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Toni Ventura
Customer Success Manager at Sherpany

Superar los desafíos en la organización de reuniones para organizadores y asistentes

Según un estudio de Reuters, las reuniones aumentan la creatividad y la productividad. Sin embargo, tienen el efecto contrario cuando son demasiadas, se programan en un momento inadecuado o están mal dirigidas, y terminan causando efectos negativos en la organización.


A pesar de que las reuniones son cruciales para la toma de decisiones en la empresa y el desarrollo de planes y estrategias, actualmente son vistas como un "mal necesario" por muchos consejeros. Además, otras investigaciones respaldan la idea de que las reuniones puedan ser una verdadera pérdida de tiempo para las organizaciones. Una encuesta de Harvard Business Review (HBR), que incluye a 182 ejecutivos de diferentes industrias, revela los siguientes datos:

  • El 65% de los encuestados afirmaron que las reuniones les impiden completar su propio trabajo;
  • El 71% de los ejecutivos dijeron que las reuniones son improductivas e ineficientes;
  • 64% dijeron que las reuniones se realizan a expensas de un análisis exhaustivo, y;
  • El 62% sugirió que las reuniones pierden oportunidades para acercar al equipo.


Las reuniones han ido aumentando en número y duración en los últimos 50 años, hasta el punto en que los ejecutivos dedican un promedio de 23 horas semanales a asistir a reuniones, en comparación con la década de los 60, cuando solían pasar aproximadamente 10 horas. La contradicción muestra que, a pesar de todas las nuevas tecnologías que se supone ayudan a reducir la duración de las reuniones, en la actualidad, los ejecutivos dedican aún más tiempo a las reuniones.

¿Cómo se puede reducir el tiempo de las reuniones? Para responder a esta pregunta, primero debemos analizar cuáles son los principales retos tanto para los organizadores como para los asistentes. El siguiente análisis en dos partes se centra en ese aspecto. 


Desafíos en la planificación de reuniones para los organizadores

El responsable de la preparación de las reuniones corporativas suele ser el Secretario General o un asistente. Sus principales desafíos son los siguientes:

  1. Preparación de una gran cantidad de documentos
    Cualquier reunión suele implicar el análisis de diversos documentos, y la mayoría de las veces, la cantidad de documentos no suele ser reducida. Los organizadores de la reunión tienen que hacer frente a una cierta cantidad de documentos en papel que son poco manejables e inconvenientes. 
     
  2. Errores con la última versión de cada documento
    De vez en cuando, los asistentes envían varias versiones de los mismos documentos al organizador, lo que puede dar lugar a un malentendido sobre qué versión del documento o documentos llevar a la reunión.
     
  3. Miedo a la fuga de información
    Durante las reuniones la información que se maneja es privada, y la exposición podría llevar a serios problemas para la organización. El miedo a las pérdidas de información mediante el uso de correo electrónico o documentación de soporte en papel es un tema actual e importante para los organizadores.
     
  4. Costes
    El coste real de la simple impresión de documentos en papel puede ser muy elevado, llevando a que la compañía desperdicie de esta manera decenas de miles de euros.
     
  5. Horas extras
    Las reuniones urgentes implican una preparación rápida y tener que imprimir los documentos la noche anterior requiere muchas horas de trabajo extra. Es una tarea que probablemente no sea automatizable para el organizador, y el hecho de imprimir documentos es un proceso largo y estresante.
     

Desafíos en la organización de reuniones para los participantes

Al otro lado de la organización de las reuniones se encuentran los asistentes (es decir, los Consejeros de Administración u otros Comités, y los representantes del management, como el director de la empresa). Los principales desafíos a los que se enfrentan son:

  1. Preparación de grandes cantidades de documentos
    Los participantes que asisten a las reuniones necesitan leer grandes cantidades de documentos mientras se preparan para sus reuniones. Tener estos documentos en papel puede hacer que el proceso sea lento y agotador, especialmente cuando se viaja desde y hacia los lugares de reunión.
     
  2. Búsqueda de anotaciones individuales
    Además del primer reto explicado anteriormente, encontrar sus propias anotaciones puede ser un proceso que consuma mucho tiempo. Uno tiene que dar vuelta a las páginas, leer los comentarios y encontrar la información que se busca. Con un software de gestión de reuniones, sin embargo, uno puede encontrar lo que está buscando casi instantáneamente gracias al buscador.
     
  3. Encontrar la última versión de cada documento
    En una serie de correos electrónicos enviados por el organizador, podría resultar difícil encontrar la última versión del documento, que es necesaria para prepararse a fondo para la reunión.
     
  4. Miedo a la pérdida de información
    De forma similar al desafío del organizador, el asistente experimenta el mismo miedo a las pérdidas de información debido al soporte de correo electrónico o papel. Como la información que se maneja durante las reuniones es privada, dicha pérdida de información puede tener serias implicaciones para la empresa.
     
  5. No poder seguir el orden del día de la reunión
    Durante las reuniones, a veces algunas agendas no son lo suficientemente claras para que los asistentes puedan seguirlas, especialmente si incluyen algunos documentos con títulos largos, en lugar de puntos y citaciones.




