Leitfaden zur Erstellung von Sitzungsprotokollen: Wann, wieso und wie Sie ein Protokoll schreiben

Meeting-Protokolle stellen eine große Verantwortung dar. Sie halten die Entscheidungen, Diskussionen – und vor allem die Ergebnisse – eines Meetings fest und sind ein Mittel, um die Diskussionen in konkrete Maßnahmen umzusetzen. 

Dennoch sind Meeting-Protokolle in vielen Unternehmen eine Quelle der Frustration. Die Erstellung von Protokollen muss jedoch keine mühsame Aufgabe sein. Wenn Sie einfache Richtlinien befolgen, eine Vorlage für Meeting-Protokolle verwenden und bewährte Verfahren für die Erstellung von Meeting-Protokollen im Kontext Ihrer Organisation festlegen, können Sie die Erstellung von Protokollen von einem Kopfzerbrechen in ein Kinderspiel verwandeln.

Was ist ein Meeting-Protokoll? 

Ein Meeting-Protokoll ist eine formelle, schriftliche Aufzeichnung der Diskussionen, Entscheidungen und daraus resultierenden Maßnahmen für ein formelles Meeting. Es ist das schriftliche Dokument, das es den Teilnehmenden ermöglicht, sich an den Inhalt des Meetings zu erinnern und ihn in sinnvolle Handlungen umzusetzen.

Wozu ein Protokoll schreiben?

Das Erstellen von Protokollen zählt zu den aufwändigsten Aufgaben in der Geschäftswelt – dennoch gilt diese Arbeit als Königsdisziplin in der Administration. Denn die Abschriften der Sitzungen bieten die Möglichkeit, das Gesprochene jederzeit wieder einzusehen. Sie sind nicht nur wichtige Erinnerungshilfen, sondern manchmal auch wertvolle Beweisstücke.

Sitzungsprotokolle sind Rechtsdokumente

Sitzungsprotokolle, insbesondere die des Aufsichtsrats (CH: Verwaltungsrat) und der Geschäftsleitung, werden auch vor Gerichten und von Wirtschaftsprüfern als Rechtsdokumente anerkannt. In vielen Fällen, wenn ein Unternehmen vor Gericht gehen muss, um eine Position zu verteidigen oder abzulehnen, wird sich das Gericht auf ein Protokoll verlassen. Wenn eine Entscheidung des Unternehmens nicht im Sitzungsprotokoll festgehalten wurde, gilt dies vor Gericht als Beweis, dass diese nie stattgefunden hat.

Protokollieren verbessert die Produktivität im Sitzungsprozess

Das Protokoll – bei Vorstandssitzungen häufig Aufgabe der Assistenz der Geschäftsführung – erfüllt aber noch viele weitere wichtige Funktionen. Die Tatsache, dass jemand eine Sitzung protokolliert, kommt der Qualität der Sitzung zugute – ähnlich wie die Gestaltung von Notizen. Denn dadurch wird sichergestellt, dass die definierten Maßnahmen und die damit verbundenen Aufgaben ein gewisses Maß an Verantwortlichkeit aufweisen. Das Führen eines Protokolls spielt also eine wichtige Rolle dabei, unproduktive Geschäftsmeetings aus unserem Alltag zu eliminieren.

Das Protokollieren hilft dabei, die Sitzung auf Kurs zu halten, indem der Fortschritt aufgezeichnet wird. Es fördert auch die aktive Teilnahme, da die Sitzungsteilnehmenden erkennen, dass das Besprochene tatsächlich wichtig und erwähnenswert ist. So überrascht es nicht, dass Meeting-Wissenschaftler einen signifikanten Zusammenhang zwischen Protokollieren und der empfundenen Effektivität einer Sitzung fanden.

Sitzungsprotokolle vereinfachen die Umsetzung von Folgemaßnahmen

Das Führen eines Sitzungsprotokolls hilft den Teilnehmenden auch dabei, jeden Agendapunkt mit der Definition und Zuordnung klarer Aktionselemente abzuschließen.

