Comment organiser une réunion du conseil d'administration ? Les étapes clés

En tant qu'organisateur ou organisatrice de réunion, votre rôle est essentiel et comporte de multiples facettes. En effet, la réussite globale de la réunion dépend en grande partie de votre travail. Et lorsqu'il s'agit d'une réunion du conseil d'administration, les enjeux deviennent considérables.

L'organisation d'une réunion du conseil d'administration peut être confiée à différentes personnes, allant du rôle du secrétaire général(e) - ou son assistant(e) - à celui de président(e) du conseil d'administration. Cependant, quelle que soit la personne en charge, la réussite d'une réunion du CA est étroitement liée à la qualité de ce travail de préparation.

Étant chargé(e) d'organiser la réunion du CA, il vous faut remplir vos obligations - dont nombre d’entre elles, bien en amont de la réunion - afin de réussir à concevoir une réunion qui débouche sur des actions réelles et significatives. 

Cet article détaille pour les organisateurs/organisatrices de réunions - quels que soient leurs profils - les étapes à suivre pour maîtriser la préparation de chaque réunion du conseil d'administration et, en fin de compte, faire progresser leur organisation. 

Étapes à suivre pour bien organiser une réunion du conseil d'administration

Comme tout processus, l'organisation d'une réunion du conseil d'administration repose sur une série d'étapes ou de phases qui peuvent être planifiées longtemps à l'avance. Cela signifie qu'il existe bel et bien une méthodologie à suivre, qui vous permettra de gagner en temps et en efficacité, compte tenu du rythme cyclique et prévisible des réunions du CA.

Étape 1 : Planification  

Planifier la réunion du conseil d'administration est une première étape essentielle, qui doit être effectuée aussi longtemps à l'avance que possible. Les membres du conseil d'administration, qu'il s'agisse d'administrateurs non exécutifs ou exécutifs, sont des personnes très occupées, et il est certain que leurs agendas se remplissent rapidement. 

Par conséquent, en planifiant chaque réunion du CA bien à l'avance, vous vous assurez de recevoir la confirmation de chacun le plus tôt possible quant à la date proposée. Cela peut nécessiter quelques efforts (peut-être inconfortables), mais assurer la liaison avec les personnes et leurs assistant(e)s si nécessaire, en vue d'obtenir une confirmation, est d'une importance capitale.

Une fois la date confirmée, veillez à l'inscrire immédiatement dans les calendriers de chacun(e) pour réserver le créneau, et prêtez attention aux acceptations ici aussi. Si les personnes n'acceptent pas l'invitation dans la semaine, il est bon d'envoyer un rappel. Bien que ce processus puisse sembler très administratif et frustrant, vous voulez à tout prix éviter les désistements de dernière minute.

Étape 2 : Résultats

La deuxième étape importante de votre parcours vers une réunion du conseil d'administration réussie consiste à définir clairement les résultats attendus de la réunion. Cela doit d'ailleurs s'appliquer à chaque réunion, pas seulement à celles du CA.

Bien que les réunions du conseil d'administration puissent être quelque peu standardisées, chacune d'entre elles sera nuancée en fonction du sujet abordé. Commencer par le procès-verbal de la dernière réunion du CA est une excellente idée, car il vous rappellera ce qui a été discuté et, surtout, ce qui reste à discuter. En effet, non seulement chaque réunion doit avoir un objectif clair et défini, mais cela vous aidera également à établir l'ordre du jour de la réunion, ce qui nous amène à la troisième étape. 

Étape 3 : L'ordre du jour 

Une fois les résultats clairement définis et les participations confirmées, vous êtes prêt(e) à définir un ordre du jour précis et à demander des contributions dès le départ. Voici comment créer un ordre du jour pour une réunion du conseil d'administration : 

• Incluez des points distincts et autonomes, formulés sous forme de questions. 
• Ajoutez une description de chaque point, comprenant un objectif.
• Identifiez un(e) responsable de la réunion dans son ensemble, ainsi qu'un(e) responsable pour chaque point de l'ordre du jour. 
• Indiquez clairement les durées de chaque point de l'ordre du jour. 
• Incluez tous les documents nécessaires associés à chaque point. 

Ces étapes sont très importantes - et bien que simples, elles peuvent avoir un impact considérable. Par exemple, formuler les points de l'ordre du jour sous forme de questions : "Examen des progrès par rapport au plan" est beaucoup moins axé sur l'action que "Quelles actions devons-nous entreprendre pour atteindre notre objectif de chiffre d'affaires annuel?". Par conséquent, le fait de tenir compte de ce facteur lors de l'organisation de chaque réunion du CA contribuera à orienter les discussions vers des actions concrètes dès le départ. 

Une fois que votre projet d'ordre du jour est prêt, il est important de le faire circuler auprès des autres participant(e)s à la réunion du conseil, en leur donnant l'occasion de proposer leurs propres points à l'ordre du jour et en leur permettant de poser des questions de clarification dès le début du processus de préparation. 