Tanto los organizadores como los asistentes están experimentando desafíos y están mostrando "dificultades" similares que podrían resolverse, total o parcialmente, utilizando un software de gestión digital de reuniones.

Sherpany permite a las empresas optimizar sus reuniones haciéndolas más seguras y eficientes al ahorrar tiempo para las partes involucradas en la organización y asistencia a las reuniones. A través de su software - Sherpany Boardroom - la empresa suiza se enfrenta a los desafíos planteados por el apoyo en el/la:

  1. Preparación de grandes cantidades de documentos
    Todos los documentos están disponibles en una aplicación segura que se ejecuta en dispositivos iPad e iPhone, tabletas Windows y en el entorno web. Es posible leer los documentos y tomar notas en el iPad o en cualquier tableta de Windows, independientemente de la cantidad de documentos. La aplicación facilita el proceso haciéndolo más rápido y fácil.
     
  2. Búsqueda de anotaciones personales
    Con Sherpany Boardroom, encontrar cualquier proyecto o documento relacionado con un tema es extremadamente fácil gracias a la funcionalidad de búsqueda de texto completo. Todo se hace en línea sin necesidad de pasar páginas o releer todas las notas.
     
  3. Encontrar la última versión de cada documento
    Los documentos subidos por el organizador de la reunión son siempre la última versión. De este modo, se evita el malentendido entre las diferentes versiones.
     
  4. Paliar el miedo a las pérdidas de información
    Sherpany Boardroom es un software de gestión de reuniones altamente seguro. El acceso a la aplicación está restringido, y cada usuario tiene una contraseña única y un código SMS que recibe sólo una vez cada vez que se conecta. Además, los organizadores de la reunión pueden definir diferentes niveles de seguridad de los documentos para diferentes usuarios. Un uso adecuado del software asegura que las pérdidas de información debidas a la fuga de documentos se reduzcan significativamente.
     
  5. Incapacidad para seguir la agenda de la reunión
    Todos los puntos de la agenda y los documentos son claros y todos los asistentes pueden seguirlos.
     
  6. Reducción de costes
    Puesto que Sherpany Boardroom es una herramienta digital de gestión de reuniones que funciona en línea, todos los costes relacionados con el papel y los materiales se reducen a cero.
     
  7. Disminución de horas extras de trabajo
    Las horas extra dedicadas a la preparación de la reunión, especialmente a la impresión de los documentos, se acortan ya que todos los documentos están en línea.




Para poner todo esto en perspectiva, usaremos la calculadora de HBR para las reuniones. Con su ayuda, y basándonos en nuestra propia experiencia, presentaremos una serie de resultados financieros de cómo las reuniones son rentables usando el Sherpany Boardroom y lo caras que pueden llegar a ser las reuniones sin la aplicación Boardroom.

 
 
Costo de una reunión =

  a prorrata del salario de los asistentes +
  tiempo para llegar a la reunión (o gastos de viaje) +
  costo del material para la reunión  +
  no se incluye debido a la valoración difícil:
  (1) costo de no tomar una decisión en la reunión +
  (2) colateral / costo de oportunidad de la reunión

 

Sherpany_Boardroom_Leaderhip_Meetings_Costs


Sherpany Boardroom ahorra a su empresa aproximadamente 8'000 euros al año.


El software de gestión de reuniones no sólo reduce los costes de las reuniones, sino que también ahorra tiempo de forma significativa tanto para los asistentes como para los organizadores de una reunión, eleva la seguridad de las reuniones a un nivel superior para una gestión segura de los datos privados y fomenta la toma de decisiones en un entorno sin problemas.

En la era de la transformación digital, en la que las empresas dejan de utilizar papel y soporte físico y empiezan a utilizar más soluciones digitales para optimizar todos los procesos, las reuniones también se pueden optimizar.


¿Cómo pueden abordarse los desafíos en la planificación de reuniones y cuándo hacerlo?

Basándonos en nuestra experiencia y en la de nuestros clientes, la implementación de una herramienta de gestión digital de reuniones ayuda a ahorrar tiempo y ser más eficientes. Si quiere saber más sobre cómo superar los desafíos de la digitalización de tus reuniones, contáctenos.


 


Fuentes:

HBR, Stop the Meeting Madness
HBR, Estimate the Cost of a Meeting with This Calculator
Grandes Pymes, Cómo acabar con la locura de las reuniones
BusinessPeople, Riunioni sul lavoro? A volte sono una perdita di tempo
Payscale, https://www.payscale.com/research/DE/Country=Germany/Salary

Toni Ventura
Customer Success Manager at Sherpany
Toni Ventura has a vast experience in consulting and client relations having lived and worked in four different countries. He joined Sherpany as a Customer Success Manager for the Italian, Spanish and French-speaking markets. His focus is on ways to add value to customers with every interaction, and increase efficiency, since "understanding the customers' processes and pain points lets us improve the dynamics of the meeting management, and eventually, makes the customer's life easier" .

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