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Die richtigen Teilnehmenden auswählen: die Zwei-Pizza-Regel und andere Sitzungstipps

Wir haben alle an Meetings teilgenommen, bei denen wir eigentlich nicht hätten anwesend sein sollen. Sitzungen, bei denen wir uns als reine Zuschauerinnen oder Passagiere gefühlt haben und bei denen für uns keine relevanten Ergebnisse erzielt wurden.

Dafür zu sorgen, dass dies nicht geschieht, liegt in der Verantwortung der sitzungsleitenden Person. Einer der ersten Schritte besteht darin, die richtigen Sitzungsteilnehmenden auszuwählen und ihnen spezifische Rollen zuzuweisen. Dies ist zentral, um eine gründliche Vorbereitung, ein aktives Engagement und eine gewisse Eigenverantwortung für den Sitzungserfolg zu gewährleisten. So kann die Produktivität der Sitzungen insgesamt gesteigert werden. Amazon-Gründer Jeff Bezos hat dafür die sogenannte Zwei-Pizza-Regel erstellt und auch die Meeting-Wissenschaft warnt vor Meetings mit zu vielen Anwesenden.

Bei Sherpany haben wir fast ein Jahrzehnt damit verbracht, mit europäischen Führungspersönlichkeiten zusammenzuarbeiten und herauszufinden, wo im Sitzungsprozess der Schuh drückt. Und haben dann gemeinsam Lösungen gesucht und gefunden. In diesem Artikel zeigen wir auf, was Sie bei der Auswahl von Sitzungsteilnehmenden und der Zuweisung von Sitzungsrollen beachten sollten. Dank unserer Best Practices können Sie sicherstellen, dass die Teilnehmenden Ihrer künftigen Sitzungen engagiert sind und volle Verantwortung für ein gelungenes Meeting übernehmen.

Zwei-Pizza-Regel und beitragsorientierte Teilnahme: die richtigen Teammitglieder auswählen

Die Auswahl der Sitzungsteilnehmenden entspricht in etwa der Auswahl der Teammitglieder für ein Fussballspiel. Sie wollen diejenigen Spieler*innen auswählen, die über die besten Fähigkeiten, das grösste Engagement für die Mannschaft und den Wunsch nach Erfolg verfügen. 

In vielen Fällen ist es ein Trugschluss, dass die Zusammenarbeit umso besser sein wird, je mehr Personen an einer Sitzung teilnehmen. Gemäss Paul Axtell, einem führenden Experten für Meetings, haben die produktivsten Sitzungen weniger als acht Teilnehmer.1 Daher sollte Ihre Teilnehmerliste kürzer sein, als Sie vielleicht denken. 

Eine andere Regel, die vielleicht absurd betitelte Zwei-Pizza-Regel, unterstützt diese Theorie. Amazon-Gründer Jeff Bezos, der diese in den Anfängen bei Amazon eingeführt hatte, legt fest, dass bei internen Meetings nur so viele Personen teilnehmen dürfen, dass sie von maximal zwei Pizzen satt werden. Angesichts der grossen Pizzen in den USA beträgt die Obergrenze also acht Personen. Die Zwei-Pizza-Regel trifft sich damit ziemlich genau mit den Ergebnissen aus der Meeting-Forschung.

Bei Sherpany haben wir in unserem Azend®-Framework für Meeting Management das Prinzip der beitragsorientierten Teilnahme festgelegt: “Wir nehmen bei Sitzungen nur teil, wenn wir einen sinnvollen Beitrag leisten können.” Die Idee dahinter ist, bei der Agenda-Erstellung aktiv darüber nachzudenken, wer die relevantesten Entscheidungstragenden und Mitwirkenden sind und alle anderen von einer obligatorischen Teilnahme zu befreien. Die beitragsorientierte Teilnahme kann so weit gehen, dass Teilnehmende die Sitzung verlassen, wenn sie zu den darauf folgenden Agendapunkten nichts mehr beitragen können. So können Frustrationen rund um unproduktive Geschäftsmeetings abgebaut werden. 

Wie wählen wir also bei einer endlichen Anzahl von Startplätzen diejenigen Mitglieder aus, die einem zum Sieg verhelfen sollen? Zu Beginn sollten Sie sich die folgenden vier Fragen stellen:

  1. Was sind die Ziele der Sitzung?

Bevor Sie Ihre Teilnehmenden auswählen können, müssen Sie sich über die Ziele im Klaren sein, die mit Ihrer Sitzung erreicht werden sollen. Es ist wichtig, die Ziele jeder Sitzung von Anfang an klar vor Augen zu haben, womit Sie auch eine Sitzung um der Sitzung willen vermeiden können.

