Kommunikation verbessern: So erhöhen Führungskräfte die Effektivität in Meetings

In Karrierefragen geht es häufig vermehrt um Hard Skills. Dagegen stellen Soft Skills vielfach das ungeliebte Kind der Führung dar – und Meetings sind ihr übersehener Cousin. Wenn es also um die Kommunikation in Meetings geht, lässt sich konstatieren, dass Soft Skills mehr Beachtung verdienen. Schließlich erweist sich die Meeting-Kommunikation für gleich mehrere Faktoren als wesentlich:

• Sie stimmt die Mitarbeitenden auf eine gemeinsame Vision ein.

• Sie inspiriert und schafft Leistungsbereitschaft.

• Sie richtet das Unternehmen auf wichtige Ziele aus.

• In ihr manifestiert sich und wirkt die Unternehmenskultur.

• Außerdem dient sie – insbesondere bei Remote- und Hybrid-Arbeit als wichtigstes Führungsinstrument.

Somit sollte die Kommunikation in Meetings auf jeden Fall gut durchdacht sein. Dieser Artikel befasst sich damit, wie sich diese verbessern lässt – sowohl verbal als auch nonverbal. Er zeigt fünf konkrete Schritte auf, mit Hilfe derer Führungskräfte effektiver kommunizieren können. 

 

Die Notwendigkeit einer effektiven Kommunikation in Meetings 

Meetings sind von einer hohen sozialen Natur. Da es sich um eine Echtzeit-Interaktion zwischen mehreren Personen handelt, sind sie von den Nuancen menschlicher Eigenschaften geprägt und erfordern daher ein sorgfältiges Management und eine bewusste Kommunikation. Wenn dies nicht gelingt, können Meetings schnell in Chaos enden. 

Als Menschen sind wir besonders anspruchsvolle Kommunikatoren. Wir sind instinktiv darauf konditioniert, Körpersprache, Tonfall, Gesichtsausdruck und andere nonverbale Merkmale wahrzunehmen. Somit sollte die Meeting-Kommunikation eben auch diese Aspekte hinreichend berücksichtigen: Es handel sich um ein vielschichtiges Konzept, das sorgfältige und bewusste Übung erfordert.

Fest steht: Ohne eine effektive Meeting-Kommunikation gibt es eine Reihe von negativen Folgen, von einfachen Missverständnissen bis hin zu Streitereien und psychologischen Aspekten. So ist die Gefährdung der psychologischen Sicherheit besonders schädlich für Organisationen, da Mitarbeitende so kaum mehr neue Ideen liefern und anfälliger für Phänomene wie Gruppendenken werden. 

In seinem Buch "Black Box Thinking" weist Matthew Syed beispielsweise gleich im ersten Kapitel auf die Fallstricke hin, die entstehen, wenn Teams nicht in der Lage sind, ihre Meinung zu äußern: Ein Patient stirbt auf dem Operationstisch, weil die Kommunikation zwischen einer Führungskraft (dem leitenden Arzt) und seinem Teammitglied (einem Assistenzarzt) mangelhaft ist.¹ 

Auch wenn es bei der Kommunikation in Meetings nur selten um Leben und Tod geht, so ist sie doch von hoher Bedeutung für den Erfolg einer Organisation und sollte mit einer entsprechenden Aufmerksamkeit behandelt werden. 

 

Verbale Kommunikation in Meetings

Die verbale Kommunikation ist die offensichtlichste Fähigkeit, welche es für effektive Meetings braucht.

 

Geht es hier um eine an sich grundlegende Fähigkeit, so stehen im Meeting-Kontext auch Nuancen im Vordergrund, was es anspruchsvoller gestaltet. 

Um die verbale Kommunikation zu verbessern, zählen drei Schlüsselbereiche: 

1. Anpassungsfähigkeit 

2. Einfühlungsvermögen (Empathie)

3. Besonnenheit

Lassen Sie uns diese Bereiche kurz einzeln betrachten: 

 

Anpassungsfähige Kommunikation

Es ist kein Geheimnis, dass wir unsere Kommunikationsweise anpassen – je nachdem, mit wem wir sprechen. Die Entwicklung der Fähigkeit, die eigenen Kommunikationsfähigkeiten auf eine sehr nuancierte Weise anzupassen, stellt eine Kernkompetenz effektiver verbaler Kommunikation dar und ist zum Beispiel für den interkulturellen Kontext wichtig. 