Dank solcher Aktionselementen erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass die in Sitzungen getroffenen Vereinbarungen pünktlich und erfolgreich umgesetzt werden. Das Protokoll ist somit das wichtigste Instrument zur Sicherstellung von Folgemaßnahmen und zur Vorbereitung auf das nächste Meeting. Darauf basierend lässt sich auch gleich ein vielsagender Aktionsplan erstellen.

Protokollarten-Übersicht im Überblick

Was ist der Unterschied zwischen einem Verlaufsprotokoll und einem Ergebnisprotokoll?

Im deutschsprachigen Raum – insbesondere aber in Deutschland – unterscheidet man zwischen zwei Protokollarten: Dem Verlaufsprotokoll, das alle Inhalte einer Sitzung zusammenfasst, und dem Ergebnisprotokoll, das nur die Kerninhalte einer Sitzung wiedergibt und die Beschlüsse festhält.

Was ist ein Verlaufsprotokoll?

Das Verlaufsprotokoll gibt den Ablauf der Sitzung in chronologischer Reihenfolge so genau wie möglich wieder. Die Tagesordnung gilt dabei meist als Verlaufsprotokoll-Vorlage. Zu jedem Punkt auf der Agenda werden folgende Informationen niedergeschrieben:

• Name des Redners 
• Beitrag jedes Redners in Stichpunkten 
• Wichtige Wortmeldungen wie Argumente und Einwände als Zitat
• Beschlüsse 
• Zugeteilte Aktionselemente mit verantwortlicher Person und Fristen

Die bestimmende Zeitform des Verlaufsprotokolls ist das Präsens. Der Verdichtungsfaktor gibt an, wie stark verdichtet das Gesprächsprotokoll ist: Liest sich das Protokoll einer einstündigen Sitzung in 10 Minuten, beträgt der Verdichtungsfaktor des Sitzungsprotokolls 6.

Wie schreibt man ein Ergebnisprotokoll?

Wenn Sie ein Ergebnisprotokoll schreiben, halten Sie sich viel kürzer als beim Verlaufsprotokoll. Sie fassen lediglich die Ergebnisse und Beschlüsse der Sitzung zusammen, ohne den Verlauf zu dokumentieren. Bei Beschlüssen geben Sie das exakte Abstimmungsergebnis wieder.

Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll? Die Vor- und Nachteile

Dank des Verlaufsprotokolls können die Sitzungsteilnehmenden – aber auch insbesondere Abwesende – genau nachvollziehen, wie es zu bestimmten Entscheidungen oder Ergebnissen gekommen ist. Dies kann die Umsetzung nach der Sitzung begünstigen. Die Frage hier ist aber oft, ob das Verlaufsprotokoll überhaupt gelesen wird. 

Das Ergebnisprotokoll ist viel kürzer, gibt daher weniger Aufwand und hält trotzdem die wichtigsten Punkte eines Meetings fest. Das Ergebnisprotokoll wird daher oft bevorzugt. Bei wichtigen Verhandlungen und sehr formellen Sitzungen wird aber oft ein Verlaufsprotokoll geschrieben.

Wann sollten Sie ein Protokoll erstellen?

Die Frage, wann ein Protokoll zu erstellen ist, hängt von einer Reihe verschiedener Faktoren ab, unter anderem diesen: 

• die Art des Meetings

• die Gerichtsbarkeit, in der das Meeting stattfindet

• der Sektor der Organisation 

• die individuelle Satzung der Organisation

Daher ist es wichtig, dass alle Beteiligten die Bedeutung des Meetings, die Rolle jedes Teilnehmenden darin und ihre jeweiligen rechtlichen Pflichten verstehen.

