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Sherpany

#5 Nouvelle fonctionnalité: la décision numérique par voie de circulaire

Nous sommes ravis de vous informer que nous intégrons actuellement une nouvelle fonctionnalité dans notre application Sherpany Boardroom : La décision numérique par voie de circulaire (dCR). Idéale pour confirmer une résolution de manière numérique sans qu’il faille convoquer une réunion ou organiser une conférence téléphonique, la dCR permet aux entreprises de prendre des décisions à distance et de manière asynchrone. Les dCR sont le plus souvent de nature formelle et interviennent, leurs sujets ayant été discutés préalablement, d'habitude entre des réunions du Conseil. Il s’agit par exemple de la désignation de signataires, de décisions formelles sur le poste d’un membre de la direction après un accord sur les stipulations contractuelles ou l’approbation d’un investissement dès que tous les paramètres sont clairs et sans qu’il faille continuer à en discuter.

Grâce à cette fonctionnalité, les décisions pourront désormais être prises de manière entièrement numérique, tout en respectant les prescriptions légales et conformément à l’Art. 713 II du Code des obligations suisse et l’Art. 2475 « Amministrazione delle società » du Code civil italien et les §§107 et 108 de l'« Aktiengesetz » en Allemagne. Pour assurer la conformité avec votre politique interne, merci de vérifier vos statuts ainsi que vos directives organisationnelles pour clarifier les modalités de vote au sein de votre Conseil, par ex. le quorum et d’autres critères pour un bon processus de prise de décision.

 

Comment créer une Résolution Circulaire

Il est très facile de créer une dCR dans votre Boardroom. Etant donné que la dCR est de nature déclaratoire, elle est utilisée dans les cas où de plus amples discussions ne sont pas nécessaires. Comme pour tout autre type de réunion, l’administrateur a le plein contrôle sur toutes les étapes du processus et peut même voter au nom d’un membre n’ayant pas accès au système bien que son vote soit nécessaire. Dans de tels cas, l’administrateur devra indiquer le motif pour lequel il vote au nom du membre. Au lieu de « date et heure », il faut, pour les réunions dCR, définir un délai, soit une période de temps durant laquelle les membres pourront voter. Ce délai n’est toutefois pas obligatoire – l’administrateur peut décider de clore le vote plus tôt ou bien permettre des votes hors délai. Dans les dCR, le type d’agenda défaut s'appelle « Résolution », existant uniquement pour ce type de réunions. Pour chaque résolution, les réponses possibles peuvent être définies et si on en a pas besoin, les deux options « Abstention » et « Demande de discussion » peuvent être désélectionnées. Etant donné que le contenu de la dCR ne peut pas être modifié durant la période de vote, la publication d’une dCR exige que l’administrateur « scelle » la réunion.

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Comment voter

La dCR une fois publiée, veuillez informer vos membres au moyen de la fonctionnalité « notification » de l’application. Les membres pourront voter au moyen de leur application ou sur le web, indépendamment de l’appareil qu’ils utilisent. Avant de pouvoir voter, le membre doit insérer sa signature (une seule fois). Après son vote, le membre est conduit vers un affichage de l’état de la résolution et une confirmation électronique est envoyée au membre et à l’administrateur. Il en va de même lorsque l’administrateur vote au nom d’un membre. Des modifications restent possibles jusqu’au moment où un administrateur clôt la dCR et confirme/rejette la résolution. Selon vos directives organisationnelles internes, une résolution pourra être rejetée si un seul membre demande d’en discuter. Idéalement, la clôture de la dCR coïncide avec le délai défini mais l’administrateur peut décider d’y déroger. Seul l’administrateur est habilité à mettre fin au processus de manière juridiquement contraignante en confirmant/rejetant la résolution.

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Comment transmettre le résultat

La confirmation ou le rejet d’une résolution est une des responsabilités d’un administrateur. Cela se fait sous l’onglet relatif en sélectionnant le bouton correspondant. Les demandes de discussion ou modifications de vote restant possibles à tout moment, nous recommandons de ne pas clore la dCR avant l’expiration du délai défini. Au cas où l’administrateur devrait voter au nom d’un membre, il pourra ouvrir la section « Etat d’avancement / Outcome status » où se trouve également l’option d’écraser un vote déjà exprimé, si nécessaire. Même en de tels cas, la confirmation électronique est envoyée aux membres ainsi qu’à tous les administrateurs de votre Boardroom. Le processus DC est terminé lors de l’exportation d’un rapport audité format PDF contenant tous les détails du processus, les signatures et le résultat de la votation.

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Nous sommes heureux d’annoncer le lancement de la Sherpany Admin Academy, un recueil de connaissances utiles à une utilisation optimale du Sherpany Boardroom. Dans cet espace, nous fournirons régulièrement à notre communauté d’administrateurs des actualités et des recommandations sur les meilleures pratiques afin optimiser l'utilisation du Boardroom.

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