Download
Condividi
Sherpany

Rendete più efficaci le vostre riunioni con l’ “Agile Meeting Management”

Probabilmente conoscete fin troppo bene questa sensazione: rimanere bloccati in una riunione che sembra una perdita di tempo, e non siete i soli. Infatti, le riunioni inefficaci sono un problema molto diffuso nel mondo aziendale. Il professor Steven Rogelberg, massimo esperto nella cosiddetta “scienza delle riunioni”, stima che il 50% del tempo dedicato alla gestione e alla conduzione dei meeting sia improduttivo. Rogelberg definisce le riunioni come "an organisational blind spot": un punto debole delle organizzazioni.1

Anche se i manager di oggi trascorrono 23 ore a settimana in riunione, l'inefficienza durante i meeting viene ormai accettata come uno status quo.2 Questa “riunionite” - un mix di riunioni improduttive e troppo frequenti - ha gravi conseguenze. I salari vengono letteralmente sprecati, per un totale di 65 miliardi di euro solo in Germania.3 I leader che sono soggetti a un sovraccarico di riunioni sviluppano frustrazioni, sono sempre più stressati, si ammalano più spesso, diventano meno produttivi sul lavoro e sono molto più inclini a lasciare l'azienda.

Perché dovreste interessarvi ad avere riunioni più efficaci

Nonostante gli aspetti negativi, le riunioni sono ancora un potente strumento per garantire il successo organizzativo. Come persone, per migliorarci abbiamo bisogno di proficua collaborazione e di senso di comunità. Le riunioni costruttive sono luoghi in cui la fiducia cresce e in cui le dinamiche di squadra possono essere gestite in modo efficace per ottenere risultati positivi. Assicurano anche che tutte le persone comprendano la dimensione d’insieme a cui è connesso il loro lavoro. Lo scambio d'informazioni e opinioni aiuta gli individui, i team e le organizzazioni a prendere le decisioni giuste.

 

A Sherpany ci impegniamo per creare un mondo dove ogni riunione conta. Per questo motivo abbiamo sviluppato un framework innovativo per realizzare riunioni efficaci.

Come ci siamo riusciti? Da un lato, abbiamo lavorato con i risultati di ricerche messe a punto dai migliori esperti. Negli ultimi anni, i ricercatori di psicologia organizzativa e di scienze comportamentali hanno infatti riconosciuto la riunione come il principale strumento della vita organizzativa, impegnandosi a fondo per creare studi di alta qualità. Dall'altro lato, abbiamo messo a disposizione la nostra esperienza per aiutare i leader ad aumentare la produttività delle loro riunioni. Nelle numerose interviste che abbiamo curato, non solo abbiamo identificato i problemi più pressanti che si verificano nei meeting, ma abbiamo anche individuato modi efficaci per gestire gli incontri in modo lungimirante.

Perché dovreste portare l’ “agilità” nelle vostre riunioni formali

Secondo noi, l’ “agilità” offre un enorme potenziale per limitare le difficoltà che si verificano nelle attuali riunioni, aiutando a superare la cosiddetta “riunionite”. Le pratiche “agili” hanno avuto origine nella comunità di sviluppo dei software: i classici approcci di pianificazione della gestione - i cosiddetti modelli a cascata - si sono rivelati troppo lenti per un ambiente come quello odierno, sempre più complesso e in rapido cambiamento. Oggi le organizzazioni utilizzano modelli agili per rispondere a richieste del mercato mutevoli attraverso rapidi processi di decisione e di apprendimento, sfruttando il potenziale della tecnologia. 

Abbiamo messo a punto alcune idee fondamentali di “agilità” nelle riunioni. Il risultato è un quadro di riferimento unitario per la gestione delle riunioni formali di leadership, in un modo innovativo ed efficace che prende il nome di Agile Meeting Management. Una convinzione di base dell'Agile Meeting Management è che tutti i partecipanti si assumono la responsabilità di migliorare le performance durante le riunioni. Tutti si impegnano a seguire gli argomenti all'ordine del giorno, a rispettare gli altri partecipanti e il loro tempo, a prepararsi a sufficienza e ad assegnare incarichi chiari e concisi.