In Meetings sollte dies die Fähigkeit einschließen, Meetings kreativ zu eröffnen, auch informell zu kommunizieren und Engagement zu fördern. Dies jedoch auch bedeuten, dass Sie im Verlauf Ihre Wortwahl an den Ernst der Lage anpassen müssen, z. B. in einer Krise. Die Fähigkeit, Ihre verbale Kommunikation anzupassen, ist von grundlegender Bedeutung, um die Teilnehmenden effektiv einzubinden und das Meeting zielorientiert zu gestalten. 

 

Empathische Kommunikation

Die Teilnehmenden eines Meetings sind in erster Linie Menschen und Führungskräfte tun gut daran, dem gerecht zu werden. Jede beteiligte Person ist mit einer Vielzahl von Situationen konfrontiert, die sie unmöglich vollständig kennen, geschweige denn vollständig verstehen kann. 

Als Führungskraft ist es daher wichtig, allen Teilnehmenden mit Empathie zu begegnen. Jüngsten Forschungsergebnissen zufolge ist es möglich, die kognitive, emotionale und verhaltensbezogene Empathie durch formelles Training zu steigern. So lässt sich diese Fähigkeit auf eine strukturierte Weise erlernen. 

 

Besonnene Kommunikation

Für eine effektive verbale Kommunikation in Meetings ist es wichtig, sich gezielt Gedanken zu machen. Die Schritte dazu sind sehr einfach: 

• Halten Sie kurz inne.

• Atmen Sie vollständig ein und aus.

• Überlegen Sie, was gerade gesagt wurde.

• Formulieren Sie Ihre Antwort.

Als Führungskraft ist es äußerst wichtig, darauf zu achten, wie Sie in Meetings verbal auf verschiedene Situationen reagieren. Dies hat maßgeblichen Einfluss darauf, ob Situationen zu wünschenswerten Resultaten führen oder eskalieren.

 

Nonverbale Kommunikation in Meetings

Zu nonverbaler Kommunikation gehört jede Botschaft, die ohne Worte übermittelt wird – sei es schriftlich oder mündlich. Manchmal wird sie auch als manuelle Sprache bezeichnet. 

Tatsächlich kommt es bei der Meeting-Kommunikation mehr darauf an, wie etwas gesagt als was genau gesagt wird. Dr. John R. Stoker, ein Experte für Leistungsmanagement und Kommunikation, bestätigt, dass nur 7 % der Kommunikation verbal erfolgt – 93 % entfallen auf den Tonfall und die nonverbale Kommunikation.²

Bei den zahlreich praktizierten virtuellen und hybriden Meetings sind viele der nonverbalen sozialen Hinweise, die einen Großteil der effektiven Meeting-Kommunikation ausmachen, weggefallen. Elizabeth Keating, eine führende Anthropologin, erklärt: "[Remote- und Hybrid-Meetings] stellen eine Herausforderung dar, da die Nuancen der nonverbalen Kommunikation, die in persönlichen Gesprächen vorhanden sind, in virtuellen Meetings nicht vermittelt werden."³

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, nonverbale Kommunikationstechniken für Meetings zu kennen. Wo sie bei physischer Präsenz hohe Wirkungen entfalten, lassen sie sich in virtuellen und hybriden Meetings immerhin nachbilden beziehungsweise berücksichtigen. Es ist wichtig, sie zu kennen, um sich daran – unabhängig von der Art der Sitzung – bestmöglich zu adaptieren.

Nonverbale Kommunikation umfasst Folgendes: 

 

1. Mimik 

Eine der häufigsten und offensichtlichsten Formen der nonverbalen Kommunikation ist die Mimik. Eine hochgezogene Augenbraue oder ein Lächeln zeigen beispielsweise schnell, wie sich jemand fühlt. Solche Signale verraten oft ein unausgesprochenes Gefühl oder die Wahrheit. Augenbrauen, Mund und Augen zu benutzen, um Gefühle oder Informationen zu vermitteln, kann daher sehr effektiv sein. 

 

2. Gestik

Gesten sind absichtliche Bewegungen und Signale, in der Regel mit den Händen. Sie stellen ein wichtiges Mittel dar, um Bedeutungen ohne Worte zu vermitteln. In physischen Meetings verwenden wir alle verschiedene Gesten, um unserer Kommunikation mehr Wirkung zu verleihen, aber in virtuellen Szenarien bildet dies eine größere Herausforderung. 

 

3. Paralinguistik 

Die Untermalung unserer Worte ist manchmal wirkungsvoller als die Worte selbst: Paralinguistik bezeichnet die stimmliche Kommunikation, die von der eigentlichen Sprache getrennt ist, einschließlich Tonfall, Lautstärke, Tonfall und Tonhöhe.

