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Swiss Tennis
Étude de cas

30% de temps passé en moins en réunion: comment Swiss Tennis a gagné du temps

Nous vivons dans un monde en évolution rapide où l'information est abondante et instantanée, ce qui oblige les entreprises à repenser la façon dont l'information est transmise afin d'assurer un processus efficace. En 2016, Swiss Tennis a commencé à utiliser le portail de direction et de conseil d'administration de Sherpany pour saisir certaines des opportunités offertes par la transformation numérique et aussi pour adapter la culture des réunions à la réalité actuelle.

L'envoi de tonnes de copies de documents sous format papier faisait partie de la préparation des réunions du conseil d'administration, des commissions et des comités de Swiss Tennis. À un certain stade, cela n'était plus une option. Les coûts et les déchets liés au papier contrastent avec la vision de durabilité de l'organisation. "Lorsque nous avons calculé nos coûts d'impression et d'envoi d'un grand nombre de documents au cours de l'année, il était évident qu'une solution électronique avec Sherpany était la meilleure option pour notre Fédération et pour la communication avec ses groupes cibles ", explique René Stammbach, Président de Swiss Tennis.

Le conseil d'administration de Swiss Tennis se réunit 5 fois par an, la direction le fait une fois par mois et compte tenu de ses commissions et comités, cela représente plus de 50 réunions par an.

René Stammbach, President of Swiss Tennis

(c) freshfocus


Une adoption rapide et facile du logiciel par un groupe diversifié de membres du conseil d'administration

Avec un groupe diversifié de membres du CA en ce qui concerne la langue, l'âge, le sexe, l'éducation et même les intérêts, il était nécessaire d'opter pour une solution qui puisse être comprise et gérée par tous. Une autre exigence était la couverture géographique : La Fédération suisse de tennis est réparti dans 19 associations régionales et plus de 850 clubs en Suisse.

Sherpany répondait à tous ces critères et c'est ainsi que la transition des réunions sur papier aux réunions numériques a commencé. Lorsque cette transition a commencé, tous les membres du conseil d'administration ou de la direction n'avaient pas les mêmes compétences en informatique, chacun avait son propre niveau individuel, mais le processus était tout de même géré d'une manière "rapide et facile”, selon René.

L'outil idéal pour préparer et animer les réunions de Swiss Tennis

Après une première période d'utilisation du portail par l'exécutif et le conseil d'administration, la société a constaté les premiers résultats : réduction des coûts, moindre utilisation d'autres ressources comme le papier et une simplification générale de ses efforts de communication et d'information. "Les économies sont égales, voire supérieures à l'investissement nécessaire pour le logiciel Sherpany, ce qui est déterminant ” , explique René Stammbach.

Pour les membres du CA, un grand avantage est la facilité de manipulation des documents, qui peuvent être consultés en tout lieu et à tout moment en toute sécurité. "Plutôt que de voyager avec une quantité impressionnante de paperasse, toute l'information nécessaire est maintenant accessible à partir d'un ordinateur portable, d'une tablette ou d'un smartphone".

Dans son expérience personnelle, le Président de Swiss Tennis a souligné les gains de gestion du temps obtenus grâce à l'adoption du logiciel : "J'ai constaté que mon temps de préparation aux réunions a considérablement diminué, je dirais presque 50%". Ce gain de temps est dû à certaines des fonctionnalités de l'application qui permettent aux utilisateurs d'ajouter des notes, de définir les priorités des sujets dans l'ordre du jour de la réunion et d'écrire à la main comme pour le papier.

"J'ai constaté que mon temps de préparation aux réunions a considérablement diminué, je dirais presque 50%"
- René Stammbach, Président de Swiss Tennis

Ces caractéristiques et d'autres du portail exécutif et du CA de Sherpany se reflètent dans le temps passé en réunions, nous a dit René : " Le programme a également raccourci le temps des réunions - je dirais un chiffre de 30% de la durée économisée ". Les résultats sont positifs et, dans l'ensemble, l'organisation considère le logiciel Sherpany comme l'outil idéal pour préparer et animer des réunions au Swiss Tennis.

30% de temps passé en moins en réunion

"Aujourd'hui, le conseil d'administration travaille de façon plus efficace, plus rapide et, dans l'ensemble, beaucoup plus impliquée "
-  René Stammbach, Président de Swiss Tennis
 


A propos de Swiss Tennis

Swiss Tennis est la troisième plus grande association sportive de Suisse et est également leader dans la promotion du tennis dans ce pays. Fondée en 1896, l'entreprise a pour mission d'assurer la promotion durable du tennis. En 2016, Swiss Tennis a commencé à utiliser le portail de direction et de conseil d'administration de Sherpany pour gérer les réunions du CA, des commissions et des comités tout en assurant l'alignement avec les valeurs de l'entreprise, dont la durabilité.

Nous en avons appris davantage sur leur première expérience avec un logiciel de gestion de réunions grâce à René Stammbach, président de Swiss Tennis depuis 2006, qui concentre son mandat sur l'amélioration des finances de la Fédération et sur l'investissement dans le développement du jeu.

Pour en savoir plus sur Swiss Tennis, visitez le site web.

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