Warum es an der Zeit ist, Meetings effizienter zu gestalten

Meetings sind ein grundlegender Bestandteil der Arbeitsabläufe in jedem Unternehmen und ermöglichen es Führungskräften, ihre Teammitglieder zusammenzubringen und wichtige Angelegenheiten zu besprechen. Schlecht geplante und unproduktive Meetings führen jedoch zu Frustration, Desinteresse und Zeitverschwendung. Daher ist es für Führungskräfte entscheidend, ihre Meetings unter Kontrolle zu haben und diese strukturiert, effizient und ergebnisorientiert zu gestalten. 

In diesem Artikel befassen wir uns mit den Kosten ineffektiver Meetings und den häufigen Herausforderungen, denen Führungskräfte dabei gegenüberstehen. Außerdem geben wir praktische Tipps, die Sie implementieren können, um effizientere Meetings durchzuführen und die Produktivität zu maximieren. Wir haben auch einen “Entscheidungsbaum” beigefügt, der Ihnen zeigt, ob Sie Ihre Meetings im Griff haben – oder nicht.

Das Dilemma: Schlechte Meetings sind kostspielig

Die direkten Kosten von unproduktiven Meetings

Meetings können teuer sein – sowohl zeitlich als auch finanziell. Laut Analysten-Einschätzungen belaufen sich die Kosten für unproduktive Meetings in Deutschland auf bis zu 800 Milliarden Euro im Jahr.¹

Unproduktive Meetings können sich auch negativ auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter auswirken. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie ihre Zeit vergeuden müssen, bringen sie sich weniger ein und sind weniger motiviert. Dies kann zu einer geringeren Produktivität und sogar zu einer höheren Kündigungsrate führen.

Die Opportunitätskosten von schlechten Meetings

Opportunitätskosten sind der Wert der nächstbesten Alternative, auf die man verzichtet, wenn man eine Option einer anderen vorzieht. Hier sind einige der wichtigsten Opportunitätskosten, die mit unproduktiven Meetings verbunden sind:

1. Zeit

Zeit ist eine kostbare Ressource: Sie lässt sich bekanntlich nicht wiederherstellen, wenn sie einmal verloren gegangen ist. In unproduktiven Meetings wird Zeit vergeudet, die sich für andere Aufgaben aufwenden ließe, z. B. für den Abschluss von Projekten, das Brainstorming neuer Ideen oder auch berufliche Weiterbildung. Die in unproduktiven Meetings verbrachte Zeit führt außerdem zu einem Arbeitsrückstand, in dessen Konsequenz weitere Verzögerungen und Ineffizienzen entstehen.

2. Geld

Zeit ist Geld – und unproduktive Meetings können die Ressourcen eines Unternehmens erheblich belasten. Meetings beanspruchen nicht nur die Zeit ihrer Teilnehmer, sondern auch die Kosten für Räumlichkeiten, Ausrüstung und Material. Wenn Meetings unproduktiv sind, sieht sich das für sie investierte Geld verschwendet: Es steht nicht mehr für andere produktivere Bereiche des Unternehmens zur Verfügung.

3. Arbeitsmoral

Unproduktive Meetings können sich negativ auf die Moral eines Teams auswirken: Das Gefühl der Zeitverschwendung demotiviert und steht dem Engagement entgegen. Dies kann zu einer geringeren Produktivität, einer höheren Kündigungsrate und einer ungünstigen Arbeitskultur führen.

4. Innovation

Meetings sind eine Gelegenheit für Teams, neue Ideen und Problemlösungen zu entwickeln. Wenn Meetings unproduktiv sind, gehen Chancen für Innovationen verloren. Dies kann zu verpassten Wachstums- und Entwicklungschancen führen, was echte Benachteiligungen im Vergleich zur Konkurrenz bedeutet.

5. Kundenzufriedenheit

Unproduktive Meetings können sich auch negativ auf die Kundenzufriedenheit auswirken: Wenn Mitarbeiter in unproduktiven Meetings festsitzen, haben sie möglicherweise keine Zeit oder Energie, um einen hervorragenden Kundenservice zu leisten. Dies kann zu unzufriedenen Kunden und Geschäftseinbußen führen.

Führungskräfte sollten also einer effektiven Kommunikation Priorität einräumen und Meetings effizienter gestalten. 

Die Lösung: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Meetings

Als Führungskraft tragen Sie die Verantwortung dafür, dass Ihr Team effektiv und effizient arbeitet. Meetings können dem zuträglich sein – allerdings nur, wenn sie effizient gestaltet sind. Wenn Sie die Kontrolle über Ihre Meetings übernehmen, können Sie:

• die Produktivität verbessern: Gut organisierte Meetings helfen Ihrem Team, sich zu konzentrieren und den Fokus zu wahren, was zu einer höheren Produktivität führen kann.

• Zeit sparen: Indem Sie dafür sorgen, dass Ihre Meetings gut organisiert sind und klare Ziele haben, reduzieren Sie Zeitverschwendung. 

• Steigerung der Arbeitsmoral: Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Zeit effektiv genutzt wird, fühlen sie sich eher motiviert und sind engagierter.

• Vertrauen aufbauen: Mit effizienten Meetings bauen Sie Vertrauen zu Ihrem Team auf und zeigen, dass Sie dessen Zeit und Beiträge zu schätzen wissen.

• Zusammenarbeit fördern: Meetings sind eine gute Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu fördern und neue Ideen zu entwickeln. Indem Sie die Kontrolle über Ihre Meetings übernehmen, können Sie einen guten Nährboden für Ideen und produktive Zusammenarbeit schaffen.

