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Rendez vos réunions plus efficaces grâce à la Gestion Agile de Réunions

Vous ne connaissez probablement que trop bien ce sentiment : être coincé dans une réunion qui vous semble être une perte de temps. Et vous n'êtes pas le/la seul(e). En fait, les réunions inefficaces sont un problème très répandu dans le monde des entreprises. Le professeur Steven Rogelberg, expert en science des réunions, estime que 50 % du temps consacré à la gestion et à la conduite de réunions est improductif. Il qualifie les réunions de "point mort organisationnel".1

Bien que les dirigeants d'aujourd'hui passent la somme étonnante de 23 heures par semaine en réunion, les réunions improductives sont devenues un statu quo accepté.2 Cette réunionite - un mélange de réunions improductives et excessives - a de graves conséquences. Les coûts en salaires sont gaspillés (à une valeur estimée à 65 milliards d'euros, et ce, rien qu'en Allemagne).3 Et les dirigeants qui souffrent de la surcharge de réunions et de la frustration qu’elle provoque sont plus stressés, tombent plus souvent malades, deviennent moins productifs au travail et sont beaucoup plus enclins à quitter l'entreprise.

S’assurer d’avoir une conduite de réunion efficace : pourquoi est-ce primordial?

Malgré ces aspects négatifs, les réunions restent un instrument puissant pour assurer le succès d’une organisation. En tant qu'êtres humains, nous avons besoin de collaborations fructueuses et d'un sentiment d’appartenance à une communauté pour prospérer. Les réunions efficaces sont des occasions de déployer la dynamique d'équipe, où la confiance se développe et où l’on peut échanger afin d'obtenir des résultats positifs. Elles permettent également de s'assurer que tous les individus comprennent la situation globale à laquelle leur travail est lié. L'échange d'informations et d'opinions aide les individus, les équipes et les organisations à prendre les bonnes décisions.

 

Chez Sherpany, nous nous sommes engagés à créer un monde où chaque réunion compte. C'est pourquoi nous avons développé une solution innovante qui s’assure que les réunions soient toutes efficaces.

Comment y sommes-nous parvenus ? D'une part, nous avons travaillé à partir de recherches produites par des scientifiques de haut niveau. Ces dernières années, des chercheurs en psychologie organisationnelle et en sciences du comportement ont identifié les réunions comme étant un instrument essentiel de la vie organisationnelle, et ont ainsi déployé beaucoup d'efforts pour créer des études de grande qualité. D'autre part, nous avons utilisé notre propre expérience en tant qu’aide aux dirigeants dans l'accroissement de la productivité de leurs réunions. À travers de nombreux entretiens, nous avons identifié les problématiques les plus urgentes en termes de conduite de réunions, et nous avons également identifié des moyens efficaces pour gérer les réunions des dirigeants tournés vers l’avenir.

La gestion agile de réunions est essentielle : les raisons.

Selon nous, l'agilité a le potentiel de démêler la complexité des processus de conduite de réunions actuels et d'aider à faire face à la réunionite. La méthodologie agile est née au sein de la communauté de développement logiciel : les approches classiques de la planification - la méthode dite de la cascade - se sont révélées trop lentes pour un environnement de plus en plus complexe et en évolution rapide. Aujourd'hui, les organisations utilisent plutôt une approche agile afin de répondre aux demandes changeantes du marché, avec des cycles de décision et d'apprentissage rapides et avec une adoption de la technologie.

Nous avons appliqué certains des principes fondamentaux de l'agilité à la gestion de réunions. Il en est résulté un cadre permettant de gérer les réunions formelles de direction d'une manière plus innovante et plus efficace - que nous appelons Gestion Agile de Réunions. L'un des principes fondamentaux de la Gestion Agile de Réunions est que tous les participants ont une responsabilité afin d'améliorer les performances des réunions. Ils s'engagent tous à atteindre des objectifs clairs en matière d'ordre du jour, à respecter les autres participants et leur temps, à se préparer suffisamment et à attribuer des actions de suivi concises.

Cet article présente les 10 principes de base de la Gestion Agile de Réunions. Ces derniers offrent des recommandations holistiques et réalisables qui mettent en lumière "l'angle mort des organisations" et qui permettent d’aboutir à un véritable changement dans votre conduite de réunions.

Les 10 principes agiles qui entraînent un réel changement dans votre gestion de réunions

 

  1. Nous considérons les réunions comme un instrument clé d’un leadership efficace.

Quelles mesures votre organisation a-t-elle prises récemment pour améliorer ses réunions ? Malgré le temps impressionnant que les réunions consomment, très peu d'organisations façonnent activement leur culture de réunion. De nombreux dirigeants considèrent leurs réunions comme un mal nécessaire du monde de l’entreprise, et la « réunionite » est devenue la norme dans leur vie professionnelle.

