Les règles à respecter en réunion
Dans cet article, nous explorerons quelles sont les règles à respecter et comment elles peuvent vous aider à rester concentré et à améliorer la productivité de vos réunions.
Comme toutes les interactions sociales, les réunions sont, elles aussi, soumises aux variations de comportement de leurs participants. Les relations interpersonnelles sont l’une des nombreuses raisons qui font que les réunions jouent, et continuent de jouer, un rôle important. Mais les différentes personnalités en réunion peuvent aussi être à l’origine de défis.
Certaines personnes peuvent être, par exemple, enclines à dominer les discussions, tandis que d’autres se font une spécialité de déroger à l'ordre du jour de la réunion et aux points préalablement établis. Cela peut sembler anodin, mais ces comportements ont un impact significatif sur le succès global de vos réunions.
La question n’est pas tant de codifier les comportements dans les réunions que de les guider afin d’établir une structure garantissant l’atteinte des objectifs. Après tout, les réunions prenant beaucoup de notre temps, nous avons tout intérêt à qu’elles soient aussi productives que possible.
La mise en place de règles à respecter dans les réunions permet de favoriser de façon positive les comportements qui soutiennent la productivité, et d'éviter ceux qui lui nuisent. Ces règles de base sont là pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Dans cet article, nous explorerons quelles sont les règles à respecter et comment elles peuvent vous aider à rester concentré et à améliorer la productivité de vos réunions.
Règles à respecter dans la conduite de réunion : quelles sont-elles ?
Mettre en place des règles à respecter dans le cadre de vos réunions peut sembler quelque peu difficile. Les hommes ont tendance à résister à l’autorité lorsqu’elle ne leur semble pas légitime. Il vaut mieux voir ces règles comme une « étiquette de réunion » et les présenter comme des lignes directrices plutôt que comme des règles pures et dures.
Une fois que vous les aurez expliquées en termes simples à votre équipe, il leur sera difficile de contester la validité de l’étiquette de réunion de votre entreprise, puisqu’elles découlent des principes fondamentaux de respect et de courtoisie, tant sur le plan personnel que professionnel.
Les règles à respecter sont comme les chaises sur lesquelles vos participants s'assoient : elles ont toutes la même hauteur, la même forme, offrent le même niveau de confort et toutes sont alignées autour d'un objectif commun. Ces règles doivent donner aux participants le cadre idéal pour qu’ils puissent contribuer pleinement et équitablement.
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Donnez un fondement à vos règles de réunion
À l’instar des quatre pieds de chaise, les règles à respecter dans le cadre d’une réunion sont portées par quatre principes ou piliers :
1. Le respect
Le respect est important partout, et en particulier sur le lieu de travail. Il est essentiel d’y créer un climat de sécurité psychologique qui favorise l'innovation et renforce la collaboration. Le respect s’applique dans les deux sens : l'organisateur de la réunion, tout comme les participants, doivent adopter le respect comme mode de fonctionnement par défaut.
Pour les organisateurs
Les organisateurs de réunions doivent respecter le temps des participants. Si une réunion est organisée pour une certaine durée, elle doit commencer et se terminer à l'heure prévue. Cela peut sembler une évidence, mais veiller à ce que vos participants puissent partir à l'heure pour leurs prochains engagements est une étape importante pour rendre vos réunions efficaces.
Pour les participants
Les participants doivent respecter l'organisateur de la réunion et les autres participants en arrivant à l'heure et en se préparant à l'avance afin de contribuer pleinement aux échanges. C’est une attente, somme toute, partagée par tous les organisateurs.
Les participants doivent également être respectueux dans leur façon de communiquer durant la réunion. Les différents points de vue doivent être exprimés avec tact, en faisant attention aux personnes qui se trouvent dans la salle. Les feedbacks doivent être donnés de manière constructive. Lors d'une réunion efficace, les participants travaillent ensemble et coopèrent pour trouver des solutions.
2. Les attentes
Avoir des attentes est essentiel pour assurer la réussite de vos réunions. Elles permettent aux participants et aux organisateurs de s'assurer que la frustration, l'intimidation et l'inefficacité ne font pas partie du processus de réunion.
