Kick-off-Meeting: So gelingt ein hervorragender Projektstart

Projekte und die erfolgreiche Arbeit im Team leben von Klarheit – Verständigung, Orientierung und klare Ziele sind essentiell. Ein Kick-off-Meeting (deutsch: Initial- oder Anstoßsitzung) stellt ein probates Instrument dar, damit sich Teams besser kennenlernen, sich auf ihre Aufgaben sowie deren Zweck einstimmen und das Gesamtverständnis stärken. Üblicherweise markiert es den Projektstart oder auch den Beginn eines Geschäftsjahres.

Ein Kick-off, das auch als eine ganze Veranstaltung fungieren kann, legt bereits den Grundstein für den späteren Projekterfolg beziehungsweise für die konstruktive Zusammenarbeit im Team. Motivation, Teamzusammenhalt, Zielorientierung und ein übergeordnetes Verständnis für die eigenen Aufgaben bilden Schlüsselfaktoren, die ein gutes Kick-off-Meeting allesamt hervorruft.

Dieser Beitrag zeigt klar auf, was sich hinter den verschiedenen Arten von Kick-off-Meetings verbirgt und wozu genau diese dienen. Er erklärt, wie sich ein zielführendes Kick-off-Meeting organisieren lässt und gibt wertvolle Tipps für die erfolgreiche Gestaltung.

Hintergrund: Was ist ein Kick-off-Meeting?

Definition: Kick-off-Meeting

Bei einem Kick-off-Meeting handelt es sich um ein spezielles Projektmeeting, das – nach erfolgter Planung – den Beginn der Ausführungsphase markiert. Es soll den Zweck, die Bedeutung und den Plan des jeweiligen Projekts näherbringen. Ebenso dient es dem gegenseitigen Kennenlernen des Teams und der Motivation. 

Beteiligt an einem Kick-off-Meeting sind üblicherweise sämtliche Mitglieder des jeweiligen Projektteams und gegebenenfalls weitere Stakeholder; so kann auch ein etwaiger Auftraggeber teilnehmen. Neben Zielen und Details geht es auch um die Einordnung des Projektes in einen größeren Kontext.

Zeitpunkt und Dauer

Als Zeitpunkt dient üblicherweise der Beginn eines Geschäftsjahres, zu dem sich auch Teams und Abteilungen mit (Unternehmens-)Zielen auseinandersetzen und ihre Aktivitäten planen. So bildet ein Kick-off oft – ganz offiziell – den Start, wodurch es unweigerlich eine hohe Bedeutung aufweist. 

Die Dauer eines Kick-off-Meetings ist höchst individuell; je nach Gesprächsbedarf gibt es große Unterschiede. Im Allgemeinen gehört ein Kick-off jedoch zu den sehr ausführlichen Meetings und erstreckt sich in der Regel über mehrere Stunden, wenn nicht über einen ganzen Arbeitstag. Bei Kick-off-Veranstaltungen kann es sich auch um mehrere Tage oder eine ganze Kick-off-Woche handeln. 
 

Welche Ziele haben Kick-off-Meetings?

Kick-off-Meetings sollen vor allem eines: Projekte erfolgreich auf den Weg bringen. Angesiedelt zwischen der Planungs- und Durchführungsphase, bilden Klarheit über die kommenden Schritte und die Motivation der Beteiligten wichtige Punkte. Es geht um einen gemeinsamen Wissensstand – und auch die Einordnung des jeweiligen Projektes in ein größeres Schema. So spielt dessen Verbindung mit den strategischen Unternehmenszielen oft eine wichtige Rolle.

Folgendes ist bei einem Kick-off wichtig:

• Informationen: Ein Kick-off-Meeting stellt die beste Möglichkeit dar, wichtige Projektinformationen mit Teams zu teilen. Die Beteiligten können dazu direkt Fragen stellen, welche sich – zum Teil – sofort klären lassen. Dies ist auch ein idealer Weg, um gleich zu Beginn eines Projektes Missverständnisse zu vermeiden. Zudem lassen sich Rahmenbedingungen wie Budgets, Timelines (Sprints) und Informationen zu möglicher externer Unterstützung teilen. 

