Re-utiliser des documents existants

Le même document dans plusieurs séances

L'ajout de documents à une réunion peut se faire de trois façons différentes : "Ajouter un nouveau document à partir de votre ordinateur", "Ajouter un document existant depuis une réunion" ou "Ajouter un document existant depuis la bibliothèque". Si un document a déjà été téléchargé dans une réunion précédente, assurez-vous de sélectionner l'option 2 (Document de réunion), puis parcourez la liste des réunions précédentes et sélectionnez le document souhaité. Faites de même si le document existe déjà dans votre bibliothèque d'entreprise.

La commission prépare, le Conseil approuve

Un cas d'utilisation normale est une commission préparant un sujet et le conseil d'administration l'approuvant quelques jours plus tard. Les membres de la commission qui retrouveront le même document lors de la réunion du CA s'attendent probablement à retrouver la même situation qu'à la fin de la préparation, y compris leurs notes individuelles sur le document. En réutilisant le même document de la réunion précédente, vous vous assurez de l'avoir. Non seulement la fonction copie le document de base, mais elle copie également toutes les versions individuelles des membres y inclu leurs annotations.