Pour résoudre ces problèmes de conduite de réunions aujourd'hui, il est nécessaire de changer la façon dont nous percevons nos réunions. Les dirigeants agiles considèrent les réunions comme étant un instrument clé dans l'efficacité de leur leadership, et comprennent que ces dernières méritent plus d'attention. Les dirigeants d’aujourd’hui, afin de se positionner comme modèles, se doivent d’identifier progressivement des moyens plus efficaces de gérer les réunions et d'y parvenir en améliorant une réunion à la fois. Simultanément, toute l'organisation peut être responsabilisée dans ce processus d’amélioration des réunions, par exemple en nommant un responsable des réunions qui se consacre à ce projet. Cette personne pourra mettre en place une stratégie à long terme sur la façon de mesurer et d'améliorer l'efficacité des réunions au sein de l’organisation.

  1. Nous basons notre collaboration sur la confiance et le respect mutuel.

Tout au long des étapes classiques d’une réunion, les gens manquent souvent de confiance et de considération envers les autres participants et leur temps. Ils perdent ainsi du temps en groupe sur des sujets qui auraient pu être résolus autrement, ou encore, ils arrivent en retard et sans préparation à une réunion. Une base de recherche croissante montre que les comportements et les interactions dans une réunion peuvent vraiment décider de son efficacité.

Les dirigeants doivent encourager tous les individus et toutes les équipes à avoir des interactions positives au sein du groupe, et s'assurer d'une compréhension commune de ce qu’est une manière d’interagir positivement. Pendant la réunion, des règles de base permettent de préserver tous les participants et d'instaurer un respect et une écoute mutuelle. Et lorsque tous les participants se sentent encouragés à s'exprimer et que toutes les opinions sont entendues, les freins à la prise de décision peuvent être réduits de manière significative.

  1. Nous divisons les ordres du jour en points spécifiques et autonomes avec des objectifs clairs.

La documentation relative aux réunions indique qu'un ordre du jour clair est sans doute le facteur le plus important pour leur efficacité. Pourtant, bien que de nombreux dirigeants soient conscients de ce fait, ils ne l'appliquent pas dans la pratique : une enquête menée auprès de 180 chefs d'entreprise suisses a révélé que moins de la moitié d'entre eux avaient défini un objectif pour chaque point de l'ordre du jour lors leur dernière réunion.4

L'ordre du jour est au cœur de la Gestion Agile de Réunions. Les chefs d'entreprise divisent l'ordre du jour de chaque réunion en points autonomes spécifiques assortis d'objectifs clairs. La définition de points concrets à l'ordre du jour permet de planifier la réunion de manière active, et permet d'identifier les sujets qui nécessitent une attention particulière avant la réunion, ou qui pourraient même être résolus par courrier électronique ou par d'autres moyens. 
 

Des objectifs clairs pour chaque point de l'ordre du jour définissent une orientation précise pour l'ensemble de la conduite de réunion et favorisent la concentration sur la réalisation de ces objectifs. 

Cela s'applique également aux activités préalables aux réunions, au cours desquelles l'ordre du jour est constamment adapté en fonction des progrès réalisés pour chaque sujet ainsi que de l'évolution des priorités.
 
Voici un exemple des aspects qui sont définis pour chaque point de l'ordre du jour 

  • type de point - décision
  • objectif - décider des priorités stratégiques en matière de marketing
  • titulaire du point - OCM
  • participants - équipe de direction complète
  • estimation du temps - 7 minutes
  • préparation requise - lire le rapport de marketing stratégique, anticiper et discuter de manière asynchrone des sujets controversés
  1. Nous ne participons qu'aux points de l'ordre du jour auxquels nous pouvons contribuer de manière significative.

Avez-vous déjà eu le sentiment que votre présence à une réunion était inutile ? Il est frustrant d'être un "spectateur" d'une réunion sans être réellement concerné par les points de l'ordre du jour traités, car vous pourriez utiliser votre temps pour un travail à plus forte valeur ajoutée. Dans le même temps, il devient plus difficile pour le groupe de maintenir des interactions fructueuses lorsque tous les participants ne sont pas actifs. En conséquence, les performances des réunions diminuent.

