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Étude du cas

Une véritable solution d'affaires pour le conseil d'administration de l'Aéroport de Genève

La sécurité et la sûreté font partie du cœur de métier d'un aéroport et, avec l'escalade des nouvelles technologies et des processus de numérisation, il est important d'assurer le plus haut niveau de sécurité dans toute la structure de l'entreprise, dans chaque processus. Comme beaucoup d'entreprises, l'Aéroport de Genève a souhaité assurer l'alignement des processus de transformation numérique et de sécurité, et a ainsi commencé avec les réunions de son conseil d'administration.

“ Beaucoup de papier et beaucoup d'e-mails “, c'est ainsi que le DSI de l'Aéroport de Genève, Massimo Gentile, a défini le précédent processus d’organisation des réunions du conseil d'administration, qui représente environ 10 réunions par an. L'excès de papier entravait la gestion et la transmission de l'information - en particulier l'information confidentielle - et les courriels couraient le risque de ne pas être lus. Dans tous les cas, le résultat était toujours le même, soit beaucoup de travail pour la personne en charge de ce processus organisationnel.

Il s'est avéré nécessaire de revoir le processus, de le lisser et d'en assurer la sécurité maximale. Ainsi, l'Aéroport de Genève avait besoin d'un système sûr, capable de centraliser les informations importantes et d'assurer une réception sécurisée. À la demande du président du conseil d'administration, Massimo Gentile s'est mis à la recherche d’une solution de gestion de réunions.

Sécurité : une approche du risque de haut niveau

Les entreprises qui se dédient à la transformation numérique sont confrontées à une forte réglementation et à la nécessité de se conformer à des exigences à tous les niveaux et dans toutes les dimensions de l'entreprise, particulièrement la sécurité des données. Pour le DSI Massimo Gentile," il n'est pas possible de mettre en place un système de sécurité fort dans toute l'entreprise et de ne pas le faire au niveau du conseil ".

A la recherche d'une solution adaptée, M. Gentile avait trois options sur sa table : une interne et deux externes, dont le logiciel de gestion de réunion Sherpany.

Pour améliorer le processus de gestion des réunions du conseil d'administration, il était crucial d'adopter une solution unique capable de centraliser et de gérer toutes les informations de manière extrêmement sécurisée, et d'avoir une interface conviviale et intuitive. La facilité d'utilisation était l'un des points principaux pour convaincre M. Gentile : “ J'ai travaillé avec votre collègue (NDLR: M. Gentile fait ici référence à un membre de l'équipe commerciale de Sherpany) et il m'a montré la solution, après 15 minutes c'était ok. C'était très, très facile à utiliser. “ Durant cette période de familiarisation avec le logiciel, le DSI nous a indiqué que la fonctionnalité qui permet d’ajouter un filigrane était particulièrement intéressante pour l'équipe, notamment dans la gestion de documents confidentiels par exemple, et nous a également fait part des avantages apportés par les informations de suivi. De plus, la solution devait assurer la sécurité à chaque étape du processus - c’est ainsi que la solution de Sherpany a été choisie. Le processus d'implémentation a été " vraiment stupéfiant ", a déclaré le DSI qui a une fois de plus saisi l'occasion de souligner la facilité d'utilisation du logiciel de gestion des réunions. " Vous pouvez l'utiliser en quelques minutes, en quelques heures."

Il est important d'assurer l'utilisation du logiciel par tous. Vous ne pouvez pas dire que la moitié des membres du conseil d'administration l'utilisent, parce que dans ce cas, vous auriez à maintenir deux processus différents : le numérique et le papier. Et donc vous ne gagnez pas, ou n'utilisez pas le meilleur de la solution. C'est pourquoi nous avons besoin de passer du temps en formation et nous avons eu un très bon soutien de la part de vos collègues ", explique Massimo Gentile.

Un seul logiciel pour la sécurité et la confidentialité, l'efficacité et la séparation des tâches

Les délais d'adaptation aux logiciels étant différents pour chaque individu, pour certains nouveaux utilisateurs l'adoption a été quasi immédiate tandis que pour d’autres cela a pris quelques jours. D'autres utilisateurs ont été guidés par l'équipe Customer Success de Sherpany, selon leurs besoins. Au final, cette démarche a été couronnée de succès et l'outil de gestion des réunions a été adopté par l'ensemble des 20 membres du conseil d'administration.

 

Massimo-Gentile

 

Pour le DSI de l'Aéroport de Genève, les avantages de la mise en place du logiciel de gestion de réunions Sherpany sont évidents : une garantie totale en termes de sécurité et de confidentialité des données pour tous les utilisateurs, une efficacité nettement améliorée des processus internes et une application facile du principe de séparation des tâches au sein de l'outil, ce qui est particulièrement important lors des réunions du Conseil d'administration.

“ Objectivement, ça marche ", déclare Massimo Gentile.

 


 

Concernant l'aéroport de Genève

L'aéroport de Genève, en Suisse, a été construit en 1920 et deux ans plus tard les premiers vols commerciaux ont décollé. Aujourd'hui, cet aéroport emploie plus de 12 000 personnes et accueille annuellement plus de 17 millions de passagers. Nous avons eu l'honneur d'échanger avec Massimo Gentile, qui est dans l'entreprise depuis 2007 et actuellement le DSI en charge de la direction technologique, au sujet de l'expérience de l'entreprise avec le logiciel Sherpany pour la gestion des réunions.

Pour en savoir plus, visitez le site Web.

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