Die verschiedenen Meeting-Arten: Instrumente für bessere Resultate
Dieser Artikel befasst sich mit den verschiedenen Meeting-Arten und damit, wie sich mit Hilfe ihrer die Effizienz, Produktivität und Rentabilität von Unternehmen steigern lassen.
Ein englisches Sprichwort lautet: "horses for courses" (Pferde für Kurse). So sind im Allgemeinen verschiedene Menschen für verschiedene Dinge gut geeignet – bei Meetings verhält sich das nicht anders: Es ist wichtig, die richtigen Arten von Meetings für jeden spezifischen Zweck zu wählen. Ähnlich wie bei einer Schachpartie, bei der die verschiedenen Figuren zu unterschiedlichen Phasen einer Gesamtstrategie beitragen, spielen verschiedene Arten von Meetings in unterschiedlichen Bereichen des Unternehmenslebens eine zentrale Rolle.
Allerdings werden Meetings allzu oft schlecht gemanagt – mit der Konsequenz, dass die verwendeten Typen oft nicht zweckmäßig sind. So haben sich viele daran gewöhnt, eine hohe Zahl an Sitzungen abzuhalten. Außerdem erhalten nur sehr wenige Führungskräfte eine Schulung zum Meeting Management, was es schwierig macht, Sitzungen effektiv zu gestalten.
Die Beherrschung des Meeting Managements ist der Schlüssel zu einem echten Wettbewerbsvorteil: Der erste Schritt zur Eroberung jeder Disziplin besteht darin, sie zu verstehen. Meetings sind allgegenwärtig, wobei Führungskräfte zumeist nur wenig Zeit haben: Somit muss es nicht zwangsläufig um die Feinheiten, wohl aber um die Grundbegriffe der verschiedenen Arten von Meetings gehen.
In diesem Artikel erklären wir die verschiedenen Arten von Meetings und zeigen auf, wie sich diese am besten nutzen lassen. Dadurch wird es einfacher, eine dezidierte Herangehensweise an das Meeting Management zu entwickeln, Meetings sinnvoll zu nutzen und – auch auf Unternehmensebene – die Effizienz zu steigern.
Welche Meeting-Arten gibt es?
Grundsätzlich lässt sich zwischen formellen und informellen Meetings unterscheiden. Weitere Kriterien bilden die Beteiligten (z.B. Management, Aufsichtsrat oder Teams) und der Zweck (z.B. Problemlösung, Strategie oder Teambuilding). Wichtig ist es auch, zwischen Meetings vor Ort, Online-Meetings und hybriden Meetings zu differenzieren.
Die verschiedenen Arten von Meetings: Formell versus Informell
Bevor wir uns mit den verschiedenen Arten von Meetings jeweils einzeln befassen, sollten wir mit einer wichtigen Unterscheidung beginnen: formell gegenüber informell.
Die überwältigende Mehrheit der Sitzungen fällt in die Kategorie der informellen Meetings, auch wenn es vielen anders erscheint. Hingegen werden formelle Meetings weitaus seltener abgehalten, haben aber – zumindest von der Intention her – die größte Wirkung.
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Was ist ein formelles Meeting?
Ein formelles Meeting ist jedes im Voraus vereinbarte Meeting zwischen zwei oder mehr Personen. Es findet zu einem bestimmten Zweck statt, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Dabei sind ein bestimmtes Datum, ein bestimmter Zeitraum und ein bestimmter Ort festgelegt. Zudem verfügt ein formelles Meeting über eine Agenda und in einem Protokoll werden die Diskussionen, Entscheidungen sowie vereinbarte (Folge-)Maßnahmen dokumentiert.
Was ist ein informelles Meeting?
Ein informelles Meeting ist jede Sitzung zwischen zwei oder mehr Personen, die nicht alle Kriterien eines formellen Meetings – wie eine Agenda, fest definierte Zeiten oder eine Protokollierung – erfüllt. Dadurch handelt es sich bei der überwiegenden Mehrheit der geschäftlichen Meetings tatsächlich um informelle Meetings, der gängigen Meinung zum Widerspruch.
