Fallstudien

Wie Agilität in Sitzungen zu besseren Entscheidungen führt

Rolf Watter, chairman of PostFinance AG and a board member of Aryzta AG, AP Alternative Portfolio and of the privately held Faber Castell (Holding) AG

Herausforderung

Trotz zunehmender externer Komplexität vollumfänglich bereit zu sein, als Verwaltungsratspräsident der PostFinance AG wichtige Entscheidungen zu treffen.  

Ergebnis

Dank der effizienteren Sitzungsvorbereitung mit Sherpany spart Prof. Watter 20 % der Vorbereitungszeit ein und kann die Board-Fragen vollständiger beantworten.

Entscheidungen zu treffen liegt in der DNA von Rolf Watter: Er schätzt, dass er Im Laufe seiner Karriere an "mehr als 5000 Entscheidungen" von Führungsgremien beteiligt war. Als Direktor bei grossen Schweizer börsenkotierten Unternehmen wie der Zurich Insurance Group, Syngenta und Nobel Biocare nahm er an hochrangigen Entscheidungen teil und erkannte, dass eine gut gefällte Entscheidung ein tiefes Wissen über die Durchführung effizienter Sitzungen erfordert.

Heute ist Rolf Watter Präsident des Verwaltungsrates der PostFinance AG und Mitglied mehrerer weiterer Führungsgremien. Lassen Sie uns also von ihm lernen, wie man bessere Entscheidungen trifft.

 

Geschäftsentscheidungen müssen so effizient wie möglich getroffen werden

Rolf Watter hat frühzeitig erkannt, dass die hohe Komplexität des heutigen Geschäftsumfelds eine umfassende Vorbereitung der Führungskräfte erfordert, bevor wichtige Entscheidungen getroffen werden können. Das war einer der Hauptgründe, warum er schon früh Anwender wurde der Sitzungsmanagement-Software von Sherpany.

Heute ermöglicht ihm Sherpany, alle Sitzungsunterlagen jederzeit zugänglich zu haben und sich auf die wichtigsten Themen zu konzentrieren. “Je mehr Informationen zur Verfügung stehen, desto wichtiger wird es, die relevanten Faktoren auszuwählen. Sobald diese definiert sind, folgen Entscheidungen leicht.” Dank der Sherpany-Software kann sich Rolf Watter viel effizienter auf Sitzungen vorbereiten, was seine individuelle Vorbereitungszeit um bis zu 20 % verkürzt.

 

Entscheidend ist, dass man alle relevanten Informationen zur Verfügung hat.

Prof. Dr. iur. Rolf Watter
Präsident des Verwaltungsrates der PostFinance AG und Mitglied mehrerer weiterer Führungsgremien


Die Vorteile einer agilen Sitzungskultur im Entscheidungsprozess

Sherpany unterstützte Rolf Watter dabei, in den Führungsgremien eine agilere Sitzungskultur zu etablieren, was sich positiv auf den Entscheidungsprozess auswirkte. Er hebt insbesondere die verbesserte Möglichkeit hervor, vor der Sitzung mit Kollegen und der Geschäftsleitung über Agendapunkte zu kommunizieren. Sherpany Discours® ermöglicht es, Diskussionen vorwegzunehmen, Gespräche zu führen und um Klärung zu bitten, bevor die Sitzung überhaupt beginnt. Dies ermöglicht eine erhebliche Zeitersparnis während der Sitzung selber. “Es geht nicht darum, alle Probleme mit diesem Tool zu lösen, sondern sicherzustellen, dass wir alle relevanten Informationen zur Verfügung haben", sagt Watter. Diese ausführliche Vorbereitung auf Themen ermöglicht es ihm auch zu erkennen, wann zusätzliches Fachwissen benötigt wird: Dies kann beispielsweise bedeuten, dass er weitere Mitglieder der erweiterten Geschäftsleitung zur Sitzung einlädt. Die Ergebnisse einer agileren Sitzungskultur und einer besseren Kommunikation waren bald sichtbar: "Wir können nun alle Fragen des Verwaltungsrates viel effizienter beantworten."

Watter sieht Agilität in Sitzungen als "ein sehr wichtiges Thema" und betont, dass eine agilere Sitzungsvorbereitung letztendlich "die Entscheidungsqualität verbessert" und zu produktiveren Sitzungen führt: "Die Produktivität hat auch zugenommen, weil die Sitzungsunterlagen auf einfache Weise aktualisiert werden können.” Dies hilft Führungskräften, neuen geschäftlichen Herausforderungen gewachsen zu sein und neue Chancen zu nutzen. Durch den Einsatz eines digitalen Tools übernehmen Führungskräfte auch die volle Verantwortung als Vorbilder für die digitale Transformation. “Ein nur mit Papier arbeitender Vorstand kann digitale Themen nicht glaubwürdig diskutieren, wenn er nicht versucht, so viel wie möglich von seiner eigenen Arbeit in die digitale Welt zu verlagern.”

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Die rechtzeitige Umsetzung von Entscheidungen sicherstellen

Ein weiterer Schritt, um Agilität in Sitzungen zu erreichen, besteht darin, die rechtzeitige Umsetzung einer Entscheidung sicherzustellen. Watter: “Dann ist es natürlich entscheidend, dass der Vorsitzende und der Sekretär in der nächsten Sitzung den gleichen Agendapunkt wieder einplanen, damit alle sehen, was getan wurde.” Letztendlich ist die rechtzeitige Umsetzung einer getroffenen Entscheidung eines der Ziele agiler Sitzungen. So kann eine agile Sitzung nur dann als erfolgreich angesehen werden, wenn alle Entscheidungen korrekt und rechtzeitig ausgeführt wurden. Es liegt an den Führungskräften, Aufgaben zu delegieren und den Erfolg jeder Entscheidung zu verfolgen.

Angesichts der positiven Auswirkungen von Agilität auf das Gesamtergebnis einer Sitzung sieht Rolf Watter ein großes Potenzial für alle Führungsteams, ihre Sitzungsprozesse zu verbessern. Er hat keinen Zweifel daran, dass die Geschäftsleitung und das obere Management auch von einer besseren Kommunikation und Effizienzsteigerung während der Sitzung profitieren könnte. Um in der heutigen komplexen Geschäftsumgebung erfolgreich zu sein, ist es für jedes Unternehmen unerlässlich, eine agile Sitzungskultur zu pflegen.

Stehen Sie in Ihrem Unternehmen vor den gleichen Herausforderungen? Wir können Ihnen helfen.

Über Rolf Watter

Prof. Dr. iur. Rolf Watter ist ein preisgekrönter Anwalt für M&A-Transaktionen mit zusätzlicher Expertise in den Bereichen Corporate Governance und Kapitalmarkttransaktionen. Er ist Rechtsprofessor an der Universität Zürich und Partner der renommierten Schweizer Anwaltskanzlei Bär & Karrer. Watter ist derzeit Verwaltungsratspräsident der PostFinance AG und Mitglied mehrerer weiterer Verwaltungsräte (Ceva Logistics AG, Aryzta AG, Faber-Castell AG und AP Alternative Portfolio AG).

Watter schätzt, dass er schon an weit über 5000 Entscheidungen von Führungsgremien beteiligt war. Eine seiner wichtigsten Schlüsselerfahrungen ist, dass Entscheidungen so effizient wie möglich getroffen werden müssen.

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