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Du papier au numérique: qu’est-ce qui empêche la transition des conseils?

Les portails de conseils d’administration promettent d’être plus sécurisés, plus légers et plus rapides. Mais leur acceptation repose encore sur un élément très humain: le secrétaire général. Voici ce que vous pouvez faire afin d’augmenter l’utilisation d’un outil numérique dans la salle de réunion.

La nécessité de transférer des dossiers administratifs sensibles sur des portails administratifs en ligne ne pose plus de problèmes. Les avocats et les conseillers généraux ont pu constater que le domaine numérique est sécurisé. Les questions de sécurité, de compatibilité, d’archivage, d’accès et de support technique sont assidûment surmontées. Pourtant, certains membres des conseils d’administration ont encore besoin de lignes directrices pour franchir le seuil de l’univers numérique. Voici ce que vous pouvez faire pour augmenter l’utilisation d’un outil numérique dans la salle de réunion.

Préparation 

En d’autres termes : les questions. Qui sont les membres du conseil d’administration? Quel sont leurs méthodes de travail? À quel point la mobilité est-elle importante?

Rassemblez les solutions disponibles, limitez les options, faites des besoins de l’entreprise votre priorité. S’agit-il uniquement de la gestion de documents? Ou principalement des réunions? Est-ce que l’entreprise aurait avantage à utiliser une solution focalisée sur la qualité des décisions? Intégrez les dirigeants plus septiques dans ce processus. L’objectif est ici d’anticiper leurs inquiétudes.

Effectuez un sondage auprès du conseil seulement après une analyse complète de la situation. Impliquer les utilisateurs dès le début est la meilleure manière d’assurer que cet investissement important procurera une technologie qui sera véritablement utile.

Passez en revue la liste de vérification 

Il existe une large gamme de portails administratifs parmi lesquels vous pourrez choisir, mais c’est au secrétaire général que revient généralement le rôle de déterminer la meilleure solution pour chaque entreprise. Voici les inquiétudes principales qui empêchent les dirigeants de passer du papier au numérique, et comment l’outil devrait leur être présenté:

a) Sécurité // Doit être au de qualité supérieure. Les normes d’e-banking sont un minimum.

b) Facilité d’utilisation // Sélectionnez les fonctionnalités pour leur qualité/impact et non pour leur quantité. La capacité d’accéder facilement aux informations archivées est l’un des avantages clés de l’utilisation d’un portail administratif numérique.

c) Utilité // Facilité d’utilisation des annotations, présentation intuitive de l’information, design conçu pour faciliter l’utilisation.

d) Collaboration // Espaces de travail séparés pour les comités afin de diriger les documents vers les bons membres du conseil, évitant ainsi une surcharge d’information.

e) Souplesse // Envisagez certaines conditions d’utilisation, telles que la plateforme (ordinateur de bureau, ordinateur portable, tablette, etc.) et l’accès en ligne/hors-ligne.

f) Assistance // Un service permanent est particulièrement important lorsque l’un des membres travaille sur un autre fuseau horaire. Recherchez les preuves d’un support technique disponible 24 heures sur 24.

Facilitez les procédures internes 

En ce qui concerne les assistants, ne sous-estimez pas l’importance des gestionnaires de comptes et des équipes d’assistance du fournisseur du service sélectionné. Optez pour une entreprise qui offre un processus d’intégration de qualité ainsi qu’un soutien personnalisé et assidu, comme Sherpany.

L’investissement dans des iPad et des accessoires sans fil peut être un encouragement supplémentaire à passer au numérique. Il est probable que la plupart des questions posées par les dirigeants concerneront l’équipement, et non le portail en soi. L’implication du département informatique dans l’achat d’appareils peut être un avantage.

Les secrétaires généraux représentent l’élément décisif dans l’établissement fructueux d’environnements en ligne sécurisés. Ce n’est que grâce à leur expertise que les solutions sont véritablement acceptées, et que les membres accèdent aux documents d’entreprise, communiquent, prennent des notes et collaborent.

Connaissances et Ressources

Connaissances et Ressources

Sherpany présente des actualités d'entreprise, des articles d'experts, des entrevues exclusives, des études de cas et des pratiques exemplaires sur la numérisation et la transformation de la culture des réunions du conseil d'administration, des cadres supérieurs, des secrétaires généraux et des conseils généraux.

Voici quelques exemples de ressources d'information :

  • Portails web et logiciels de gestion de réunion
  • Numérisation et réunions virtuelles
  • Gestion et conformité
  • Leadership efficace