Legal

Déclaration sur la protection des données

1. De quoi s’agit-il?

La présente déclaration sur la protection des données régit le traitement des données personnelles réalisé dans le cadre de l’utilisation de notre site Internet (www.sherpany.com). La plupart des contenus peuvent être utilisés sans inscription.  Toutefois, pour mesurer et améliorer nos services, nous utilisons les technologies usuelles dans le secteur, raison pour laquelle des données peuvent être recueillies à cette fin. 


La présente déclaration sur la protection des données a pour but d’expliquer les types de données personnelles que nous recueillons auprès de vous ou à votre sujet auprès d’un tiers, la manière dont nous utilisons, divulguons, protégeons et traitons ces informations, et à qui nous les communiquons dans le cadre de nos services et du site Internet, ainsi que d’indiquer les droits spécifiques dont vous disposez à cet égard.


Nous accordons de l’importance à la protection de votre vie privée, raison pour laquelle nous respectons la législation applicable sur la protection des données, y compris le règlement général de l’UE sur la protection des données («RGPD») en vigueur depuis le 25 mai 2018 et réglementant le traitement des données personnelles (ci-après «données personnelles») des personnes (physiques).  A cet égard, les données personnelles sont toutes les informations se rapportant à une personne identifiée ou identifiable.

 

2. Comment puis-je prendre contact avec vous en ce qui concerne les questions de protection des données?

Agilentia SA est une société holding à laquelle sont affiliées plusieurs sociétés, dont Sherpany SA (ci-après conjointement «Sherpany»). Agilentia SA est responsable du traitement des données tel que décrit dans le présent engagement, sauf indication contraire dans un cas d’espèce. 


Si vous avez des questions sur la présente déclaration ou si vous avez des préoccupations en matière de protection des données, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées suivantes: 
par courrier: Agilentia SA, Protection des données, Niederdorfstrasse 88, 8001 Zurich (Suisse); ou par e-mail: privacy@sherpany.com   

 

3. Quelle est votre base juridique pour traiter mes données personnelles et quelles données sont recueillies à mon sujet / traitées à quelles fins?

Nous collectons et traitons les données personnelles que vous nous fournissez lorsque vous communiquez avec nous (telles que nom et coordonnées, préférence linguistique, intitulé de poste, liens d’affaires et toute autre information que vous nous fournissez directement ou indirectement). Les données personnelles peuvent concerner aussi bien vous-même que vos employés et/ou mandataires.  Dans certains cas, elles sont complétées par des données provenant d’autres sources publiques telles que des sites Internet de sociétés ou des médias en ligne, afin de confirmer votre identité ou votre position ou d’obtenir d’autres informations pour nous aider à communiquer avec vous.


Si vous êtes candidat à un poste de travail, nous pouvons par exemple traiter les données personnelles suivantes: nom et intitulé de poste; coordonnées y compris adresse e-mail, adresse physique et numéro de téléphone; CV, y compris votre âge et/ou votre sexe (si vous l’indiquez), votre formation, votre parcours professionnel et/ou des informations similaires que vous nous fournissez.  Nous pouvons être amenés à utiliser ou à traiter vos données personnelles pour les raisons suivantes:

  • contrat: pour exécuter nos obligations en vertu d’un éventuel contrat ou engagement avec vous ou votre entreprise (c.-à-d. pour vous enregistrer comme client [potentiel], pour fournir des services, pour traiter les factures, etc.);
  • intérêts légitimes: lorsqu’il est dans notre intérêt légitime (ou celui d’un tiers) d’utiliser des données personnelles pour garantir que nos services soient fournis le mieux possible (par ex. pour administrer et gérer notre relation avec vous, que ce soit par le biais de la comptabilité, de l’audit ou d’autres démarches liées à l’exécution de notre relation d’affaires; pour analyser et améliorer nos communications, produits et/ou services et rester conformes à nos politiques; et/ou pour fournir le produit du travail ou les produits et/ou services que vous nous avez chargés de fournir;
  • obligations légales: nous pouvons avoir une obligation légale d’utiliser vos données personnelles afin de nous conformer à certaines obligations légales qui nous sont imposées, y compris notamment la lutte contre le blanchiment d’argent ainsi que la prévention de la fraude et du crime;
  • consentement: nous pouvons nous fonder sur votre consentement donné librement au moment où vous nous avez fourni vos données personnelles.