Questo articolo introduce i 10 principi fondamentali dell'Agile Meeting Management: raccomandazioni complete e realizzabili che mettono in luce il punto debole delle organizzazioni, e che alla fine portano a un reale cambiamento nella cultura della riunione.

I 10 principi di agilità che si traducono in un reale cambiamento nella vostra cultura delle riunioni

 

  1. Vedere le riunioni come uno strumento chiave per una leadership efficace.

Quali misure ha adottato di recente la vostra organizzazione per migliorare l'esecuzione dei meeting? Sono pochissime le organizzazioni che plasmano attivamente la loro cultura delle riunioni, nonostante l'impressionante quantità di tempo che queste richiedono. Molti manager vedono le loro riunioni come un male necessario della vita organizzativa. Questa "riunionite" è diventata la normalità nella routine lavorativa di un manager. 

Per risolvere i problemi della gestione delle riunioni di oggi, è necessario un cambiamento nel modo in cui percepiamo i nostri meeting. I leader agili considerano le riunioni come uno strumento chiave per una leadership efficace, che merita maggiore attenzione. Essere un modello di riferimento significa mettere gradualmente in atto metodi più efficaci per gestire le riunioni e per migliorarle. Allo stesso tempo, l'intera organizzazione deve aumentare il livello di responsabilità implicato nei processi di organizzazione degli incontri, ad esempio nominando un Chief Meeting Officer dedicato alla loro gestione. Questa persona può definire una strategia di lungo termine su come valutare e migliorare la cultura delle riunioni.

    2. La collaborazione si basa sulla fiducia e sul rispetto reciproci.

Durante le diverse fasi dell'incontro, le persone spesso mancano di fiducia e di rispetto per gli altri partecipanti e per il loro tempo. Questo si traduce in perdite di tempo per argomenti che avrebbero potuto essere risolti in modo diverso, o nell'arrivare impreparati e in ritardo a una riunione. Le sempre più numerose ricerche mostrano che ciò che accade realmente durante la riunione, in termini di atteggiamenti e interazioni, può davvero fare la differenza nella riuscita del meeting. 

I manager incoraggiano tutti gli individui e i team a stabilire un'intesa comune su come garantire una positiva interazione di gruppo. Durante la riunione, alcune regole di base aiutano a rispettare la tenuta psicologica dei partecipanti. Quando tutti si sentono incoraggiati a parlare, e tutte le opinioni vengono ascoltate, i pregiudizi nel processo decisionale possono essere ridotti in modo significativo.

  1. Suddividiamo l'ordine del giorno in punti specifici e indipendenti, con obiettivi chiari.

La letteratura sulle riunioni identifica un ordine del giorno chiaro come l’elemento più importante per l'efficacia delle riunioni. Eppure, sebbene molti manager ne siano al corrente, il suggerimento non viene messo in pratica: da un sondaggio condotto su 180 imprenditori svizzeri è emerso che meno della metà di essi ha definito un obiettivo chiaro per ogni punto all'ordine del giorno previsto nel corso della riunione.4

L'ordine del giorno è al centro dell'Agile Meeting Management. I manager dovrebbero suddividere l'ordine del giorno delle riunioni in punti specifici indipendenti, con obiettivi chiari. Definire i singoli punti in agenda permette di pianificare la riunione in modo consapevole. Questo ci aiuta a identificare gli argomenti che richiedono un'analisi dettagliata, prima della riunione, o che potrebbero anche essere risolti tramite e-mail o altri canali di comunicazione.

 

Seguire obiettivi chiari per ogni punto all'ordine del giorno permette di ottimizzare il corso dell'intera riunione, favorendo il raggiungimento degli scopi.

Ciò vale anche per le attività di pre-meeting, durante le quali l'ordine del giorno viene costantemente adattato in base ai progressi compiuti per ogni argomento e quando cambiano le priorità. 