La participation active et la contribution réduisent les pertes de temps et augmentent la performance des réunions. L'idée est que les participants ne sont impliqués que dans les points de l'ordre du jour auxquels ils peuvent contribuer de manière significative. Lors de la création de l'ordre du jour, les propriétaires de chaque point de l'ordre du jour identifient les contributeurs et les décideurs les plus pertinents. Cela conduit à des réunions plus dynamiques dans lesquelles certains participants partent plus tôt tandis que d'autres rejoignent le groupe plus tard. Bien que cela puisse paraître inhabituel au début, c'est un concept efficace s'il est planifié à l'avance.

  1. Nous nous préparons pour les sujets auxquels nous contribuons.

Les participants aux réunions surestiment leur niveau de préparation ou sous-estiment le temps nécessaire pour se préparer aux réunions. Une étude montre qu'un tiers des participants ne se préparent pas du tout avant leurs réunions.5 Le fait de se fier à des documents de réunion imprimés et de ne pas pouvoir y accéder ni les annoter en toute sécurité lors des déplacements rend la préparation des réunions difficile pour de nombreux dirigeants.

Les dirigeants agiles comprennent qu'une préparation minutieuse est la clé de l'efficacité des réunions. Tous les participants reçoivent à l'avance les informations et les documents de référence pertinents pour la réunion et se préparent de manière adéquate pour tous les points de l'ordre du jour auxquels ils contribuent. Cela signifie également qu'ils demandent des clarifications sur l'ordre du jour, font des annotations et anticipent les discussions sur certains points. Ce faisant, les dirigeants parviennent à une compréhension commune des sujets à l'ordre du jour et des principaux défis à relever.

  1. Notre collaboration est axée sur la réalisation efficace des objectifs

À quand remonte la dernière fois qu'une discussion de groupe dont vous faisiez partie s'est écartée du sujet ? Même l'ordre du jour le plus réfléchi d'une réunion est inutile lorsque les participants ne le suivent pas et perdent de vue les objectifs et les délais préalablement définis. En fait, un éloignement du sujet est le problème de réunion le plus souvent cité. En outre, il est très rare que les participants interagissent avant que la réunion n'ait lieu.

Dans la Gestion Agile de Réunions, avant même que la réunion n’ait lieu, les participants collaborent déjà en s'engageant dans des discussions sur les points à l'ordre du jour grâce à la technologie. Ainsi, les sujets à l'ordre du jour progressent, et dans certains cas, les objectifs fixés sont même atteints. Lorsque tous les participants se préparent bien et clarifient les aspects controversés nécessaires à une décision, attendre la réunion ne ferait que retarder l'exécution. 
 

Grâce à la préparation et à la collaboration avant la réunion, il est possible d'éviter que le partage d'informations de base, les questions et les discussions non controversées aient lieu lors de la réunion elle-même.

Pendant la réunion, tous les participants ont la responsabilité de se concentrer sur la réalisation des objectifs fixés. Il est crucial de trouver le bon équilibre entre le suivi de l'ordre du jour et la prise en compte des questions, des préoccupations et des notes annexes. Il est également primordial d’intervenir lorsque trop de temps est consacré à des questions non pertinentes et de veiller à ce que les interactions soient toujours basées sur la confiance et le respect mutuel.

  1. Nous rédigeons des procès-verbaux et attribuons des actions de suivi claires et concises.

La qualité d'une réunion formelle dépend des actions qui en découlent. Malheureusement, de nombreuses équipes de direction ont du mal à définir, assigner et suivre efficacement des points d’action clairs. Si aucune mesure n'est prise, le même point sera à nouveau discuté lors de la prochaine réunion, ce qui augmente encore une fois la surcharge de travail et la perte de temps. De même, les processus de création, de distribution, d’approbation et d’archivage des procès-verbaux de réunions peuvent être lourds et chronophages.

Dans la Gestion Agile de Réunions, les participants clôturent chaque point de l'ordre du jour par la définition et l'attribution de points d'action clairs :

 Comment définir et assigner des actions de suivi concises :
Quoi ?Nous définissons une action de suivi spécifique à entreprendre
Qui ?Nous désignons une personne qui prend en charge la réalisation de cette action
Quand ?Nous déterminons une date limite pour l'exécution de l'action

 

Les procès-verbaux de réunions - comportant des points d’action clairs - sont toujours rédigés et les participants les considèrent comme l'outil principal pour assurer des actions de suivi adaptées et efficaces. Les procès-verbaux sont publiés et approuvés immédiatement après la réunion et sont mis à la disposition des personnes concernées pour chaque point spécifique de l'ordre du jour.