 

Lorsque vous visitez le site Internet:

  • Principe: en général, vous pouvez consulter notre site Internet (www.sherpany.com) sans devoir divulguer activement vos données personnelles ou quelque information que ce soit.  Dans certaines parties du site, nous attirons votre attention sur des options de contact supplémentaires qui vous permettent d’obtenir de plus amples informations sur nos produits et/ou services.  Lorsque vous accédez à notre site, son serveur stocke temporairement des informations sur les accès.  Ces informations comprennent l’adresse IP, la date et l’heure d’accès, le nom et l’URL du fichier accédé, les détails du site Internet à partir duquel l’accès est effectué (URL du référent), le type d’appareil et le système d’exploitation du terminal, le type de navigateur utilisé et le nom du fournisseur d’accès. Nous utilisons ces données pour assurer une connexion harmonieuse et une utilisation optimale de notre site Internet, à des fins d’évaluation de la sécurité et de la stabilité du système, et à d’autres fins administratives. Ce traitement des données repose sur notre intérêt légitime (ou celui d’un tiers) à utiliser des données personnelles pour garantir que nos services soient fournis le mieux possible. 
  • Cookies: des cookies sont utilisés sur notre site Internet.  Il s'agit de fichiers de texte qui sont conservés sur votre ordinateur et nous permettent d’analyser l’utilisation de notre site Internet.  En plus d’une offre optimisée, les cookies peuvent également contribuer à rendre l’utilisation de notre offre plus agréable pour vous (convivialité). Vous pouvez empêcher l’installation de cookies en utilisant un module complémentaire (add-on) de désactivation approprié (http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr). En plus de l’option consistant à empêcher l’installation de cookies en effectuant les réglages appropriés, vous pouvez configurer votre navigateur afin qu’aucun cookie ne soit enregistré sur votre ordinateur.  Dans ce cas, vous recevrez un message avant d’installer un cookie.  Une désactivation complète des cookies peut avoir pour conséquence que notre site Internet ne soit pas pleinement opérationnel pour vous.  Ce traitement des données repose sur notre intérêt légitime (ou celui d’un tiers) à utiliser des données personnelles pour garantir que nos services soient fournis le mieux possible. 
  • Outils d’analyse web (Google Analytics): Afin de concevoir notre site Internet pour répondre à vos besoins et l’optimiser en permanence, nous utilisons Google Analytics, un service d’analyse web fourni par Google Inc. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA; ci-après «Google»). L’utilisation de ce service nous permet d’enregistrer et d’évaluer statistiquement l’utilisation de notre site Internet.  Ces informations peuvent également être transférées à des tiers lorsque la loi l’exige ou lorsque des tiers traitent ces données pour notre compte.  Dans ce contexte, des profils d’utilisateurs pseudonymisés sont créés et des cookies sont utilisés. Les informations générées par le cookie comprennent le type et la version du navigateur, la taille de la fenêtre du navigateur, la langue du navigateur, l’installation de Java, la version Flash installée, la résolution utilisée, le système d’exploitation utilisé, le nom et l’URL du fichier consulté, le titre de la page, la page visitée précédemment (URL du référent), l’adresse IP (anonymisée) du terminal accédant, le lieu approximatif de l’accès au serveur et l’heure de la demande d’accès.  Les données sont transférées sur un serveur Google aux Etats-Unis et y sont stockées.  Nous utilisons Google Analytics uniquement avec une anonymisation d’IP activée. Ce traitement des données repose sur notre intérêt légitime (ou celui d’un tiers) à utiliser des données personnelles pour garantir que nos services soient fournis le mieux possible. 
  • Inscription à la newsletter: si vous êtes abonné(e) à notre newsletter, nous utilisons votre adresse e-mail et votre nom pour vous l’envoyer.  Lorsque vous vous abonnez à la newsletter, nous pouvons identifier le type de contenu ou la page à partir de laquelle vous le faites.  Nous utilisons ces informations pour vous fournir un contenu qui correspond à vos intérêts.  Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en utilisant le lien à la fin de chaque newsletter ou via privacy@sherpany.com.  Ce traitement des données repose sur votre consentement.
  • Formulaire de contact: pour toute question, nous vous offrons sur notre site Internet la possibilité de nous contacter par formulaire.  Pour utiliser le formulaire de contact, il est nécessaire de saisir votre adresse e-mail et votre nom.  La fourniture de données supplémentaires est facultative.  Ce traitement des données repose sur votre consentement.
  • Téléchargement depuis le site Internet: nous proposons des contenus sur notre site Internet, dont certains peuvent être téléchargés par des visiteurs (par ex. livres blancs, aide-mémoires, guides). Avant de télécharger ce contenu, vous êtes tenu(e) de fournir certaines données personnelles et informations que nous ne pouvons utiliser qu’aux fins indiquées au moment de la collecte des données.  A titre facultatif, le visiteur peut également s’abonner à la newsletter ou à d’autres services susceptibles d’entraîner le traitement des données qui est indiqué avant le téléchargement.  Ce traitement des données repose sur votre consentement.
  • Plateformes de réseaux sociaux: LinkedIn, Xing, Facebook, Instagram, Twitter et YouTube utilisent des cookies et/ou d’autres technologies de stockage, entre autres, pour fournir, protéger et améliorer leurs sites Internet.  Nous recevons des rapports de ces plateformes, qui contiennent des données anonymisées ou des évaluations des informations concernant nos sites.  Nous utilisons ces informations pour optimiser notre site sur les plateformes de réseaux sociaux en ce qui concerne le contenu et les services offerts. Dans ce contexte, la responsabilité du traitement des données incombe en premier lieu aux plateformes de réseaux sociaux.  Si vous avez des questions ou des incertitudes concernant les services d’analyse, veuillez contacter directement la plateforme concernée.
  • Autres finalités: nous nous réservons le droit de traiter vos données personnelles à d’autres fins que celles mentionnées ci-dessus.  Cependant, nous vous en informerons en temps utile et, si nécessaire pour quelque raison que ce soit, nous demanderons votre consentement préalable.

