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Übersicht über Meeting-Tools: Von der Videokonferenz zum umfassenden Meeting Management

In der momentanen Wirtschaftslage – geprägt von den Auswirkungen einer globalen Pandemie, politischen und regulatorischen Unsicherheiten und schneller Disruption – besteht ein riesiger Bedarf an effektiver Führung. Mehr denn je müssen jetzt wichtige Entscheidungen über die Zukunft von Unternehmen getroffen werden. Führungskräfte müssen die Situation fortlaufend überprüfen, verschiedene Handlungsoptionen evaluieren, strategische Entscheidungen treffen und umsetzen sowie regelmässig Bilanz ziehen.

In der momentanen Phase, in der wegen wirtschaftlichem Druck kein Stein auf dem anderen bleibt, werden bestehende Geschäftsprozesse, Kosten und Arbeitsweisen besonders unter die Lupe genommen. Aber aus unerklärlichen Gründen bleiben Meetings und Meeting-Tools bei dieser Produktivitätsüberprüfung oft auf der Strecke. Und dies, obwohl die in unproduktiven Geschäftsmeetings verschwendeten Gehaltskosten enorm sind: Doodle1 schätzt die versunkenen Kosten in Deutschland auf 65 Milliarden Euro pro Jahr, das Beratungsunternehmen Bain & Company2 gar auf 20 % der Wirtschaftsleistung, also etwa 800 Milliarden Euro. Und die Auswirkungen gehen noch viel weiter, denn die deutsche Meeting-Wissenschaftlerin Nale Lehmann-Willenbrock zeigt auf, dass die Meeting-Kultur der Spiegel für den Unternehmenserfolg ist. Meetings sind ein zentraler Treiber der Teamproduktivität und der Mitarbeiterzufriedenheit.

Diese Zahlen und Fakten sind erschütternd, und wirken angesichts der schier endlosen Anzahl an Meeting-Tools, die für die Produktivitätssteigerung von Team-Meetings eigentlich zur Verfügung stehen, schon fast ironisch. Mit ein Grund für den oben beschriebenen Status Quo sind die Denkweisen von Führungskräften, und ein fehlendes Bewusstsein über das Problem und mögliche Lösungen. Wenn wir das Unternehmen als ein Schiff und die Führungskräfte als die Kapitän*innen betrachten, dann sollten Meetings als das Ruder betrachtet werden, das schnelle Richtungsänderungen ermöglicht und das Schiff auf Kurs hält. Und Meeting-Tools dienen dabei als Unterstützung, auch wenn es für einen tief greifenden Wandel natürlich mehr braucht als “nur” Technologie. 

Dieser Artikel soll Führungskräften dabei helfen, erfolgreich auf digitale Arbeitsweisen umzustellen und ihr wichtigstes Führungsinstrument besser zu nutzen: Meetings.

Meeting-Tools: Es gibt noch viel brachliegendes Potenzial

So schnell wie im Jahr 2020 haben sich Arbeitspraktiken noch nie verändert und weiterentwickelt. Und auch die Meeting-Landschaft wurde so ziemlich auf den Kopf gestellt: 

  1. Krisensituationen und die räumliche Distanz erfordern mehr Abstimmung und Koordination, wodurch die Anzahl Meetings weiter angestiegen ist.
     
  2. In Videokonferenzen und Online-Meetings ist es noch schwieriger, Mitwirkende zu inspirieren und sie zur aktiven Teilnahme anzuregen.
     
  3. Den ganzen Tag in virtuellen Meetings zu verbringen, ist ermüdend (Stichwort “Zoom-Fatigue”). Umso wichtiger sind durchgeplante, ausführlich vorbereitete und kürzere Meetings.
     
  4. Die Situationen, in denen positiv Führungseinfluss genommen werden kann, sind weiter geschrumpft. Meetings sind so ein noch wichtigeres Forum geworden.

Das mobile Arbeiten und die bereits zuvor bestehenden Meeting-Herausforderungen zwingen Führungskräfte und Unternehmen also zu einem Umdenken beim Thema Meetings. Moderne Arbeitsweisen und Meeting-Tools sind dabei eine wichtige Stütze, wenn sie denn richtig eingesetzt werden. Sie unterstützen uns – um den Kapitänsvergleich wieder aufzunehmen – dabei, selbst im Sturm die Takelage des Bootes aufrechtzuerhalten, die Segel richtig zu setzen und mit voller Kraft vorwärts zu kommen. 

Zu diesen Meeting-Tools, im weiteren Sinne, gehören:

  1. Videokonferenz- und Kommunikations-Tools

Die vielleicht bekannteste Komponente des Ökosystems der Meeting-Tools sind die Videokonferenz-Lösungen. Zu den bekanntesten Anbietern gehören:

  • Zoom
  • Cisco WebEx
  • Skype for Business
  • GoToMeeting
  • Google Meet

Neben der eigentlichen Konferenzlösung bieten diese Anbieter zusätzlich oft Bildschirmfreigabe, Chat und eine Aufnahmefunktion an, und es gibt zahlreiche Filter und Add-ons, die über den Anbieter selber oder über Drittanbietern hinzugefügt werden können. Es drängen auch neue Anbieter auf den Markt, die virtuelle Team-Meeting-Räume anbieten, die Virtual-Reality-Technologie nutzen oder Video-Avatare in eine auswählbare Landschaft einbauen.

