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Étude du cas

La mise en place de réunions efficaces avec Sherpany : le cas du Comité exécutif d'Helvetia

71 % des cadres supérieurs ont déclaré que " les réunions sont improductives et inefficaces ".Le chiffre frappant de Harvard Business Review nous amène à nous demander : les entreprises donnent-elles aux dirigeants les outils et les processus nécessaires pour conduire des réunions efficaces et productives ?

Le groupe Helvetia l'est certainement. L'entreprise suisse soutient ses dirigeants en leur fournissant la technologie et les processus appropriés, qui permettent aux collaborateurs de renforcer l'efficacité des réunions - les trois dimensions nécessaires du modèle Sherpany (voir image ci-dessous). En intégrant ces éléments dans la culture des réunions, Helvetia a pu améliorer la préparation individuelle de ses dirigeants aux réunions du comité exécutif, puisqu'ils peuvent désormais créer des annotations et éditer des documents sur des appareils mobiles, même hors ligne, ce qui a permis une préparation agile aux réunions. De plus, le logiciel de Sherpany permettait d'avoir une vue rapide et complète de tous les sujets au sein d'une structure de réunion simple. Comment s'y prennent-ils ? Lisez ce qui suit pour le savoir.

 

Sherpany Model

Dans un premier temps, le comité de direction de Helvetia a opté pour un logiciel de collaboration afin d'améliorer l'efficacité de ses réunions. Ils ont pu échanger davantage d'informations et améliorer la coopération entre les participants. Pascal Buehler, de Helvetia's Group CEO Office, a cependant souligné : " Il y a un problème d'inefficacité dans les réunions, en particulier à des niveaux hiérarchiques supérieurs " ce qui les a obligés à aller plus loin dans leur parcours numérique et à trouver un outil adapté à 100 % à leurs besoins.

Pourquoi est-il crucial de choisir le bon logiciel ?

Les équipes de direction ont des besoins spécifiques lorsqu'il s'agit de réunions et un outil axé uniquement sur la collaboration " ne reflétait pas assez bien le processus des réunions "​​​​​​​, explique M. Buehler. Pour l'équipe de direction, il était crucial d'être toujours au courant des changements de dernière minute et pour les administrateurs de la réunion, de minimiser le risque d'erreurs pendant tout le processus de la réunion.

Ce qui leur a vraiment fait réaliser qu'ils devaient faire la deuxième étape de la numérisation de leur processus de réunion, c'est la perte de temps. Les administrateurs consacraient encore trop d'heures à la préparation des réunions, tandis que les participants ne pouvaient pas modifier les documents ni créer d'annotations personnelles sur leurs appareils mobiles. Les membres du comité exécutif devaient être devant un PC pour lire, annoter, apprendre et traiter tous les documents reçus - ce qui n'est pas facile quand on est constamment " en déplacement ". Il était temps de trouver une solution pour améliorer l'efficacité de leurs réunions de direction.

Le chemin vers l'efficacité

Le comité de direction de la Helvetia a décidé qu'il était temps de changer de prestataire et de faire passer les réunions à un niveau supérieur. Il ne leur a fallu qu'une seule séance pour s'éloigner complètement de leur logiciel précédent et passer à Sherpany. Ils ont décrit le processus comme étant " fluide et facile " et le soutien fourni pendant la période d'intégration a été " très bon ". M. Buehler nous a dit qu'ils se sentaient " bien encadrés " et que nous pourrions également apprendre combien il est important d'offrir un accueil détaillé et d'être proches des administrateurs de la réunion lors de la transition. Comme nous le savons tous, le diable est dans les détails et le groupe d'utilisateurs n'accepte pas très bien les erreurs.

Le premier signe d'augmentation de la productivité a été la réduction du travail manuel pour l'administrateur de la réunion et la facilité avec laquelle il a pu établir un processus standard pour les réunions du comité exécutif sans avoir à passer par des solutions de rechange par membre lorsque nécessaire. " C'est la base d'une plus grande efficacité et grâce à Sherpany, nous sommes sur la bonne voie. " Pascal Buehler souligne également les avantages de l'organisation de réunions, du téléchargement, de la mise à jour et de la distribution de documents sur une seule plate-forme : "​​​​​​​ cela élimine le risque de faire des erreurs " et la rapidité avec laquelle notre équipe support peut réagir : " Il y a toujours une main tendue. "

 

" C'est la base d'une plus grande efficacité et grâce à Sherpany, nous sommes sur la bonne voie "

Pascal Buehler, Head Group CEO Office (Helvetia)

 

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Les membres du comité exécutif profitent désormais des avantages de la préparation des réunions à tout moment, n'importe où puisque le logiciel est disponible sur l'environnement web mais aussi sous forme d'application pour les appareils iOS, Android et Windows permettant aux participants de préparer leurs réunions en toute simplicité. La navigation sur le portail de la direction et du conseil d'administration leur permet de trouver rapidement toute l'information dont ils ont besoin et les décisions qui ont été prises lors des réunions précédentes.

En résumé, c'est ainsi que le portail de la direction et du conseil d'administration de Sherpany améliore l'efficacité des réunions du comité exécutif :

  • Meilleure préparation individuelle aux réunions ;
  • Organisation plus rapide et plus efficace des réunions ;
  • Stockage simple des documents ;
  • Et une navigation efficace complétée par un outil de recherche intégré.

Helvetia a trouvé un partenaire pour les réunions de son comité exécutif qui est prêt à s'améliorer et à investir continuellement dans l'innovation pour que ses réunions de direction restent efficaces, efficientes et opportune.

1. Sources: Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley and, Eunice Eun, “Stop the Meeting Madness”, Harvard Business Review, 2017

Découvrez le témoignage de Markus Gemperle, CEO de Helvetia Europe :

 

 

 


A propos de Helvetia

Avec plus de 160 ans d'expérience et plus de cinq millions de clients, Helvetia est l'une des principales compagnies d'assurance suisses. Ce groupe offre plusieurs produits aux PME et aux particuliers et est actuellement présent en Allemagne, en Italie, en Espagne, en Autriche et en France.

Helvetia a adopté le portail de la direction et du conseil d'administration de Sherpany pour améliorer les réunions de son conseil d'administration et de son comité exécutif. Dans cette étude de cas, nous avons eu le plaisir de nous entretenir avec M. Pascal Buehler, Helvetia's Group CEO Office, de l'expérience du comité exécutif.

Pour en savoir plus sur Helvetia, visitez leur site Internet.

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