 

4. Où transférez-vous mes données personnelles?

Nous prenons le traitement des données très au sérieux.  Nous ne divulguons vos données personnelles au sein de Sherpany et/ou à des tiers que si vous avez donné votre consentement exprès, si la divulgation est autorisée par la loi et nécessaire à l’exécution d’une relation (contractuelle) avec vous et/ou s’il existe une obligation légale de divulguer les données, ou si la divulgation est nécessaire à la revendication, l’exercice ou la défense de prétentions juridiques, et/ou s’il n’y a pas lieu de présumer que vous avez un intérêt légitime prépondérant à ce que les données ne soient pas divulguées.


En cas de divulgation, vos données seront traitées exclusivement conformément à nos instructions.  Si le traitement des données demandé est effectué dans des pays qui n’ont pas un niveau de protection des données équivalent à celui de la Suisse et/ou de l’UE, nous veillons à leur protection équivalente en prenant les précautions appropriées pendant toute la durée du traitement de vos données personnelles.

 

5. Quelles précautions prenez-vous en matière de sécurité des données?

Nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles pour nous efforcer de sauvegarder les données personnelles qui sont sous notre garde et notre contrôle.  Si nous faisons toujours un effort conscient pour protéger nos systèmes, opérations, sites et informations contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés, en raison de la nature intrinsèque de l’Internet en tant que moyen de communication mondial ouvert et d’autres facteurs de risque, nous ne pouvons garantir que les informations, lors du transfert ou du stockage, seront absolument à l’abri de toute interception.


Sur notre site, nous utilisons la procédure TSL («Transport Layer Security»), largement répandue, en liaison avec le niveau de cryptage le plus élevé pris en charge par votre navigateur.  En règle générale, il s’agit d’un cryptage à 256 bits. Si votre navigateur ne prend pas en charge le cryptage à 256 bits, au lieu de ce dernier, nous recourons à la technologie de cryptage à 128 bits v3.  Pour indiquer qu’une page individuelle de notre site Internet est transmise de manière cryptée, un symbole représentant une clé ou un cadenas fermé s’affiche dans la barre de statut inférieure de votre navigateur.  Au surplus, nous recourons à des mesures de sécurité organisationnelles et techniques appropriées afin de protéger vos données contre des manipulations fortuites ou délibérées, la perte intégrale ou partielle, la destruction et/ou l’accès non autorisés de tiers.  Nos mesures de sécurité sont continuellement améliorées pour être conformes à l’évolution technologique, et sont certifiées ISO/CEI 27001:2013.

 

6. Quels sont mes droits en relation avec mes données personnelles?

Concernant les données personnelles que nous détenons à votre sujet, vos droits sont les suivants:
Droit d’accès: vous avez le droit de nous demander de vous fournir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.  Veuillez noter que si vous avez besoin d’exemplaires supplémentaires ou si la demande est excessive ou abusive, nous sommes en droit de facturer des frais raisonnables.

