Unproduktive Geschäftsmeetings: Was viele Führungskräfte falsch machen

Kommt Ihnen das bekannt vor: Ihr Arbeitstag verstreicht unproduktiv, während Sie sich von einem Geschäftsmeeting ins nächste begeben? Ja? In diesem Fall sind nicht allein, denn der sogenannte Meetwingwahn ist ein ernst zu nehmendes und oft unterschätztes Problem in der heutigen Geschäftswelt. 

Denn unproduktive Geschäftsmeetings verschwenden viel Zeit, verursachen aber auch hohe Kosten. Die Kosten schlecht organisierter Sitzungen sind in der Tat enorm. Allein in Deutschland werden jährlich schätzungsweise 64,72 Milliarden Euro durch schlechte Meetings verschwendet.

In diesem Artikel befassen wir uns mit diesen Themen:

• die Gründe für unproduktive Meetings
• die mit ihnen verbundenen Risiken 
• die Möglichkeiten, sie zu eliminieren

Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit, unser White Paper rund um unproduktive Geschäftsmeetings herunterzuladen.

Was ist ein unproduktives Geschäftsmeeting?

Zunächst sollten wir uns darauf einigen, was wir unter einem “unproduktiven” Geschäftsmeeting überhaupt verstehen. Für den Harvard Business Review trifft dies dann zu, wenn “sich die TeilnehmerInnen zu oft treffen”, “einige wenige Personen die Gespräche dominieren” und es “Führungskräften nicht gelingt, eine Umgebung zu schaffen, in der die TeilnehmerInnen wirklich vor Ideen sprudeln und kritisch denken".¹ Ein unproduktives Geschäftsmeeting erfüllt auch keinen Zweck. Niemand will sich um der Sitzung willen treffen, weshalb Sitzungen ohne klare Ziele frustrierend sind. 

Eine von der Harvard Business School durchgeführte Studie ergab, dass nur 17 % der Führungskräfte ihre Meetings als eine produktive Nutzung der Gruppen- und Einzelzeit einschätzen. Erschütternde 71 % sagten, dass ihre Meetings unproduktiv und ineffizient seien und 62% sagten, dass Meetings verpasste Gelegenheiten seien, das Team näher zusammenzubringen.² In ähnlicher Weise ergab eine von McKinsey durchgeführte Umfrage, dass 61 % der Führungskräfte finden, dass der Grossteil ihrer für die Entscheidungsfindung aufgewendete Zeit ineffizient genutzt wird.

Einfach ausgedrückt erfüllt ein unproduktives Meeting keinen Zweck und ermöglicht den TeilnehmerInnen keine effektive Zusammenarbeit. Es fehlt eine Struktur, die den Beitrag derjenigen unterstützt, die zu den diskutierten Themen am meisten Mehrwert schaffen könnten, und die TeilnehmerInnen für die gemeinsame Zielerreichung zusammenbringt.

Auf den ersten Blick scheinen diese Probleme einfach zu lösen zu sein. Was sind also die Gründe dafür, dass so viele Organisationen immer noch von unproduktiven Geschäftsmeetings geplagt werden?

Die Gründe für unproduktive Geschäftsmeetings 

Noch nie waren wir besser gerüstet, um erfolgreiche Sitzungen durchzuführen, als heute. Wieso gelten Sitzungen also immer noch so oft als eine Zeitverschwendung? 

Die Ursachen für unproduktive Meetings lassen sich in drei einfache Dimensionen unterteilen: Mensch, Prozess und Technologie. Hier werden wir diese Dimensionen näher untersuchen:

Mensch

Menschen haben erheblichen Einfluss auf den Verlauf von Sitzungen, sowohl im positiven als auch im negativen Sinne. In unproduktiven Geschäftsmeetings wird Folgendes beobachtet:

• Negative Grundstimmung, die TeilnehmerInnen fallen sich gegenseitig ins Wort
• Extrovertierte Personen dominieren die Diskussionen
• Selbstdarstellung wird toleriert
• Führungskräfte sprechen zu den MitarbeiterInnen, anstatt sich auf sinnvolle Diskussionen einzulassen 

Prozess

Mangelhafte Sitzungsprozesse spielen bei unproduktiven Sitzungen eine massgebende Rolle. Dies umfasst: 

• Keine klare Agenda und Sitzungsziele 
• Fehlende Sitzungsvorbereitung
• Die falschen Personen sitzen im Meeting (z.B. nur “Zuschauer”, EntscheidungsträgerInnen fehlen)
• Keine Aktionselemente, die den Grundstein für die Erfüllung von Folgemassnahmen legen

Technologie

Technologie revolutioniert unser Leben und die Unternehmenswelt, warum sollten Geschäftsmeetings nicht auch darunter fallen? Wenn ihr Potenzial nicht voll ausgeschöpft wird, kann Technologie ein Treiber unproduktiver Meetings sein. Oft wird im Meeting-Kontext ein Flickenteppich von verschiedenen Tools und Systemen verwendet, die nicht nahtlos miteinander verbunden sind. Dies ist für die SitzungsorganisatorInnen und TeilnehmerInnen überwältigend und kann zu Stress und Frustration führen.

Jetzt, da wir also wissen, was die Ursachen für unproduktive Sitzungen sind, können wir einen Blick auf die Risiken werfen, die damit verbunden sind.  

