Meeting Management

Informationsüberflutung: So treffen Sie die richtigen Entscheidungen

Informationsüberflutung ist ein weit verbreitetes Problem und verursacht verschiedene Probleme. Dieser Artikel hilft Führungskräften, besser mit dieser Herausforderung umzugehen und die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Aurelie Toro
Aurélie Toro

Die Menschheit hat in den vergangenen 30 Jahren mehr Informationen generiert als in den zweitausend Jahren davor generiert – und die gleiche Menge verdoppelt sich alle vier Jahre.1 Heutzutage sind Informationen omnipräsent und erreichen uns täglich über eine Vielzahl von Kanälen. Wir sind Informationen über das Fernsehen, unser Smartphone und auf der Straße ausgesetzt. 

Durch das Internet vervielfachen sich die Möglichkeiten zur Informationsgenerierung noch, sei es über soziale Netzwerke, Benachrichtigungen oder Online-Werbung. Das Filtern relevanter Informationen bildet deshalb eine hohe Herausforderung. In dieser Hinsicht müssen wir uns auf Strategien stützen, um uns nicht überfordert zu fühlen.

 

Entscheidungen: Daten und Informationen als Schlüssel

Diese Informationsflut ist für die Geschäftswelt besonders nützlich, um ihre Angebote und Dienstleistungen zu verfeinern: "Big Data", "Predictive Analytics" und "Business Intelligence" nehmen in den Entscheidungsprozessen von Organisationen einen immer größeren Stellenwert ein. Amazon ist eines der bekanntesten Beispiele, das sein Imperium vor allem durch die Nutzung von Big Data aufgebaut hat: Durch das Sammeln von Kundendaten ist der Konzern in der Lage, ein vollständig personalisiertes Erlebnis anzubieten.

Inmitten dieses Ozeans an Informationen stellt sich jedoch die Frage nach der Informationsüberlastung. Man kann sich tatsächlich fragen, wie sich die Menge der verfügbaren Informationen auf die Qualität der von Führungskräften getroffenen Entscheidungen auswirkt. 

 

Menschen treffen Entscheidungen – KI kann nur unterstützen

Das "Machine Learning" bildet – insbesondere mit Blick auf die Zukunft – eine augenscheinliche Lösung, da es deutlich mehr Informationen verarbeiten kann als das menschliche Gehirn. Doch darf man sich nicht auf diese Feststellung beschränken, denn viele Entscheidungen in Unternehmen beruhen immer noch auf dem Einzelnen. Schließlich treffen Menschen Entscheidungen und sind für diese verantwortlich. KI kann Informationen liefern, aber sie kann nicht für uns entscheiden. Somit greift die Informationsüberflutung samt der Schwierigkeiten, die richtigen Entscheidungen zu treffen, doch recht deutlich. 

Dieser Artikel erklärt, was die Informationsüberflutung ist und welche Probleme sie in Unternehmen verursacht. Schließlich gibt er einige Ratschläge, wie man in diesem Kontext die richtigen Entscheidungen trifft.


 

Informationsflut: Definition

Von einer Informationsüberflutung bzw. Informationsflut spricht man, wenn eine Person so vielen Informationen respektive Daten ausgesetzt ist, so dass sie diese nicht mehr richtig verarbeiten und analysieren kann. Der Begriff wurde in den 1960er-Jahren populär, als sich die Medienkanäle durch Radio, Fernsehen, Mobiltelefone und das Internet stark vervielfältigten. Später hat auch ihre Nutzung stark zugenommen und dazu geführt, dass Informationen immer präsenter werden – überall und zu jeder Zeit:

  • Smartphones verbreiteten sich.

  • Es entstanden höhere Übertragungsraten.

  • Fernseh- und Radiokanäle liefen nun rund um die Uhr.

  • E-Mails fanden immer mehr Verwendung.

  • Blogs, soziale Netzwerke und Online-Werbung entstanden. 

Tatsächlich hat sich der Kognitionspsychologe George A. Miller bereits in den 1950er-Jahren mit diesem Thema befasst und festgestellt, dass der Pufferspeicher des menschlichen Gehirns durchschnittlich nur sieben Informationen gleichzeitig verarbeiten kann – plus/minus zwei, also zwischen fünf und neun.3 Neuere Forschungen gehen sogar davon aus, dass die Zahl in Wirklichkeit eher bei drei oder vier Informationen liegt.4

In der modernen Welt ist unser Gehirn jedoch häufig weitaus mehr Informationen gleichzeitig ausgesetzt. Somit bildet eine Überlastung häufig eine Quelle von suboptimalen Abläufen und Disruptionen in Organisationen. Indem sie den Einzelnen verwirrt und ihn unfähig macht, Daten angemessen zu verarbeiten, führt eine Informationsüberflutung zu vielfältigen Problemen in Unternehmen.

