Améliorez chaque réunion d'entreprise avec la méthodologie Azend®

Vous ne connaissez probablement que trop bien ce sentiment : être coincé dans une réunion d’entreprise qui vous semble être une perte de temps. Et vous n'êtes pas le/la seul(e). En fait, les réunions inefficaces sont un problème très répandu dans le monde des entreprises. Le professeur Steven Rogelberg, expert en science des réunions, estime que 50 % du temps consacré à la gestion et à la conduite de réunions est improductif. Il qualifie les réunions de "point mort organisationnel".¹

Bien que les dirigeants d'aujourd'hui passent la somme étonnante de 23 heures par semaine en réunion, les réunions improductives sont devenues un statu quo accepté.² Cette réunionite - un mélange de réunions improductives et excessives - a de graves conséquences. Les coûts en salaires sont gaspillés (à une valeur estimée à 65 milliards d'euros, et ce, rien qu'en Allemagne).³ Et les dirigeants qui souffrent de la surcharge de réunions et de la frustration qu’elle provoque sont plus stressés, tombent plus souvent malades, deviennent moins productifs au travail et sont beaucoup plus enclins à quitter l'entreprise.

Gestion de réunion efficace : pourquoi est-ce primordial ? 

Malgré ces aspects négatifs, les réunions d'équipe efficaces restent un instrument puissant pour assurer le succès d’une organisation. En tant qu'êtres humains, nous avons besoin de collaborations fructueuses et d'un sentiment d’appartenance à une communauté pour prospérer. Les réunions efficaces sont des occasions de déployer la dynamique d'équipe, où la confiance se développe et où l’on peut échanger afin d'obtenir des résultats positifs. Elles permettent également de s'assurer que tous les individus comprennent la situation globale à laquelle leur travail est lié. L'échange d'informations et d'opinions aide les individus, les équipes et les organisations à prendre les bonnes décisions.

Chez Sherpany, nous nous sommes engagés à créer un monde où chaque rencontre compte. C'est pourquoi nous avons développé la méthodologie Azend^® afin de rendre les réunions efficaces. 

Comment y sommes-nous parvenus ? D'une part, nous avons travaillé à partir des recherches produites par la science des réunions. Ces dernières années, des chercheurs en psychologie organisationnelle et en sciences du comportement ont identifié les réunions comme étant un instrument essentiel de la vie organisationnelle, et ont ainsi déployé beaucoup d'efforts pour créer des études de grande qualité. D'autre part, nous avons utilisé notre propre expérience en tant qu’aide aux dirigeants dans l'accroissement de la productivité de leurs réunions. À travers de nombreux entretiens, nous avons identifié les problématiques les plus urgentes en termes de conduite de réunions, et nous avons également identifié des moyens efficaces pour gérer les réunions des dirigeants tournés vers l’avenir.

La méthodologie Azend^® pour guider vos processus de réunions

Azend® permet de gérer les réunions de direction d'une manière plus innovante et plus efficace. Azend^® guide la gestion de réunions dans les trois dimensions de la productivité organisationnelle : l'humain, les processus et la technologie. La méthodologie propose les meilleures pratiques pour chacune de ces trois dimensions fondamentales. Appliquée avec succès, elle accélère la prise de décision, accroît l'appropriation des résultats des réunions et rend les dirigeants plus productifs. Selon nous, Azend^® démêle efficacement la complexité de la gestion des réunions d'aujourd'hui et aide les organisations à surmonter la réunionite.

Le comportement individuel dans la gestion de réunion joue un rôle essentiel dans la dimension humaine d'Azend^®. L'idée est de reconnaître l'importance des réunions productives, et de baser son comportement en réunion sur des principes qui peuvent servir de base à une culture de réunions efficaces. Ainsi, tous les participants assument la responsabilité d'améliorer les performances des réunions. Ils s'engagent tous à atteindre des objectifs clairs en matière d'ordre du jour, à respecter les autres participants et leur temps, à se préparer suffisamment et à assigner des points d'action concis.

Cet article présente les 10 principes Azend^® qui guident le comportement individuel de chacun dans la gestion de réunions. Ces derniers offrent des recommandations holistiques et réalisables qui permettent d’aboutir à un véritable changement dans votre conduite de réunions.