• das Projektziel: Wer ein Ziel nicht kennt, wird dieses wohl kaum erreichen. Insbesondere um "Silodenken" und unstrukturierte Arbeit zu vermeiden, hilft die Kenntnis eines übergeordneten Ziels enorm. Es sollte klar kommuniziert werden, was genau zu erreichen und wie der Erfolg des jeweiligen Projekts definiert ist. 

• die übergeordnete Strategie: Damit die Beteiligten das Projektziel verstehen und in einen Kontext einordnen können, sind weiterführende Informationen vonnöten. In erster Linie sollte mitgeteilt werden, welche Rolle das jeweilige Vorhaben auf Unternehmensebene spielt. Sprich: Auf welche Weise zahlt das Projekt auf die Unternehmensstrategie ein?

• Motivation: Wenn die Teilnehmenden zwar informiert, aber nicht wirklich ambitioniert und engagiert sind, hat ein Kick-off-Meeting seine Ziele nicht erreicht. Die Crux besteht darin, Motivation zu generieren. Dies funktioniert zum Beispiel durch das authentische Entgegenbringen von Wertschätzung, die Aussicht auf (auch persönliche) Erfolge oder auch den Rückblick auf vergangene Erfolge. 

• Vision und Bedeutung: Wichtig ist, wo es mit dem Projekt hingehen soll. Neben dem Ziel und dem Einklang mit der Unternehmensstrategie zählt auch die tiefer gehende Vision. Wie sieht “die Welt” aus, wenn es erfolgreich war? Welche Bedeutung stiftet das Projekt? Was ist der höhere Sinn, an dem das Team arbeitet? 

• die Methodik: Wer ein Ziel erreichen möchte, muss auch den Weg dorthin kennen. Ergo sind auch die Methodik und die Arbeitsweisen von hoher Bedeutung. Was genau müssen die Beteiligten unternehmen, um Fortschritte zu erzielen? Wie werden diese gemessen? Wie genau soll das Reporting aussehen? Wie wird eingegriffen, wenn das Team hinter dem Projektplan zurückliegt?

• Kommunikation im Projektverlauf: Kick-off-Meetings sind häufig eine kommunikative Ausnahme. Es treffen sich Teams und Kollaborierende miteinander, die sonst vornehmlich asynchron kommunizieren oder sich in Videokonferenzen austauschen. Diese Zusammenkünfte stellen also eine gute Gelegenheit dar, die Kommunikationswege im Projektverlauf festzulegen. Welches soll die zentrale Kommunikationsplattform sein? Auf welche Weise sollen Status-Updates erfolgen? Werden Termine wie Jour fixes erstellt? Wie lassen sich zu viele Meetings vermeiden? 

 

Ist ein etwaiger Auftraggeber anwesend, kann dieser das Team eingehend über das Ziel und die Bedürfnisse während des Projektverlaufs informieren. Dabei haben die Beteiligten die Möglichkeit, direkt Fragen zu stellen, so dass möglichst von Anfang an keine Missverständnisse entstehen. 

 

Kick-off-Meeting: die Agenda

Generell sollte jede formelle Sitzung eine Agenda aufweisen. Nutzen wir Meetings als Instrumente, um Ziele zu erreichen, so sollten die Meeting-Ziele im Vorfeld unbedingt feststehen. Damit ein Kick-off-Meeting klar auf Resultate ausgerichtet ist und einen guten Projektstart verspricht, empfiehlt es sich, die Agenda in Fragen zu formulieren. Einen wertvollen Überblick zur zielführenden Gestaltung einer Tagesordnung bietet unsere Agenda-Vorlage. 

Sie sollten sich im Vorfeld eines Kick-off-Meetings ganz genau überlegen, was sie erreichen möchten:

• Welche Informationen müssen geteilt werden?

• Wo herrscht Klärungsbedarf? Wie lässt er sich decken?

• Welche Anregungen und kurzen Vorträge bringen das Team weiter?

• Wie lassen sich Teamdynamik und Interaktivität erreichen?

• Welche Impulse könnten die Beteiligten motivieren?