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Welche Probleme sind mit der Informationsflut verbunden?

Druck auf den Einzelnen und seine berufliche Tätigkeit

Führungskräfte sind von der Informationsüberflutung direkt betroffen. Die Zahlen sind eindeutig: 74 % der Manager geben an, dass sie darunter leiden. Außerdem sind 94 % der Befragten der Meinung, dass sich die Situation noch verschlimmern wird. Tatsächlich verbringen Führungskräfte bis zu 20 Stunden pro Woche mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails 25 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen.5 Dies führt zu einem allgemeinen Gefühl der Dringlichkeit, das Stress erzeugt und die tägliche Arbeit beeinträchtigt.

Chiffres clés sur la surinformation et conséquences de la surcharge informationnelle

Für die Arbeitnehmenden sind die Auswirkungen auf die Produktivität und die Kosten ebenfalls frappierend: Eine Studie der amerikanischen Firma Basex hat sich mit diesem Thema befasst. Sie analysierte das Verhalten von Büroangestellten in verschiedenen Organisationen und stellte fest, dass diese fast ein Drittel ihrer Zeit mit E-Mails, Instant Messaging und Smartphones verbrachten. Laut der Studie beläuft sich dieser Produktivitätsrückgang auf einen finanziellen Verlust von 588 Milliarden US-Dollar.6

Coûts de la surinformation pour les entreprises

Die Belastung des Einzelnen in einem Unternehmen durch Informationsüberflutung ist hoch, ob es sich nun um eine Führungskraft handelt oder nicht:

  • Desinformation oder irreführende Informationen entstehen (Tatsachen werden verschwiegen oder verändert).

  • Die Produktivität sinkt.

  • Der Stresspegel steigt.

  • Die Gefahr der Überarbeitung erhöht sich.

Um solche Verluste zu vermeiden und das allgemeine Wohlbefinden zu erhalten, müssen Führungskräfte Wege finden, um Informationen zu strukturieren. Schließlich sind zu viele Informationen nicht nur schädlich für die Produktivität und das Mitarbeiterengagement, sondern stellen auch eine konkrete Bedrohung für Organisationen dar.


Eine Bedrohung für die Effizienz der Organisation

Angesichts der zunehmenden Menge an Informationen – und der oben genannten Fakten – wird deutlich, dass Informationsüberlastung Unternehmen empfindlich stören und schädigen kann. Sie äußert sich in verschiedenen Formen: 

  1. Eine zeitraubende Tätigkeit: Die Verarbeitung von Informationen ist eine zusätzliche Aufgabe, die nicht auf die Arbeitszeit angerechnet wird. Das Sortieren von Reizen kostet Zeit, was ein strategisches Problem darstellt: Da weniger Zeit für das Treffen von Entscheidungen und deren Ausführung zur Verfügung steht, entstehen Opportunitätskosten. Darüber hinaus kann die Arbeit dadurch zunehmend in das Privatleben eingreifen, was wiederum schnell ein Überforderung verursacht. 

  2. Erhöhte Ängstlichkeit: Der Autor Richard Saul Wurman prägt das Konzept der "Informationsangst". Diese beschreibt den schädlichen psychologischen Zustand, wenn die wahrgenommene Diskrepanz zwischen dem Verstandenen und dem zu Verstehenden zu groß ist.7 Es ist bekannt, dass sich Stress nicht gut mit der – so elementar wichtigen – Entscheidungsfindung verträgt. 

  3. Verlust wichtiger Informationen: Wer sinnbildlich an der Informationsüberflutung ertrinkt, nimmt einige potentiell sehr relevante Daten gar nicht wahr. Es ist zum Beispiel erwiesen, dass bis zu 35 % der E-Mails nie gelesen werden.8

  4. Erhöhte Anfälligkeit für Desinformation: Einige Personen und Organisationen nutzen leider die Informationsüberflutung und die daraus resultierende Verwirrung, um Informationen zu manipulieren oder zu verschweigen. Dies verursacht ein echtes Analyseproblem in Unternehmen: Die Schwierigkeiten wirken sich unmittelbar auf Entscheidungen und die Wettbewerbsfähigkeit aus.


 

Informationsflut: Ein Nährboden für kognitive Verzerrungen und schlechte Entscheidungen

Überinformation erleichtert die Entstehung kognitiver Verzerrungen, welche die Entscheidungsfindung beeinträchtigen. Einige Beispiele hierfür sind: 

  1. Primacy- und Recency-Effekt: Dieser Bias tendiert dazu, die zuerst und die zuletzt konsultierten Informationen zu bevorzugen.9 Das Individuum verliert somit unbewusst das Interesse am Rest des Informationsflusses. 