Di seguito un esempio degli aspetti che vengono definiti per ogni punto all'ordine del giorno:

  • tipo di oggetto - decisione
  • obiettivo - decidere le priorità strategiche di marketing
  • proprietario - CMO
  • partecipanti - team esecutivo completo
  • tempo stimato - 7 minuti
  • preparazione necessaria - leggere il rapporto di marketing strategico, anticipare e discutere in modo asincrono gli argomenti controversi
  1. Partecipiamo solo ai punti all'ordine del giorno ai quali possiamo contribuire in modo significativo.

Hai mai pensato che la tua presenza a una riunione non fosse necessaria? Essere uno "spettatore" di una riunione, senza poter garantire una vera e propria partecipazione ai punti all'ordine del giorno trattati, risulta frustrante. Si potrebbe infatti utilizzare il proprio tempo per un lavoro più urgente. In parallelo, diventa più difficile mantenere delle interazioni proficue con questi partecipanti 'spettatori'. Di conseguenza, il rendimento delle riunioni diminuisce.

La partecipazione basata sul contributo che può essere dato è un fattore che riduce le perdite di tempo e aumenta le prestazioni delle riunioni. L'idea è che i partecipanti dovrebbero essere coinvolti solo nei punti all'ordine del giorno a cui possono contribuire in modo significativo. Durante la creazione dell'ordine del giorno, i proprietari di ogni punto in agenda identificano chi può dare un contributo rilevante e chi sono i responsabili per le diverse decisioni. Questo può portare a riunioni dinamiche in cui alcuni partecipanti escono prima, mentre altri si uniscono più tardi. Anche se può sembrare insolito all'inizio, è un concetto efficace se pianificato in anticipo.

  1. Prepararsi nei punti a cui contribuiamo.

I partecipanti alle riunioni spesso sopravvalutano il loro livello di preparazione o sottovalutano il tempo necessario per la loro preparazione. Uno studio mostra che un terzo di tutti i partecipanti non si prepara affatto per le riunioni.5Affidarsi alle letture preliminari stampate e non essere in grado di accedere in modo sicuro ai documenti e note dei meeting, può rendere la preparazione delle riunioni un inconveniente.

I leader agili capiscono che una preparazione accurata è la chiave delle riunioni efficaci. Tutti i partecipanti ricevono in anticipo le informazioni e il materiale di base della riunione e si preparano adeguatamente per tutti i punti all'ordine del giorno a cui contribuiscono. Ciò comporta il poter chiedere chiarimenti sull'ordine del giorno, fare annotazioni e anticipare le discussioni su alcuni punti in agenda. Così facendo, i leader raggiungono una visione d’insieme degli argomenti all'ordine del giorno e delle sfide più importanti da affrontare. 

  1. Collaboriamo con lo scopo di raggiungere gli obiettivi in modo più efficiente.

Quando è stata l'ultima volta che una discussione di gruppo è andata fuori tema? Anche l'ordine del giorno della riunione più ben pensato diventa inutile quando i partecipanti non lo seguono, perdendo di vista gli obiettivi e i tempi definiti in precedenza. In effetti, deviare dall'argomento è menzionato come il problema più comune nello svolgimento degli incontri. Come se non bastasse, i partecipanti interagiscono a malapena prima della riunione.

Prima dell'incontro, invece, i partecipanti dovrebbero già collaborare, impegnandosi a discutere i punti in agenda attraverso le tecnologie digitali. Gli argomenti all'ordine del giorno possono essere portati avanti, e in alcuni casi addirittura risolti. Quando tutti i partecipanti si preparano al meglio, e definiscono gli aspetti problematici da discutere per prendere una decisione, attendere fino alla riunione non farebbe che ritardare il conseguimento degli obiettivi.

 

Attraverso una buona preparazione e collaborazione prima della riunione si possono agevolare gli scambi di informazioni preliminari, rispondere a domande e risolvere punti in discussione da evitare nel corso del meeting.

