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Sherpany

#5 Nuova funzione: delibera digitale tramite circolare

Siamo lieti di informarvi che stiamo integrando una nuova funzione nella nostra applicazione Sherpany Boardroom: si tratta della delibera digitale tramite circolare, o Circular Resolution (dCR). La dCR è la soluzione perfetta per confermare una delibera in modo digitale - senza bisogno di tenere una riunione o una conference call - e consente alle società di adottare decisioni da remoto e in modo asincrono. Le dCR sono per la maggior parte di natura formale e devono essere approvate durante riunioni del consiglio di amministrazione, anche se gli argomenti trattati sono stati discussi in precedenza. Ne sono un esempio la nomina di firmatari, ovvero le decisioni formali di nominare un membro del vertice aziendale, una volta definiti gli accordi contrattuali, oppure l’approvazione di un investimento, una volta che tutti i parametri sono noti e non sono più necessarie ulteriori discussioni.

Grazie a questa funzione, sarà ora possibile prendere decisioni in modo completamente digitale, nel rispetto dei requisiti legali e conformemente all’art. 713 II del Codice delle obbligazioni (CO) svizzero, nonché all’art. 2475, “Amministrazione delle società” del Codice Civile italiano e ai §107 e §108 dell’Aktiengesetz (legge sulle società per azioni) in Germania. Per garantire la conformità ai vostri regolamenti interni vi preghiamo di verificare gli articoli del vostro statuto societario e le linee guida della vostra organizzazione che disciplinano l’accesso alle modalità delle votazioni nel vostro Consiglio di Amministrazione, incluso quorum e ulteriori requisiti per un processo decisionale valido.

Come creare una delibera tramite circolare

Creare una dCR nella vostra Boardroom è molto semplice. Ricordatevi che la dCR ha natura dichiarativa, quindi viene utilizzata per argomenti che non necessitano di ulteriore discussione. Come per tutti i tipi di riunione, l’amministratore ha il pieno controllo di tutte le fasi del processo e può persino votare a nome di un membro che potrebbe non avere accesso al sistema, ma il cui voto è necessario. In questi casi, l’amministratore deve includere una spiegazione del motivo per cui sta esprimendo un voto a nome di un altro membro. Invece di un luogo e di una data per la riunione, le riunioni dCR richiedono una scadenza, ovvero un arco di tempo entro il quale i membri possono esprimere il proprio voto. La scadenza, comunque, non è vincolante - l’amministratore può decidere di chiudere anticipatamente la votazione o persino di consentire voti anche dopo la scadenza. In dCR, il tipo di argomento dell’ordine del giorno selezionato per default è “Resolution” [Delibera] ed esiste unicamente in questo tipo di riunioni. Per ciascuna delibera è possibile definire le risposte disponibili ed è possibile deselezionare le due opzioni “Abstention” [Astensione] e “Request discussion” [Richiedi discussione], se non sono necessarie. Poiché il contenuto della dCR non può essere modificato durante il periodo della votazione, la pubblicazione di una dCR richiede che l’amministratore renda immodificabile la riunione.

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Come votare

Una volta pubblicata la dCR, comunicatelo ai vostri membri tramite la funzione di notifica presente nell’applicazione. I membri possono votare mediante la loro applicazione o l’accesso via web, in modo assolutamente indipendente dal dispositivo utilizzato. Prima di poter esprimere un voto, il membro deve inserire la propria firma (una sola volta). Una volta che il voto è stato espresso, il membro viene reindirizzato ad una schermata sullo stato della delibera e un’e-mail di conferma viene inviata al membro e all’amministratore. Lo stesso accade se l’amministratore vota a nome di un altro membro. Eventuali modifiche alla votazione sono possibili fino al momento in cui l’amministratore chiude la delibera tramite circolare e conferma/respinge la delibera stessa. Conformemente alle vostre linee guida organizzative interne, una risoluzione può essere respinta nel caso in cui anche un solo membro richieda che l’argomento venga discusso. Idealmente, la conclusione del processo decisionale della dCR coincide con la scadenza definita, anche se l’amministratore può decidere di derogare a quest’ultima. Solo l’amministratore ha facoltà di terminare il processo in modo giuridicamente vincolante, confermando o respingendo la delibera.

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Come riportare il risultato

Spetta all’amministratore confermare o respingere una delibera. Tale operazione viene eseguita nella scheda conclusiva (outcome tab) dell’argomento della delibera, selezionando il pulsante corrispondente. Poiché richieste di discussione o successive modifiche dei voti sono possibili in qualsiasi momento, vi suggeriamo di non chiudere la dCR prima della scadenza stabilita. Nel caso in cui l’amministratore debba votare a nome di un altro membro, è possibile aprire la sezione “Outcome status” [Stato del risultato], che include anche l’opzione di sovrascrivere un voto già espresso, se necessario. Anche in questi casi l’e-mail di conferma viene inviata sia ai membri sia a tutti gli amministratori della vostra Boardroom. Il processo dCR viene chiuso esportando un report in formato PDF a prova di revisione, contenente tutti i dettagli del processo di votazione, le firme e il risultato della votazione stessa.

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