Videokonferenz-Lösungen erlauben die eigentliche Durchführung von Online-Meetings, spielen aber bei der wichtigen Vorbereitung – die laut der Meeting-Wissenschaft rund 80 Prozent des Meeting-Erfolgs ausmacht3 – und Nachbereitung von Meetings keine Rolle. Zudem haben einige dieser Lösungen hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz grosse Bedenken ausgelöst. Videokonferenz-Tools werden oft fälschlicherweise als die einzigen Meeting-Tools angesehen.

In Zeiten von COVID19 haben die meisten Unternehmen und Teams, die zuvor oft im gleichen Büro oder Gebäude arbeiteten, die Notwendigkeit für ein unternehmensweites Kommunikations-Tool erkannt. Die grössten Tech-Anbieter sind Slack und Microsoft Teams. Diese Tools ermöglichen es Teams, offen in Foren und direkt über Sofortnachrichten zu kommunizieren, und bieten Videokonferenzfunktionen, die sich oft am besten für Einzelgespräche oder kleinere Gruppen eignen. Solche Tools sind von zentraler Bedeutung für die Förderung einer transparenten Unternehmenskultur und einer effektiven Kommunikation über alle geografischen Grenzen und Zeitzonen hinweg. Im Meeting-Prozess können über solche Kommunikations-Tools offene Fragen asynchron geklärt werden und Diskussionen auch schon vor dem Meeting angestossen werden.

  1. Tools für das Dokumentenmanagement

Die Zeiten, in denen Dokumente gedruckt, physisch bearbeitet und in Ordnern abgelegt wurden, sind zum Glück in den meisten Unternehmen vorbei. Tools wie Google Docs oder Microsoft Office 365 ermöglichen es Teams, bei der Dokumentenproduktion zusammenzuarbeiten, ganz gleich, wo auf der Welt sie sich befinden. Dies erleichtert sowohl die Versionskontrolle als auch die asynchrone Zusammenarbeit, wobei letztere für effektive Meetings zentral ist. Diese Produkte sind zwar nicht speziell für Meetings konzipiert, werden aber von Teams zur Zusammenarbeit während des gesamten Meeting-Prozesses verwendet. So werden zum Beispiel Agenden in Google Docs erstellt, während des Meetings eine Power-Point-Präsentation per Screensharing geteilt oder zugeteilte Folgemassnahmen in einer Excel-Tabelle an alle Involvierten kommuniziert. 

Wenn ein Meeting-Prozess zu stark abhängig ist von solchen Dokumenten, besteht die Gefahr, dass viel Zeit damit verschwendet wird, diese Dokumente in komplizierten Ordnerstrukturen wiederzufinden. Es werden falsche Links herumgeschickt und Informationen aus früheren Meetings sind plötzlich nicht mehr oder nur mühselig auffindbar. Zudem kommt hinzu, dass Dokumentenmanagement-Tools oft die Best Practices rund um Meetings nicht genügend gut unterstützen, da sie ja nicht per se für Meetings konzipiert wurden. 

  1. Auf Teilaspekte spezialisierte Meeting-Tools

In den letzten Jahren sind immer mehr Meeting-Tools auf den Markt gekommen, die sich auf einen Teilaspekt des Meeting-Prozesses (z. B. Feedback) oder nur auf eine spezielle Art von Meetings (z. B. One-on-One-Meetings) spezialisieren. Wir haben ein paar dieser Kategorien für Sie zusammengetragen:

  • Terminplanung: Diese Tools helfen dabei, einen gemeinsamen Termin zu finden, der allen Mitwirkenden passt.
     
  • Analytik und Ratings: Diese Tools sammeln Daten über die Qualität von Meetings und liefern Führungskräften die Grundlage zur Verbesserung künftiger Meetings.
     
  • Befragungen und Abstimmungen: Mit diesen Tools können Teilnehmende mit dem*der  Sitzungsleitenden interagieren, die Resultate und Meinungen können in Echtzeit ins Meeting eingebaut werden.
     
  • Virtuelle Zusammenarbeit: Diese Kategorie von Meeting-Tools unterstützen die gemeinsame Zusammenarbeit im Meeting, zum Beispiel mit Online-Notizzetteln und Whiteboards fürs Brainstorming.
     