 

Tipp: Am effizientesten ist es, die Agenda direkt mit dem Protokoll zu verknüpfen. So lässt sich die Agenda als Protokoll-Vorlage nehmen und um Notizen ergänzen. Dies ist nicht nur ein einfacher Weg zu Sitzungsprotokollen, sondern bietet auch eine hohe Übersicht. Im Idealfall können nach dem Frage-Antwort-Prinzip in der Agenda die Fragen gestellt werden, die sich dann im Protokoll beantwortet sehen. Dies bietet eine hervorragende Rückversicherung, dass ein Kick-off-Meeting produktiv war.

 

Agenda sollte klar zur Zielerreichung beitragen

Eine Agenda ist dann zielführend, wenn sie das Meeting auf Kurs und hin zur Produktivität bringt.

 

Zum Beispiel könnte ein Kick-off-Meeting das Ziel aufweisen, folgende Fragestellung zu beantworten: Wie lässt sich eine Marketing-Kampagne zu unserem neuen Produkt XY umsetzen, um die größtmögliche Anzahl an Leads zu generieren? Eine Frage zu einem Agendapunkt könnte dann folgendermaßen lauten: Welche Tool-Unterstützung wollen wir heranziehen, damit im Projektverlauf jeder einen hohen Überblick hat?

Ein Beispiel für die Agenda eines Kick-off-Meetings könnte folgendermaßen aussehen: 

1. Eröffnung

1.1. Ansprache durch die Projektleitung
1.2. kurzes Check-in

2. Was sind die Vision und die Bedeutung des Projekts? 

2.1. Vision: Was wollen wir erreichen?
2.2. Was bedeutet das Projekt für das Unternehmen?
2.3. Wie sind vorherige vergleichbare Projekte gelungen? Ein kurzer Überblick

3. Was sind die Projektziele und wie passen sie zu den Unternehmenszielen?

3.1. Was sind die einzelnen Projektziele?
3.2. Was sind die übergeordneten Unternehmensziele?
3.3. Wie passt beides zusammen?
3.4. Wer weiß am meisten über das Projekt? Ein kurzes interaktives Quiz

4. Wer arbeitet mit wem zusammen? Kurzes gegenseitiges Kennenlernen der Projektteams

4.1. Wie sind die einzelnen Teams zusammengesetzt? Wie sind die Rollen und Verantwortlichkeiten?
4.2. Kurzes gegenseitiges Kennenlernen in den Teams

5. Wie sieht der Projektplan aus? Welche Schritte müssen durchlaufen werden?

5.1. Was wollen wir erreichen?
5.2. Welche Schritte und Sprints sind vorgesehen?
5.3. Welche Probleme und Risiken können auftreten?
5.4. Was können die einzelnen Mitarbeitenden konkret beitragen?
5.5. Welche Tools werden genutzt? 

6. Wie können wir die Projektziele erreichen? 

6.1. Aufteilung der Teilnehmenden in Gruppen zu spezifischen Fragestellungen
6.2. Brainwriting
6.3. Abstimmung über die besten Ideen
6.4. Wie können wir die Ideen weiterverfolgen?

7. Check-out und Feedback

 

Dieses Beispiel für eine Kick-off-Agenda ist absichtlich allgemein gehalten. Je nach dem spezifischen Projekt und den individuellen Zielen sollte die Agenda weiter ins Detail gehen. So kann sie zum Beispiel spezifische Fragen zu einem neuen System oder über eine zu implementierende Software-Lösung behandeln. 

Kick-off-Meeting: Vor Ort oder online?

Kick-off-Meetings sind wegweisend und somit für gewöhnlich eine gute Gelegenheit, sich vor Ort zu treffen. Selbst bei remote-basierter oder hybrider Arbeit ist dies zumeist der Fall. Schließlich bildet der Projektstart, zu dem Kick-off-Meeting veranstaltet werden, einen guten Anlass, sich vor Ort gegenseitig besser kennenzulernen, den gleichen Informationsstand zu erreichen und in Ruhe gemeinsame Konzepte auszuarbeiten. Dies kann insbesondere für Teams, die sonst nur virtuell in Verbindung stehen, von hoher Bedeutung sein.

