Comment bien gérer votre transition numérique dans le monde hybride

Au vu des événements récents, il serait redondant de dire que les organisations doivent adopter le "numérique" et le "changement". Ces deux éléments sont les piliers de l'expérience du leadership en 2020 et 2021, lorsque de nouveaux modes de communication, de collaboration et de connexion se sont imposés du jour au lendemain, et sont restés nécessaires - bien au-delà de ce que nous aurions pensé il y a dix-huit mois. 

Alors, comment les dirigeants peuvent-ils gérer efficacement le changement en période de travail hybride ?

Dans cet article, nous explorons la nécessité d'une gestion efficace de la transition numérique en période de travail hybride, afin que les dirigeants puissent naviguer en toute confiance dans l'incertitude post-COVID.

Qu’est-ce que la gestion de la transition numérique ?

La transformation numérique est depuis longtemps acceptée comme nécessaire par les organisations du monde entier, bien qu'avec des degrés d'engagement variables. Certaines ont été promptes à adopter les nouvelles technologies, à conduire le changement numérique et à suivre les dernières tendances - tant en termes de systèmes d'information que de pratiques de travail.

Pour d'autres, le changement a été plus timide, et l'adoption plus hésitante. Pour les organisations qui se situent à la dernière extrémité du spectre, il y aura un raz-de-marée de changement - probablement déjà à l'œuvre. COVID mis à part, les avantages de la digitalisation sont nombreux.

Alors comment gérer la transition numérique de votre organisation ?

La réponse se trouve dans la pratique du Digital Change Management (ou gestion de la transition numérique).

La gestion de la transition numérique est l'application des principes traditionnels de gestion du changement à des projets et contextes numériques - tels que la transformation digitale. Comme un nombre croissant d'organisations se digitalisent, le rôle de la gestion du changement a été actualisé pour répondre aux nouveaux défis.¹ Il s'agit d'emmener vos employés, vos partenaires et vos clients dans ce voyage avec vous, de gérer leurs attentes en cours de route et de veiller à ce que le résultat soit fructueux pour toutes les personnes impliquées, tout en équipant votre entreprise pour l'avenir.

Contrairement à d'autres formes de gestion de projet, la gestion de la transition numérique implique généralement une matrice plus large de parties prenantes, dont beaucoup auront des priorités contradictoires, et un mélange d'attentes en termes de ce que doit donner le changement numérique que vous conduisez.

Pourquoi la gestion de la transition numérique est-elle si importante à l'heure du travail hybride ? 

Les équipes sont passées de la cohabitation dans des bureaux avec des collègues au travail à domicile (et parfois même depuis plusieurs pays du monde). Dans ces contextes à distance et/ou hybrides qui se sont généralisés après le COVID, il est nécessaire de mettre en place des outils, des processus et des pratiques de travail qui assurent la continuité des affaires. Cela représente des défis importants. Comme le disent judicieusement Radford et al. "Le bureau a toujours été le point de convergence de la culture et de l'identité de l'organisation".² Alors comment les dirigeants peuvent-ils gérer l'abandon de ce point de convergence alors que le lieu de travail devient plus distribué ? 

Le travail hybride a donc mis le sujet de la gestion de la transition numérique au premier plan, à une échelle plus grande que jamais. Il s'agit du moyen par lequel les dirigeants peuvent connecter les personnes, partager la vision et stimuler l'efficacité et la performance, lorsque les individus sont répartis dans le monde entier, ou partagés entre le bureau et le travail à distance.

Comment maîtriser la gestion de la transition numérique

Comme pour tout leadership, les principes fondamentaux de la gestion de la transition numérique ne sont pas complexes, mais la finesse réside dans l'exécution. En apprenant un certain nombre d'étapes simples, et en les respectant de manière authentique, les dirigeants peuvent gérer le changement numérique et assurer l'avenir des pratiques de travail de leurs organisations.

Les étapes clés d'une gestion réussie de la transition numérique sont les suivantes :

1.  De haut en bas mais aussi de bas en haut

Pour que la gestion de la transition numérique soit réussie, une approche descendante ne suffira pas, même avec des postes spécialisés dans de nombreuses organisations, comme celui de Chief Digital Officer. Se contenter de dire aux collaborateurs ce qu'ils doivent faire s'avérera sans aucun doute impopulaire auprès de votre personnel, et pourrait même créer une résistance parmi les membres de l'équipe qui sont les plus entêtés. Par conséquent, il est nécessaire de conduire le changement numérique également de bas en haut. Cela signifie consulter les personnes à tous les niveaux de votre hiérarchie organisationnelle, écouter leurs idées, leurs questions et leurs préoccupations.