  • KI-gesteuerte Sitzungsprotokolle und Analytik: Solche Tools nutzen künstliche Intelligenz (z. B. Sprachverarbeitung, Stimmungsanalyse), um aus Audioaufzeichnungen Protokolle zu erstellen, Gesprächscoaching in Echtzeit anzubieten und Meetings zu analysieren. Diese Art von Meeting-Tools steckt noch eher in den Kinderschuhen.
  1. Holistische Meeting Management Softwares 

Meeting Management Softwares kommt beim Lösen der eingangs erläuterten Herausforderungen eine Schlüsselrolle zu. Wieso? Weil sie den gesamten Meeting-Prozess strukturieren und optimieren sowie die Beteiligten nahtlos durch die Phasen vor, während und nach dem Meeting führen. Eine gute Meeting Management Software unterstützt einen auf Best Practices beruhenden Prozess und gibt Beteiligten den Anstoss, sich produktive Verhaltensweisen anzueignen.

Die Meeting Management Software von Sherpany, beispielsweise, beruht auf dem eigens entwickelten Azend®-Framework für produktives Meeting Management, das anhand der neuesten Erkenntnissen aus der Meeting-Wissenschaft erstellt wurde und Best Practices aufzeigt. Der Sitzungsvorbereitung wird dabei viel mehr Aufmerksamkeit geschenkt, denn sie macht 80 Prozent des Meeting-Erfolgs aus. Durch eine verbesserte Planung und asynchrone Zusammenarbeit vor dem Meeting werden Themen schon so weit vorangetrieben, dass nur noch die wichtigsten Agendapunkte im Meeting diskutiert werden. Dies führt zu fokussierteren und kürzeren Meetings und weniger anwesenden “Zuschauer*innen”.

Hier stellen wir kurz die wichtigsten Funktionalitäten einer Meeting Management Software vor:

Vorbereitung

  • Modul für die einfache und detailgetreue Planung einer Meeting-Agenda
  • Hinzufügen von Unterlagen zu jedem Agendapunkt
  • Persönliche Notizen zur Vorbereitung
  • Kommentare, um offene Punkte zu klären und Diskussionen anzustossen
  • Rechtskräftige Abstimmung per digitalem Zirkularbeschluss (auch Umlaufbeschluss genannt)

Durchführung

  • Unterstützung bei der Umsetzung der Meeting-Agenda (z. B. Präsentiermodus, Zugriff auf Agenda und Unterlagen)
  • Mit Agendapunkten vorausgefüllte Protokolle
  • Zuweisung von Aufgaben
  • Abgabe von Meeting-Feedback

Nachbereitung

  • Verteilung und Genehmigung des Protokolls
  • Überblick über alle Aufgaben (inklusive Notifikationen)
  • Erkenntnisse zur Meeting-Performance
  • Revisionssichere Archivierung aller Informationen

Durch die holistische Herangehensweise werden Meetings nicht nur effektiver, Nutzende können auch viele manuelle Aufgaben automatisieren und Zeit sparen. Das deutsche Unternehmen Röchling-Gruppe schätzt die Optimierungen in Effektivität und Effizienz dank Sherpany auf 20 %. Der CEO der Zuger Kantonalbank spart 6 Stunden pro Woche beim Meeting Management ein.

Meeting-Tools: Nutzen Sie das volle Potenzial Ihrer Meetings

Meetings sind die lenkende Kraft eines Unternehmens und daher von entscheidender Bedeutung für den Wissensaustausch, die Entscheidungsfindung und die Zusammenarbeit. Da unsere Welt immer dezentraler und gleichzeitig vernetzter wird, steigt der Bedarf an produktiven Meetings noch mehr.

Doch leider sind Meetings allzu oft ein blinder Fleck in Organisation und werden bei Produktivitäts-Überprüfungen einfach übersehen. Dies muss sich ändern. Wir bei Sherpany verfolgen die Vision einer Welt, in der jedes Meeting zählt. Im Zeitalter der digitalen Transformation nehmen innovative und effektive Meeting-Tools eine zentrale Rolle ein. Sie erlauben es Führungskräften – um den Schiffsvergleich noch ein letztes Mal zu bedienen – das Ruder des Bootes herumzureissen, den Kurs zu ändern und letztlich das Ziel zu erreichen ohne Angst vor dem Kentern.

Daher sollten Meeting Management Tools ganz oben auf der Liste der digitalen Tools stehen, die Führungskräfte einsetzen sollten. Denn schliesslich liegt es sowohl in ihrer Verantwortung als auch in ihrem Interesse, das Beste aus ihren Meetings und ihrer Zeit herauszuholen. 

 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sherpany mehr als 300 Unternehmen dabei unterstützt, das volle Potenzial ihrer Meetings zu entfalten, dann wenden Sie sich bitte an uns.

Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren

 


1. 'The state of meetings report: Consequences of poorly organised meetings', Doodle, 2019.
2. 'Meetings kosten die Wirtschaft Milliarden', WirtschaftsWoche, Juni 2017.
3. 'Tipps für eine effektive Vorbereitung und Durchführung eines Meetings', by Isabelle Odermatt, University of Zürich, 2011.

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Unsere Inhalte legen einen Fokus auf folgende Themen:

  • Meeting Management
  • Digitale Transformation
  • Agile Führung

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