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Christian Menzi

#17 Ri-usare documenti esistenti

Lo stesso documento in più di una seduta

L'aggiunta di documenti a una riunione può essere effettuata in tre modi diversi: "Aggiungi nuovo documento dal tuo computer", "Aggiungi documento esistente di una riunione" o "Aggiungi documento esistente dalla biblioteca". Se un documento è già stato caricato in una riunione passata, assicurarsi di selezionare l'opzione 2 (Documento riunione), quindi sfogliare l'elenco delle riunioni passate e selezionare il documento desiderato. Fate lo stesso se il documento esiste già nella vostra biblioteca aziendale.

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La commissione prepara, il Consiglio approva

Un caso d'uso normale è una commissione che prepara un argomento e il Consiglio di Amministrazione che lo approva qualche giorno dopo. I membri della commissione che ritroveranno lo stesso documento nella riunione del CdA, probabilmente si aspettano di trovare la stessa situazione che avevano alla fine della preparazione, includendo quindi le loro note individuali fatte sul documento. Riutilizzando lo stesso documento della riunione precedente, si assicura di averlo. Non solo la funzione copia il documento di base, ma anche tutte le singole copie contenendo le annotazioni dei membri che hanno fatto durante il loro lavoro di preparazione.

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