Durante la riunione, i partecipanti si concentrano così sul raggiungimento degli obiettivi in modo efficiente. Tutti si assumono la responsabilità di raggiungere gli scopi stabiliti. È fondamentale trovare il giusto equilibrio tra la realizzazione dell'ordine del giorno e la flessibilità nel rispondere alle domande, alle preoccupazioni e alle note a margine. Le persone non devono disperdersi in questioni irrilevanti e le interazioni possono basarsi sulla fiducia e sul rispetto reciproci.

  1. Prendere tempo per assegnare azioni chiare e concise. 

Una riunione formale è positiva solo se le azioni che ne derivano sono efficaci. Sfortunatamente, molti team direttivi fanno fatica a definire, assegnare e riportare in modo efficace le azioni di follow-up. Se non viene fatto alcun passo avanti, lo stesso punto verrà discusso nuovamente durante la riunione successiva, aumentando ulteriormente il sovraccarico dell’incontro. In parallelo, la creazione, la distribuzione, l'approvazione e l'archiviazione dei verbali delle riunioni sono processi complicati e richiedono molto tempo.

I partecipanti completano ogni punto all'ordine del giorno con la definizione e l'assegnazione di punti di azione chiari:

 Come definire un chiaro piano d'azione
Cosa?Definiamo una specifica azione di follow-up da compiere
Chi?Nominiamo una persona che si assume la responsabilità della realizzazione del compito
Quando?Determiniamo una scadenza entro la quale l'azione deve essere completata

 

I verbali delle riunioni - compresi i punti di azione - vengono sempre trascritti e i partecipanti li vedono come lo strumento principale per assicurare azioni di follow-up tempestive e di successo. Il verbale viene pubblicato e approvato subito dopo la riunione e reso facilmente disponibile a tutti coloro che sono coinvolti in un punto specifico dell'ordine del giorno.

8. Dare un feedback per migliorare di continuo la nostra gestione delle riunioni.

La vostra organizzazione raccoglie feedback sull'efficacia delle riunioni e sulla leadership? Le probabilità che questo accada sono scarse. I leader stessi non forniscono e non raccolgono feedback, perché danno per scontato che i loro incontri stiano andando bene. Le ricerche sulle riunioni mostrano che i leader valutano molto favorevolmente le riunioni che organizzano, mentre gli altri partecipanti le valutano molto meno positivamente.6 Per questo motivo hanno meno probabilità di chiedere un feedback e di cercare opportunità di miglioramento. 

 

Leaders I leader basano la loro gestione delle riunioni su costanti cicli di feedback, al fine di migliorare le prestazioni durante tutte le fasi del processo.

Ciò è in linea con i processi agili, che si concentrano su brevi cicli di apprendimento e si orientano sulle capacità e sulla responsabilità. I partecipanti non solo danno un breve feedback dopo ogni incontro, ma conducono anche regolarmente delle sessioni retrospettive per poter esaminare la riunione in un quadro generale. Insieme si ritagliano un margine per il miglioramento.

  1. Elaboriamo principi e processi agili per la gestione delle riunioni.

Solo  il 20% circa delle persone ha ricevuto una formazione professionale su come condurre o partecipare alle riunioni.7 La formazione che ricevono è, nella maggior parte dei casi, basilare, e comprende solo dei semplici suggerimenti. Pertanto, le persone non capiscono l'importanza delle riunioni e come queste debbano essere gestite per raggiungere efficacemente gli obiettivi individuali e del team. 

I leader organizzano e partecipano alla formazione per la gestione delle riunioni. L’Agile Meeting Management offre un quadro pratico per formare le persone in modo efficace. È importante considerare tutte e quattro le dimensioni che rendono una riunione efficace:

  • Strategia: vediamo le riunioni come uno strumento chiave
  • Persone: istruiamo le persone e basiamo la collaborazione sulla fiducia e sul rispetto
  • Processi: gestiamo efficacemente le riunioni partendo da un ordine del giorno agile fino al ciclo di feedback
  • Tecnologia: utilizziamo la tecnologia a sostegno delle nostre riunioni
  1. Utilizziamo la tecnologia a sostegno delle nostre riunioni.