  1. Wer kann beim Erreichen dieser Ziele helfen?

Es ist wichtig, die Fähigkeiten, Erfahrungen und Interessen der Personen zu berücksichtigen, die Sie zu Ihrer Sitzung einladen. Sie wollen sicher sein, dass sich alle Sitzungsteilnehmenden beteiligen werden. Denken Sie dabei an die Zwei-Pizza-Regel, denn wir tendieren schnell dazu, alle irgendwie betroffenen Personen einzuladen, auch wenn dies die Produktivität der Sitzung torpedieren wird.

  1. Wer ist vom Ausgang dieser Sitzung betroffen?

Bei der Auswahl von Sitzungsteilnehmenden muss berücksichtigt werden, wer von den Ergebnissen einer Sitzung betroffen sein wird und ob und wie diese Personen während des Sitzungsprozesses konsultiert oder einbezogen werden müssen. Schliesslich könnten diese Personen spielentscheidend sein, wenn es darum geht, die in einer Sitzung beschlossenen Massnahmen umzusetzen. Spezielle Meeting Tools und asynchrone Kommunikation erlauben es heutzutage, Personen im Prozess zu involvieren, ohne dass sie während einer Sitzung wirklich anwesend sein müssen.

  1. Wer sind die wichtigsten Entscheidungsträger*innen in jedem Bereich? 

Berücksichtigen Sie, wer in Ihrer Organisation den Einfluss hat, Dinge in Gang zu bringen. Hierbei kann es sich beispielsweise um Abteilungsleitende handeln, die danach alle Beteiligten für eine Veränderung mobilisieren sollen, oder um Fachleute, auf deren Wissen Sie sich bei Ihren Entscheidungen verlassen können. Der Einbezug der wichtigsten Entscheidungstragenden ist ein wichtiger Schritt zur Erreichung der Sitzungsziele.

Definition von Sitzungsrollen: eine Feldposition zuteilen

Nachdem Sie die Teilnehmenden ausgewählt haben, müssen Sie nun klare Sitzungsrollen und Verantwortlichkeiten zuweisen. 

Im Zusammenhang mit unserem Fussballspiel ist die Zuweisung von Sitzungsrollen gleichbedeutend mit der Entscheidung, welche Position die Spielenden einnehmen werden. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmenden Positionen besetzen, die ihren Fähigkeiten und ihrer Erfahrung entsprechen. Zum Beispiel würde man eine Torhüterin nicht bitten, als Stürmerin zu spielen. 

Als Minimum sollten in formellen Sitzungen folgende Rollen besetzt werden:

  • Organisation der Sitzung (Vorbereitung und Nachbereitung inklusive)
  • Verantwortung für jeden Agendapunkt
  • Protokollführung

Es kann sein, dass eine Person mehr als eine Rolle in Ihrer Sitzung einnimmt, oder dass dieselbe Person die gesamte Sitzung leitet. Hier gibt es ein gewisses Mass an Flexibilität und die Freiheit, die Personen auszuwählen, die die Rolle am effektivsten erfüllen können. Lassen Sie uns diese Rollen einzeln betrachten, um deren Zweck zu verstehen. 

Sitzungsleitung

Jede Sitzung braucht eine Sitzungsleitung. Zu den Aufgaben dieser Person gehört es, die Meeting-Regeln festzulegen, die Sitzung pünktlich anzufangen, das Engagement der Teilnehmenden sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass alle einen Beitrag leisten können.

Verantwortung für einen Agendapunkt 
 

Unabhängig von der Sitzungsleitung benötigt jeder Agendapunkt eine verantwortliche Person, am besten eine Fachkraft auf diesem Gebiet. Deren Aufgabe besteht darin, das gesetzte Ziel eines Agendapunktes zu erreichen, indem sie eine effektive Diskussion ermöglicht, das Engagement fördert und entscheidet, wann ein Gespräch "offline" genommen werden soll. Dadurch wird sichergestellt, dass die Diskussionen nicht zu lange dauern und dass jede Person die Möglichkeit hat, sich einzubringen.