Les 10 principes d'Azend^® qui entraînent un réel changement dans la culture de vos réunions

1. Nous considérons les réunions comme un instrument clé pour un leadership efficace qui n'a lieu qu'en cas de nécessité.

Quelles mesures votre organisation a-t-elle prises récemment pour améliorer les performances des réunions ? Malgré le temps impressionnant qu’elles consomment, très peu d'organisations façonnent activement leur culture de réunion. De nombreux dirigeants considèrent leurs réunions comme un mal nécessaire de la vie de l'organisation, et la réunionite est devenue la norme dans leur vie professionnelle.

Pour résoudre les problèmes d'organisation des réunions d'aujourd'hui, il est nécessaire de changer la façon dont nous les percevons. Les dirigeants doivent considérer les réunions comme un instrument clé pour un leadership efficace qui mérite une plus grande attention. Cela signifie mettre progressivement en œuvre des moyens plus efficaces de gérer les réunions et de les améliorer une par une. Simultanément, l'ensemble de l'organisation augmente le niveau de responsabilité des réunions, par exemple en nommant un responsable des réunions qui s'y consacre entièrement. Cette personne met en place une stratégie à long terme sur la façon de mesurer et d'améliorer la culture des réunions.

2. Nous basons notre collaboration sur la confiance et le respect mutuel.

Tout au long des étapes classiques d’une réunion d’entreprise, les participants manquent souvent de confiance et de considération envers les autres participants et leur temps. Ils perdent ainsi du temps en groupe sur des sujets qui auraient pu être résolus autrement, ou encore, ils arrivent en retard et sans préparation à une réunion. Une base de recherche croissante montre que les comportements et les interactions dans une réunion peuvent vraiment décider de son efficacité.

Les dirigeants doivent encourager tous les individus et toutes les équipes à avoir des interactions positives au sein du groupe, et s'assurer d'une compréhension commune de ce qu’est une manière d’interagir positivement. Pendant la réunion, des règles de base permettent de préserver tous les participants et d'instaurer un respect et une écoute mutuelle. Et lorsque tous les participants se sentent encouragés à s'exprimer et que toutes les opinions sont entendues, les freins à la prise de décision peuvent être réduits de manière significative.

3. Nous développons de manière proactive nos compétences en matière de gestion de réunions par le biais de formations.

Seulement 20 % des personnes environ ont reçu une formation formelle sur la manière de conduire ou de participer à des réunions. Ainsi, elles ne comprennent pas l'importance des réunions et la manière dont elles doivent être gérées pour atteindre efficacement les objectifs individuels et collectifs.

Les dirigeants doivent organiser et participer à la formation à la gestion des réunions. Azend^® offre un cadre pratique pour former efficacement les individus. Il est important de prendre en compte les trois dimensions d'une réunion efficace : 

• L'humain : le comportement et les interactions humaines déterminent le succès ou l'échec des réunions.
• Les processus : un processus de réunion clair crée une compréhension commune de son fonctionnement et donne une structure pour renforcer les bonnes pratiques.
• La technologie : une solution spécialisée dans la gestion de réunions est essentielle pour faire progresser une culture de réunion productive.

4. Nous avons un ordre du jour que nous divisons en points autonomes clairs avec des objectifs.

La documentation relative aux réunions indique qu'un ordre du jour clair est sans doute le facteur le plus important pour leur efficacité. Pourtant, bien que de nombreux dirigeants soient conscients de ce fait, ils ne l'appliquent pas dans la pratique : une enquête menée auprès de 180 chefs d'entreprise suisses a révélé que moins de la moitié d'entre eux avaient défini un objectif pour chaque point de l'ordre du jour lors leur dernière réunion.⁴

L'ordre du jour est au cœur de la méthodologie Azend^®. Les chefs d'entreprise divisent l'ordre du jour de chaque réunion en points autonomes spécifiques assortis d'objectifs clairs. La définition de points concrets à l'ordre du jour permet de planifier la réunion de manière active, et permet d'identifier les sujets qui nécessitent une attention particulière avant la réunion, ou qui pourraient même être résolus par courrier électronique ou par d'autres moyens.

Des objectifs clairs pour chaque point de l'ordre du jour définissent une orientation précise pour l'ensemble de la conduite de réunion d’entreprise et favorisent la concentration sur la réalisation de ces objectifs.