  2. Der Confirmation Bias hingegen betrifft die unbewusste Tendenz, mit den eigenen Überzeugungen übereinstimmende Informationen zu bevorzugen und diese widerlegende zu ignorieren.10

  3. Verschweigen unbekannter Informationen: Es ist einfacher, einer Gruppe bekannte Informationen zu teilen als solche, von denen nur eine Minderheit weiß. Es stellte sich heraus, dass wenig bekannte Informationen nur in 18 % der Fälle geteilt werden, während es bei bekannten Informationen 46 % sind.11

  4. Das Gruppendenken ist eine weitere bekannte Verzerrung der Entscheidungsfindung: Einzelpersonen in Gruppen neigen dazu, nicht alle Informationen zu teilen und sich der allgemeinen Meinung anzuschließen – aus Konformitätsdruck oder mangels einer eigenen starken Auffassung.

All diese Folgen der Informationsüberflutung setzen einer betroffenen Organisation dem Risiko aus, an Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit zu verlieren sowie zusätzliche Kosten tragen zu müssen. Sich dieser Situation bewusst zu sein und sich in der Informationsflut zurechtzufinden, um die richtigen Entscheidungen zu treffen, ist in der modernen Welt von entscheidender Bedeutung. 

Aber was lässt sich konkret tun? Wie lassen sich trotz dieser Situation die richtigen Entscheidungen treffen? Der folgende Abschnitt soll einige Antworten auf diese Probleme geben, um Führungskräften zu helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.


 

Wie lassen sich trotz Informationsflut gute Entscheidungen treffen?

Wie wir gesehen haben, herrscht in der aktuellen Zeit kein Mangel an Informationen. Das Gegenteil ist der Fall: Für jede Frage liefert Ihnen eine einfache Google-Suche eine Vielzahl von Lösungen. Die Herausforderung für Organisationen besteht darin, die wirklichen relevanten Daten zu filtern und auf Basis dessen die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Die richtige Entscheidung mit den richtigen Informationen zu treffen, ist jedoch leichter gesagt als getan. Hier sind fünf Möglichkeiten, dies zu erreichen:

 

1. Schaffen Sie Klarheit über Ihre Ziele 

Ein Zitat von Peter Drucker, einer der bekanntesten und einflussreichsten Management-Persönlichkeiten der Geschichte, lautet sinngemäß: "Was gemessen wird, wird kontrolliert, und was kontrolliert wird, lässt sich modifizieren." Seien Sie sich also im Klaren darüber, welche Ziele Sie erreichen wollen und warum. Dadurch lassen sich die benötigten Informationen leichter auswählen. Beziehen Sie sich auf einen Aktionsplan und stellen Sie sicher, dass Sie die festgelegten KPIs und OKRs verfolgen. 

 

2. Reflektieren Sie gesendete Botschaften

Halten Sie sich für die Informationen, die Sie verwenden und weitergeben, verantwortlich und hinterfragen Sie sie gleichzeitig. Ein leeres E-Mail-Postfach am Ende des Tages ist kein Zeichen von Produktivität, denn entscheidend ist die Botschaft, welche jeweils beim Empfänger ankommt. Vorurteile und Interpretationen können selbst die einfachste Nachricht verwirren, weshalb das Nachverfolgen und die Verantwortlichkeit für geteilte Informationen Intentionen stärken und die Zusammenarbeit effektiver gestalten.

 

3. Überwachen Sie das interne und externe Umfeld

Je besser Sie sich über interne und externe Initiativen, Herausforderungen und Veränderungen auf dem Laufenden halten, desto eher treffen Sie die richtigen Entscheidungen. Dieser Ratschlag mag – im Sinne der Vermeidung einer Informationsflut – kontraintuitiv erscheinen, jedoch ist dieser Umstand für ein holistisches Verständnis, eine gelingende Verwaltung von Informationen und das Treffen guter Entscheidungen entscheidend.

 


 

Es ist ein Paradoxon: Sie brauchen viele Informationen, um nicht mit ihnen überlastet zu werden.

Um die richtigen Entscheidungen zu treffen, müssen Sie nämlich über alle notwendigen Informationen verfügen und sie richtig interpretieren. 

 

4. Nutzen Sie effektive Meetings, um die richtigen Informationen weiterzugeben

Ein effektives Meeting hat verschiedene positive Auswirkungen auf das Treffen der richtigen Entscheidungen – im Hinblick auf Informationsüberflutung: 

Zunächst einmal werden durch die Erstellung einer effektiven Agenda Ziele und Prioritäten geklärt. Vor dem Meeting sorgen die asynchrone Kommunikation über die verschiedenen Agendapunkte und der Informationsaustausch in Echtzeit dafür, dass alle Teilnehmenden vollständig informiert und vorbereitet sind. So können sie sich im Meeting selbst auf effektive Entscheidungen konzentrieren.

