De quoi les cadres dirigeants ont-ils besoin pour passer des réunions traditionnelles aux réunions virtuelles ?

L’une des plus grandes révolutions technologiques de l’histoire a lieu aujourd’hui : la transformation numérique des entreprises. Les environnements numériques démocratisent les opportunités pour les grandes et petites organisations car elles sont ouvertement accessibles. Les organisations ont trouvé dans l’innovation un nouvel outil afin d’assurer leur succès.

Pour atteindre cet objectif et devenir des organisations 3.0, les entreprises doivent parier sur la mise en œuvre et le développement d'une stratégie de transformation numérique, et sur la maximisation de leur capacité d'adaptation dans tous les domaines de leur activité, notamment au niveau managérial et supérieur. La transformation numérique est l'opportunité stratégique d'intégrer de nouvelles technologies et de nouveaux processus afin que l'entreprise devienne plus efficace et ouverte à de nouvelles opportunités.


Quel est le chemin vers la numérisation des réunions ?

L'adaptation des entreprises et des organisations au nouvel environnement numérique nécessite une utilisation correcte de la technologie disponible, et plus encore, une vision partagée par l'équipe de gestion, une orientation claire sur les activités et la redéfinition des processus et des ajustements d’organisation. Les équipes de gestion partagent la vision sur la façon dont les réseaux sociaux, les appareils mobiles ou les mégadonnées peuvent modifier les affaires et les activités. En ce sens, nous pouvons également trouver d'éventuels services et produits perturbateurs tels que la digitalisation des réunions de management.

La gestion des réunions numériques gagne de l’espace dans le domaine de la gestion des réunions pour les entreprises. La possibilité de mettre en œuvre de nouvelles technologies lors de réunions traditionnelles n'est pas une idée nouvelle. Nous avons vu des conseils et des cadres utiliser des courriels, des produits Microsoft ou Skype, notamment. Cependant, ceux-ci sont venus comme une première vague technologique. Aujourd’hui, des solutions numériques spécifiques existent et intègrent tout dans un produit unique.

Quel que soit l'objectif principal, l'efficacité ou la réduction des coûts, la numérisation peut impliquer la réorganisation des processus et la redéfinition des rôles et des fonctions. Cela implique non seulement de prendre en compte la culture et la structure de l'organisation, mais surtout d'accompagner les personnes et les équipes dans le développement de nouvelles compétences. Lors d’un entretien avec Claudio Rollini, Membre de la Direction Générale et Secrétaire Général de l'Union Bancaire Privée, UBP SA, il a déclaré :

“Un outil peut aider à résoudre un problème, améliorer un processus, augmenter l'efficacité, la performance, la rapidité, la quantité et/ou la qualité. En ce sens, les outils numériques peuvent certainement aider et c'est ce que font des applications telles que Sherpany pour les réunions du conseil d’administration.”

Les outils numériques apportent des avantages évidents au conseil d'administration et constituent un atout précieux lors de leurs réunions du conseil. De plus, les solutions numériques aident à relever les principaux défis auxquels sont confrontés les conseils et assurent :

• la préparation des réunions et l’accessibilité des documents à lire au préalable, en moins de temps et de manière simple, plutôt que l’approche fondée sur le papier ;
• une flexibilité accrue, car il est plus facile d'améliorer, de modifier, d'ajouter ou de mettre à jour des documents ;
• les participants aux réunions peuvent être contactés et ils peuvent accéder à leurs fichiers à tout moment, n'importe où ; les administrateurs peuvent contrôler si les informations destinées aux participants leur ont effectivement été transmises.

Comment mettre en oeuvre des solutions numériques efficaces ?

Nous comprenons maintenant qu'il est possible d'améliorer la gestion des réunions dans les petites et grandes organisations. La question est de savoir comment mettre en œuvre une solution numérique et passer par toutes les phases d'adoption, tandis que l'un des principaux problèmes est la résilience.

La Harvard Business Review (HBR) publie dans un article que la résilience est l'un des principaux facteurs et obstacles au changement dans une organisation, qu'elle soit publique ou privée. Dans notre cas, la transformation numérique des réunions du conseil d'administration est liée aux personnes qui siègent aux conseils. Comme l'a mentionné Didier Bonnet, chef des pratiques internationales et vice-président exécutif de Capgemini Consulting :

“La plupart des conseils sont composés de personnes âgées de 50 ans et plus qui ont une bonne connaissance des opportunités commerciales et des risques. Cependant, ils ont souvent du mal à comprendre le nouvel environnement où le numérique est devenu omniprésent.”

Le fait que la plupart des conseils se composent de participants âgés qui ont des difficultés à s'adapter aux tendances et aux solutions numériques les empêche de changer leurs habitudes. Pourtant, Deloitte a dévoilé un rapport expliquant qu'en 2017, les dirigeants des entreprises ont pris conscience d’une forte croissance de la numérisation, qui occupe la 12ème position, gagnant ainsi sept places par rapport au rapport de l'année dernière. Partout dans le monde, les conseils d'administration et les cadres dirigeants ne se contentent pas d'adopter un point de vue plus numérisé sur l’évolution des activités, ils cherchent également à mettre en œuvre de nouvelles technologies en fonction de leur façon de diriger.


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