Cela s'applique également aux activités préalables aux réunions, au cours desquelles l'ordre du jour est constamment adapté en fonction des progrès réalisés pour chaque sujet ainsi que de l'évolution des priorités.

Voici un exemple des aspects qui sont définis pour chaque point de l'ordre du jour :

• Type de point - décision
• Objectif - décider des priorités stratégiques en matière de marketing
• Titulaire du point - OCM
• Participants - équipe de direction complète
• Estimation du temps - 7 minutes
• Préparation requise - lire le rapport de marketing stratégique, anticiper et discuter de manière asynchrone des sujets controversés.

5. Nous ne participons que lorsque nous pouvons contribuer de manière significative.

Avez-vous déjà eu le sentiment que votre présence à une réunion était inutile ? Il est frustrant d'être un "spectateur" d'une réunion sans être réellement concerné par les points de l'ordre du jour traités, car vous pourriez utiliser votre temps pour un travail à plus forte valeur ajoutée. Dans le même temps, il devient plus difficile pour le groupe de maintenir des interactions fructueuses lorsque tous les participants ne sont pas actifs. En conséquence, les performances des réunions diminuent.

La participation active et la contribution réduisent les pertes de temps et augmentent la performance des réunions. L'idée est que les participants ne sont impliqués que dans les points de l'ordre du jour auxquels ils peuvent contribuer de manière significative. Lors de la création de l'ordre du jour, les propriétaires de chaque point de l'ordre du jour identifient les contributeurs et les décideurs les plus pertinents. Cela conduit à des réunions plus dynamiques dans lesquelles certains participants partent plus tôt tandis que d'autres rejoignent le groupe plus tard. Bien que cela puisse paraître inhabituel au début, c'est un concept efficace s'il est planifié à l'avance.

6. Nous nous préparons pleinement et collaborons de manière asynchrone avant la réunion.

Les participants aux réunions surestiment leur niveau de préparation ou sous-estiment le temps nécessaire pour se préparer aux réunions. Une étude montre qu'un tiers des participants ne se préparent pas du tout avant leurs réunions.⁵ Le fait de se fier à des documents de réunion imprimés et de ne pas pouvoir y accéder ni les annoter en toute sécurité lors des déplacements rend la préparation des réunions difficile pour de nombreux dirigeants.

Les dirigeants agiles comprennent qu'une préparation minutieuse est la clé de l'efficacité des réunions. Tous les participants reçoivent à l'avance les informations et les documents de référence pertinents pour la réunion et se préparent de manière adéquate pour tous les points de l'ordre du jour auxquels ils contribuent. Cela signifie également qu'ils demandent des clarifications sur l'ordre du jour, font des annotations et anticipent les discussions sur certains points. Ce faisant, les dirigeants parviennent à une compréhension commune des sujets à l'ordre du jour et des principaux défis à relever. Les sujets à l'ordre du jour sont avancés, dans certains cas, les objectifs fixés pour la réunion sont même atteints, et l'exécution peut commencer.

Grâce à la préparation et à la collaboration avant la réunion, il est possible d'éviter que des informations de base, des questions et des discussions non controversées aient lieu au cours de la réunion elle-même.

7. Nous prenons des décisions en connaissance de cause, sur la base des preuves disponibles.

Lorsqu'il s'agit de prendre des décisions difficiles, les dirigeants sont souvent paralysés. Cela est compréhensible, car la prise de décision est souvent une tâche difficile. Une étude longitudinale sur dix ans menée par le Harvard Business Review auprès de plus de 2 700 dirigeants a révélé que 57 % des cadres nouvellement nommés trouvaient que la prise de décision était plus compliquée qu'ils ne l'avaient prévu.⁶ Il est donc impératif que les dirigeants utilisent les réunions pour améliorer leur prise de décision, plutôt que l’inverse.

Les réunions étant comme le carrefour de votre entreprise, elles constituent la meilleure occasion de prendre des décisions collectives. Ce processus peut être résumé comme suit :

• Identifier les buts et les objectifs 
• Rassembler toutes les informations pertinentes 
• Engager les principaux acteurs et contributeurs, et 
• Évaluer les options alternatives 

La présentation de toutes les données disponibles, leur évaluation, l'examen d'autres options et l'implication d'experts dans le processus permettent de prendre des décisions éclairées qui aident votre organisation à aller de l'avant en toute confiance. 