I leader leader si affidano sempre più alla tecnologia per la gestione delle loro riunioni. Tuttavia, spesso utilizzano un insieme di diverse soluzioni che non sono progettate in modo specifico per le riunioni della leadership. Questo comporta un alto livello di lavoro amministrativo manuale, costituisce un rischio per la sicurezza e rafforza anche alcuni dei processi disfunzionali descritti in precedenza in questo articolo.

l leader “agili” sfruttano il potenziale della tecnologia a supporto dei loro processi “agili” di gestione delle riunioni. Automatizzano i compiti ripetitivi e utilizzano modelli condivisi. I Big Data e l'intelligenza artificiale ci aiutano a capire quanto tempo viene mediamente usato per pianificare un punto specifico dell'ordine del giorno, o per incorporare i risultati dei feedback della riunione direttamente nell’organizzazione della riunione successiva. La tecnologia dedicata facilita l’agile meeting management, ad esempio richiedendo di suddividere gli ordini del giorno in sotto-argomenti con obiettivi chiari, o pianificando la partecipazione in base al contributo che può essere dato.

Vuoi saperne di più sull’Agile Meeting Management?

Qual è l'impatto dell’ Agile Meeting Management?

L'implementazione del Agile Meeting Management offre tre vantaggi principali.

  1. Risparmiare tempo raggiungendo gli obiettivi in modo più efficiente

L'Agile Meeting Management ha un enorme potenziale nell’aumentare la produttività delle nostre riunioni di leadership e per guadagnare rilevanti ore di tempo, troppo spesso utilizzate in modo improduttivo. 

Condividiamo con voi alcuni esempi di come l'Agile Meeting Management riduce le perdite di tempo nelle diverse fasi delle riunioni. La collaborazione basata sul contributo ci libera, ad esempio, dall’obbligo di partecipare a riunioni a cui non possiamo apportare nulla di significativo. Prima dell'inizio della riunione è possibile anticipare alcuni argomenti di discussione ed eventualmente risolvere punti non controversi presenti all’ordine del giorno, facendo risparmiare tempo prezioso al team. La fiducia e il rispetto, nonché l'attenzione al raggiungimento di obiettivi chiaramente definiti per ogni punto in agenda, rendono il gruppo più efficiente. Inoltre, assegnando e registrando punti di azione chiari e concisi, poniamo le basi per l'esecuzione tempestiva ed efficace delle azioni di follow-up.

Le prime prime esperienze di organizzazioni innovative che hanno implementato i principi di Agile Meeting Management dimostrano che i leader riescono a risparmiare diverse ore alla settimana nella gestione delle riunioni. Il CEO di una grande azienda manifatturiera ha stimato un' ottimizzazione dell'efficacia e dell'efficienzadei meeting di circa il 20%.

  1. Accelerare il processo decisionale

La velocità è essenziale quando si tratta di cogliere le opportunità e di avere successo in un mercato in continua evoluzione. Tuttavia, i processi di riunione lenti e rigidi di oggi non facilitano un rapido processo decisionale.

L'Agile Meeting Management aiuta ad affrontare le complessità delle gestioni delle riunioni di oggi. Si tratta di un ausilio per identificare le persone giuste nel prendere decisioni efficaci e assicura una collaborazione più mirata prima e durante la riunione. L'uso della tecnologia ci garantisce un accesso continuo alla business intelligence e ai documenti dei meeting. Non dovremmo rimandare una decisione per mancanza di preparazione o di accesso alle informazioni. A volte sarà possibile prendere decisioni anche prima della riunione, sempre promuovendo azioni di follow-up. In questo modo si raggiunge molto più rapidamente la fase di esecuzione delle decisioni e dei compiti. E questo ci fornisce un vantaggio competitivo.

  1. Aumentare la titolarità e la responsabilità dei risultati ottenuti nelle riunioni

Mettere ettere a punto l'Agile Meeting Management significa considerare le riunioni come uno strumento chiave per una leadership efficace e per il successo organizzativo. Condividiamo una visione comune su come plasmare la nostra cultura dell'incontro. Formiamo tutti i nostri dipendenti nel gestire in modo efficace le riunioni, per far sì che ogni riunione conti.  