  1. Nous donnons du feedback pour améliorer continuellement notre gestion de réunions.

Votre organisation recueille-t-elle des informations sur l'efficacité et la direction des réunions ? Les chances que ce soit le cas sont faibles. Et les dirigeants eux-mêmes ne donnent pas et ne recueillent de feedback, car ils supposent que leurs réunions se déroulent bien. Les recherches sur les réunions montrent que les dirigeants évaluent très favorablement les réunions qu'ils organisent, alors que les autres participants les évaluent beaucoup moins favorablement.6
 

En Gestion Agile de Réunions, les dirigeants fondent leur conduite de réunions sur des boucles de rétroaction constantes afin d'améliorer les performances à toutes les étapes du processus.

Cela est conforme aux processus agiles, qui mettent l'accent sur des cycles d'apprentissage rapides et qui sont axés sur la performance et la responsabilité. Les participants donnent non seulement un feedback après chaque réunion, mais mènent aussi régulièrement des sessions rétrospectives pour avoir une vue d'ensemble sur leurs pratiques. Ils définissent ensemble les possibilités d'amélioration.

  1. Nous nous formons aux principes et processus de la gestion agile de réunions

Seulement 20% environ des personnes ont reçu une formation formelle sur la manière de conduire ou de participer à des réunions.7 Et cette formation est dans la plupart des cas très basique, ne comprenant que de simples suggestions. Ainsi, les gens ne comprennent pas l'importance des réunions et la façon dont elles doivent être gérées pour atteindre efficacement les objectifs individuels et collectifs.

En Gestion Agile de Réunions, les dirigeants organisent des formations à la conduite de réunions et y participent eux-mêmes. La Gestion Agile de Réunions offre un cadre pratique pour former les gens de manière efficace. Il est important de prendre en compte ces quatre dimensions d'une réunion efficace :

  • La stratégie : nous considérons les réunions comme un instrument clé de la stratégie
  • Les participants : nous formons les participants et basons la collaboration sur la confiance et le respect
  • Les processus : nous gérons efficacement les réunions, depuis l'établissement d’un ordre du jour agile jusqu'à la boucle de rétroaction
  • La technologie : nous utilisons la technologie pour soutenir nos processus de réunions
  1. Nous utilisons la technologie pour soutenir nos processus de réunions.

Les dirigeants s'appuient de plus en plus sur la technologie pour la gestion de leurs réunions. Pourtant, ils utilisent souvent un patchwork de solutions multiples qui ne sont pas exclusivement conçues pour les réunions de direction. Cela exige un niveau élevé de travail administratif manuel, constitue un risque pour la sécurité de l’organisation et renforce également certains des processus de réunion dysfonctionnels décrits précédemment dans cet article.

Les dirigeants agiles utilisent tout le potentiel de la technologie pour soutenir leurs processus agiles de gestion de réunions. Ils automatisent les tâches répétitives et utilisent des modèles. En adoptant la bonne technologie, les données dont ils disposent et l'IA les aident à obtenir des indications sur le temps habituellement prévu pour un point spécifique de l'ordre du jour ou à intégrer les résultats d’une réunion directement dans la planification de la réunion suivante. Une technologie dédiée facilite la gestion agile de réunions, par exemple en divisant efficacement les ordres du jour en sujets autonomes avec des objectifs clairs ou en planifiant automatiquement une participation basée sur la contribution.

Vous voulez en savoir plus sur la Gestion Agile de Réunions?

Quel est l'impact de la Gestion Agile de Réunions 

La mise en œuvre de la Gestion Agile de Réunions offre trois avantages principaux.

  1. Gagner du temps en atteignant les objectifs plus efficacement

La gestion agile de réunions a l'énorme potentiel d'augmenter la productivité de nos réunions de direction et de libérer d'innombrables heures passées en réunion auparavant improductives. 

Nous partageons avec vous quelques exemples de la manière dont la gestion agile de réunions réduit les pertes de temps au cours des différentes étapes de la réunion : la collaboration basée sur la contribution nous libère de la nécessité d'assister à des réunions auxquelles nous ne pouvons pas contribuer de manière significative. En faisant avancer les sujets et en résolvant les points non controversés de l'ordre du jour avant la réunion, nous économisons un temps précieux en groupe. La confiance et le respect, ainsi que l'accent mis sur la réalisation d'objectifs clairement définis pour chaque point de l'ordre du jour, nous rendent plus efficaces en tant que groupe. Et en attribuant et en enregistrant des points d'action clairs et concis, nous posons les bases d'une exécution rapide et réussie des actions de suivi.