• Mehr erreichen: Wenn Meetings gut geleitet werden, führen sie zu höherem Engagement, besserer Abstimmung, mehr Klarheit und mehr Handlungsbereitschaft – all dies steigert die Teamleistung und führt zu besseren Ergebnissen.

Praktische Tipps für bessere Meetings

Wie können Sie also mehr Kontrolle über Ihre Meetings gewinnen und diese effizient gestalten? Antwort: Sie sollten die Zeit vor, während und nach Meetings möglichst effektiv nutzen. Hier finden Sie einige praktische Lösungen:

1. Vorbereitung 

Setzen Sie klare Ziele

Bevor Sie ein Meeting ansetzen, sollten Sie ein klares Ziel vor Augen haben. Was wollen Sie erreichen? Welche Themen müssen besprochen werden? Mit eindeutigen Zielen erfährt Ihr Meeting eine Ausrichtung und steuert auf erwünschte Ergebnisse zu.

Bereiten Sie eine Agenda vor

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, bereiten Sie eine Agenda vor, in der die zu besprechenden Themen und die dafür vorgesehene Zeit aufgeführt sind. Verteilen Sie die Agenda vor dem Meeting an alle Teilnehmer, so dass diese hinreichend informiert sind.

Laden Sie keine “Zuschauer” ein 

Laden Sie niemanden nur um der Sache willen ein. Vergewissern Sie sich, dass alle Beteiligten einen klaren Grund für ihre Anwesenheit haben und zur Diskussion beitragen können. Es ist entscheidend, dass Ihr Meeting keine überflüssigen Teilnehmer hat, um niemanden zu frustrieren und die Qualität nicht zu beeinträchtigen. Achten Sie darauf, dass Sie die Teilnehmer zielgerichtet auswählen und diese eine möglichst aktive Meeting-Rolle spielen. 

Asynchrone Kommunikation 

Asynchrone Kommunikation ist ein hervorragendes Mittel, um das Engagement der Teilnehmer zu fördern, bevor das Meeting überhaupt begonnen hat. Indem Sie eine klare Agenda festlegen und offene Kommunikationskanäle schaffen, ermöglichen Sie es den Teilnehmern, sich einzubringen. Auf diese Weise ist es nicht ungewöhnlich, dass Agendapunkte bereits vor Beginn des Meetings abgeschlossen sind. 

2. Durchführung

Pünktlicher Beginn und pünktliches Ende

Respektieren Sie die Zeit der Teilnehmer, indem Sie Ihre Meetings pünktlich beginnen und beenden. Wenn Sie die Zeit dagegen wiederholt überziehen, führt dies zu Frustration und Desinteresse.

Ermutigen Sie zur Teilnahme

Sorgen Sie dafür, dass jeder die Möglichkeit hat, sich an der Diskussion zu beteiligen. Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre Gedanken und Ideen mitzuteilen. So kommen viel eher wertvolle Ergebnisse zustande und jeder fühlt sich gehört.

Halten Sie die Gespräche auf Kurs

Wenn das Gespräch vom Thema abschweift, lenken Sie es sanft auf den jeweiligen Agendapunkt zurück. Scheuen Sie sich nicht, bestimmte Themen zu verschieben, wenn sie für das aktuelle Meeting nicht relevant sind.

Führen Sie Protokoll

Das Anfertigen von Protokollen ist ein wichtiger Schritt, um die Kontrolle über ein Meeting zu wahren – und den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen. Das Protokoll sollte weitgehend mit der Agenda übereinstimmen und die wichtigsten Punkte der Diskussionen sowie Ergebnisse und Entscheidungen festhalten. Schließlich sollte es einen klaren Überblick zu Folgemaßnahmen und damit einhergehenden Verantwortlichkeiten geben. Es empfiehlt sich, eine Vorlage zu verwenden.

3. Nachbereitung

Folgemaßnahmen

Führen Sie nach dem Meeting Folgemaßnahmen mit den Teilnehmern durch – allen sollte klar sein, was bis wann zu tun ist. Das Protokoll sollte rechtzeitig an alle Teilnehmer verteilt sein, um einen nahtlosen Übergang zum konkreten Handeln zu gewährleisten. Bei Folgemaßnahmen ist es wichtig, das Ergebnis von Abstimmungen oder Entscheidungen sowie die Aktionspunkte mitzuteilen. Letztere sollten detailliert beschrieben werden, einschließlich der Verantwortlichkeiten und Fristen. 

Feedback einholen

Um Meetings möglichst effizient zu gestalten, ist es wichtig, sie kontinuierlich zu verbessern. Am effektivsten ist es, ein anonymisiertes, systematisches und strukturiertes Feedback einzuholen. So können Sie feststellen, wie gut die Meeting-Leitung abschneidet und wo es Verbesserungspotenzial gibt. 

Effizientere Meetings: Es ist an der Zeit, die Kontrolle zu übernehmen

Meetings effizient zu gestalten, ist eine wichtige Verantwortung von Führungskräften: Auf diese Weise können Teams produktiv sowie effizient arbeiten und ein hohes Engagement pflegen. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier eine Übersicht über die Dinge, die Sie tun können, um mehr Kontrolle über Ihre Meetings zu gewinnen.

¹ “Unproduktive Meetings: Bis zu 800 Milliarden verbrannte Euro pro Jahr”, Andreas Weck, t3n, 2020.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.