Tutti noi ci assumiamo la responsabilità di migliorare l'efficacia delle riunioni. Ci impegniamo tutti a fissare obiettivi chiari, a rispettare gli altri partecipanti e il loro tempo, a prepararci a sufficienza e ad assegnare azioni concise.

 

La gestione delle riunioni non è più un processo top-down, ma anzi un processo collaborativo basato su fiducia e rispetto reciproco.

Dare un feedback sulle riunioni e imparare costantemente l'uno dall'altro aumenta ulteriormente l'efficacia delle riunioni. 

Allo stesso tempo, aumentiamo la partecipazione e il senso di responsabilità verso le azioni da portare a termine dopo la riunione. Definire e assegnare in modo congiunto compiti concisi, e condividerli in modo rapido e trasparente, permetterà di ottenere il consenso da parte degli assegnatari. Di conseguenza, saremo in grado di ottenere azioni di follow-up delle riunioni, facendo progressi come squadra e come singoli individui.

 

Definizione di Agile Meeting Management

L’Agile Meeting Management (AMM) è un quadro di riferimento globale per la gestione di riunioni formali di leadership. Tale modello sfida l'odierna cultura dei meeting aziendali, partendo dal presupposto che riunioni troppo numerose e mal gestite causano costi enormi e creano frustrazione nei manager. Al centro dell'Agile Meeting Management c'è la suddivisione degli ordini del giorno in singoli punti, con obiettivi chiari. Durante le fasi della riunione, i partecipanti sono coinvolti solo negli argomenti a cui possono contribuire in modo significativo. La collaborazione durante la riunione si concentra sul raggiungimento efficiente degli obiettivi e sulla definizione di chiare azioni di follow-up. L'Agile Meeting Management fa risparmiare tempo ai leader, accelera il processo decisionale e aumenta la titolarità e la responsabilità dei risultati della riunione.

 

 


1 ‘Half Of All Meetings Are A Waste Of Time - Here’s How To Improve Them’, Forbes, 2019.
2 ‘Stop the Meeting Madness’, by Leslie A. Perlow et al., HBR, 2017.
3 ‘The state of meetings report: Consequences of poorly organised meetings’, Doodle, 2019.
4 ‘Erfolgreiche Meetingvorbereitung - Worauf kommt es an?’, by Isabelle Odermatt et al.,  Report Psychologie, 2013.
5 ‘Meeting Analysis: Findings from Research and Practice’, by Nicholas C. Romano and Jay F. Nunamaker, International Conference on System Sciences, 2001.
6  'Perceived Meeting Effectiveness: The Role of Design Characteristics’, by D. J. Leach et al., Journal of Business and Psychology 24(1):65-76, 2009.
7 ‘Half Of All Meetings Are A Waste Of Time - Here’s How To Improve Them’, Forbes, 2019.

 

Approfondimenti e Risorse

facebooktwittergoogle-plus2linkedin2envelopsearch

Approfondimenti e Risorse

Sherpany fornisce business news, articoli di esperti, interviste esclusive, casi-studio e best practice sulla digitalizzazione e sull'evoluzione delle riunioni del CdA, delle direzioni aziendali e delle segreterie societarie.

Gli esempi di contenuti riguardano:

  • Board portal e software di gestione delle riunioni
  • Digitalizzazione delle riunioni
  • Governance e compliance
  • Leadership

Richiedi una demo gratuita

Compila il seguente modulo e sarai ricontattato al più presto, per provare di persona Sherpany.

Contattaci

Se desideri maggiori informazioni sulla nostra soluzione o hai richieste specifiche, contattaci e ti ricontatteremo a breve.

Richiedi prezzo

Compila il seguente modulo e sarai ricontattato al più presto.

Iscriviti alla newsletter

La newsletter non è al momento disponibile in italiano, La preghiamo di iscriversi ad una delle seguenti lingue: