Perché Helvetia è passata a Sherpany: i vantaggi di un software per gestire le riunioni

Per semplificare la collaborazione su documenti confidenziali e per eliminare la carta, a partire dal 2013 il consiglio di amministrazione di Helvetia ha iniziato a utilizzare un software. Ciò ha permesso ai direttori di accedere ai loro documenti in formato digitale e di rinunciare delle cartelle fisiche delle riunioni. Ben presto, però, questa soluzione non bastava più alle loro esigenze: lo strumento utilizzato all'epoca si concentrava sulla gestione dei documenti e forniva solo un supporto limitato per risolvere le grandi sfide legate all'organizzazione delle riunioni del consiglio di amministrazione. Helvetia si rese conto di aver bisogno di una soluzione più completa.

Ecco perché Christophe Niquille, allora segretario del consiglio di amministrazione, cercava una soluzione migliore e ha trovato software di gestione delle riunioni di Sherpany. Alcuni direttori avevano già lavorato con Sherpany in altri incarichi e raccomandavano il software essendo particolarmente facile da usare. All'inizio del 2018, il consiglio di amministrazione è passato completamente a Sherpany in brevissimo tempo. Vediamo cosa è cambiato per Helvetia.

Un passaggio facile senza influire sui sistemi IT esistenti

"Sono molto contento del passaggio a Sherpany", dice Christophe Niquille. Grazie alle esperienze fatte con il sistema precedente e al fatto che Sherpany - proprio come il software utilizzato in precedenza - è una soluzione cloud SaaS, il passaggio è stato effettuato con estrema facilità senza influire sull'infrastruttura IT esistente dell'Helvetia. Niquille, che si definisce "relativamente esperto di problemi IT", è stato addirittura in grado di passare a Sherpany quasi senza alcun aiuto.

Soluzioni come Sherpany facilitano molto il lavoro del segretariato. La preparazione delle riunioni può essere trasformata per la maggior parte in elettronica. I documenti importanti sotto ogni punto all'ordine del giorno possono essere archiviati e distribuiti in modo digitale, veloce e specifico per il destinatario. Rispetto alle soluzioni precedenti, Sherpany offre vantaggi specifici nell'organizzazione delle riunioni. “In particolare, la creazione dell'ordine del giorno, inclusa la gestione del tempo, è diventata molto più semplice", afferma Niquille.

Preparazione più efficiente delle riunioni e migliore corporate governance

I direttori si sono abituati velocemente alla nuova soluzione. Il design moderno di Sherpany ha permesso un uso molto intuitivo: "Il passaggio a Sherpany è avvenuto senza problemi e non ha richiesto una formazione particolare. Sherpany è stata ben accolta dai direttori", afferma Christophe Niquille. Inoltre, Sherpany è stata sempre rapida nel fornire supporto tecnico a ogni utente e nel rispondere alle sue domande.

Sherpany ha aiutato il consiglio di amministrazione di Helvetia a rendere più efficiente l'intera gestione delle riunioni. Christophe Niquille evidenzia i tre maggiori vantaggi:

• Preparazione e strutturazione formalizzata delle riunioni
• Velocità di distribuzione delle informazioni
• Sicurezza della comunicazione/archiviazione dei documenti

La diffusione sicura e rapida dei documenti ha reso molto più facile per i direttori la preparazione delle loro riunioni. Sherpany consente inoltre la distribuzione selettiva dei documenti agli utenti e ai gruppi che richiedono documenti specifici. L'intero processo di riunione è ora molto più strutturato di prima, dice Niquille. L'archiviazione dei documenti (come i verbali delle riunioni), ad esempio, è diventata molto più semplice. Ciò consente agli amministratori di tenere traccia delle decisioni precedenti in qualsiasi momento e di rivederne l'impatto. “Questo offre anche un vantaggio significativo dal punto di vista della corporate governance e della conformità", dice Niquille. Questo è uno dei motivi per cui alla fine Helvetia ha adottato Sherpany anche per il suo comitato esecutivo, dimostrando che Sherpany può essere adattata alle esigenze di tutti i direttori.

Questo caso di studio mostra gli evidenti vantaggi di Sherpany per gli organi societari. Anche se già utilizzate un software di gestione dei dati per l’amministrazione di documenti confidenziali, vale la pena di passare a una soluzione dedicata alle riunioni. Grazie al design intuitivo e moderno, il passaggio è fluido e veloce, proprio come per Helvetia. Ciò consente di garantire riunioni più efficienti e di migliorare la corporate governance.