Kick-offs lassen sich auch online abhalten

Trotzdem kann es in einigen Fällen Sinn ergeben, Kick-off-Meetings online abzuhalten. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die betreffenden Teams geografisch zu weit verteilt sind und die Reisekosten in keinem günstigen Verhältnis zu den Resultaten stehen. Ein weiterer Grund könnte darin liegen, dass schlichtweg kein hoher Diskussionsbedarf besteht. In einem solchen Fall ist ein Online-Meeting sinnvoller, weil es Zeit spart, die sich zum Beispiel für wichtige Individualarbeit einsetzen lässt. 

Damit ein Kick-off in digitaler Form gelingt, braucht es einen Zusatz an kreativer Energie: Schließlich kommt es besonders darauf an, dass es die Teilnehmenden anspricht, motiviert und zu wertvollen Dialogen führt. Ideen dafür bietet dieser Artikel. 

 

Tipps für erfolgreiche Kick-off-Meetings

Kick-offs sollen Energie geben, Arbeitsabläufe verdeutlichen sowie einleiten und möglichst auch für Inspiration sorgen. Als Projektstart haben sie für gewöhnlich eine herausragende Bedeutung:

1. Jedem Anfang wohnt eine Prise Magie inne: Als erster Projektschritt kann ein Kick-off-Meeting eine besondere Wirkung auf die Teilnehmenden haben. Überzeugt die Gestaltung und springt der Funken über, ist bereits eine wichtige Erfolgsgrundlage für das Gesamtprojekt geschaffen. Denn der Start ist – wie so oft – entscheidend.

2. Es handelt sich um eine zumeist seltene Gelegenheit für Projektteams, sich zu treffen, zu diskutieren, sich auf Ziele zu verständigen und Verbindungen zu schaffen. Verläuft also ein Kick-off-Meetings positiv, kann es die gesamte Atmosphäre und die Art der Zusammenarbeit positiv prägen.

Nun sind Meeting-Probleme wie eine mangelnde Koordination, diffuse Informationen sowie unklare Verantwortlichkeiten und Rollen bereits hinlänglich bekannt. Schauen wir also, wie Sie es von Anfang an richtig machen.

 

Tipp #1: Genügend Zeit in die Vorbereitung investieren

Vielsagende und weise Zitate zur Bedeutung der Vorbereitung gibt es viele. Deswegen nur so viel: Ohne eine adäquate Vorbereitung ist der Nutzen eines Meetings sehr begrenzt. Abgesehen von den Grundsätzen der Planung, verdient ein Kick-off-Meeting noch etwas mehr Aufmerksamkeit.

Dies beginnt bei den Einladungen – ein besonders heikler Punkt. Dass das Kern-Team beteiligt sein soll, steht außer Frage. Doch wie sieht es mit Führungskräften, etwaigen Auftraggebern oder externen Beteiligten aus? Während es sich in kleineren Runden grundsätzlich besser diskutieren lässt, sollte auch niemand, der beteiligt ist oder wertvolle Impulse geben kann, außen vor gelassen werden.

Ebenso ist ein richtig gewählter Zeitpunkt von hoher Bedeutung: Grundsätzlich finden Kick-offs vermehrt zu Beginn des Jahres statt. Projektspezifisch sind jedoch ganz verschiedene Termine denkbar. Sprich: Die Projektphase – Beginn der Durchführung – sollte stimmen. Ebenso sollten möglichst alle Beteiligten Zeit haben; es empfiehlt sich eine frühzeitige Planung mit entsprechend frühen Einladungen.

Des Weiteren kommt es auf folgende Punkte an:

• eine zielführende Agenda (siehe oben)

• Bestimmung einer Person, die Protokoll führt (Online-Meetings lassen sich zusätzlich aufzeichnen)

• Festlegung klarer Ziele 

• Zusammenstellung relevanter Dokumente

• kritische Fragen im Voraus klären, damit die Diskussionen ertragreicher werden

• insbesondere Vortragende rechtzeitig über die Abläufe informieren

• mögliche Blocker – wie fehlende Informationen und widersprüchliche Prioritäten – rechtzeitig erkennen 

• Erwartungshaltungen abstecken; Teilnehmende um Input fragen

• bei Meetings vor Ort: Räumlichkeiten buchen

• das benötigte Equipment organisieren

 

Tipp #2: Mit Eisbrechern arbeiten

Kick-offs gehören zu den außergewöhnlich langen Meetings. Je länger eine Sitzung geht, desto eher lohnt es sich, zu Beginn in sogenannte Eisbrechern zu investieren. Diese regen nicht nur die Diskussionsbereitschaft an, sondern erhellen auch die Stimmung. Wer mit einem positiven Gefühl in ein Meeting geht, beteiligt sich reger daran und nimmt Informationen besser auf. 

