sitzungsunterlagen durch, machen sich persönliche Notizen und machen sich bereits Gedanken zum Meeting-Ablauf.

  1. Asynchrone Zusammenarbeit 

Bei der asynchronen Zusammenarbeit arbeiten zwei oder mehr Personen zusammen, jedoch ortsunabhängig und nicht zwingend zur gleichen Zeit. Asynchrone Zusammenarbeit ist eine extrem produktive Kommunikationsart, um sich stets auf dem Laufenden zu halten zum Meeting-Prozess und Änderungen in der Agenda. Bei Sherpany tauschen wir uns via Meeting Management Software asynchron aus und sprechen mit unseren Kollegen über Agendapunkte. Wir bitten um Klarstellung und diskutieren kontroverse Themen mit den entsprechenden Teilnehmern bereits im Voraus. Dies führt zu fokussierten, effektiven und kürzeren Team-Meetings. 

Sitzungsdurchführung: Wie Sie ein effektives Team-Meeting leiten

Die zweite Phase des Managements effektiver Meetings umfasst die eigentliche Durchführung der Sitzung.

Nachdem Sie alle Schritte vor dem Meeting sorgfältig befolgt haben, sind Sie jetzt in der bestmöglichen Position, um Ihr Team-Meeting erfolgreich durchzuführen und zu leiten. Dank vordefinierten Rollen und Agendapunkten und gründlicher Vorbereitung treffen die Teilnehmer mit einem klaren Verständnis der Ziele des Meetings ein.

Jedes Meeting benötigt eine Moderatorin oder einen Moderatoren. Die Person, die das Meeting in Bewegung hält, Diskussionen leitet und alle TeilnehmerInnen miteinbezieht. Ein/e gute/r Meeting-ModeratorIn sollte auch Probleme identifizieren, die angegangen werden müssen, und den Problemlösungsprozess leiten. Dabei sollte jedoch das Risiko einer kognitiven Verzerrung (auch Bias genannt) in der Entscheidungsfindung verhindert werden.

Eine der Hauptaufgaben des Moderators oder der Moderatorin besteht darin, die Grundregeln der Sitzung durchzusetzen.

4. Grundregeln festlegen und einfordern

Das Festlegen von Meeting-Regeln ist wichtig, um den Sitzungsprozess klarer und produktiver zu gestalten. Da Organisationen heute vermehrt auf Webmeetings setzen, haben diese Grundregeln weiter an Bedeutung gewonnen. Bei den Grundregeln geht es sowohl um Meeting-Etikette als auch um Ergebnisse.

Hier haben wir für Sie ein paar der wichtigsten Grundregeln für ein gut geleitetes Meeting zusammengestellt:

  • Ansichten darlegen und echte Fragen stellen.Dadurch werden Argumente und Monologe in Gespräche verschoben, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer die Sichtweise aller verstehen können.

  • Alle relevanten Informationen teilen.Auf diese Weise erhalten die Teilnehmer umfassende Fakten, die eine produktivere Problemlösung und Entscheidungsfindung ermöglichen.

  • Verwendung konkreter Beispiele und Einigung darüber, was wichtige Wörter bedeuten.Dies garantiert ein gemeinsames Verständnis in Bezug auf Begriffe und Definitionen.

  • Begründung und Absicht erklären.Dies gibt Klarheit darüber, wie Schlussfolgerungen gezogen werden, und hilft den Teilnehmern zu erkennen, wo sich verschiedene Argumentationen bilden.

  • Konzentration auf Interessen, nicht auf Positionen.Dieser Schritt verlagert die Diskussion über Lösungen zur Ermittlung von Anforderungen, die erfüllt werden müssen, um ein Problem zu lösen. Dies reduziert Konflikte und demokratisiert den Problemlösungsprozess. 

  • Testen von Annahmen und Schlussfolgerungen.Dies bedeutet, dass das Team Entscheidungen nur aufgrund geprüfter Informationen trifft.

  • Gemeinsam die nächsten Schritte gestalten.Dies stellt sicher, dass sich alle Teilnehmer dazu verpflichten, gemeinsam als Team voranzukommen.

  • Diskutieren Sie nicht diskutierbare Themen.Dies stellt sicher, dass alle "Elefanten im Raum", die die Ergebnisse beeinträchtigen könnten, besprochen werden. Diese Punkte können nur in einem Team-Meeting gelöst werden.

Sobald die Grundregeln festgelegt sind, sollte der Moderator oder die Moderatorin der Sitzung verschiedene Moderations-Techniken einsetzen, um das Engagement aufrechtzuerhalten, die Zusammenarbeit zu verbessern und letztendlich sicherzustellen, dass die Sitzung effektiv ist.