8. Notre collaboration est axée sur la réalisation efficace des objectifs.

À quand remonte la dernière fois où une discussion de groupe s'est écartée du sujet ? Même l'ordre du jour le plus réfléchi d'une réunion est inutile lorsque les participants ne le suivent pas et perdent de vue les objectifs et les temps préalablement définis. En fait, s'éloigner du sujet est le problème de réunion le plus souvent cité. 

Pendant la réunion, les participants se concentrent sur la réalisation efficace des objectifs, que tous les participants s’approprient. Il est crucial de trouver le bon équilibre entre la réalisation de l'ordre du jour et trouver la flexibilité pour répondre aux questions, préoccupations et notes annexes. Les participants ont la responsabilité d’intervenir lorsque trop de temps est consacré à des questions non pertinentes et les interactions doivent être basées sur la confiance et le respect mutuels. Un rôle crucial est joué par l'animateur, qui obtient l'adhésion de tous les participants, les maintient engagés grâce à diverses techniques de facilitation et fait respecter les règles de base de la conduite de réunion. 

9. Nous rédigeons des procès-verbaux et attribuons des actions de suivi claires et concises.

La qualité d'une réunion formelle dépend des actions qui en découlent. Malheureusement, de nombreuses équipes de direction ont du mal à définir, assigner et suivre efficacement des points d’action clairs. Si aucune mesure n'est prise, le même point sera à nouveau discuté lors de la prochaine réunion, ce qui augmente encore une fois la surcharge de travail et la perte de temps. De même, les processus de création, de distribution, d’approbation et d’archivage des procès-verbaux de réunions peuvent être lourds et chronophages.

Les participants clôturent chaque point de l'ordre du jour par la définition d’un plan d’action clair :

• Quoi ? Nous définissons une action de suivi spécifique à entreprendre
• Qui ? Nous désignons une personne qui prend en charge la réalisation de cette action
• Quand ? Nous déterminons une date limite pour l'exécution de l'action

Les procès-verbaux de réunions - comportant des points d’action clairs - sont toujours rédigés et les participants les considèrent comme l'outil principal pour assurer des actions de suivi adaptées et efficaces. Les procès-verbaux sont publiés et approuvés immédiatement après la réunion et sont mis à la disposition des personnes concernées pour chaque point spécifique de l'ordre du jour.

10. Nous donnons du feedback pour améliorer continuellement notre gestion de réunions.

Votre organisation recueille-t-elle des informations sur l'efficacité et la direction des réunions ? Les chances que ce soit le cas sont faibles. Et les dirigeants eux-mêmes ne donnent pas et ne recueillent de feedback, car ils supposent que leurs réunions se déroulent bien. Les recherches sur les réunions montrent que les dirigeants évaluent très favorablement les réunions qu'ils organisent, alors que les autres participants les évaluent beaucoup moins favorablement.⁷

Les dirigeants doivent fonder leur conduite de réunions sur du feedback constant afin d'améliorer les performances à toutes les étapes du processus. 

Cela est conforme aux processus agiles, qui mettent l'accent sur des cycles d'apprentissage rapides et qui sont axés sur la performance et la responsabilité. Les participants donnent non seulement un feedback après chaque réunion, mais mènent aussi régulièrement des sessions rétrospectives pour avoir une vue d'ensemble sur leurs pratiques. Ils définissent ensemble les possibilités d'amélioration.

Quel est l'impact de la méthodologie Azend^®?

La mise en œuvre d'Azend^® offre trois avantages principaux.

1. Accélérer la prise de décision

Azend^® démêle les complexités de la conduite de réunions d'aujourd'hui. Elle nous aide à identifier les personnes nécessaires pour prendre des décisions efficaces et garantit une collaboration plus ciblée avant et pendant la réunion.

L'utilisation de la technologie nous donne un accès continu à la business intelligence et aux documents de réunion. Nous n'avons pas à reporter une décision en raison d'un manque de préparation ou d'accès à l'information. Nous prenons parfois des décisions avant même la réunion et nous encourageons toujours la définition et l’attribution d’actions de suivi concises. En conséquence, nous atteignons le stade d'exécution des décisions et des tâches beaucoup plus rapidement. Cela nous donne un avantage concurrentiel.