  • Droit de rectification: si les données personnelles que nous détenons à votre sujet sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez nous en demander la correction.
  • Droit d’effacement: vous pouvez nous demander de supprimer vos données personnelles dans certaines circonstances (c.-à-d. si votre consentement est nécessaire en vertu du RGPD ou de la législation sur la protection des données et que vous avez révoqué votre consentement).
  • Droit à la limitation du traitement: vous pouvez nous demander de bloquer ou de supprimer le traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances (c.-à-d. lorsque vous contestez l’exactitude des données personnelles ou formez opposition contre nous).
  • Droit à la portabilité des données: dans certaines circonstances, vous avez le droit d’obtenir des données personnelles que vous nous avez fournies (dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine) et de les réutiliser ailleurs ou de nous demander de les transférer à un tiers.
  • Droit d’opposition: vous pouvez demander que nous cessions de traiter vos données personnelles. 
  • Droit de révoquer votre consentement: vous avez le droit de révoquer tout ou partie de votre consentement à tout moment si vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos données personnelles.  Vous pouvez cliquer sur le lien «désinscription» dans l’e-mail que nous vous avons envoyé ou utiliser notre formulaire de contact.
  • Droit d’introduire une réclamation: vous avez le droit de nous contacter, ainsi que l’autorité de contrôle compétente (en Suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence) si vous n’êtes pas d’accord avec notre traitement des données. 

Si vous souhaitez exercer l’un des droits énumérés ci-dessus, veuillez nous contacter (pour les coordonnées, voir section 2).

 

7. Pendant combien de temps conservez-vous mes données personnelles?

Vos données personnelles sont effacées dès que le but pour lequel elles ont été recueillies est atteint.  Lorsque vous visitez le site Internet, cela représente un maximum de deux ans à compter de la dernière interaction avec vous.  Si vous avez une relation contractuelle (potentielle) avec nous (c.-à-d. en qualité de client, collaborateur), nous conservons vos données personnelles pendant au maximum dix ans à compter de la date de notre dernière interaction avec vous et conformément à nos obligations en vertu du RGPD, ou plus longtemps si cela est nécessaire pour nous conformer à nos obligations réglementaires.  Après cette date, nous détruisons les fichiers sans autre avertissement ni responsabilité. 


Nous conservons des données personnelles tout au long du processus de recrutement de Sherpany, et nous supprimons les données personnelles lorsque le processus de recrutement est terminé, mais au plus tard dès que nous n’avons plus d’intérêt légitime à ce processus.

 

8. Pour mémoire: dispositions relatives à la protection des données lors de l’utilisation de Sherpany

Si vous souhaitez, en votre qualité d’utilisateur autorisé d’un de nos clients, accéder à notre logiciel et l’utiliser via l’une des diverses interfaces (navigateur, application iOS, application Windows et les extensions Sherpany Outlook «Envoyer des documents» et «Créer des réunions»), nous traitons vos données personnelles en relation avec votre accès et votre utilisation en tant que sous-traitant (et non en tant que responsable du traitement) afin de remplir nos obligations contractuelles en vertu du contrat de service conclu entre nous et le client en question.  Ce dernier est responsable de notre traitement de vos données personnelles dans ce contexte.  Si vous avez des questions, des demandes d’informations, etc. concernant le traitement de vos données personnelles en relation avec votre accès au logiciel et votre utilisation de celui-ci, veuillez contacter le client pour lequel vous accédez directement au logiciel Sherpany.

 

9. Qu’en est-il des modifications apportées à la présente déclaration sur la protection des données?

Nous pouvons modifier la présente déclaration sur la protection des données de temps à autre pour refléter tout changement de notre utilisation de vos données personnelles ou pour nous conformer aux modifications de la loi.  Dans la mesure du possible, nous vous informerons par e-mail de tout changement important.  Cependant, nous vous encourageons également à relire la présente déclaration sur la protection des données afin de rester à jour et informé(e) sur la manière dont nous utilisons vos données personnelles.


La présente déclaration sur la protection des données est actuellement en vigueur, dans sa version de mai 2020, et nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration sur la protection des données en tout temps.  La déclaration sur la protection des données actuellement en vigueur peut être consultée à tout moment sur notre site Internet (www.sherpany.com).