Protokollführung

Die Erstellung von Sitzungsprotokollen ist ein wesentlicher Bestandteil formeller Sitzungen - insbesondere wenn es um geschäftsrelevante Management Meetings geht. Je nach Firma und Meeting-Art nehmen dedizierte Protokollführende an der Sitzung teil oder “normale” Teilnehmende übernehmen diese Aufgabe. Es gibt auch Firmen, in denen sich die Führungskräfte abwechseln, so dass es nicht jedes Mal dieselbe Person macht. Die Sitzungsprotokolle spielen auch eine rechtliche Rolle, indem sie eine prüfbare Aufzeichnung der Diskussionen, Abstimmungen und Entscheidungen liefern. Sie erfüllen auch einen wichtigen administrativen Zweck, da sie es den Führungskräften ermöglichen, sich kurz und knapp über vergangene Sitzungen zu informieren. Eine Protokoll-Vorlage kann die Protokollführung wesentlich vereinfachen. 

Sitzungsorganisation
 

Die Sitzungsorganisation ist mit der gesamten Organisation, Logistik und Nachbereitung einer Sitzung beauftragt ist. Der*die Sitzungsorganisierende koordiniert die Kalender, entwirft die Meeting-Agenda, verteilt die Sitzungsunterlagen und organisiert die Folgekommunikation. Bei formellen Gremiensitzungen der obersten Führungsetage kümmern sich oft Executive Assistants oder das Sekretariat der Sitzungsleitung um die Organisation.

Sitzungsteilnehmende

Wie bereits erwähnt, sollten die Teilnehmenden einen Beitrag zur Sitzung als Ganzes oder zu einem bestimmten Agendapunkt leisten können. Sie sollten sich gründlich vorbereiten und bereits vor der Sitzung asynchron mit anderen zusammenarbeiten. Ganz nach dem Prinzip der beitragsorientierten Teilnahme sollen Teilnehmende ein Meeting verlassen, wenn sie keinen wichtigen Beitrag mehr leisten können und sie die besprochenen Themen zu wenig stark betrifft.

Manchmal kann es auch hilfreich sein, für Ihre Sitzungen weniger formelle Rollen zu definieren, um so das Engagement zu fördern. Dies kann besonders effektiv für Team-Meetings sein. In einem kürzlich erschienenen Artikel von Forbes wurde beispielsweise die Rolle der “Kundenanwältin” vorgeschlagen.2 Die Verantwortung dieser Person besteht darin, sich ständig zu fragen: "Was würde die Kundschaft denken?" und sich auf dieser Grundlage an den Diskussionen zu beteiligen.

Zwei-Pizza-Regel, beitragsorientierte Teilnahme und Sitzungsrollen: jede Sitzung ist einzigartig

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Sitzungsteilnehmenden die Relevanz der Sitzung für die einzelnen Personen sowie den Beitrag, den sie leisten können. Die Erkenntnisse aus diesem Artikel - beispielsweise die Zwei-Pizza-Regel oder die beitragsorientierte Teilnahme - sollten Sie dabei im Hinterkopf behalten. Halten Sie die Anzahl Teilnehmenden der Sitzungen möglichst klein - in den unsterblichen Worten von Dieter Rams: “Weniger, aber besser”.3  Qualität vor Quantität ist auch im Sitzungskontext wesentlich, da zusätzliche Teilnehmende die Konzentration und das Engagement Ihrer Sitzung verringern könnten. 

Was die Zuweisung von Sitzungsrollen betrifft, so gibt es keine “Einheitslösung”. Jede Sitzung ist einzigartig und die Sitzungsrollen sollten klar auf die Sitzungsziele abgestimmt werden. Während einige Sitzungsrollen (z. B. Protokollführung) insbesondere bei formellen Sitzungen standardisiert sind, können Sie andere Rollen und Aufgaben je nach  Kultur, Bedarf und Ziele massgeschneidert für die jeweiligen Sitzungsformate anwenden. 

Wenn Sie die Ziele jedes Agendapunktes klar festegelegt und Ihre Teilnehmerliste sorgfältig erstellt haben, sollte es danach wesentlich einfacher sein, die richtigen Sitzungsrollen zuzuweisen.

 


1. 'The Most Productive Meetings Have Fewer Than 8 People', P. Axtell, HBR, 2018.
2. 'Bringing The Voice Of The Customer Into Your Meetings', Forbes, 2018.
3. 'Less, But Better', D. Rams, 1995.

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