Eisbrecher können sowohl Fragen als auch kurze Spiele sein. Wichtig ist, dass sie nicht zu sehr inhaltlicher Natur sein sollten. Bei einer Eisbrecherfrage ist es zum Beispiel nicht sinnvoll, kürzlich erzielte berufliche Erfolge aufzählen zu lassen. Sinnvoller sind privatere, positive Assoziationen wie zum Beispiel die Frage nach dem persönlichen Lieblingsort. 

Bei Spielen bieten sich zum Beispiel Quizfragen an. Wie wäre es etwa mit einem Kennenlernspiel in Form eines Quiz? Werden dabei Punkte vergeben und wird ein Sieger gekürt, steigen der Spaß und die Motivation.

Kreative Einstiege können einen essentiellen Einfluss auf die Gesamtwirkung von Meetings haben. 

 

Tipp #3: Klare Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

Sowohl im Kick-off-Meetings selbst als auch im Projektverlauf sind klare Rollen und Verantwortlichkeiten essenziell. Die wichtigsten Rollen sind die der Meeting-Leitung und des Protokollierenden. In formellen Kick-off-Veranstaltungen kann es auch Sinn ergeben, einen externen Moderierenden zu engagieren.

Weitere Meeting-Rollen sind die Folgenden: 

• Organisierender

• Agendapunkt-Leitung

• Teilnehmender

Im Allgemeinen hilft eine klare Rollenverteilung dabei, dass sich die Beteiligten auf eindeutige und spezifische Ziele konzentrieren sowie sinnvolle Beiträge leisten. In der Konsequenz erhöhen sich die Erfolge Ihres Kick-off-Meetings.

Ebenso lassen sich während eines Kick-off-Meetings die Verantwortlichkeiten für den Projektverlauf definieren. So sollte es üblicherweise einen Gesamtverantwortlichen geben. Auch muss gewissen Personen – wie Führungskräften oder Auftraggebern – Bericht erstattet werden. Folgende Fragen sind zu stellen:

• Wer ist für das Projekt verantwortlich?

• Wem sollte alles berichtet werden? 

• Wen gilt es zu informieren? 

• Wen kann / sollte man konsultieren? 

• Wer bereitet die Projektdaten und Updates auf?

 

Tipp #4: Erklären, wie Projekt-Updates erfolgen sollen

Es ist von zentraler Bedeutung, dass alle Beteiligten hinreichend informiert sind. Dies stellt sich oft als schwieriger als gedacht heraus. Schließlich sind viele der Mitwirkenden oft noch in andere Projekte involviert und widmen ihre Aufmerksamkeit multiplen Themen. Ohnehin herrscht – nicht nur in der Arbeitswelt – eine Informationsüberflutung.

Somit ist es ein wesentlicher Bestandteil eines Kick-off-Meetings, die Art und Weise der Updates zu definieren:

1. Wie regelmäßig erfolgen Updates? An wen?

2. Welche Form und welchen Umfang sollten die Updates haben?

3. Welche Plattform oder Software-Lösung lässt sich nutzen?

4. Wie wird schnell genug ersichtlich, wenn das Projektziel in Gefahr gerät?

5. Wie lässt sich Feedback sammeln, evaluieren und einarbeiten?

 

Tipp #5: eine durchdachte Nachbereitung

Kick-off-Meetings haben einen bestimmten Zweck: Sie sollen ein Projekt erfolgreich in die Wege leiten. Es geht also primär darum, die Voraussetzungen für einen günstigen Verlauf zu schaffen.

Damit die Sitzungsergebnisse adäquat zusammengefasst und die zu ergreifenden Maßnahmen klar sind, lohnt sich eine fundierte Nachbereitung. Ein Ergebnisprotokoll sollte in jedem Fall geteilt werden. Bei formellen Kick-off-Meetings hat auch das detaillierte Verlaufsprotokoll Sinn. Oft lässt sich im Anschluss auch bereits ein konkreter Aktionsplan, der die zu ergreifenden Schritte aufzeigt, erstellen. 