Formelle Meetings: Von der Strategie zum Fortschritt
Lassen Sie uns nun die verschiedenen Arten von formellen Meetings, die in der Geschäftswelt üblich sind, näher betrachten.
Zu den unterschiedlichen Arten formeller Meetings gehören:
1. Management-Meetings
Die wohl wichtigsten formellen Meetings sind die Management-Meetings. Diese finden – je nach Organisation – in unterschiedlichen Abständen statt, in der Regel jedoch monatlich oder vierteljährlich. Auf der Agenda dieser Meetings stehen in der Regel der aktuelle Leistungsstand der einzelnen Abteilungen, eine Bewertung der Jahresziele und Abstimmungen über wichtige Entscheidungen, wie die Einführung einer neuen Software oder die Einstellung eines neuen Mitglieds des Führungsteams.
In Unternehmen werden Management-Meetings in der Regel von der Geschäftsführung bzw. dem Chief Executive Office (CEO) geleitet und umfassen auch andere Mitglieder der obersten Führungsebene, einschließlich VPs oder der C-Suite. Über diese Meetings werden Protokolle angefertigt, die in einigen Fällen (in geschwärzter Form) an die gesamte Organisation verteilt werden, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
2. Aufsichtsrats- und Verwaltungsratssitzungen
Der Aufsichtsrat (CH: Verwaltungsrat) eines Unternehmens ist den Aktionären gegenüber rechenschaftspflichtig und hat die Aufgabe, die Leistung des Unternehmens zu überwachen. Wie bei Management-Meetings finden Aufsichtsratssitzungen in unterschiedlichen Abständen statt, je nach konkretem Bedarf des jeweiligen Unternehmens.
Sie setzen sich aus Personen zusammen, die ein persönliches Interesse an der Leistung des Unternehmens haben und einen fachlichen Beitrag zur Führung des Unternehmens leisten können. Diese Personen haben oft mehr als ein Vorstandsmandat inne und müssen entsprechend fokussiert mit ihrer Zeit umgehen. Daher müssen Aufsichtsrats- und Verwaltungsratssitzungen gut organisiert und besonders strukturiert sein sowie den beteiligten Mitgliedern ausreichend Zeit für eine gründliche Vorbereitung lassen.
3. Ausschusssitzungen
In vielen Organisationen werden Ausschüsse für bestimmte Themen gebildet, die mehr Aufmerksamkeit erfordern, als es in einer Aufsichtsrats- bzw. Verwaltungsratssitzung möglich ist. Ausschusssitzungen finden regelmäßig statt, wobei die Beteiligten in jeder Aufsichtsratssitzung über ihre Fortschritte berichten. Sie setzen sich in der Regel aus Aufsichts- bzw. Verwaltungsräten sowie aus Fachleuten für den Bereich zusammen, für den sie gebildet wurden.
So könnte ein Aufsichtsrat beispielsweise einen Fachausschuss für die digitale Transformation einsetzen, um den IT-Ansatz und die Infrastruktur eines Unternehmens zu überarbeiten. In diesem Fall wäre es sinnvoll, einen Chief Digital Officer in diesen Ausschuss aufzunehmen, auch wenn dieser nicht im Vorstand des jeweiligen Unternehmens sitzt.
4. Aktionärsversammlungen
Eine Aktionärsversammlung – in manchen Fällen auch als Jahreshauptversammlung (JHV) bezeichnet – ist ein Meeting aller Personen, die ein finanzielles Interesse an einer Organisation haben. Diese Versammlungen finden in der Regel jährlich oder halbjährlich statt und bieten der Unternehmensleitung die Gelegenheit, über den aktuellen Stand der Dinge zu berichten. Außerdem dienen sie den Aktionären als Möglichkeit, Fragen an die Geschäftsführung zu stellen.
Das übergeordnete Ziel besteht darin, über die Leistung des Unternehmens im vergangenen Zeitraum zu berichten und die Strategie für den nächsten Zeitraum zu skizzieren, um die Zustimmung der Aktionäre zu gewinnen.