Il est important de le faire le plus tôt possible, afin de vous assurer que vous faites de votre mieux pour les faire participer dès le début du projet. En donnant à vos équipes la possibilité d'adopter le changement, non seulement elles se sentiront valorisées et écoutées, mais vous aurez également plus de chances de voir les nouvelles pratiques de travail respectées, les technologies adoptées et le changement intégré dans les opérations quotidiennes de votre organisation.

2. Communiquer ouvertement sur la nécessité de changer 

L'une des raisons pour lesquelles la plupart des programmes de gestion du changement échouent est que les individus ne comprennent pas la nécessité du changement, ce qui crée de l'incertitude (et même de la peur) lorsque des modifications importantes arrivent. En tant que dirigeant, il est important que vous preniez les devants et que vous communiquiez la nécessité du changement aussi ouvertement et sérieusement que possible - aux personnes à tous les niveaux de votre organisation. Si vos équipes savent clairement pourquoi le changement est nécessaire, il leur sera beaucoup plus facile de l'accepter et d'y adhérer, alors que s'il y a des doutes parmi elles, la transition risque de susciter de la résistance et de la contestation. Il s'agit là d'un élément clé pour garantir la sécurité psychologique en entreprise de vos collaborateurs.

3. Commencez en pensant à la finalité 

Lorsque vous êtes responsable de la gestion de la transition numérique, cela peut souvent ressembler à une expédition pour gravir le mont Everest plutôt qu'à une simple démarche linéaire d’un point A à un point B. Pour vous assurer de ne pas vous perdre en cours de route et que votre projet ne s'écarte pas des résultats souhaités, il est important de commencer en ayant la finalité en tête. Cela vous aidera à orienter votre projet et à garder le cap sur ce qui est vraiment important, ce qui vous évitera de vous laisser entraîner dans d'inévitables pièges qui se présenteront sur votre chemin.

4. Accepter le changement comme étant une constante des activités 

Tout comme dans le domaine de la mode, le changement ne s'arrête jamais. Plus vite vous l'accepterez en tant que dirigeant, plus vite vous dormirez tranquille la nuit. Si vous parvenez (dans la limite du raisonnable) à faire du changement la "norme" plutôt que “l'exception” dans votre organisation, vous ferez des pas importants sur la voie d'un leadership plus agile, efficace et orienté vers l'avenir.

Sortir de sa zone de confort peut être décourageant, mais se préparer mentalement au changement continu est le meilleur moyen d'être prêt quand il arrive. Cela vous aidera à avoir une vision à plus long terme de votre gestion de la transition numérique - plutôt que d'être un projet unique, ou un programme, il devient une partie récurrente de votre rôle de dirigeant.

5. Stratégie avant investissement

Bien que les décisions doivent être prises aussi rapidement que possible, la gestion de la transition numérique implique généralement un investissement important en termes de ressources financières et humaines. C'est pourquoi, avant de commencer à mener une transition numérique, il faut passer en revue votre stratégie numérique, effectuer des recherches approfondies et définir la portée du projet avant d'investir le moindre centime.³

Vous éviterez ainsi des coûts irrécupérables inutiles et préserverez l'énergie et le bien-être de votre équipe de projet, dont l'adhésion et l'élan seront déterminants pour la réussite du projet. À cet égard, nous vous conseillons d'élaborer un plan d'action avant d’entamer votre transition numérique.

Gestion de la transition numérique : moins de craintes, plus de contrôle

Le besoin de nouvelles technologies et de nouvelles méthodes de travail dans le monde hybride est évident, mais de nombreux dirigeants ressentent la gestion de la transition numérique comme un défi de taille, alors que cette tâche devrait simplement devenir une partie intégrante de leur quotidien.

En suivant une série d'étapes simples, et en les mettant en pratique délibérément et avec intégrité, les dirigeants peuvent maîtriser la gestion du changement numérique et guider leurs organisations et leurs collaborateurs vers des avenirs plus grands, plus distribués et pourtant plus connectés.

¹ 'Digital Transformation & Change Management: How to Be Ready', V. Zhovtyuk, Medium, 2018. 

² 'Change Management in a Post-COVID World', L. Radford, K, Schwarz, and J. Cooper, HOK, 2020. 

³ 'Digital Transformation Is Not About Technology', B. Tabrizi, E. Lam, K. Girard, and V. Irvin, HBR, 2019.

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.