Procès-verbal de réunion : le guide complet pour bien rédiger ce compte rendu de réunion formel
Ce guide Sherpany explique l’importance de rédiger un procès-verbal de réunion lors des réunions de direction ou du conseil d’administration, et livre aux dirigeants les clés pour créer ce compte rendu de réunion formel avec brio.
Le procès-verbal de réunion, communément appelé PV de réunion, représente une importante responsabilité dans le cadre des réunions formelles. Bien le rédiger, c’est s’assurer que chaque réunion du conseil d’administration ou de direction à laquelle vous participez ait de la valeur, qui se transpose en résultats tangibles.
Pourtant, les procès-verbaux de réunion sont une source de frustration dans les organisations du monde entier. Que vous soyez responsable de la rédaction du PV de réunion ou que vous ayez été nommé au poste d'assistant de direction ou du conseil d'administration de votre entreprise, la rédaction du procès-verbal de la réunion, aussi importante qu’officielle, ne devrait pas constituer une tâche pénible.
Comment rédiger un compte rendu de réunion formel tel que le procès-verbal d’une réunion ? En suivant un ensemble de lignes directrices simples, en utilisant un exemple de procès-verbal de réunion efficace et en adoptant les meilleures pratiques pour sa rédaction, ce processus deviendra rapidement un automatisme qui portera ses fruits pour votre organisation. Vos procès-verbaux de réunion ont en effet le pouvoir d'améliorer les processus de gestion des réunions de votre organisation dans leur ensemble, ainsi que sa prise de décision et son exécution.
Voyons ci-dessous ce qu’est un procès-verbal de réunion, pourquoi il est si important et comment le rédiger de manière efficace.
Qu'est ce qu’un procès-verbal de réunion ?
Un procès-verbal de réunion est un compte rendu de réunion formel, qui fournit un résumé des discussions de la réunion et de ses résultats. Il décrit donc le contenu de la réunion (objectifs de la réunion, participants à la réunion, discussions), les décisions prises, et énumère les actions et responsabilités qui en découlent.
Les procès-verbaux de réunions, en particulier ceux du comité exécutif et du conseil d'administration, sont également reconnus par les tribunaux et par les auditeurs comme des documents officiels. Dans de nombreux cas, si une entreprise doit se présenter devant un tribunal pour défendre ou nier une position, le tribunal s'appuiera sur le procès-verbal de la réunion comme un compte rendu de réunion fiable de son contenu.
Si une décision prise par une organisation n'est pas enregistrée dans le procès-verbal de la réunion, le tribunal peut considérer que cette décision n'a pas eu lieu du tout.
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Quand rédiger le procès-verbal de réunion ?
Le moment où le procès-verbal de réunion doit être rédigé est une question qui dépend de différents facteurs, notamment :
- Du type de réunion ;
- De la région où la réunion a lieu ;
- Du secteur de l'organisation et de sa constitution individuelle.
Par conséquent, avant la tenue de toute réunion formelle, il est important que toutes les parties concernées comprennent l'objectif de la réunion, les différents rôles de la réunion et leurs responsabilités, ainsi que les obligations légales respectives.
Par exemple, en France, la recommandation officielle de l'IFA, l'Institut Français des Administrateurs, est de formaliser les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration.1 D'autre part, au Royaume-Uni, l’ICSA, l'Institut sur la Gouvernance, définit spécifiquement les réunions du conseil d'administration comme “la forme la plus élevée de prise de décision interne d'une organisation”.2 Selon cette définition, le procès-verbal de réunion est considéré comme le compte rendu de réunion interne le plus exact de cette réunion formelle pour l'organisation concernée.
Quel est le but d’un procès-verbal de réunion ?
Une amélioration de la productivité de chaque réunion
La rédaction du procès-verbal d'une réunion remplit de nombreuses fonctions importantes. Le fait qu'une personne rédige le procès-verbal d'une réunion améliore la qualité globale du processus de gestion des réunions en garantissant la concentration des efforts sur la production de résultats tangibles en réunion, débouchant sur des actions et des tâches soumises à un niveau de responsabilité élevé.
Les procès-verbaux de réunion efficaces jouent ainsi un rôle important dans l'élimination des réunions d'affaires improductives, malheureusement trop présentes dans la vie quotidienne des dirigeants.
En plus de constituer un document officiel, un procès-verbal de réunion efficace augmente donc la valeur de vos réunions formelles, en permettant d'enregistrer les progrès réalisés et de mieux suivre l’exécution des actions résultantes de la réunion.
Une meilleure exécution
Le procès-verbal de réunion permet en effet de conclure chaque point de l'ordre du jour par la définition et l'attribution d’actions tangibles et claires, qui seront plus faciles à suivre dans le temps.
La rédaction d'un procès-verbal clarifie les actions et les tâches résultantes de chaque point de l'ordre du jour, en définissant et en assignant des actions claires associées à des responsabilités :
| Quoi ? | Qu’est-ce qui a été décidé ? Quelle en est l’action résultante ? |
| Qui ? | Désignez une personne pour en assumer la responsabilité. |
| Quand ? | Définissez la date à laquelle l'action doit être exécutée. |
Chaque point d'action augmente la probabilité que les décisions prises lors des réunions soient mises en œuvre à temps - et avec succès.
Comment rédiger un procès-verbal de réunion ?
Quels sont les éléments à prendre en considération en ce qui concerne le style et le format du procès-verbal de la réunion ? Qui rédige le procès-verbal de la réunion, et qui l’approuve une fois qu’il est finalisé ? Comment le procès-verbal est-il publié ? Et qui y a accès par la suite ?
Téléchargez notre guide gratuit du procès-verbal de réunion pour avoir un aperçu complet de ces différentes questions. Vous aurez également accès à une checklist pour vous aider à rédiger vos procès-verbaux de réunion, ainsi qu’à des exemples d'applications concrètes des procès-verbaux de réunion.
Guide du procès-verbal de réunion gratuit
1 The Institut Français des Administrateurs.
2 “The Practice of Minuting Meetings”, ICSA The Chartered Governance Institute, 2016.