5. Strategiemeetings
Strategiemeetings können auf verschiedenen Ebenen des Managements einer Organisation abgehalten werden. In einigen Fällen kann eine Strategiesitzung Teil einer regulären Managementsitzung sein. Häufiger jedoch handelt es sich um ein separates formelles Meeting, das entweder jährlich oder vierteljährlich zwischen den Führungskräften einer Organisation abgehalten wird.
Zweck dieses Meetings ist es, die Organisationsstrategie für einen bestimmten Zeitraum (oft für ein Jahr oder ein Quartal) festzulegen. An diesem Meeting nehmen die ranghöchsten Interessenvertreter der einzelnen Abteilungen oder Bereiche teil, welche die jeweilige Strategie dann an ihre Fachbereiche weitergeben.
Informelle Meetings: Der Schlüssel zu Kultur und Teamarbeit
Informelle Meetings machen die große Mehrheit der Meetings in der Geschäftswelt aus. Ob es sich um ein regelmäßiges 1:1-Gespräch mit einem Vorgesetzten oder um ein Gespräch mit einem Kollegen bei einem Kaffee handelt: Informelle Meetings sind nicht nur allgegenwärtig, sondern auch entscheidend für die Leistung, die Kultur und die Erfahrungen der Mitarbeitenden eines Unternehmens. Im Gegensatz zu formellen Meetings haben sie nicht immer eine solide Agenda und es wird kein Protokoll geführt, was ihre Bedeutung für das Funktionieren eines Unternehmens jedoch nicht schmälert.
Zu den verschiedenen Arten von informellen Meetings gehören:
1. Brainstormings
Ein altes Sprichwort besagt, dass "zwei Köpfe besser sind als einer". Zusammenkünfte mit anderen Personen zur Ideenfindung gibt es schon seit Jahrtausenden: Obwohl die zugehörigen Verfahren im Laufe der Zeit immer ausgefeilter wurden, sind die Grundlagen unverändert geblieben. An einem Brainstorming-Meeting nehmen häufig verschiedene Interessengruppen – entweder aus einer Abteilung oder aus verschiedenen Funktionen – mit dem Ziel teil, neue Ideen auf den Tisch zu bringen und sie gemeinsam zu diskutieren.
Diese Diskussionen finden in der Regel zu einem bestimmten Thema statt, zum Beispiel zur Entwicklung eines neuen Produkts oder zur Planung einer neuen Marketingkampagne. Die verschiedenen Standpunkte helfen den Initiatoren einer Initiative, ihre Herangehensweise und ihr Verständnis zu verfeinern. Zudem bringen sie Kreativität in den Prozess ein.
2. Problemlösungen
Das Lösen von Problemen gehört für fast jeden zum Unternehmensalltag: So sind Meetings zur Problemlösung ein fester Bestandteil vieler Terminkalender. Sie haben trotz ihres informellen Charakters eine hohe Bedeutung, da sie dazu beitragen, Hindernisse zu beseitigen und Initiativen voranzutreiben.
In der Regel nehmen an diesen Sitzungen Fachleute aus dem betreffenden Bereich sowie Mitglieder eines Projektteams oder einer Abteilung teil, die mit dem betreffenden Problem konfrontiert sind. Das Ergebnis eines Meetings zur Problemlösung ist – im Erfolgsfall – ein klarer Weg nach vorn oder eine klare Vorstellung davon, wer einbezogen werden muss, um das betreffende Hindernis zu überwinden.
3. Schulungen
Schulungen sind eine weitere Art von informellen Meetings, die in vielen Fällen fälschlicherweise als formelle Meetings eingestuft werden. Auch wenn Schulungen einige der Kriterien für formelle Meetings erfüllen, werden in der Regel keine Sitzungsprotokolle verfasst. Stattdessen handelt es sich um eine Zusammenarbeit zwischen (einem) Leitenden und Teilnehmenden mit dem Ziel der Wissensvermittlung.
