Fallstudien

Eine echte Geschäftslösung für den Flughafen Genf

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Herausforderung

Reduzierung der Papier- und E-Mail-Flut bei der Organisation von Sitzungen von Führungsteams mit einer gleichzeitigen Verbesserung der Datensicherheit.

Ergebnis

Mit Sherpany speichert der Flughafen Genf alle Sitzungsdokumente zentral und digital ab. Dies erhöht sowohl die Effizienz als auch die Datensicherheit. 

Sicherheit ist Teil des Kerngeschäfts eines Flughafens. Mit dem Aufkommen neuer Technologien und Digitalisierungsprozesse ist es wichtig, in der gesamten Unternehmensstruktur stets die höchste Sicherheit zu gewährleisten - in jedem Prozess. Wie viele andere Unternehmen auch wollte der Flughafen Genf digitale Prozesse einführen und gleichzeitig deren Sicherheit gewährleisten. Der erste Ausgangspunkt waren dabei die Sitzungen des Verwaltungsrates.

"Viel Papier und viele E-Mails", so definierte der CIO des Genfer Flughafens, Massimo Gentile, den bisherigen Sitzungsprozess des Verwaltungsrates, der etwa 10 Mal im Jahr tagt. Die Abhängigkeit von gedrucktem Papier behinderte die Verwaltung und Übermittlung von Informationen - insbesondere vertraulicher Informationen - und bei E-Mails bestand das Risiko, dass sie übersehen und nicht gelesen werden. In allen Fällen war das Ergebnis immer viel Arbeit für den Verantwortlichen dieses Organisationsprozesses.


Es war notwendig, den Prozess zu überdenken, um einen reibungslosen Ablauf und gleichzeitig die maximale Sicherheit zu gewährleisten. Kurz gesagt, der Flughafen Genf benötigte ein sicheres System, das in der Lage ist, die Zentralisierung und den sicheren Austausch von wichtigen Informationen zu gewährleisten. Auf Wunsch des Vorsitzenden des Verwaltungsrates begann Massimo Gentile mit der Suche nach möglichen Lösungen für das Meeting Management.

 

Sicherheit: ein hochrangiges Risikokonzept

Heutzutage sind Organisationen mit digitaler Transformation, strengen Vorschriften und der Notwendigkeit konfrontiert, diese Anforderungen auf allen Ebenen und Dimensionen des Unternehmens - einschliesslich der Datensicherheit - zu erfüllen. Für den CIO Massimo Gentile ist es "nicht möglich, ein starkes Sicherheitssystem im gesamten Unternehmen zu implementieren, ohne die oberen Führungsebenen zu berücksichtigen."

Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung hatte Herr Gentile drei Optionen zur Auswahl: eine interne und zwei externe, darunter die Meeting Management Software von Sherpany.

Um den Sitzungsprozess des Verwaltungsrates zu verbessern, war es wichtig, eine Software zu verwenden, mit der alle Informationen auf äusserst sichere Weise zentralisiert und verwaltet werden können, und die eine benutzerfreundliche und intuitive Benutzeroberfläche bietet. Die einfache Handhabung war einer der Hauptgründe, um Herrn Gentile zu überzeugen: „Ich habe mit Ihrem Kollegen zusammengearbeitet und er hat mir die Software gezeigt, nach 15 Minuten hatte ich es verstanden. Es war sehr einfach zu bedienen.” Während er die Software kennen lernte, teilte uns der CIO mit, dass das Wasserzeichen besonders interessant für das Team sei, beispielsweise für die Verwaltung von vertraulichem Material, und verwies auch auf die Vorteile, die die Nachverfolgung von Informationen mit sich bringt. Abgesehen davon musste die Lösung in jedem Schritt des Prozesses für Sicherheit sorgen - Sherpany wurde ausgewählt. Der Implementierungsprozess sei "wirklich beeindruckend" gewesen, so die Worte des CIO, der erneut die Benutzerfreundlichkeit der Meeting Management Software hervorhob. "In wenigen Minuten oder Stunden können mit der Nutzung der Software beginnen."

Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Software von allen Nutzern verwendet wird. "Wir möchten nicht, dass nur die Hälfte der Board-Mitglieder die Software verwendet, denn in diesem Fall müssten zwei verschiedene Prozesse eingehalten werden: der digitale und der Papierprozess. Und so ziehen Sie nicht den grössten Nutzen aus der Software. Deshalb mussten wir Zeit in die Schulung investieren und wurden von Sherpany dabei sehr unterstützt", erklärte Massimo Gentile.

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Eine Software für Sicherheit und Vertraulichkeit, Effizienz und Aufgabentrennung

Die Gewöhnung an die Software ist von Person zu Person unterschiedlich. Für einige neue Benutzer war die Einführung blitzschnell und dauerte nur einige Tage oder in einigen Fällen sogar nur Stunden. Andere Benutzer wurden vom Customer Success Team von Sherpany nach ihren individuellen Bedürfnissen unterstützt. Am Ende war dieser Ansatz erfolgreich und die Sitzungsmanagement Lösung wird heute von allen 20 Mitgliedern des Verwaltungsrates genutzt.

 

Heute, nach 3 Jahren, nutzen sie die Lösung noch immer. Es war nicht vorübergehend - sondern eine echte Geschäftslösung für unser Board.

Massimo Gentile
CIO des Genfer Flughafens

Für den CIO des Genfer Flughafens liegen die Vorteile der Implementierung der Meeting Management Software von Sherpany auf der Hand: eine vollständige Garantie in Bezug auf Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten für alle Benutzer, eine deutlich verbesserte Effizienz der internen Prozesse und eine einfache Anwendung des Prinzips der Aufgabentrennung innerhalb des Tools - was besonders wichtig ist, wenn es um Board-Sitzungen geht. “Offensichtlich funktioniert es", sagt Massimo Gentile.

Stehen Sie in Ihrem Unternehmen vor den gleichen Herausforderungen? Wir können Ihnen helfen.

Über den Flughafen Genf

Der Flughafen Genf, in der Schweiz, wurde im Jahr 1920 gebaut und zwei Jahre später starteten die ersten kommerziellen Flüge. Heute beschäftigt der Flughafen über 12’000 Menschen und verzeichnet jährlich mehr als 17 Millionen Passagiere. Wir hatten die Ehre, mit Massimo Gentile, der seit 2007 im Unternehmen und derzeit als CIO für die Technologieleitung verantwortlich ist, über die Erfahrungen des Unternehmens mit der Meeting Management Software Sherpany zu sprechen.

Um mehr zu erfahren, besuchen Sie die Website.

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