Es ist übrigens erwiesen, dass dieses Problem auch eine geschlechtsspezifische Komponente hat. Catalyst, eine gemeinnützige Organisation, die sich für den Aufstieg von Frauen in Führungspositionen einsetzt, fand Folgendes heraus: "45 % der weiblichen Führungskräfte sagen, dass es für Frauen schwierig ist, in virtuellen Meetings das Wort zu ergreifen. Außerdem gibt jede fünfte Frau an, dass sie sich in Videokonferenzen von Kollegen ignoriert oder übersehen fühlt".⁴ Paralinguistik spielt hier eine wichtige Rolle, auch wenn das Problem noch tiefgreifender ist. 

 

4. Augenkontakt

Die Augen spielen eine wichtige Rolle bei der nonverbalen Kommunikation. Schauen, Starren und Blinzeln sind wichtige nonverbale Verhaltensweisen, die helfen, das Engagement, die Gefühle und die Emotionen anderer zu erkennen. Wenn wir auf Personen treffen, die wir mögen, erhöht sich unsere Blinzelrate und unsere Pupillen weiten sich. Wenn wir eine andere Person ansehen, kann dies auf eine Reihe von Emotionen hindeuten, darunter Feindseligkeit, Interesse und Engagement – alles Dinge, die schwer zu erkennen sind, wenn Personen auf Quadrate auf einem Bildschirm reduziert werden.

 

5. Körpersprache und -haltung

Ihre Körperhaltung und Ihre Bewegungen vermitteln nonverbal eine große Menge an Informationen. Einem kürzlich erschienenen Forbes-Artikel zufolge gibt es zwei häufige Fehler, die viele in virtuellen Meetings machen: 

1. "Lehnen Sie sich nicht auf den Schreibtisch. Das macht den Eindruck, als ob Sie sich langweilen und kein Interesse an dem Gespräch haben"

2. "Lehnen Sie sich nicht in Ihrem Stuhl zurück, denn das kann den Eindruck erwecken, dass Sie sich nicht für das Gespräch interessieren."⁵ 

Dies sind zwar ganz normale, vielleicht sogar standardmäßige Haltungen, die wir einnehmen, wenn wir von zu Hause aus arbeiten. Jedoch sollten wir diese möglichst vermeiden, damit wir nicht den Eindruck fehlenden Engagements vermitteln. 

Eine aufrechte, offene Haltung ist entscheidend, um den anderen Teilnehmenden die richtige Botschaft zu vermitteln. 

 

6. Proxemik (Raumverhalten und Raumbedeutung)

Proxemik ist der Begriff für das Verständnis des angemessenen physischen Abstands zu einer anderen Person in einer bestimmten Situation: Das Bedürfnis nach "persönlichem Raum" ist eine wichtige Facette der Kommunikation – schließlich hat der Abstand auch auf der Beziehungsebene eine hohe Aussagekraft. Diese Unterscheidung ist etwas, das sich virtuell nicht nachbilden lässt – vor allem in emotional verletzlichen Situationen, in denen eine andere Person Trost oder Zuspruch brauchen könnte. 

 

Tipps für bessere Kommunikation in Meetings

Auch wenn das Konzept der effektiven Meeting-Kommunikation auf den ersten Blick vage oder schwammig erscheinen mag, gibt es doch konkrete Schritte dafür. Im Folgenden finden Sie fünf Maßnahmen, die Sie sofort ergreifen können, um Ihre Kommunikation in Meetings als Führungskraft zu verbessern: 

1. Aktiv zuhören 

Der erste Schritt auf dem Weg zu einer effektiven Meeting-Kommunikation besteht darin, aktiv zuzuhören. Aktives Zuhören bedeutet, anderen Teilnehmenden ganz bewusst die Möglichkeit zu geben, sich hinreichend lang zu äußern, bevor Sie selbst an der Reihe sind. Im Bereich der Meeting-Kommunikation bedeutet dies auch, die Teilnehmenden zu beobachten – welche nonverbalen Hinweise geben sie? Dies ist schließlich aussagekräftiger als das, was sie sagen. 