Les organisateurs de la réunion doivent être très clairs quant à leurs attentes afin que les participants arrivent aux réunions en sachant à quoi s'attendre, mais aussi ce qui est attendu de leur côté. Personne n'aime être pris au dépourvu en public.
3. La préparation
Comme pour les règles à respecter précédemment énoncées, la préparation concerne à la fois les organisateurs et les participants.
Les organisateurs de réunions doivent s'assurer qu'ils sont parfaitement préparés. L’accent doit être mis sur la définition des objectifs, la création d’un ordre du jour clair et de la mise à disponibilité en temps opportun de tous les documents de réunion. Nous avons tous le souvenir de réunions mal préparées et du sentiment d’avoir perdu du temps dans des échanges non productifs.
Si l'organisateur de la réunion doit faire sa part pour bien préparer la réunion, les participants doivent arriver parfaitement préparés. Cela signifie avoir étudié l'ordre du jour à l'avance, avoir lu tous les documents et s’être engagé en amont dans un processus de collaboration ou de communication asynchrone. De cette façon, les participants permettent de maximiser le temps imparti à la réunion. Certains points à l'ordre du jour peuvent d’ailleurs même être résolus à l’avance.
4. Les résultats
Cela est une évidence : quel est l'intérêt d’organiser des réunions si les résultats ne sont jamais atteints ? Et pourtant, à combien de réunions avons-nous déjà participé qui n’ont débouché que sur très peu de résultats ? Beaucoup trop. La réunionite est un problème courant dans le monde de l’entreprise.
Une règle de base essentielle pour les réunions consiste à se concentrer sur les résultats. Ils doivent être clairement communiqué par les organisateurs, mais aussi rester présent dans l'esprit de chaque participant. Rester concentré sur les résultats attendus permet d'éviter que les discussions ne disgressent tout en offrant la possibilité de mesurer l’efficacité de vos réunions, et donc de les optimiser.
Comment mettre en œuvre des règles à respecter dans vos réunions ?
Les organisateurs et les participants jouent un rôle important à jouer dans ce processus.
Les organisateurs : les chefs d’orchestre
Les organisateurs sont chargés de veiller à ce que les règles soient établies de manière à atteindre les objectifs de la réunion, tout en s'assurant qu'elles fournissent une plateforme stable, équitable et efficace pour que les participants contribuent à l’atteinte des résultats.
Cela peut sembler une tâche difficile, mais c'est en fait assez simple. Pour commencer, l'utilisation de guides comme celui-ci est un excellent point de départ pour établir des règles dans votre propre entreprise. Une fois que vous avez élaboré un ensemble de règles à respecter adaptées à votre objectif, l'étape suivante consiste à les communiquer, à recueillir des commentaires et à obtenir l'adhésion de votre équipe. Par la suite, vous pourrez les ajouter au wiki de votre entreprise ou les distribuer en interne.
Les participants: un rôle actif à jouer
Les participants ont un rôle très actif à jouer pour que les règles de réunion soient respectées, en premier lieu, en les respectant. Ils doivent aussi donner un feedback sur les réunions. Ces règles sont-elles adaptées ? Peuvent-elles être améliorées ?
Règles à respecter dans la conduite de réunions : le cœur de notre méthodologie
Si nous sommes nombreux à avoir une opinion négative des « règles » et de ce qu’elles représentent, nous voyons aussi que donner des règles à respecter dans le cadre des réunions a un impact fort sur leur déroulement. Elles gagnent en efficacité et sont conduites avec équité.
Ls règles sont un composant essentiel de notre méthodologie Azend® visant à rendre chaque réunion productive. Ce modèle aborde les trois dimensions de la gestion des réunions : les personnes, les processus et la technologie, en les optimisant tout au long du processus de réunion.
Concernant la dimension « Personnes », Azend® aborde spécifiquement l’idée de règles à respecter et encouragent les dirigeants à établir des « valeurs de rencontre » claires qui devraient être partagées dans toute votre organisation. Pour vous aider à optimiser vos réunions de direction et à améliorer votre productivité, apprenez-en plus sur la gestion des réunions et la méthodologie Azend®.
