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Guide du procès-verbal de réunion: quand, pourquoi & comment rédiger un procès-verbal

Pourquoi un procès-verbal de réunion?

Les procès-verbaux de réunions sont universellement reconnus comme étant un compte rendu des décisions et du processus décisionnel pris au cours des réunions et sont généralement consignés par un secrétaire ou un autre employé désigné. Les procès-verbaux, en particulier ceux du Conseil d'administration, sont également reconnus par les tribunaux et par les commissaires aux comptes comme documents juridiques. Dans de nombreux cas, si une entreprise doit s'adresser au tribunal pour défendre ou nier une position, le tribunal se fondera sur le procès-verbal de la réunion. Si une décision prise par la société n'a pas été consignée dans le procès-verbal de la réunion, elle peut être considérée comme une preuve devant le tribunal comme n'ayant pas eu lieu.

Quand rédiger un procès-verbal?

Le moment où le procès-verbal doit être rédigé est une question qui dépend de nombreux et différents facteurs, notamment le type de réunion, de la région où la réunion a lieu, du secteur de l'organisation et de la constitution individuelle de l'organisation. Par conséquent, avant la tenue d'une réunion du conseil d'administration, il est important que toutes les parties concernées comprennent l'importance de la réunion, le rôle de chaque membre et leurs obligations légales respectives.

Par exemple, en France, la recommandation officielle de l'IFA, l'Institut Français des Administrateurs, est de formaliser les procès-verbaux des réunions du Conseil d'administration. D'autre part, ICSA, l'Institut sur la Gouvernance, définit spécifiquement les réunions du Conseil d'administration comme "la forme la plus élevée de prise de décision interne d'une organisation". Selon cette définition, les procès- verbaux des réunions sont considérés comme le compte rendu interne le plus exact de ces réunions pour l'organisation concernée et ne sont pas consignés explicitement pour être interprétés par un tiers.



Quels sont donc les éléments à prendre en compte en ce qui concerne le style et le format du procès-verbal de réunion ? Qui approuve le procès-verbal de la réunion une fois qu'il a été établi ? Comment les procès-verbaux sont-ils publiés et qui y a accès par la suite ?

Téléchargez le guide pour avoir un aperçu de ces détails. Vous aurez également accès à une liste de contrôle pour la rédaction des procès-verbaux et à des exemples d'applications pratiques pour la rédaction de procès-verbaux de réunions.

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Voici quelques exemples de ressources d'information :

  • Portails web et logiciels de gestion de réunion
  • Numérisation et réunions virtuelles
  • Gestion et conformité
  • Leadership efficace

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