Zweitens ermöglicht es der gesamte Meeting-Prozess, die gewonnenen Erkenntnisse zu überprüfen, Handlungen zu evaluieren und die Rechenschaftspflicht der Teams zu stärken. So kann niemand sagen: "Das habe ich nicht gewusst". 

Schließlich fördert ein effektives Meeting Management das Vertrauen und die psychologische Sicherheit im Unternehmen – beides wirkt sich positiv auf das Mitarbeiterengagement, die Effizienz und die Entscheidungsfindung aus.
 

5. Zielen Sie auf die 70 %

Da die Menge der verfügbaren Informationen ständig zunimmt, können wir nur äußerst selten über alle Informationen verfügen. Legen Sie daher für jede Entscheidung klare Fristen fest: zum Beispiel einen Tag, eine Stunde oder eine bestimmte Phase des Projekts. Dabei gibt Ihnen eine Fertigstellungsrate von 70 % in der Analyse genügend Sicherheit, um voranzukommen. Somit sehen Sie sich nicht blockiert, indem Sie auf die restlichen 30 % warten. Da sich alles ständig weiterentwickelt, ist es außerdem sinnlos, die absolut perfekte Lösung anzustreben. Lassen Sie sich also nicht durch zu viele Analysen lähmen. Treffen Sie eine Entscheidung, streben Sie die 70 % an und iterieren Sie gegebenenfalls.

 

Informationsüberflutung – ein kritisches Thema für Organisationen

Wenn sie nicht bewältigt wird, kann Informationsüberflutung erhebliche menschliche und finanzielle Kosten verursachen. Wir haben gesehen, inwiefern zu viele Informationen die Abläufe und die Effizienz innerhalb einer Organisation massiv beeinträchtigen können. So kann – wie wir gesehen haben – die Informationsüberflutung das Wohlbefinden von Teams, ihre Produktivität, aber auch die Wettbewerbsfähigkeit und die Entscheidungsfindung erheblich beeinträchtigen. 

Diesem Phänomen lässt sich durch eine sinnvolle Strukturierung und einen angemessenen Umgang mit Informationen jedoch entgegenwirken. Es braucht eine dezidierte Informationskultur, um ein gesundes Niveau an Produktivität zu erlangen. Wenn Führungskräfte – wie in diesem Artikel beschrieben – bewährte Verfahren anwenden, sollten sie dazu in der Lage sein, einen klaren Weg durch die Informationsflut zu finden, in der sie sich tagtäglich bewegen. Metaphorisch gesprochen, ertrinken sie so nicht, sondern schwimmen sicher von Ufer zu Ufer.

Möchten Sie mehr über Meeting Management lesen?

1 “Infobésité, gros risques et vrais remèdes”, Cairn Info, 2014.

Comment les entreprises utilisent l’analyse Big Data dans le monde réel ?”, Le Big Data, 2020.

The Magical Number Seven, Plus or Minus Two Some Limits on Our Capacity for Processing Information”, George A. Miller, Harvard University, 1955.

From the Research: Myths Worth Dispelling Seven Plus or Minus Two”, Janne Farrington, 2011.

 “Tribune de Caroline Sauvajol-Rialland : Objectif Zero email, Thierry Breton précurseur ?”, Le Monde Informatique, 2011. 

Comment éviter que la surinformation ne nuise aux organisations”, Les Affaires, 2009.

7 “Pourquoi avoir trop d’informations peut être un frein aux (bonnes) décisions”, HBR France, 2016.

35% of Emails Are Left Unread: A Data-Driven Analysis of Email Use”, Email Bird, 2020.

 “L’effet de primauté et l’effet de récence”, Misterfanjo, 2021.

10 Confirmation Bias: A Ubiquitous Phenomenon in Many Guises”, Raymond S. Nickerson, 2013.

11 Blind Spots, Biases, and Other Pathologies in the Boardroom”, Kenneth A. Merchant & Katarina Pick, 2010.


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Aurelie Toro
Aurélie Toro
Über den Autor
Aurélie nutzt ihre Erfahrung in der Content-Erstellung und im digitalen Marketing, um Führungskräfte in ihrer täglichen Praxis zu unterstützen. Sie ist ständig auf der Suche nach gesellschaftlich relevanten Themen, deren Recherchieren, Umsetzung und Verbreitung ihre Leidenschaften bilden. Sie tut ihr Bestes, um zu den Themen Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung wertvolles Wissen zu vermitteln.