facebooktwittergoogle-plus2linkedin2envelopsearch
Télécharger
Partager
Sherpany

7 étapes pour organiser vos réunions numériques avec succès

Des réunions efficaces du conseil d'administration contribuent grandement au succès d'une entreprise. Les membres du conseil ont en moyenne 8 réunions par an aet ils consacrent idéalement 4 heures à chaque réunion, donc comment peuvent-ils optimiser ces 32 heures afin d'être le plus productif possible ?

La réponse est simple : repenser le processus d'un point de vue numérique. L'article est le reflet de notre expérience avec la numérisation des conseils en les aidant à révolutionner leurs processus quotidiens. Un logiciel de tableau interactif aide les membres du conseil à se préparer et à tenir des réunions de manière plus efficace, ce qui permet d'améliorer les relations, de renforcer la coopération et d'améliorer la qualité du leadership. Les solutions numériques comme les portails du conseil permettent aux conseils de prendre des décisions plus rapides et de mieux se concentrer sur les points de discussion stratégiques pertinents.

Les logiciels du conseil aident ses membres à se préparer et à organiser des réunions plus efficacement, ce qui permet d'améliorer les relations, de renforcer la coopération et d'améliorer la qualité du leadership.

 

Voici quelques unes des astuces qui mènent à une réunion productive :

1. Faites de vos documents un outil numérique

Au cours d'une réunion, les membres du conseil d'administration doivent trouver rapidement et efficacement les informations pertinentes dans les documents qu'ils reçoivent. La remise des documents dans un format numérique facilite ce processus et rend les réunions plus fluides. Les documents sont toujours téléchargés dans le même ordre et suivent un modèle. Les informations sont affichées dans la même structure quel que soit le type de document ou le but de la réunion. De plus, le fait de travailler avec un portail de conseil d'administration présente l'avantage majeur de stocker et de donner accès aux informations générales de la société, telles que les organigrammes, les statuts, les documents réglementaires et autres documents pertinents.

2. Envoyez des notifications push sur les appareils personnels

Tous les membres reçoivent simultanément des notifications sur les réunions du conseil à venir quels que soient les zones géographiques et les fuseaux horaires. Le message, envoyé directement à leurs appareils personnels, contient la réunion du jour, les thèmes abordés et les documents correspondants afin d’y participer. Il accorde un accès égal à l'information pour tous les membres du conseil. Cela facilite la préparation de la réunion et permet une contribution de haute qualité de la part de tous les participants. Les notifications push peuvent être envoyées à tout moment avec un minimum d'effort de la part du secrétariat de la société, y compris lorsque des mises à jour de versions des documents sont disponibles. Comparez cela avec des documents papier - cela ne fait qu’accroître l'efficacité. Les membres du conseil peuvent facilement se préparer pour la réunion en amont en évitant l'utilisation de papier dans le processus ainsi que pendant la réunion.

3. Envoyez des mises à jour régulières

L'interaction des conseils peut dépasser quatre réunions par an, si les circonstances exigent plus de réunions. Le flux d'informations entre les membres du conseil ne doit pas être interrompu. La numérisation simplifie les processus et permet des mises à jour rapides entre les réunions, favorisant ainsi l'engagement entre les membres du conseil. Cela les aide également à se préparer rapidement aux réunions, de manière plus transparente. Les réunions du conseil deviennent plus efficaces.

4. Accordez plus de temps à la stratégie

Selon une McKinsey study, 52% des conseils sont désireux d'augmenter le temps consacré à la stratégie. Cela s'explique par le fait que la plupart de leur temps est consacré à des rapports, à des activités financières et opérationnelles, plutôt qu'à des stratégies et à des projets futurs. Fiez-vous à la technologie pour changer les processus. La numérisation permet de consacrer plus de temps aux questions quantitatives et qualitatives liées à l'entreprise. Il est donc temps d’agir rapidement.

5. Respectez les délais

Les réunions du conseil d'administration peuvent être pénalisantes, en particulier pour les administrateurs qui passent la majeure partie de leur temps à assister à des réunions. Afin que ces derniers puissent conserver leur efficacité et ainsi éviter une diminution de leur capacité d’attention, une réunion ne devrait pas dépasser six heures. Selon l'expert Aaron DeRose, un capital-risqueur en phase de croissance, le nombre idéal d'heures consacrées à une réunion, sans faire de pause, ne devrait pas dépasser quatre heures. Ainsi, les participants sont certains de passer en revue les documents tout en conservant un niveau d’énergie nécessaire.

6. Tirez profit de l'expertise des membres du conseil

Les membres du conseil sont des administrateurs avisés et compétents. Ils sont prêts à intensifier et partager leur expertise. Pour le faire de manière constructive, ils doivent avoir accès aux données de l'entreprise. Des logiciels intelligents aident les membres du conseil à se concentrer davantage sur la situation dans son ensemble, à collecter les données nécessaires et à identifier les problèmes et les opportunités rapidement.

Les logiciels aident les membres du Conseil à se concentrer davantage sur la situation dans son ensemble, à collecter les données nécessaires et à identifier les problèmes et les opportunités rapidement.

7. Établir des partenariats efficaces

La numérisation, le bon leadership et la collaboration entre les membres du conseil d'administration et le PDG de l'entreprise sont indispensables pour une réunion du conseil réussie. Les membres du conseil représentent une partie essentielle de l'entreprise. Et donc, les interactions avec eux et entre eux sont très importantes. Un logiciel intelligent peut prendre en charge cette communication multivoie en partageant la notification de document ou en accordant l'accès à des commentaires privés. Il peut également être utilisé pour poser des questions au PDG, en indiquant les données spécifiques et les problèmes qui s'y rapportent. La communication multidirectionnelle aide les conseils à exceller, ce qui, en retour, a un impact positif sur l'entreprise et son avenir.

Des réunions de trente heures et plus pendant une année peut être synonyme de déclic, permettant un échange rapide d'idées et de discussions. Cependant, la numérisation comble les interactions entre et parmi les membres du conseil d'administration et le PDG en dehors des salles de réunion. Il accorde plus de temps pour la prise de décisions pertinentes et la planification stratégique, ce qui conduit à des réunions bénéfiques pour les administrateurs et l'entreprise.

Pour en savoir plus sur la numérisation et les pratiques du conseil, visitez le blog de l'entreprise.

Connaissances et Ressources

Connaissances et Ressources

Sherpany présente des actualités d'entreprise, des articles d'experts, des entrevues exclusives, des études de cas et des pratiques exemplaires sur la numérisation et la transformation de la culture des réunions du conseil d'administration, des cadres supérieurs, des secrétaires généraux et des conseils généraux.

Voici quelques exemples de ressources d'information :

  • Portails web et logiciels de gestion de réunion
  • Numérisation et réunions virtuelles
  • Gestion et conformité
  • Leadership efficace