Probleme mit Meetings: Wie das digitale Versicherungs-Einhorn wefox seine gelöst hat

Probleme mit Meetings sind auf allen Ebenen eines Unternehmens weit verbreitet. Führungskräfte sind von den üblichen Problemen mit Meetings besonders betroffen – schließlich verbringen sie bis zu 23 Stunden pro Woche in Meetings, von denen 71 % ineffektiv sind.^1,2  Dies ist ein großes Problem, denn es kostet viel Geld und wirkt sich unter anderem negativ auf die Entscheidungsfindung aus. Ineffektive Meeting-Prozesse sind nicht nur zeitraubend, sondern erhöhen auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Informationsverlusten. 

Die Etablierung von Prozessen mit einer Meeting-Management-Lösung ist eine gute Möglichkeit, Ihre Meetings effizienter zu gestalten. Da es jedoch Dutzende von Softwarepaketen für Meeting-Management gibt, muss der Anbieter gut gewählt sein. Dieser Artikel soll Ihnen dabei helfen, Ihre Meeting-Probleme zu lösen und den Wert einer dedizierten Software-Lösung besser kennenzulernen.

Unter anderem die folgenden Aspekten sind bei der Entscheidung zu berücksichtigen: 

• Wie ermöglicht die Lösung ein effizientes Meeting Management vor, während und nach jeder Sitzung?

• Wie sicher und compliant ist sie?

• Welche Funktionen bietet sie?

• Wie steht es um die Reputation und das Service-Niveau des Anbieters?

• Was kostet die Lösung und wie viele Ressourcen werden für den Betrieb benötigt?

Weitere sehr nützliche Informationen dazu bietet unsere Kaufberatung.

Meetings effizienter gestalten – am Vorbild von wefox

Es bietet einen hohen Wert, nachzuvollziehen, wie andere Unternehmen den Wechsel zu einem erstklassigen Meeting-Management erfolgreich vollzogen haben: wefox, eines der weltweit größten digitalen Versicherungsunternehmen, hat sich aus gleich mehreren Gründen für die Meeting-Management-Lösung von Sherpany entschieden und nutzt sie für Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen. 

Wir haben Dr. Marc Olivier Morant, Group General Counsel bei wefox, nach den Gründen der Entscheidung für Sherpany und den Anforderungen an eine Meeting-Management-Software befragt. 

Häufige Meeting-Probleme: Der Bedarf für eine adäquate Software-Lösung

Fest steht: Bei Meetings kann es viele Probleme geben. Unproduktive Meetings und verschwendete Zeit sind in vielen Unternehmen und Management-Teams leider immer noch ein akzeptierter Status quo. Sie kosten viel Geld, beeinträchtigen das Mitarbeiterengagement und reduzieren die Geschwindigkeit sowie die Qualität bei der Entscheidungsfindung. 

Die Meeting-Probleme – wie Dr. Morant sie bei wefox identifizierte – beeinträchtigten eindeutig die Effizienz und Sicherheit. Ihm zufolge "war schnell klar, dass die Art und Weise, wie Meetings verwaltet und eingerichtet wurden, einem sehr traditionellen, langsamen und veralteten Weg folgten". Er wollte "einen effizienteren Weg finden, dies zu tun". Lösungen mussten her. 

Nachfolgend sind die Meeting-Probleme von wefox nebenstehend die dazu aufgeführt. Aus all diesen Gründen wollte Dr. Morant den Wandel bei wefox anführen und das Meeting Management im gesamten Unternehmen digitalisieren:

Sherpany und wefox: eine nahtlose Partnerschaft

Dr. Morant lobt die Art und Weise, wie die Mitarbeitenden von Sherpany die Beziehung zu ihren Kunden pflegen. Des Weiteren schätzt er die Reaktionsfähigkeit und die Bereitschaft unseres Teams, Probleme schnell zu lösen. Sherpany bietet einen 24/7-Support, der Ihnen hilft, Ihre Meetings zu bewerten und die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Die Software passt sehr gut zu unseren Bedürfnissen. Die Funktionen – um Räume und Agenden einzurichten, Mitarbeitende einzuladen und Untergruppen zu bilden – sind alle da.

Dr. Marc Olivier Morant

Group General Counsel bei wefox

Laut ihm zeigte Nina, Meeting-Expertin bei Sherpany, eine außergewöhnliche Leistung. Dr. Morant: “Sie war sehr reaktionsschnell, und man konnte wirklich und authentisch spüren, dass sie helfen wollte.” Ferner habe der Kauf von Sherpany für wefox einen großen Unterschied gemacht.

Fazit: Eine Lösung, die eine höhere Meeting-Effizienz ermöglicht

Letztendlich sollte die richtige Meeting-Management-Lösung dazu beitragen, Meetings effizienter zu gestalten – sowohl auf Team-Ebene als auch in der gesamten Organisation, von oben bis unten. Dadurch fallen die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung leichter. 

Eben das hat Dr. Morant gesucht: mehr Effizienz in Meetings bei wefox – für Führungskräfte, Vorstandsmitglieder und Assistenten:

• straffe Abläufe

• eine zentrale Lösung

• mehr Schnelligkeit

• weniger Fehleranfälligkeit 

• mehr Sicherheit

Und dank Sherpany war wefox dazu in der Lage, eben diese Ziele zu erreichen.

Dr. Morant bekräftigt: "Wir sind jetzt alle auf einer Plattform. Führungskräfte und Administratoren haben Zugang zu allen relevanten Informationen am selben Ort, so als ob alles in einem virtuellen Raum sichtbar wäre. Die Rollen in Meetings sind auch viel klarer, zum Beispiel wer organisiert und wer teilnimmt." 

Heute setzt wefox Sherpany in zwei Ländern ein, eine weltweite Ausweitung ist bereits geplant. Wir danken Dr. Morant für seine Zeit und seine aufschlussreichen Ideen, die auch anderen Unternehmen zugutekommen könnten. 
 

Gibt es in Ihrem Unternehmen Probleme mit Meetings? Finden Sie heraus, wie Sie sie lösen können. Sprechen Sie noch heute mit unseren Meeting-Experten.

¹ ‘The Science and Fiction of Meetings', S. Rogelberg for MIT Sloan Management Review, 2007.

² 'Stop the Meeting Madness', Harvard Business Review, 2017.

Aurélie Toro

Über den Autor

Aurélie nutzt ihre Erfahrung in der Content-Erstellung und im digitalen Marketing, um Führungskräfte in ihrer täglichen Praxis zu unterstützen. Sie ist ständig auf der Suche nach gesellschaftlich relevanten Themen, deren Recherchieren, Umsetzung und Verbreitung ihre Leidenschaften bilden. Sie tut ihr Bestes, um zu den Themen Meeting Management, digitale Transformation und agile Führung wertvolles Wissen zu vermitteln.