Die mit unproduktiven Geschäftsmeetings verbundenen Risiken

Das Potenzial von gut geführten Sitzungen für den Organisationserfolg ist beträchtlich. Die Kehrseite dieser Medaille ist, dass die mit unproduktiven Geschäftsmeetings verbundenen Risiken vielleicht noch dramatischer sind. Diese Risiken lassen sich wiederum in drei Schlüsselbereiche unterteilen: finanzielle, menschliche und kulturelle Risiken. Lassen Sie uns diese näher betrachten: 

Finanzielle Risiken

Es wird geschätzt, dass mehr als die Hälfte der Zeit von Führungskräften in Sitzungen verbracht wird.1 Das ist die Hälfte der Löhne Ihrer obersten Angestellten, die möglicherweise unnötig versickern. Da die Gewinnmargen immer enger werden und der Wettbewerb härter wird, sind dies Ressourcen, die für andere wertschöpfende Bereiche Ihres Unternehmens eingesetzt werden könnten.

Menschliche Risiken 

Unproduktive Geschäftsmeetings haben enorme nachteilige Auswirkungen auf Ihre Personalressourcen. Wenn Ihre Mitarbeiter glauben, dass deren Meetings - in denen sie viel Zeit verbringen - eine reine Zeitverschwendung sind, hat das enorme Auswirkungen auf die Arbeitsmoral. Dies löst einen Dominoeffekt aus, der das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter gefährdet, die allgemeine Produktivität behindert und die Abstimmung innerhalb Ihrer Teams erschwert. Dies erhöht wiederum die Wahrscheinlichkeit von Burn-out, anderen krankheitsbedingten Abwesenheiten und Verlassen des Unternehmens.  

Kulturelle Risiken 

Die kulturellen Risiken sind weitreichend. Wenn Sie es zulassen, dass in Ihrem Unternehmen weiterhin unproduktive Geschäftsmeetings stattfinden, besteht die Gefahr, dass sich eine schlechte Meeting-Kultur etabliert. Dies hat Auswirkungen sowohl auf die Gegenwart als auch auf die Zukunft Ihres Unternehmens. Eine schlechte Meeting-Kultur wird nicht nur die Leistung Ihres bestehenden Personals verringern, sondern auch dazu führen, dass die besten Talente nicht gehalten und angezogen werden, was die Zukunft Ihres Unternehmens gefährdet.

Nachdem wir nun die Bedeutung, die Gründe und die Risiken von unproduktiven Meetings untersucht haben, ist es an der Zeit, das Licht am Ende des Tunnels zu finden. Glücklicherweise gibt es Lösungen für das Chaos rund um unproduktive Sitzungen.  Schauen wir uns an, wie wir das Problem beheben können. 

Mit diesen Massnahmen bekämpfen Sie unproduktive Geschäftsmeetings

Mit einer gewissen Erleichterung kommen wir nun zu den Lösungen. Zum Glück gibt es eine Reihe von Massnahmen, die Ihnen zur Verfügung stehen, um unproduktive Sitzungen zu vermeiden.

Das Azend^®-Framework - von Sherpany anhand der neusten Erkenntnissen aus der Meeting-Wissenschaft entwickelt - ist ein simples und ganzheitliches Framework für formelles Meeting Management. Die Lösung des Meetingwahns ist damit greifbar nah. Das Azend^®-Framework umfasst die drei Dimensionen der organisationalen Produktivität – Mensch, Prozess, Technologie – im Kontext des Meeting Managements.

Schauen wir uns das näher an:

Mensch

Menschliche Verhaltensweisen und Interaktionen entscheiden über den Erfolg und Misserfolg von Meetings. Stellen Sie also sicher, dass Sie eine Mentalität fördern, die die Bedeutung produktiver Meetings anerkennt, bauen Sie eine Kultur des Vertrauens und Respekts auf und erhöhen Sie durch Schulungen das Meeting-Wissen aller MitarbeiterInnen.

Prozess

Ein klarer Sitzungsprozess schafft ein gemeinsames Verständnis davon, wie Sitzungen funktionieren, und bietet die Struktur für Best Practices. Dazu gehört, dass im Vorfeld eine Meeting-Agenda erstellt wird, dass nur diejenigen TeilnehmerInnen beteiligt sind, die zu jedem Agendapunkt einen sinnvollen Beitrag leisten können, dass sich alle Personen gründlich vorbereiten und dass ein strukturierter und effizienter Ansatz sowohl für die Sitzungsprotokolle als auch für die Definition und Ausführung von Aktionselementen gewährleistet wird.  

Technologie

Eine dedizierte Meeting Management Software ist der Katalysator für die Förderung einer produktiven Meeting-Kultur. Sie ermöglicht es Ihnen, optimierte Sitzungsprozesse zu implementieren, und gibt Ihnen das nötige Instrument in die Hand, um Ihre Sitzungsproduktivität wesentlich zu steigern.  

Haben wir Ihr Interesse rund um die Optimierung von Sitzungen geweckt? Wagen Sie es also zu fragen: Sind unsere Geschäftsmeetings produktiv genug? Nur wenn Führungskräfte die Ursachen und Konsequenzen von unproduktivem Meeting Management verstehen, können sie die richtigen Massnahmen zur Verbesserung der Meeting-Kultur ergreifen. Die wissenschaftlichen Erkenntnisse werden durch Beispiele aus der Praxis ergänzt. Zum Beispiel von einem grossen deutschen Industrieunternehmen, wo fehlende Geschwindigkeit im Sitzungsprozess die Wettbewerbsfähigkeit der Organisation bedrohte. Lesen Sie unser White Paper, um mehr darüber zu erfahren.

¹ “Stop the Meeting Madness”, Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley, Eunice Eun, HBR, 2017. 

² “Decision making in the age of urgency”, by Iskandar Aminov et al., McKinsey, 2019.