Creare incontri efficaci con Sherpany: il caso dell'ExCo di Helvetia

Il 71% dei senior manager ha dichiarato che le riunioni sono improduttive e inefficienti. Questo numero impressionante fornito dalla Harvard Business Review costringe a una riflessione: siamo certi che le aziende stiano dotando i leader degli strumenti e dei processi necessari per creare riunioni efficaci e produttive?

Nel caso del Gruppo Helvetia la risposta è senz’altro affermativa.L’impresa svizzera, infatti, sostiene i suoi leader con la tecnologia e i processi più opportuni, per fornire alle persone un approccio alle riunioni efficace. Questo vale per tutte e tre le dimensioni che il modello Sherpany identifica come necessarie. Incorporando questi elementi nella propria cultura delle riunioni, Helvetia ha migliorato l’approccio dei suoi leader ai meeting del comitato esecutivo, mettendoli in grado di creare appunti e di modificare documenti da dispositivi mobili, anche offline e dunque in qualsiasi luogo e momento. Ecco cosa significa creare una “preparazione agile” degli incontri. E non è finita qui: il software Sherpany permette anche una visione rapida e completa di tutti gli argomenti della riunione all'interno di una semplice pagina. Come? Continuate a leggere e lo scoprirete.

Come primo passo per rendere più efficaci le sue riunioni, il comitato esecutivo di Helvetia ha optato per un software collaborativo, che ha permesso di poter condividere più informazioni e di migliorare la cooperazione tra i partecipanti agli incontri. Tuttavia, come sottolineato da Pascal Bühler del Group CEO Office di Helvetia, "c'è un serio problema di riunioni inefficienti, soprattutto ai livelli gerarchici più alti". Il che ha reso necessario un ulteriore passo avanti nel processo di digitalizzazione, per trovare uno strumento adatto alle esigenze emerse.

Perché è così importante scegliere il software giusto?

Quando si tratta di riunioni, i team dirigenziali hanno esigenze specifiche. Secondo Bühler, uno strumento incentrato solo sulla collaborazione "non era sufficiente a gestire il processo delle riunioni in tutti i suoi aspetti”. Per il management era fondamentale poter essere al corrente anche dei cambiamenti dell'ultimo minuto, mentre gli amministratori delle riunioni avevano la necessità di ridurre al minimo il rischio di errori durante l’intero processo.

Ciò che ha definitivamente convinto Helvetia a compiere un passo in avanti nella digitalizzazione delle riunioni è stato il problema dello spreco di tempo. Gli amministratori spendevano ancora troppe ore nella preparazione degli incontri, e i partecipanti non potevano modificare documenti o creare appunti personali sui loro dispositivi mobili. I membri del comitato esecutivo erano costretti a trovarsi di fronte a un PC per leggere, annotare, recepire ed elaborare tutti i documenti ricevuti, cosa non semplice quando si è in movimento. Era arrivato il momento di trovare una soluzione per migliorare l'efficacia delle riunioni dirigenziali.

La strada verso il meeting efficace

Il comitato esecutivo di Helvetia ha deciso: era il momento di cambiare software e di portare l’organizzazione dei meeting a un livello più alto. È bastata una sola riunione per passare dal software precedente a Sherpany. Il processo di transizione è stato definito "semplice e senza intoppi", e il supporto fornito nella fase iniziale "molto buono". Il signor Bühler ha confermato come tutti abbiano avuto un “ottimo affiancamento”, a dimostrazione di quanto sia importante offrire un'assistenza efficace ed essere vicini agli amministratori delle riunioni durante il passaggio dal vecchio al nuovo sistema. Come tutti sappiamo, il diavolo si annida nei dettagli, e all’utente è necessario garantire un processo accurato e senza falle.

Il primo segno di aumento della produttività grazie a Sherpany? La diminuzione del lavoro manuale per l'amministratore delle riunioni. Oltre a questo, è diventato più semplice stabilire un processo standard per le riunioni del comitato esecutivo, senza dover elaborare soluzioni alternative per ogni membro quando richiesto. “Questa è la base per una maggiore efficienza - conferma Bühler - e grazie a Sherpany siamo sulla buona strada". Bühler sottolinea inoltre il vantaggio di organizzare riunioni, caricare, aggiornare e distribuire documenti attraverso un'unica piattaforma, che"elimina il rischio di commettere errori". Infine, è stato apprezzato il buon tempo di reazione del nostro team di supporto: “C'è sempre una mano disponibile, pronta all’aiuto".

I membri del comitato esecutivo godono ora dei vantaggi di preparare le riunioni in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, perchè il software è disponibile in ambiente web ma anche come applicazione per dispositivi iOS, Android e Windows. Questo consente ai partecipanti di preparare i meeting col massimo della comodità. La navigazione nelle diverse sezioni permette di trovare rapidamente tutte le informazioni necessarie, comprese le decisioni prese nelle riunioni precedenti.

In breve, è così che il portale di Sherpany aumenta l'efficacia delle riunioni del comitato esecutivo:

• migliore preparazione personale delle riunioni;
• organizzazione delle riunioni più rapida ed efficace;
• semplicità nell’archiviazione dei documenti;
• navigazione efficiente, che si avvantaggia di una barra di ricerca integrata.

Helvetia ha trovato un partner per le riunioni del comitato esecutivo che è disposto a migliorare e a investire continuamente nell'innovazione per mantenere le riunioni di leadership efficaci, efficienti e tempestive.

Scoprite il testimonial di Markus Gemperle, CEO di Helvetia Europe:

¹ Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley and, Eunice Eun, “Stop the Meeting Madness”, Harvard Business Review, 2017.