 

Das sollten Sie in Kick-off-Meetings vermeiden

In vielen Fällen hilft es, zu sehen, wie man es nicht machen sollte. Schließlich fallen die Leitenden und Teilnehmenden in Kick-off-Meetings schnell in Verhaltensmuster, die nicht gerade zielführend sind. 

Folgendes sollte möglichst nicht in Kick-offs geschehen:

• den Fokus zu sehr auf Vorträge legen: Es stimmt durchaus, dass Vorträge zu Kick-off-Veranstaltungen gehören. Jedoch sollten Sie es vermeiden, diese zu stark einzusetzen. Der Weg führt mehr über kurze Impulsvorträge als über lange Monologe von Referenten. Mit Letzteren ist das Gegenteil der eigentlichen Intention erreicht, zielführende und lebhafte Dialoge entstehen zu lassen. So sollte ein Kick-off-Meeting keineswegs eine Vorlesung sein und mehr Workshop-Charakter aufweisen. Schließlich bildet es eine wichtige Plattform für das gegenseitige Kennenlernen, den Austausch im Team und das Stellen von Fragen.

• zu viel Input geben: Der Leitsatz “Weniger ist mehr” trifft für Kick-off-Meetings durchaus zu. Oft gibt es zum Projektstart unzählige Informationen, die Erwartungen sind hoch und der Druck, nun richtig durchstarten zu müssen, ist deutlich zu spüren. Vor diesem Hintergrund kommt es schnell vor, dass zu viele diffuse Informationen geteilt werden. Diese können sich die Teilnehmenden oft unmöglich merken und beginnen das Projekt gleich mit einem unguten Gefühl. Stattdessen empfiehlt es sich, wenige und klare Botschaften mitzuteilen. Auf diese Weise kommen kreative Flüsse stärker zur Geltung.

• die Umsetzung vernachlässigen: Ein häufiger Fehler in Kick-offs besteht darin, die Gedanken weit schweifen zu lassen – und dabei unrealistische Vorstellungen zu entwickeln. Insbesondere bei einem hohen Ehrgeiz kommen schnell Zielsetzungen zum Vorschein, die sich so nicht erfüllen lassen. Ergo bietet es sich an, einen nüchternen Blick zu bewahren: Ein Plan ist nur dann gut, wenn er sich auch gut ausführen lässt. Ansonsten folgt auf Euphorie schnell Enttäuschung.

Es gibt noch viele weitere ungünstige Gestaltungspunkte und Verhaltensweisen, die Sie in Kick-off-Meetings möglichst vermeiden sollten. Am weitgehendsten ist es, wenn das Kick-off nicht auf einen klaren Zweck zuläuft und die Teilnehmenden nicht das Gefühl haben, sinnvolle Beiträge leisten zu können. 

Abhilfe schafft Folgendes:

1. klare Zwecke / Ziele, die den Teilnehmenden auch bekannt sind

2. eine Fokussierung auf Resultate, z. B. durch eine Agenda in Fragen

3. Dialogorientierung und offene Fragen nach Input

4. ein inklusives Umfeld und Diversität

5. mit Feedback arbeiten und dieses in das Kick-off einfließen lassen 

 

Checkliste: Daran sollten Sie für Ihre Kick-off-Meetings denken

Wir haben nun gesehen, was genau ein Kick-off-Meeting ist, welche Ziele es verfolgen sollte, wie die Agenda aussehen könnte und was zu tun bzw. zu unterlassen ist. So konnten Sie nun hoffentlich ein klares Bild für Ihre Kick-offs und deren erfolgreiche Gestaltung gewinnen.

Im Endeffekt sind Meetings genau dann produktiv und zielführend, wenn sie gut geplant sind, eine feste Struktur aufweisen und einem klaren Zweck dienen. Um Ihnen dies zu erleichtern, haben wir eine Checkliste für Kick-off-Meetings entwickelt. Mit ihrer Hilfe wissen Sie, woran Sie denken sollten. Ebenso können Sie kontrollieren, wie gut Ihre Meeting-Vorbereitung bereits ist. Selbstverständlich lässt sich die Checkliste variabel anpassen, kürzen oder ergänzen.