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Samuel Kamm

Demander des documents de réunion aux contributeurs

Le fonctionnement


Un éditeur de réunion peut désormais demander des documents à des personnes internes ou externes ("collaborateurs ") sur tout point à l'ordre du jour. Il n'est pas obligatoire qu'un collaborateur ait un accès Sherpany ou qu'il travaille dans la même entreprise. En d'autres termes, vous pouvez demander à quelqu'un de fournir des documents pour un point spécifique de l'ordre du jour directement depuis ce point. Étant donné que les documents sont directement attribués au point de l'ordre du jour souhaité, l'étape de placement de l'éditeur de la réunion n'est pas nécessaire. Bien sûr, des actions telles que déplacer, renommer, supprimer, etc. sont toujours possibles pour les éditeurs de réunion. La procédure est la suivante.
Sur chaque point de l'ordre du jour, les collaborateurs peuvent être définis individuellement. La demande peut être individuelle ou via la Gestion multiple.

Lorsque vous demandez des documents de réunion aux collaborateurs (internes et externes), un lien sécurisé est envoyé par e-mail à tous les collaborateurs. Ce lien leur permet de télécharger des documents de réunion directement sur un point de l'ordre du jour. Les documents téléchargés par les collaborateurs peuvent être identifiés par un icône spécifique. En tant qu'éditeur de réunion, vous recevrez également une notification par e-mail lorsqu'un collaborateur a téléchargé un document.

Cette nouvelle fonction est disponible dans toutes les salles de réunion dès maintenant. Vous pouvez vous ajouter en tant que contributeur à un point de l'ordre du jour pour vous glisser dans le rôle d'un collaborateur. Votre Customer Success Manager ainsi que notre équipe de support se feront un plaisir de répondre à toutes vos questions.

Ajoutez des collaborateurs aux points à l'ordre du jour de votre réunion
 

Les possibilités d'utilisation

 

Grâce à cette amélioration de l'ordre du jour des réunions, vous pouvez préparer et planifier vos réunions encore plus efficacement. Par exemple, les utilisations suivantes sont possibles.

Téléchargement de documents provenant de collaborateurs externes
Un partenaire externe peut télécharger ses documents directement sur Sherpany via le lien sécurisé. Cela permet à toutes les personnes concernées de gagner du temps et est également plus sécurisé que l'échange de documents par e-mail.

Téléchargement de documents provenant de collaborateurs internes
Les organes internes qui fournissent régulièrement des documents pour les réunions peuvent le faire plus facilement et plus rapidement en tant que collaborateurs. Les collaborateurs qui sont des utilisateurs enregistrés de Sherpany peuvent également télécharger des documents directement dans iOS ou Windows App lorsque cela leur est demandé.

Gestion multiple
En tant qu'éditeur, vous pouvez demander à tous les collaborateurs pour chaque point de l'ordre du jour de fournir les documents en un seul clic (voir capture d'écran ci-dessous). Cela vous permet de mieux planifier votre séance et plus efficacement. Le suivi des participants est également facilité.

Avec gestion multiple, tous les collaborateurs de tous les points de l'ordre du jour peuvent être invités à contribuer en quelques clics seulement.
 
La possibilité de demander des documents de réunion aux collaborateurs est maintenant disponible dans votre salle. Préparez dès maintenant votre prochaine réunion et profitez des nombreux avantages de cette nouvelle fonctionnalité pour vous et vos collaborateurs.
 
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