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Gestion des documents

Fixation des bases
Entrepôts sécurisés et fiables de données.

Le système de gestion numérique de documents (SGND) constitue l’infrastructure de base de toute gestion efficace de réunion favorisant la prise de décision. Le SGND est mis en œuvre pour suivre, gérer et stocker des documents et pour réduire l’usage du papier. Il est capable de conserver des enregistrements des différentes versions créées et modifiées par les différents utilisateurs (suivi de l’historique).

Il est souvent considéré comme une composante des systèmes de gestion de contenu d'entreprise et lié à la gestion active des dossiers numériques.

Dans le cas de Sherpany, le SGND permet: 

  • de stocker des documents et de gérer leurs versions
  • de restreindre l’accès aux documents liés à des décisions
  • de gérer les niveaux de sécurité (p. ex. le filigrane) sur des documents
  • de classifier des documents dans des dossiers (filtres) et des thématiques
  • de récupération de documents et de ses métadonnées liées
  • de rechercher et de trouver des informations liées au document et à son contenu

Gestion des réunions

Amélioration du processus
Gestion efficace de la séance.

Un système de gestion des réunions ajoute une couche de processus au système de gestion des documents. Il permet de s’assurer que les réunions sont organisées efficacement et que la documentation est distribuée de manière sécurisée aux supports des participants (iPad, Surface).

Il permet une préparation individuelle, avec des annotations, des marque-pages et des résumés de documents. Pendant la réunion, il simplifie le pilotage pour les responsables de réunions et favorise une contribution accélérée de la part des participants.

Enfin, il facilite l'organisation à l’intérieur des entreprises au moyen de la création et de l’approbation de procès-verbaux et de la clôture de réunions. 

Dans le cas de Sherpany, la gestion des réunions permet:

  • de construire des plans annuels de réunions afin de garder informé tous les membres
  • d’assigner des rôles (président, participant, invité, intervenant) aux membres
  • de gérer les thématiques archivées et de créer des modèles d’ordres du jour
  • de créer des ordres du jour, d’assigner des documents à des articles et de générer des Board-Books
  • de diffuser la documentation en la publiant ou en la republiant
  • de distribuer numériquement la documentation de la réunion aux appareils des utilisateurs finaux
  • de configurer et d’envoyer des notifications et des rappels
  • de préparer personnellement la documentation au moyen d’annotations et de marque-pages
  • de créer, distribuer et approuver les procès-verbaux
  • de clôturer et d’archiver les réunions afin de garantir une conformité totale

Gestion des décisions

Promotion des résultats
Interconnexion des séances, suivi des progrès et interactions facilitées entre les divers organes.

La gestion des décisions améliore les flux horizontaux et verticaux de communication entre les comités et entre les administrateurs. Toute l’information est mise à la disposition des administrateurs pour les aider à s’acquitter de leur obligation principale: poser les bonnes questions. La gestion des décisions consiste à filtrer l’information en fonction du problème à résoudre.

En fin de compte, il s’agit de gagner du temps pour permettre aux administrateurs de faire preuve de réflexions critiques, et ainsi prendre les bonnes décisions. Une gestion optimale des décisions permet de suivre les progrès de la mise en œuvre et un système d'alerte précoce pour les projets mal engagés.

Dans le cas de Sherpany, la gestion des décisions permet: 

  • de structurer le contenu en fonction des thématiques et du calendrier
  • d’établir des interconnexions entre les différents éléments pertinents du contenu
  • d’émettre des suggestions proactives sur des contenus connexes pendant la préparation de la réunion suivante
  • de créer des modèles standardisés de propositions pour les points de décision et d’action
  • de suivre de manière transparente les activités liées aux décisions et au reporting