4. Fortschrittsberichte (Updates)
Wenn Organisationen produktiv sein und möglichst viel erreichen sollen, sollten sie sich genau mit Fortschritten bei bestimmten Fokusthemen befassen. Daher ist es sehr empfehlenswert, speziell diesem Zweck gewidmete Meetings abzuhalten. An Sitzungen zur Fortschrittskontrolle – oft Jour fixes – nehmen jeweils die Interessenvertreter teil, welche für die verschiedenen Initiativen verantwortlich sind. In diesen Meetings berichten sie abwechselnd über die erzielten Fortschritte, die aufgetretenen Hindernisse und den voraussichtlichen Zeitplan für den weiteren Verlauf der Initiative.
Fortschrittsberichte sollten in angemessener Regelmäßigkeit abgehalten werden – oft bietet sich ein monatlicher Turnus an. Wenn Ihre Organisation in wöchentlichen oder vierzehntägigen Sprints arbeitet, kann es jedoch auch sinnvoll sein, diese Meetings regelmäßiger abzuhalten.
5. Teambuildings
Eine weitere Art von informellen Meetings, die für den Erfolg einer Organisation Bedeutung hat – vor allem in Zeiten der vermehrten Arbeit aus dem Homeoffice –, ist ein Teambuilding-Meeting. In ihnen haben Sie die Möglichkeit, mit Ihrem Team in Kontakt zu treten sowie Kommunikation und Zusammenhalt zu fördern. So stehen nicht nur eine gemeinsame Vision und Mission, sondern auch Spaß im Mittelpunkt.
Kreative Einstiege wie Eisbrecher sind ein guter Weg, um eine entspannte Atmosphäre zu schaffen. Außerdem kann es eine gute Idee sein, einige Spiele und eine Gelegenheit für Kaffee oder andere gemeinsam eingenommene Getränke einzubauen.
6. Coffee Chats
Coffee Chats werden oft als eine eigene Art von Meeting übersehen. Dabei sind sie für die Entwicklung und Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur von entscheidender Bedeutung – insbesondere in Zeiten der Remote-Arbeit. Es handelt sich um ein 15- oder 20-minütiges Gespräch zwischen zwei Personen, um sich vorzustellen, sich auszutauschen oder sich als Menschen besser kennenzulernen.
Diese Gespräche sind eine gute Möglichkeit, Menschen aus dem gesamten Unternehmen kennen zu lernen, mit denen man im Arbeitsalltag oft nicht in Kontakt kommt. Insbesondere bei geografisch verteilten Teams ersetzen sie die berüchtigten "Watercooler"-Gespräche. Indem man eine kurze Pause einlegt, um mit jemandem einen virtuellen Kaffee zu trinken, entstehen stärkere Bindungen, was die Unternehmenskultur positiv beeinflusst.
Die verschiedenen Meeting-Arten: Nicht nur auf ein Pferd setzen
Es ist wichtig, die richtigen Arten von Meetings gemäß dem jeweiligen Zweck zu wählen. Daher kommt es darauf an, sich bei der Organisation einer Sitzung – ob formell oder informell – Gedanken über die Ziele zu machen. Ebenso sollte man prüfen, ob die jeweilige Art von Meeting auch tatsächlich zum jeweiligen Zweck passt.
Wenn Sie als Führungskraft beispielsweise einen Coffee Chat veranstalten, um sich über die Fortschritte einer Initiative zu informieren, wird dies von Ihren Teammitgliedern nicht unbedingt positiv aufgenommen: Diese fühlen sich überrumpelt. Umgekehrt sollten Sie ein formales Meeting nie für einen persönlichen Austausch nutzen, da dies massiv wider den Erwartungen der Teilnehmenden geht. Im Gegenteil führt die bewusste Auswahl der richtigen Meeting-Art dazu, dass sich Ziele wahrscheinlicher erreichen lassen und die Teilnehmenden zufrieden sind.
Daher ist es wichtig, dass Sie die verschiedenen Arten von Meetings – die Ihnen zur Verfügung stehen – ausreichend gut kennen. Betrachten Sie diese am besten als Werkzeuge, um ihre Ziele zu erreichen und wählen das am besten für den jeweiligen Zweck geeignetste aus.