Étape 4 : Rassembler les documents

Maintenant que l'ordre du jour de votre réunion est défini et partagé avec les participant(e)s, il est temps de commencer à rassembler tous les documents pertinents pour la réunion. Pour ce faire, vous devrez probablement demander des documents à différentes parties prenantes, et il est donc - une fois de plus - important de commencer le plus tôt possible. Lorsque vous demandez la contribution des autres, vous devez fixer des délais précis. 

Dès que vous recevez les documents de la réunion, il est important de les partager avec toutes et tous en temps voulu. Plus tôt les participant(e)s à la réunion pourront examiner ces documents, plus tôt ils ou elles pourront commencer à se préparer à la réunion, ce qui est une condition essentielle à la réussite de la réunion.

Étape 5 : Préparation et communication asynchrone

Une fois l'ordre du jour défini et les documents de réunion distribués, il est temps pour les participant(e)s de commencer à se préparer individuellement à la réunion. En tant qu'organisateur ou organisatrice de la réunion, il est essentiel de concevoir des canaux ouverts de communication asynchrone, qui permettront à tout le monde de poser des questions et de commencer à collaborer avant même le début de la réunion.  

Une distinction importante à faire ici est que ce canal ne doit pas être le courrier électronique. Idéalement, vous devriez éviter à tout prix de partager des informations pour votre réunion du conseil d'administration par courrier électronique, canal pouvant générer des pertes d’information, des risques de sécurité et des confusions. Ce qui nous amène à l'élément important suivant : utiliser une technologie dédiée à la gestion des réunions du conseil d’administration est essentiel. 

Étape 6 : Le procès-verbal 

La dernière étape est de vous préparer à rédiger le procès-verbal de la réunion avant même que celle-ci ne commence. Le procès-verbal est un élément essentiel de toute réunion du conseil d'administration - et dans de nombreuses juridictions et secteurs, il constitue même une obligation légale. Par conséquent, s'assurer que vous disposez d'une personne chargée de rédiger le procès-verbal de la réunion est un élément important de votre checklist. Dans de nombreux cas, cela pourrait même être votre responsabilité. 

L'utilisation d'une solution comme Sherpany permet de rédiger le procès-verbal de la réunion directement pour chaque point de l'ordre du jour, dans un environnement centralisant tous les processus de réunion, garantissant l'alignement et la facilité de suivi des documents, tels que le procès-verbal.

Le procès-verbal de votre réunion doit comprendre : 

• Un aperçu des discussions pour chaque point de l'ordre du jour, 
• Un compte rendu des résultats des votes et des décisions, et 
• Un aperçu clair des actions à entreprendre, associées à des rôles et des responsabilités - avec des échéances. 

Avant la réunion, vous devez vous assurer que tout est en place pour que le procès-verbal de la réunion soit rédigé de manière efficace - notamment en vous assurant qu'une personne chargée de rédiger le procès-verbal soit désignée. 

Rôle de la technologie dans l'organisation des réunions du CA

Les outils que vous choisissez d'utiliser lors de l'organisation d'une réunion du conseil d'administration ont des implications importantes et de grande portée. La sécurité est un premier aspect crucial à prendre en compte, mais il y a aussi des implications pratiques qui peuvent déterminer l'efficacité et le succès global de votre conseil d'administration. 

Comme indiqué précédemment, le recours à l'e-mail pour partager des documents et coordonner les activités du CA présente non seulement un risque énorme du point de vue de la sécurité des informations, mais il est également extrêmement inefficace, car les e-mails peuvent facilement être oubliés et il est difficile d'y faire des recherches lorsque les participant(e)s doivent se préparer. Ce phénomène est d'autant plus prononcé avec l'adoption de modèles de travail à distance et hybrides, où la propension au désalignement augmente, tout comme les risques en matière de sécurité des données.  

En outre, utiliser un outil de collaboration tel que G-suite ou Microsoft Teams, qui sont tous deux extrêmement utiles dans certains domaines, est définitivement une solution sous-optimale lorsqu'il s'agit de réunions formelles. 

Comment donc organiser une réunion du conseil d’administration en utilisant le bon outil ? Choisir une solution spécialisée comme Sherpany pour remplacer un ensemble de systèmes inadaptés est une approche efficace à envisager. Cela vous permettra de gérer le processus d'organisation des réunions du conseil d'administration de bout en bout dans un logiciel facile à utiliser, sécurisé et efficace. 

La préparation des réunions du conseil d'administration ne sera plus être une contrainte

La préparation d'une réunion du conseil d'administration peut être source de stress et de confusion, avec de nombreuses parties prenantes à gérer et des délais à respecter. Cependant, en suivant une structure prédéfinie et en utilisant les bons outils, il est possible de réduire cette pression et d'optimiser l'expérience pour toutes les personnes concernées. Nous espérons que cet article vous guidera dans cette voie. 

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.