5. Verschiedene Moderationstechniken anwenden

Der Start ins Meeting ist für den weiteren Ablauf Ihres Meetings zentral. Vermeiden Sie deshalb generische Einführungen wie zum Beispiel "Wie geht es allen?". Für eine effektive Sitzung sollten Sie das Buy-in aller SitzungsteilnehmerInnen erreichen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten. 

Hier haben wir einige Moderationstechniken zusammengestellt: 

  1. Eisbrecher

Vermeiden Sie Unternehmens-Jargon und alles, was zu ernst ist, und entscheiden Sie sich für etwas Unbeschwertes. Spiele wie der "Ein-Wort-Puls-Check" holt TeilnehmerInnen aus dem Alltagstrott und stärkt die Bindung zwischen den Anwesenden.

  1. Beziehung vor Inhalt

 Stellen Sie während der Sitzung Fragen, die die TeilnehmerInnen aus der Komfortzone holen. Damit gewinnen Sie die Aufmerksamkeit und erhöhen die Motivation und aktive Teilnahme. Fragen wie "Was ist der grösste Zweifel an einem der Projekte, an dem Sie gerade arbeiten?" sind ein guter Ausgangspunkt dafür.

  1. Fragen und Antworten effektiv nutzen

Mit Frage-Antwort-Runden können Sie das Engagement erhöhen und alle Meinungen an den Tisch kriegen. Haben Sie hier keine Angst vor Stille, lassen Sie viel Zeit, bis die Leute antworten, auch wenn es sich etwas unangenehm anfühlt.

  1. Aktive Teilnahme fördern

Stellen Sie unbedingt sicher, dass alle TeilnehmerInnen sich aktiv einbringen. Wenn alle Meinungen gehört werden, Positivität zum Ausdruck gebracht wird und negative Beschwerde-Zyklen schnell beendet werden, engagieren sich die TeilnehmerInnen eher und das Meeting bringt Sie als Team weiter. 

6. Sich auf die effiziente Erreichung von Zielen konzentrieren

Um effektive Meetings zu führen, müssen Sie sich auf Ziele konzentrieren. Es kann schwierig sein, Ihr Team-Meeting auf Kurs zu halten. Es gibt viele Wellen und manchmal auch Stürme, die Ihr Schiff zum Kentern bringen wollen. Orientieren Sie sich deshalb an einer gut geplanten Agenda, erfassen und verfolgen Sie die vergehende Zeit und verschieben Sie bestimmte Konversationen offline, wenn Sie vom Kurs abkommen. 

Um nicht vom Kurs abzukommen, müssen Sie diesen Weg in- und auswendig kennen. Machen Sie sich deshalb vorab mit den Elementen und dem Ablauf des Meetings vertraut. Stellen Sie auch sicher, dass alle TeilnehmerInnen die Ziele des Team-Meetings kennen und dass alle aufeinander abgestimmt sind. So ermöglichen Sie ein fokussiertes Team-Meeting und erreichen Ihre Ziele effizient. 

7. Aktionselemente definieren und Protokoll schreiben

Das Resultat eines erfolgreichen Team-Meetings sind umsetzbare Folgemassnahmen und ein klares Sitzungsprotokoll. Aktionselemente, die einzelnen Personen zugewiesen werden, erhöhen die Rechenschaftspflicht und die Eigenverantwortung und bedeuten, dass das Meeting greifbare Ergebnisse liefert. 

Gut geschriebene Aktionselemente sollten folgende Punkte umfassen: 

  • Eine klare Beschreibung der Massnahme
  • Ein Überblick darüber, warum sie wichtig ist 
  • Klare Definition der Verantwortlichkeiten 
  • Ein Hinweis auf die Prioritätsstufe
  • Ein Zeithorizont und eine klare Deadline 

Das Sitzungsprotokoll sollte eine klare Übersicht über die besprochenen Themen, die getroffenen Entscheidungen, die vereinbarten Folgemassnahmen und die Personen enthalten, denen sie zugewiesen wurden. Achten Sie beim Protokoll schreiben darauf, dass dieses einen klaren, nachvollziehbaren Überblick über den Ablauf des Meetings gibt.

Sitzungsnachbereitung: Was im Nachgang zum Team-Meeting zu machen ist

Die dritte Phase des erfolgreichen Meeting Managements erfolgt nach dem Team-Meeting.  Hier stellen Sie sicher, dass Ihr Meeting auch wirklich den maximalen Mehrwert herausholt. 

Nach Abschluss Ihres Team-Meetings müssen Sie sicherstellen, dass alle notwendigen Materialien verteilt, die Ergebnisse kommuniziert und die nächsten Schritte definiert werden. Nur so resultieren Ihre Diskussionen und Entscheidungen auch wirklich in konkreten Massnahmen. Mit einer dedizierten Meeting Management Lösung wie der von Sherpany können Sie alle TeilnehmerInnen über Aktualisierungen auf dem Laufenden halten, ohne einen Finger rühren zu müssen. 

Ihre Sitzungsnachbereitung sollte Folgendes umfassen: 

  • Das fertig gestellte und genehmigte Sitzungsprotokoll
  • Eine Übersicht über die wichtigsten Entscheidungen
  • Vereinbarte Massnahmen sowie Verantwortlichkeiten
  • Nächste Schritte

8. Protokoll fertigstellen und verteilen

Sorgen Sie dafür, dass das Protokoll möglichst schnell fertiggestellt und verteilt wird. Denn je schneller das Sitzungsprotokoll verteilt wird, desto schneller werden die Folgemassnahmen ausgeführt. Daher sollte diese Aufgabe so schnell wie möglich erledigt werden. Es kann sein, dass einige Bereiche des Protokolls später noch verfeinert oder detaillierter ausgearbeitet werden müssen.

9. Meeting-Feedback geben

Ein wesentlicher und häufig übersehener Schritt im Management von Team-Meetings ist das Einholen und Geben von Feedback zum Meeting. Machen Sie nicht denselben Fehler und holen Sie unbedingt Feedback ein. Diese Informationen unterstützen den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung. Das Feedback fliesst in regelmässige Retrospektiven ein, in denen Teams Fokuspunkte definieren, um ihre Sitzungen bis zum nächsten Rückblick zu verbessern.

10. Aktionen in die Tat umsetzen

Nun ja, man könnte sagen, dass dieser Schritt nicht mehr zum Meeting-Prozess gehört, sondern zum ganz normalen organisationalen Arbeitsalltag. Doch dieser Punkt ist so zentral, dass wir ihn nicht weglassen wollen. Ein formelles Meeting ist im Rückblick nur dann effektiv, wenn es zu greifbaren Ergebnissen führt. Daher ist die zeitnahe und erfolgreiche Ausführung der Aktionselemente das Lebenselixier für den Erfolg von Meetings.

Nun wären wir fast am Ende dieses Leitfadens. Doch einen wichtigen Punkt müssen wir noch ansprechen: Meeting-Tools.

Meeting-Technologie sinnvoll einsetzen

Nutzen Sie das Potenzial der Technologie. Denn Technologie spielt eine entscheidende Rolle in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von produktiven Team-Meetings. Auch wenn eine produktive Meeting-Kultur in erster Linie von den Menschen in Ihrem Team gefördert und gelebt werden sollte, unterstützt Sie Technologie sicherlich dabei. 

Eine dedizierte Meeting Management Software hilft Führungskräften und Unternehmen dabei, die drei Phasen des Sitzungsprozesses reibungslos zu durchlaufen und dabei die Zusammenarbeit zu verbessern. Immer mehr Unternehmen wie zum Beispiel führende Banken oder Versicherungsunternehmen verwenden solche Software in Ihren Führungsetagen und berichten von beachtenswerten Produktivitätssteigerungen im Meeting-Prozess. 

Insbesondere AdministratorInnen wie zum Beispiel Executive Assistants oder Corporate Secretaries sehen sich in der Organisation von Gremiensitzungen mit grossen Herausforderungen konfrontiert. Meeting Management Software kann hier die Belastung der MitarbeiterInnen des administrativen Supports durch die Verbesserung und Automatisierung von Prozessen und Arbeitsschritten erheblich verringern. Dies setzt natürlich wertvolle Zeit frei, die für wertschöpfendere Arbeit genutzt werden kann.

Wollen auch Sie die Produktivität des Meeting-Prozesses steigern?

Effektive Team-Meetings: Wert schaffen, anstatt ihn zu untergraben

Dies schliesst unseren Leitfaden zur Organisation eines effektiven Team-Meetings ab. Wenn Sie diese Schritte vor, während und nach Ihren Sitzungen befolgen, können Sie den Teufelskreis des Meetingwahns beenden und eine Meeting-Kultur fördern, die Mehrwert schafft, anstatt ihn zu untergraben. 

Wenn wir Ihren Appetit auf positive Veränderungen geweckt haben, dann lesen Sie mehr über das Azend®-Framework und die Art und Weise, wie wir bei Sherpany Unternehmen dabei helfen, ihre Arbeitsweise rund um Meetings zu optimieren. 

 


1. 'Decision making in the age of urgency', von Iskandar Aminov et al., McKinsey, 2019.
2. 'Meeting Status 2019 ', Doodle, 2019.
3. 'Tipps für eine effektive Vorbereitung und Durchführung eines Meetings', by Isabelle Odermatt, University of Zürich, 2011.
4. 'The Most Productive Meetings Have Fewer Than 8 People', by Paul Axtell, HBR, 2018.

Einblicke und Ressourcen

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Einblicke und Ressourcen

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Beispiele umfassen Inhalte zu:

  • Board Portalen und Meeting-Management-Softwares
  • Digitalisierung und digitale Sitzungen
  • Verwaltung & Compliance
  • Effiziente Leitung

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