2. Accroître le sens de responsabilité de tous les participants quant à l'efficacité des réunions

Mettre en œuvre Azend^® signifie considérer les réunions comme un instrument clé pour un leadership efficace et pour le succès de l'organisation. Nous partageons une vision commune de la manière de façonner notre culture de réunion. Nous formons tous nos collaborateurs à la conduite de réunions efficace pour qu'à terme, chaque réunion compte.

Nous prenons tous nos responsabilités afin d'améliorer l'efficacité des réunions. Nous nous engageons tous à établir des objectifs clairs pour chaque point de l'ordre du jour, à respecter les autres participants et leur temps, à nous préparer suffisamment et à attribuer des points d'action concis. 

La gestion de réunions n'est plus un processus descendant, mais plutôt un processus de collaboration basé sur la confiance et le respect mutuel.

Donner un feedback sur les réunions et apprendre constamment les uns des autres augmente encore leur efficacité. 

Dans le même temps, nous renforçons le sens d’appropriation et de responsabilité en termes de réalisation des actions après la réunion. La définition et l'attribution de points d'action concis et leur partage immédiat de manière transparente permettront d'obtenir l'adhésion des personnes concernées. En conséquence, nous exécutons les actions de suivi des réunions et progressons à la fois en équipe et individuellement.

3. Rendre les dirigeants plus productifs

Dans l'ensemble, Azend^® augmente la productivité de nos réunions de direction et libère d'innombrables heures auparavant improductives, et ce autour des trois dimensions que sont l’humain, les processus et la technologie.

Voici quelques exemples de la façon dont Azend^® réduit les pertes de temps au cours des différentes étapes de la réunion : la collaboration basée sur la contribution nous libère de la nécessité d'assister à des réunions auxquelles nous ne pouvons pas contribuer de manière significative. Faire avancer les sujets et résoudre les points non controversés de l'ordre du jour avant la réunion nous permet de gagner un temps précieux en groupe. La confiance et le respect, ainsi que l'accent mis sur la réalisation d'objectifs clairement définis pour chaque point de l'ordre du jour, nous rendent plus efficaces en tant que groupe. Et en assignant et en enregistrant des points d'action clairs et concis, nous posons les bases d'une exécution rapide et réussie des actions décidées. 

En parallèle, Azend^® augmente également l'efficacité des réunions. La méthodologie permet d'organiser des réunions plus précises et plus engagées, avec de meilleurs résultats globaux : consensus plus rapide, meilleures décisions, créativité accrue de l'équipe ou plus grande satisfaction des participants. À long terme, cela renforce l'engagement, le bien-être et la responsabilisation des employés, la performance des équipes, ainsi que le développement et le changement organisationnels. Et suivre la méthodologie Azend^® permet également une meilleure exécution de la stratégie, un défi largement connu dans le monde de l'entreprise. 

Les premières expériences des organisations innovantes qui ont mis en œuvre Azend^® montrent que les dirigeants deviennent vraiment plus productifs. Le PDG d'une grande entreprise manufacturière a estimé à environ 20 % les optimisations en matière d'efficacité et d'efficience des réunions. Et le PDG d'une banque économise 6 heures par semaine dans sa gestion de réunions.

¹ ‘Half Of All Meetings Are A Waste Of Time - Here’s How To Improve Them’, Peter High, Forbes, 2019.

² 'Stop the Meeting Madness’, Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley, Eunice Eun, HBR, 2017.

³ ‘The state of meetings report: Consequences of poorly organised meetings’, Doodle, 2019.

⁴ ‘Erfolgreiche Meetingvorbereitung - Worauf kommt es an?’, Isabelle Odermatt et al., Report Psychologie, 2013.

⁵ ‘Meeting Analysis: Findings from Research and Practice’, Nicholas C. Romano and Jay F. Nunamaker, International Conference on System Sciences, 2001.

⁶ ‘Leaders, Stop Avoiding Hard Decisions’, Ron Carucci, HBR, 2018.

⁷ 'Perceived Meeting Effectiveness: The Role of Design Characteristics’, D. J. Leach et al., Journal of Business and Psychology 24(1):65-76, 2009.

Simon Städeli

A propos de l'auteur

Son expérience de journaliste et d'entrepreneur aide Simon à créer un contenu didactique de haut niveau sur les thèmes de la transformation digitale, de la gestion de réunions et du leadership agile.