Gestione delle riunioni
Per manager, amministratori e partecipanti ogni riunione costituisce un significativo investimento di tempo. Questa pagina ripercorre le best practice in fatto di riunione, per garantire che tanto impegno non vada sprecato.
Gestione delle riunioni: perché è così importante
La gestione delle riunioni comprende tutte le fasi del processo di allestimento di un meeting. Sapere come condurre una riunione è una questione di centrale importanza, perché il tempo che dedichiamo ai meeting è molto consistente. I leader trascorrono in media 23 ore alla settimana impegnati in riunioni. Questo rende un efficace gestione delle riunioni la chiave di volta per aumentare la produttività di un'organizzazione.
Ordine del giorno e verbale di riunione
La "scienza delle riunioni" ribadisce l'importanza dell'ordine del giorno e del verbale di riunione: un ordine del giorno efficace è la base di qualsiasi riunione produttiva. I verbali delle riunioni sono lo strumento principale per definire i punti di azione e garantire un follow-up tempestivo delle attività. Avere un modello di ordine del giorno e dei verbali delle riunioni, quindi, supporta i team nella messa in atto delle best practice.
Diversi tipi di riunione
Possiamo distinguere diversi tipi di riunione a seconda del grado di formalità, dello scopo, delle caratteristiche della partecipazione, e altro ancora. Le riunioni formali sono un tipo di riunione particolarmente importante. Sono caratterizzate da argomenti standard, da una serie di obiettivi e da procedure formali, come la stesura dei verbali delle riunioni e dei meeting minutes. Gli incontri di gestione sono un buon esempio di questa tipologia di incontro.
Come gestire riunioni efficaci
I passi giusti nell'organizzazione di riunioni efficienti non sono banali. Ecco alcuni semplici consigli su come gestire riunioni efficaci: pianificare l'ordine del giorno di un incontro, coinvolgere solo le persone che possono contribuire in modo significativo, prepararsi a dovere, concentrarsi sul raggiungimento degli obiettivi del meeting, definire e assegnare i diversi compiti, redigere i verbali di riunione e raccogliere i feedback.