Se le riunioni fossero un investimento, come potrebbe un CEO migliorare il ROI

Il tempo: fattore fondamentale nelle nostre vite

Il tempo è una risorsa preziosa che richiede un’attenta programmazione e gestione, per non essere sprecata.

Quante ore spendiamo in riunioni di direzione che non sono un valore aggiunto per la nostra organizzazione o riunioni del CdA, che potrebbero essere meglio organizzate? Come è possibile e come possiamo migliorare questo aspetto cruciale della nostra vita aziendale e lavorativa?

Le riunioni possono rappresentare un costo se non sono efficaci

Negli ultimi 50 anni siamo passati dalle 10 ore settimanali spese in riunioni dirigenziali e di Consiglio di Amministrazione alle 23 ore attuali¹, e senza considerare il tempo necessario alla preparazione! Si calcola che, mediamente, una riunione settimanale costi ad una azienda 360 ore lavorative all’anno e di queste circa il 45% viene percepito come non produttivo².

È altresì palese il costo opportunità del tempo speso in tali riunioni, ossia il mancato tempo da dedicare ad altre attività operative, creative o decisionali. Ma c'è anche l’aspetto monetario da tenere in considerazione: si stima infatti che in Europa il costo per le riunioni inefficienti sia di 32 miliardi di Euro.

Se utilizziamo il calcolatore HBR, scopriamo infatti che il costo annuale in termini monetari, di 50 riunioni settimanali, a cui partecipano 8 persone con un salario medio di 120.000 Euro all’anno, è di ben 54.200 Euro.

Gli aspetti da considerare per aumentare il ROI delle riunioni

Le riunioni sono lo strumento operativo più utilizzato da manager, direttori e leader per guidare le aziende verso i traguardi che si sono preposti e dovrebbero essere un valore aggiunto per ogni organizzazione. Il modo migliore per verificare che una riunione sia efficiente è raccogliere dati sui processi che ne sono alla base e verificare quale sia il ROI.

Per essere sicuro che il tempo speso nelle riunioni sia investito al meglio, dobbiamo concentrarci su tre aspetti principali:

• le persone che lavorano all’interno di ogni organizzazione: bisogna analizzare quali sono i loro comportamenti durante le riunioni e quale sia la percezione generale durante questi incontri;
• le regole e i processi in atto: se si vuole puntare all’eccellenza non si può fare a meno di integrare processi di qualità, cioè modelli organizzativi che diano la stabilità necessaria per raggiungere gli obiettivi prestabiliti;
• digitalizzazione: la tecnologia è una colonna portante per le aziende che vogliono ottenere vantaggi competitivi e duraturi nel tempo.

Questi fattori costituiscono dei validi indicatori che ci permettono di valutare lo stato di salute delle nostre riunioni ed implementare i miglioramenti necessari per renderle efficienti in termini di tempo e costi.⁸.

Per un maggiore approfondimento, è possibile consultare l’articolo completo su Forbes Italia.

1. Steven G. Rogelberg, Cliff Scott and John Kello. The Science and Fiction of Meetings. MIT Sloan Management Review. December 2007.
2. Anna Johansson. Why Meetings Are One of the Worst Business Rituals. Ever. Entrepreneur. April 2015.