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Sherpany

L’A B C du procès-verbal de réunion par Sherpany

Une tâche mal-aimée

La rédaction de procès-verbaux compte parmi les tâches les plus laborieuses du monde des affaires. Elle est cependant considérée comme la discipline reine de l’administration, pour la simple et bonne raison qu’une retranscription de réunion permet de retrouver à tout moment ce qui s’y est dit. Les procès-verbaux constituent des mémentos utiles et parfois même des éléments de preuve précieux. A condition toutefois d’être bien rédigés. C’est pourquoi nous nous sommes posé la question de savoir à quoi ressemblait un procès-verbal réussi.

Une structure claire por ménager les nerfs 

La clarté est primordiale. Les réunions durent souvent plusieurs heures et le procès-verbal devient interminable, entraînant un risque grandissant de confusion totale. Rédigez votre procès-verbal sans structure et vous le regretterez. Le rédacteur peut noter les points à l’ordre du jour selon leur chronologie et mettre un titre à chaque sujet abordé, titre qu’il peut, bien entendu, compléter par un ou plusieurs sous-titres. Autre chose: veillez à toujours préciser qui parle, le plus simple pour cela étant de noter le nom de la personne avant chacune de ses déclarations. On peut aussi attribuer une couleur à chaque participant et marquer le texte rapportant ses propos de sa couleur. Ceci est un autre moyen de s’y retrouver par la suite dans le procès-verbal.

Afin que tout ce travail n'ait pas servi à rien 

Moyennant quelques efforts, on évite que le procès-verbal ne devienne une suite hermétique d’abréviations, et il peut ainsi vraiment remplir sa fonction, à savoir être un aide-mémoire. Les points essentiels sont 1. La clarté, 2. La cohérence et 3. La répartition des tâches. Si l’on respecte ces points, on obtient un document reflétant parfaitement le contenu de la réunion. Ce, afin qu’ultérieurement, on puisse reconstituer de façon fiable ce que l’on a dit et ce que l’on n’a pas dit. Car ce serait vraiment dommage que le travail du rédacteur du procès-verbal, pénible admettons-le, n’ait servi à rien.

Le cadeau que nous vous faisons 

Afin de vous faciliter la rédaction des «meeting minutes» à l’avenir, nous avons le plaisir de mettre à votre disposition un document-type, qui est le fruit de nos réflexions et de notre expérience. Ce n’est là qu’un exemple de nos services destinés à faciliter vos tâches quotidiennes. Choisir Sherpany pour partenaire vous permettra de mieux structurer les réunions de votre direction ou de votre conseil d’administration, tout en respectant l’environnement. Nos conseillers du Boardroom se feront un plaisir de vous contacter afin de vous fournir de plus amples informations.

Remarque de la rédaction: l’article original a été rédigé par Michael Trommer, que nous remercions de sa contribution et de son travail dans la rédaction du présent article.

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Board Brainery fournit aux membres et aux secrétaires de conseils d’administration les articles, les modèles et les recommandations relevant des meilleures pratiques et émanant d’experts reconnus.

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