In Großbritannien definiert das Regierungsinstitut ICSA “Board Meetings” ausdrücklich als die "höchste Form der internen Entscheidungsfindung einer Organisation".² Nach dieser Definition gelten Meeting-Protokolle als die genaueste interne Aufzeichnung dieser Sitzungen für die jeweilige Organisation und werden nicht explizit zur Interpretation durch Dritte aufgezeichnet.

Im Zweifel gilt: Protokoll anfertigen

Im Zweifelsfall sollte immer ein Protokoll geschrieben werden. Vor allem für formelle Sitzungen, in denen geschäftskritische Punkte besprochen und Entscheidungen getroffen werden, sollte immer ein Protokoll geführt werden. Unabhängig davon, ob es sich um ein Management-Meeting oder ein Team-Meeting auf tieferer Hierarchieebene handelt. 

Denn das Gesprächsprotokoll ist auch sehr hilfreich für das Alignment innerhalb eines Teams und einer Firma, zum Beispiel wenn jemand eine Sitzung verpasst hat. Eine Studie zeigt jedoch, dass nur in 57 % der untersuchten Sitzungen von Führungskräften Protokolle angefertigt wurden – eine alarmierende Statistik.

Technologie nutzen: Der Vorteil von Protokoll-Vorlagen

Leider ist die Protokollführung in vielen Organisationen mit großen Problemen und Zeitverlust verbunden. Erkennen auch Sie einige dieser Situationen? 

• Keine Protokoll-Vorlagen: Die Erstellung des Dokuments nimmt viel Zeit in Anspruch. 
• Es gibt Diskussionen, was genau ins Protokoll gehört.
• Protokolle werden gedruckt an alle Beteiligten ausgehändigt.
• Protokolle werden per E-Mail versandt, wo sie in vollen Postfächern untergehen.
• Es gibt verschiedene Formate und fehlende Zugriffsrechte auf Dokumente.
• Der Protokollant erhält Änderungswünsche über verschiedene Kanäle.
• Unterschiedliche Versionen erhöhen das Fehlerrisiko.
• Protokolle vergangener Sitzungen sind nicht mehr auffindbar (kein zentraler Ort).
• Das Protokoll wird erst am nächsten Meeting genehmigt, was Gruppenzeit verschwendet und Nachfolge-Aufgaben verzögert.

Die meisten dieser Probleme sind darauf zurückzuführen, dass das volle Potenzial der Technologie im Protokoll-Prozess nicht ausgeschöpft wird. Dabei wäre es so einfach: Eine Meeting Management Software vereinfacht die Protokollführung enorm. Anhand der Meeting-Agenda wird bereits eine Protokoll-Vorlage erstellt, die dann direkt in der Software ausgefüllt werden kann.

Nach dem Meeting können die Teilnehmenden direkt darauf zurückgreifen, Änderungen wünschen und das Protokoll genehmigen. Dank dieser Protokoll-Software gehen Gesprächsprotokolle in der Zukunft auch nicht verloren, sondern sind an einem zentralen Ort auffindbar.

Wie schreibt man ein Protokoll? Der Leitfaden für Sitzungsprotokolle

Wie ist ein Protokoll aufgebaut? Was ist beim Stil und Format zu beachten? Wann ist ein Sitzungsprotokoll gültig? Wer genehmigt es, sobald es erstellt wurde? 

Laden Sie unseren kostenlosen Leitfaden für Sitzungsprotokolle herunter, um sich einen Überblick über diese Details zu verschaffen und wichtige Tipps zu erhalten. Sie erhalten auch Zugang zu einer Protokoll-Checkliste und zu einigen Beispielen aus der Praxis, wie Protokolle richtig geschrieben werden.

Robert Mitson

Über den Autor

Roberts Leidenschaft ist es, wertvolle Inhalte zu kreieren. Als English Content Specialist hilft er Führungskräften aus ganz Europa zu verstehen, wie jede ihrer Sitzungen zählt.