Les premières expériences d'organisations innovantes qui ont mis en œuvre les principes de la gestion agile de réunions montrent que les dirigeants peuvent économiser plusieurs heures par semaine. Le PDG d'une grande entreprise manufacturière a estimé à environ 20 % les optimisations en matière d'efficacité et d'efficience des réunions.

  1. Accélérer la prise de décision

La rapidité est essentielle lorsqu'il s'agit de saisir des opportunités et de réussir dans l'environnement commercial actuel, qui évolue rapidement. Or, la lenteur et la rigidité des processus de réunion actuels ne facilitent pas la prise de décision rapide.

La gestion agile de réunions démêle les complexités de la conduite de réunions d'aujourd'hui. Elle nous aide à identifier les personnes nécessaires pour prendre des décisions efficaces et garantit une collaboration plus ciblée avant et pendant la réunion. L'utilisation de la technologie nous donne un accès continu à l'intelligence économique et aux documents de réunion. Nous n'avons pas à reporter une décision en raison d'un manque de préparation ou d'accès à l'information. Nous prenons parfois des décisions avant même la réunion et nous encourageons toujours la définition et l’attribution d’actions de suivi concises. En conséquence, nous atteignons le stade d'exécution des décisions et des tâches beaucoup plus rapidement. Cela nous donne un avantage concurrentiel.

  1. Accroître le sens de responsabilité de tous les participants quant à l'efficacité des réunions

Mettre en œuvre la gestion agile de réunions signifie considérer les réunions comme un instrument clé pour un leadership efficace et pour le succès de l'organisation. Nous partageons une vision commune de la manière de façonner notre culture de réunion. Nous formons tous nos collaborateurs à la conduite de réunions efficace pour qu'à terme, chaque réunion compte. 

Nous prenons tous nos responsabilités afin d'améliorer l'efficacité des réunions. Nous nous engageons tous à établir des objectifs clairs pour chaque point de l'ordre du jour, à respecter les autres participants et leur temps, à nous préparer suffisamment et à attribuer des points d'action concis. 
 

La gestion de réunions n'est plus un processus descendant, mais plutôt un processus de collaboration basé sur la confiance et le respect mutuel

Donner un feedback sur les réunions et apprendre constamment les uns des autres augmente encore leur efficacité. 

Dans le même temps, nous renforçons le sens d’appropriation et de responsabilité en termes de réalisation des actions après la réunion. La définition et l'attribution de points d'action concis et leur partage immédiat de manière transparente permettront d'obtenir l'adhésion des personnes concernées. En conséquence, nous exécutons les actions de suivi des réunions et progressons à la fois en équipe et individuellement.
 

 

Définition de la Gestion Agile de Réunions

La Gestion Agile de Réunions est un cadre holistique pour la gestion des réunions formelles de direction. Elle remet en question la culture actuelle des réunions d'entreprise en partant du principe que des réunions excessives et mal gérées entraînent des coûts énormes et frustrent les dirigeants. Au cœur de la Gestion Agile de Réunions se trouve la répartition des ordres du jour en points spécifiques et autonomes avec des objectifs clairs. Tout au long des étapes de la réunion, les participants ne sont impliqués que dans les points auxquels ils peuvent contribuer de manière significative. La collaboration lors de la réunion est axée sur la réalisation efficace des objectifs et la définition d'actions de suivi concises. La gestion agile de réunions permet aux dirigeants de gagner du temps, d'accélérer la prise de décision et d'accroître le sens d’appropriation et de responsabilité en termes de réalisation des actions après la réunion.

 

 


1 ‘Half Of All Meetings Are A Waste Of Time - Here’s How To Improve Them’, Forbes, 2019.
2 ‘Stop the Meeting Madness’, by Leslie A. Perlow et al., HBR, 2017.
3 ‘The state of meetings report: Consequences of poorly organised meetings’, Doodle, 2019.
4 ‘Erfolgreiche Meetingvorbereitung - Worauf kommt es an?’, by Isabelle Odermatt et al.,  Report Psychologie, 2013.
5 ‘Meeting Analysis: Findings from Research and Practice’, by Nicholas C. Romano and Jay F. Nunamaker, International Conference on System Sciences, 2001.
6  'Perceived Meeting Effectiveness: The Role of Design Characteristics’, by D. J. Leach et al., Journal of Business and Psychology 24(1):65-76, 2009.
7 ‘Half Of All Meetings Are A Waste Of Time - Here’s How To Improve Them’, Forbes, 2019.

 

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  • Portails web et logiciels de gestion de réunion
  • Numérisation et réunions virtuelles
  • Gestion et conformité
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