 

2. Verlassen Sie Ihre Komfortzone 

Als Führungskraft ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie Ihre Erfahrungen in der Meeting-Kommunikation in persönlichen Situationen gesammelt haben. Doch auch viele neue Möglichkeiten der heutigen hybriden Arbeitswelt sind zumindest einen Versuch wert. Dazu müssen Sie sich zunächst aus Ihrer Komfortzone herauswagen. Sie können beispielsweise in Erwägung ziehen, einen Teil Ihrer hybriden Meetings remote zu leiten. So erhalten Sie einen Einblick in die Erfahrungen der virtuell Teilnehmenden und können Ihre zukünftige Kommunikation in Meetings entsprechend anpassen. 

 

3. Kameras an

Wie wir bereits gelernt haben, erfolgt der Großteil der Kommunikation in Meetings nonverbal. Das bedeutet, dass die Teilnehmenden ihre Kameras während der Meetings so oft wie möglich eingeschaltet haben sollten. So können Sie sich ein genaues Bild davon machen, was in Ihren Meetings vor sich geht, wie sich die Mitarbeitenden wirklich fühlen und wo Spannungen oder Meinungsverschiedenheiten liegen können – selbst wenn Teilnehmende dies nicht direkt äußern. 
 

 

4. Nutzen Sie Technologie

Ein weiterer wichtiger Tipp zur Verbesserung Ihrer Meeting-Kommunikation besteht darin, zur Verfügung stehenden Technologie in vollem Umfang zu nutzen. Dazu gehört die asynchrone Kommunikation im Vorfeld von Meetings, bei der die Teilnehmenden Fragen zur Agenda stellen und sich adäquat vorbereiten können. 

In virtuellen und hybriden Meetings erfahren auch Emojis und andere Symbole eine hohe Bedeutung: Wenn Sie die Teilnehmenden ermutigen, die Funktion "Hand heben" zu nutzen oder ein Kommentar-/Chatfeld zu verwenden, überträgt dies das typische Meeting-Erlebnis ein Stück weit in die virtuelle Sphäre. Um dies noch weiter zu fördern, lassen sich persönliche Check-Ins nutzen, um vor Beginn des Meetings ein Stimmungsbild zu gewinnen oder einfach den informellen Austausch zu pflegen. 
 

 

5. Bitten Sie um Feedback 

Es ist erwiesen, dass Führungskräfte ihre Fähigkeiten als “Meeting Lead” regelmäßig überschätzen.⁶ Es braucht also “fremde Eindrücke”, um die Effektivität der Meeting-Kommunikation besser einschätzen zu können: Indem Sie regelmäßig und strukturiert anonymes Feedback von den Teilnehmenden einzuholen, können Sie sich ein genaues Bild von Ihrer Leistung als Meeting-Leitender machen. Wenn Sie dieses Feedback in einem einheitlichen und strukturierten Format einholen, lassen sich die Fortschritte sogar im Laufe der Zeit verfolgen. Funktionen wie das kostenlose Formular zur Meeting-Bewertung von Sherpany helfen dabei, diesen Prozess zu automatisieren. 

 

 

Kommunikation in Meetings: Ein wichtiges Betätigungsfeld für Führungskräfte

Die Fähigkeit, die Kommunikationsfähigkeiten effektiv zu demonstrieren und die verbalen und nonverbalen Mittel der Teilnehmenden zu erkennen, ist der Schlüssel, um höhere Mehrwerte aus Meetings zu schöpfen. 

Wenn sie die in diesem Artikel beschriebenen Tipps befolgen, können Führungskräfte ihre Reise in Richtung effektiver Kommunikation in Meetings beginnen – aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Schließlich lässt es sich hinlänglich von guten kommunikativen Fähigkeiten profitieren. Die Verbesserung des individuellen Ausdrucks sollte also ein kontinuierlicher Prozess sein. In diesem spielt Feedback eine entscheidende Rolle, um Fortschritte zu erzielen, zu erfassen und zu festigen. 

¹ “Black Box Thinking: Why Most People Never Learn from Their Mistakes - But Some Do”, M. Syed, Portfolio, 2015.   

² "Overcoming Fake Talk: How to Hold REAL Conversations that Create Respect, Build Relationships, and Get Results", J. R. Stoker, McGraw Hill, 2013. 

³ "Why Do Virtual Meetings Feel So Weird?", E. L. Keating, American Scientist, 2021. 

⁴ “45% of women business leaders say it’s difficult for women to speak up in virtual meetings” C. Connley, CNBC, 2020. 

⁵ “8 Top Tips For Improving Your Body Language During Virtual Meetings”, B. M. Cole, Forbes, 2020. 

⁶ ”Why Your Meeting Stink - and What To Do About It”, S. Rogelberg, Harvard Business Review, 2019.